Ngày nay, ERP không chỉ dành cho doanh nghiệp có quy mô lớn với nguồn tài chính dồi dào mà còn được thiết kế để phù hợp với cả doanh nghiệp sản xuất SMEs. Những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại khiến nhà quản lý phải nghiên cứu để lên kế hoạch đầu tư một cách xứng đáng.
Nâng cao hiệu quả sản xuất
Khi nói đến lợi ích của hệ thống ERP, điều đầu tiên được đề cập tới đó chính là nâng cao hiệu suất. Vì sao ERP lại giúp một doanh nghiệp sản xuất nâng cao hiệu suất? Ngay bây giờ chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm câu trả lời nhé!
Tích hợp thông tin và quy trình
ERP tập trung tất cả thông tin và quy trình của các phòng ban trong cùng một hệ thống, giúp loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và đảm bảo thông tin luôn chính xác, minh bạch.
Nếu như trước đây, bộ phận sản xuất và kế toán của một công ty dệt may phải nhập dữ liệu thủ công từ các hệ thống khác nhau, dẫn đến sai sót trong báo cáo tồn kho, thì khi áp dụng ERP, toàn bộ quy trình từ đặt hàng nguyên liệu, sản xuất đến xuất kho đều được đồng bộ, giúp giảm 25% thời gian nhập liệu và sai sót.
Tối ưu hóa quản lý nguyên liệu và hàng tồn kho
Bằng khả năng tích hợp được với các hệ thống khác như IIoT, SCADA hay QR Code, ERP giúp theo dõi tồn kho theo thời gian thực và phân tích dự báo, giúp doanh nghiệp duy trì lượng nguyên liệu tối ưu, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.
Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất bao bì nhựa sử dụng ERP để quản lý tồn kho. Hệ thống phân tích dữ liệu tiêu thụ nguyên liệu trong từng tháng và cảnh báo cần đặt hàng khi mức tồn kho đạt ngưỡng tối thiểu. Kết quả là công ty tiết kiệm 15% chi phí nguyên liệu và giảm thời gian chờ sản xuất do thiếu hàng.
Cải thiện lập kế hoạch sản xuất
ERP hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất chi tiết dựa trên đơn đặt hàng, nguyên liệu sẵn có và năng lực sản xuất, giúp doanh nghiệp sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.
Ví dụ, một nhà máy sản xuất đồ gỗ nhỏ thường gặp khó khăn khi phân bổ công việc. Sau khi triển khai ERP, hệ thống tự động lập lịch sản xuất dựa trên năng suất của máy móc và số giờ làm việc của công nhân, giúp tăng 20% sản lượng và giao hàng đúng hạn.
Giảm thời gian và chi phí quản lý
Hệ thống ERP tự động hóa các công việc thủ công như tạo báo cáo, xử lý hóa đơn và kiểm kê, giúp giảm thời gian quản lý hành chính.
Một doanh nghiệp thực phẩm nhỏ sử dụng ERP để tự động xử lý đơn hàng từ khách hàng. Trước đây, nhân viên phải mất 3 giờ/ngày để nhập liệu, nhưng sau khi ứng dụng ERP, thời gian này giảm xuống chỉ còn 15 phút/ngày.
Nâng cao khả năng ra quyết định
ERP cung cấp dữ liệu theo thời gian thực và báo cáo chi tiết, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất linh kiện điện tử phân tích báo cáo doanh thu và hiệu suất của các dây chuyền sản xuất trên ERP, phát hiện một dây chuyền không đạt hiệu suất. Nhờ đó, doanh nghiệp này đã nhanh chóng điều chỉnh lại kế hoạch sản xuất, tiết kiệm 10% chi phí năng lượng.
Như vậy, phần mềm ERP có khả năng nâng cao hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp nhờ vào việc tối ưu nhiều khía cạnh của hoạt động quản lý.
Linh hoạt theo sự thay đổi của doanh nghiệp
Những tiến bộ công nghệ đã mở đường cho việc nâng cấp ERP. Ngày nay, giải pháp ERP có thể được cấu hình theo nhu cầu kinh doanh. Trên thực tế, các doanh nghiệp nên tìm kiếm một giải pháp được điều chỉnh cụ thể trên cơ sở những thách thức mà công ty phải đối mặt. Phần mềm ERP thích ứng với những thay đổi nhanh chóng và đáng kể xảy ra khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng. Dưới đây là những phân tích chuyên sâu:
Khi dữ liệu doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng
Khi doanh nghiệp tăng trưởng, lượng dữ liệu từ khách hàng, đơn hàng, sản xuất và tài chính cũng tăng theo cấp số nhân. ERP giúp tổ chức và quản lý dữ liệu hiệu quả thông qua các quy trình tự động hóa.
Một doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến nhỏ bắt đầu với vài trăm đơn hàng mỗi tháng, nhưng sau khi mở rộng thị trường quốc tế, lượng đơn hàng tăng lên 10.000 đơn/tháng. ERP tích hợp chức năng quản lý đơn hàng, kho hàng và vận chuyển theo thời gian thực, giúp xử lý đơn hàng nhanh hơn và giảm tỷ lệ sai sót từ 5% xuống dưới 1%.
Khi quy mô nhân sự mở rộng
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng nhân viên và các phòng ban cũng sẽ tăng lên nhanh chóng. ERP cung cấp các công cụ để quản lý thông tin nhân sự, tiền lương và hiệu suất làm việc một cách hiệu quả.
Một công ty sản xuất nhỏ từ 20 nhân viên ban đầu tăng lên 150 nhân viên khi mở rộng nhà máy thứ hai. Lúc này, hệ thống ERP giúp đồng bộ dữ liệu chấm công, tiền lương và năng suất lao động giữa hai nhà máy, giảm thời gian xử lý bảng lương từ 5 ngày xuống còn 1 ngày.
Khi nguyên vật liệu và hàng tồn kho tăng đột biến
Với những doanh nghiệp sản xuất có tính chất mùa vụ, thì hẳn sẽ có nhiều thời điểm trong năm nhu cầu nguyên vật liệu và hàng tồn kho tăng đột biến. Lúc này, hệ thống quản lý ERP sẽ thể hiện rõ hơn lợi ích nhờ vào khả năng theo dõi chuỗi cung ứng theo thời gian thực, từ khâu đặt hàng đến giao hàng.
Khi doanh nghiệp mở rộng dòng sản phẩm mới, nhu cầu nguyên liệu và thời gian giao hàng trở nên phức tạp. ERP hỗ trợ dự báo chính xác nhu cầu nguyên vật liệu và quản lý kho, giúp giảm 30% chi phí lưu kho và tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên 95%.
Minh bạch dữ liệu
Phần mềm quản lý ERP giúp minh bạch dữ liệu nhờ khả năng tập trung hóa, quản lý đồng bộ và cung cấp thông tin theo thời gian thực. Sự minh bạch dữ liệu trong ERP không chỉ là một lợi ích tác động đến nội bộ doanh nghiệp mà còn với cả khách hàng, đối tác bên ngoài, mở ra nhiều cơ hội hợp tác kinh doanh bền chặt.
Tập trung hóa dữ liệu từ nhiều phòng ban
ERP tích hợp thông tin từ các bộ phận khác nhau như sản xuất, tài chính, nhân sự, bán hàng và tồn kho vào một cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này giúp loại bỏ tình trạng dữ liệu bị phân mảnh hoặc không nhất quán.
Một ví dụ thường thấy trong thực tế: Trước khi sử dụng ERP, phòng sản xuất và phòng tài chính của một công ty nội thất thường sử dụng các hệ thống khác nhau. Khi cần kiểm tra chi phí sản xuất, phải mất nhiều ngày để tổng hợp dữ liệu thủ công. Với giải pháp ERP, tất cả thông tin như chi phí nguyên vật liệu, nhân công và tiến độ sản xuất đều có sẵn trên một hệ thống, giúp truy cập dễ dàng và chính xác.
Truy cập dữ liệu theo thời gian thực
Bằng việc kết nối với các hệ thống như IIoT, SCADA, ERP có khả năng cập nhật và cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, giúp các phòng ban luôn làm việc trên nền tảng thông tin mới nhất. Điều này đảm bảo sự minh bạch trong quy trình ra quyết định.
Một doanh nghiệp sản xuất linh kiện điện tử có đơn hàng lớn cần gấp. Trước đây, họ mất hàng giờ để kiểm tra xem nguyên liệu có sẵn hay không. Với ERP, dữ liệu tồn kho được cập nhật ngay lập tức, giúp xác định khả năng đáp ứng đơn hàng chỉ trong vài phút.
Tăng tính minh bạch trong giao tiếp giữa các phòng ban
ERP cung cấp khả năng chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận, giảm sự mâu thuẫn hoặc hiểu lầm do thiếu thông tin.
Trong một doanh nghiệp thời trang, phòng bán hàng thường xuyên hứa giao hàng sớm với khách mà không kiểm tra tiến độ sản xuất, dẫn đến mâu thuẫn với bộ phận sản xuất. Với ERP, phòng bán hàng có thể xem tiến độ sản xuất theo thời gian thực trước khi xác nhận thời gian giao hàng, giảm mâu thuẫn nội bộ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Giúp giám sát và đánh giá hiệu suất minh bạch
ERP cung cấp dữ liệu chi tiết về hiệu suất của từng bộ phận hoặc cá nhân, giúp lãnh đạo dễ dàng đánh giá và đưa ra các cải tiến hợp lý.
Một doanh nghiệp cơ khí sử dụng ERP để theo dõi năng suất của các dây chuyền sản xuất. Khi nhận thấy một dây chuyền liên tục chậm tiến độ, họ có thể kiểm tra báo cáo chi tiết trên ERP để xác định nguyên nhân, chẳng hạn như thiếu nhân lực hoặc máy móc hoạt động không ổn định, từ đó đưa ra giải pháp kịp thời.
Rõ ràng, sự minh bạch thông tin mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp không chỉ thúc đẩy quả trình làm việc thuận lợi hơn, hiệu quả hơn mà còn mang tới nhiều cơ hội hợp tác kinh doanh với khách hàng tiềm năng, đối tác lớn.
Dự báo
Do ERP quản lý mọi dữ liệu của doanh nghiệp nên khi nó tích hợp với các công cụ phân tích nâng cao như BI (Business Intelligence), AI và Machine Learning, thì sẽ có khả năng đưa ra những dự báo liên quan đến nhu cầu khách hàng, tồn kho, tài chính…
Ví dụ như một công ty thực phẩm sử dụng hệ thống quản lý ERP có tích hợp AI để phân tích dữ liệu về mức tiêu thụ nguyên liệu và xu hướng mua hàng. Hệ thống sẽ cung cấp dự đoán nhu cầu gia tăng đột biến trước các kỳ lễ Tết, giúp doanh nghiệp chuẩn bị đủ hàng hóa và tránh thiếu hụt.
Khả năng dự báo của hệ thống ERP sẽ trực tiếp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhà quản lý như:
- Giúp nhà quản lý ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu
- Tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng
- Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho
- Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính và kiểm soát chi phí
- Phòng ngừa rủi ro và đảm bảo hoạt động liên tục
- Hỗ trợ mở rộng và tối ưu hóa quy mô hoạt động
Tối ưu chi phí
Đây là lợi ích quan trọng cuối cùng mà chúng tôi muốn đưa ra để phân tích trong nội dung này. Sự tối ưu chi phí được thể hiện rõ nét khi ERP có thể giảm đáng kể chi phí hành chính và hoạt động của một tổ chức. Nó cho phép các nhà sản xuất ngăn chặn sự gián đoạn và chậm trễ do thiếu nguồn lực. ERP cung cấp khả năng hiển thị đầy đủ thông qua theo dõi và báo cáo tài nguyên, cho phép lập kế hoạch trước thời hạn, giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí hoạt động.
Bên cạnh đó, ERP giúp giảm thiểu rất nhiều các loại chi phí như chi phí nhân công, chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho nhờ vào việc quản lý tối ưu tất cả nguồn lực trong doanh nghiệp.
Có thể khái quát lại rằng, ERP giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thông qua:
- Tích hợp và tối ưu hóa quy trình.
- Tự động hóa các công việc thủ công.
- Quản lý hiệu quả nguồn lực và chuỗi cung ứng.
- Cải thiện quản lý tài chính và nhân sự.
Qua nội dung này, chúng tôi hi vọng đã giúp bạn có một hiểu biết sâu sắc hơn về những gì ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc bắt đầu đưa hệ thống ERP vào doanh nghiệp chưa bao giờ là muộn. Lên một chiến lược IT ngay hôm nay, bắt tay vào nghiên cứu, tìm hiểu và làm theo những hướng dẫn của chúng tôi để có thể lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp ngay hôm nay!
