Hồ sơ khách hàng

Khách hàng là một công ty cung cấp dịch vụ Logistics và tư vấn dịch vụ hải quan được thành lập từ năm 2017 với quy mô nhân sự khoảng 60–100 nhân viên. Khách hàng sở hữu kho bãi & bonded warehouse phục vụ lưu trữ và phân phối hàng hóa. Cùng với sự phát triển về quy mô và nhân sự, họ cũng bắt đâu quan tâm hơn về việc quản lý công việc cũng như toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp một cách tự động hoá.

Hiện trạng

Khách hàng hiện vẫn quản lý hoạt động chủ yếu theo phương thức thủ công, nhưng họ rất có tầm nhìn về việc áp dụng công nghệ và chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả vận hành. Trên thực tế, họ đã mua giải pháp phần mềm từ một đối tác cùng ngành, với kỳ vọng số hóa quy trình và quản lý dữ liệu, nhưng:

• Giải pháp không phù hợp với mô hình vận hành thực tế của họ,
• Gặp nhiều lỗi phát sinh, công nghệ cũ và không tối ưu,
• Không được hỗ trợ đúng mức, bị đối tác bỏ rơi khi cần tùy chỉnh hoặc mở rộng.

Kết quả là khách hàng vẫn phải dùng các phương pháp thủ công kết hợp với phần mềm chưa hiệu quả, gây lãng phí thời gian và rủi ro trong quản lý.

Bài toán của khách hàng

Khách hàng cần một đối tác tin cậy, có khả năng:

• Đồng hành lâu dài trong việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý,
• Cải thiện phần mềm hiện có để phù hợp với mô hình vận hành thực tế,
• Tư vấn chiến lược chuyển đổi số cho toàn bộ hệ thống,
• Đảm bảo hệ thống ổn định, linh hoạt, tối ưu và có thể mở rộng trong tương lai.

Đây không chỉ là vấn đề phần mềm, mà là bài toán chiến lược số hóa & quản lý. Doanh nghiệp cần một giải pháp toàn diện, kết hợp công nghệ và tư vấn vận hành, thay vì chỉ một phần mềm bán sẵn. Việc tìm được đối tác đồng hành lâu dài sẽ giúp giảm rủi ro, tối ưu hiệu quả, và chuẩn hóa quy trình vận hành.

Giải pháp chuyển đổi số

Mục tiêu tổng quan:

Khách hàng hiện đang quản lý thủ công, dẫn đến dữ liệu phân tán, cập nhật chậm, thiếu minh bạch. Giải pháp đề xuất của chúng tôi nhằm:

• Tập trung tất cả dữ liệu nghiệp vụ trên một nền tảng duy nhất: dự án, đơn hàng, vận tải, kho bãi, tài liệu hải quan.
• Theo dõi tiến độ & hiệu quả theo thời gian thực, minh bạch cho quản lý và nhân viên.
• Chuẩn hóa quy trình vận hành, từ tiếp nhận yêu cầu đến giao hàng.
• Tối ưu hóa kho bãi, vận tải và hải quan, giảm sai sót và lãng phí.
• Mở rộng & linh hoạt để phát triển trong tương lai với các công nghệ số hóa, AI, Automation.

Kiến trúc tổng thể giải pháp

Hệ thống được thiết kế mô đun, dễ mở rộng, gồm các phân hệ chính:

• Booking & Order Management – quản lý đơn hàng, đặt booking từ khách.
• Job File & Operations – theo dõi tiến độ, phân công nhân sự, quản lý công việc.
• Warehouse Management (WMS) – quản lý kho bãi, tồn kho, nhập xuất hàng hóa.
• Customs & Documentation – quản lý hồ sơ hải quan, phê duyệt tài liệu, version control.
• Dashboard & Analytics – KPI, báo cáo realtime, cảnh báo tiến độ trễ.
• Integrations & Automation – tích hợp API, IoT, AI Chatbot hỗ trợ tra cứu và tự động cảnh báo.