Mỗi doanh nghiệp sản xuất đều có quy trình làm việc và hệ thống phần mềm riêng thúc đẩy sự thành công hoặc ngăn cản sự phát triển. Một khi quy trình này trở nên hỗn loạn ngay lập tức doanh nghiệp sẽ cảm nhận được sự giảm sút trong quá trình vận hành cho đến sản xuất.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp sản xuất sẽ giúp bạn gỡ bỏ mọi sự phức tạp, nâng cao hiệu suất và chất lượng.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn 6 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp sản xuất cần triển khai hệ thống ERP. Hãy xem xét kỹ lưỡng các dấu hiệu để kịp thời phát hiện vấn đề, tìm cách khắc phục và ngăn chặn nó len lỏi sâu vào quy trình sản xuất, kinh doanh!
6 dấu hiệu cần triển khai hệ thống ERP sản xuất
Mọi doanh nghiệp sản xuất luôn cảm nhận được sự bất ổn trong quá trình vận hành và sản xuất khi luôn gặp rắc rối với việc xử lý dữ liệu, phối hợp giữa các phòng ban, biên bản kiểm kê sai sót, khó khăn trong việc quản lý hàng tồn,… Tất cả đều xuất phát từ việc thiếu một hệ thống quản lý đồng nhất.
Sự hỗn loạn trong việc quản lý dữ liệu
Nhiều doanh nghiệp sản xuất hiện nay vẫn loay hoay trong sự hỗn loạn của vì gặp phải tình trạng sai sót và phân mảnh dữ liệu do quá trình nhập, lưu trữ thủ công. Việc nhập dữ liệu thủ công khiến cho các doanh nghiệp sản xuất càng thêm khó khăn trong việc quản lý dữ liệu khi phải đối mặt với tình trạng thông tin sai, trùng lặp và tốn nhiều thời gian cho mỗi lần nhập.
Không chỉ vậy việc lưu trữ dữ liệu một cách rời rạc khiến cho dữ liệu bị phân mảnh, không có khả năng hiển thị theo thời gian thực, không đồng nhất khiến cho việc truy cập, kết xuất thông tin của các doanh nghiệp sản xuất trở nên khó khăn và không thể đưa ra quyết định kịp thời dựa trên nguồn dữ liệu đang có.
Việc nhập và lưu trữ dữ liệu vốn có thể đơn giản hơn khi bạn tìm được hệ thống ERP sản xuất phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Khi lựa chọn được hệ thống ERP phù hợp thì những tình trạng nhức nhối trong việc quản lý dữ liệu sẽ không còn nữa. Ít nhất bạn sẽ không phải đối mặt với sự hỗn loạn do dữ liệu có quá nhiều sai sót hoặc bị phân tán quá nhiều nơi. Quá trình sản xuất của doanh nghiệp sẽ trở nên trơn tru hơn, gia tăng sản lượng nhờ việc quản lý dữ liệu khoa học, chính xác.
Giao tiếp, phối hợp giữa các bộ phận khó khăn do sử dụng quá nhiều hệ thống
Mỗi phòng ban trong các doanh nghiệp sản xuất đều sở hữu một hệ thống, quy trình làm việc riêng từ đó phát sinh nhu cầu sử dụng nhiều hệ thống phần mềm khác nhau. Nhu cầu này đã khiến cho việc giao tiếp, phối hợp giữa các bộ phận bị lệch quỹ đạo do các phần mềm không tương thích với nhau.
Việc xảy ra sự cố trong giao tiếp khiến đôi bên bỏ lỡ một cơ hội bất kỳ, làm cho chuỗi sản xuất hoạt động kém hiệu quả. Hãy thử nghĩ xem, có phải doanh nghiệp của bạn đang vật lộn mỗi ngày khi mà bộ phận bán hàng muốn chuyển giao thông tin cho bộ phận sản xuất thì bộ phận này lại một lần nữa nhập dữ liệu vào hệ thống riêng của họ. Còn bộ phận kế toán lại phải làm việc ở một hệ thống khác và mỗi lần bộ phận kinh doanh cần thông tin về chứng từ, hóa đơn lại một lần nữa phải hỏi xin kế toán và nhập lại vào hệ thống riêng của mình.
Với hệ thống ERP sản xuất bạn sẽ không còn phải trăn trở trong vấn đề giao tiếp, phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban. Một hệ thống ERP phù hợp sẽ giúp bạn chia sẻ thông tin liền mạch mà không cần sử dụng quá nhiều phần mềm hay phải duy trì những chuỗi email phức tạp. Triển khai hệ thống ERP sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc của mình, tự động nó đồng thời đảm bảo toàn bộ nhân viên đều có quyền truy cập vào một nguồn dữ liệu duy nhất.
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho không chính xác
“Chính xác” là nguyên tắc hoạt động tối thượng của các doanh nghiệp sản xuất trong việc kiểm kê lượng hàng hóa tồn kho. Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên gặp vấn đề sai sót trong việc kiểm tra và xuất biên bản kiểm kê hàng tồn kho thì đây chính là một “lá cờ đỏ” báo hiệu bạn cần triển khai hệ thống ERP sản xuất ngay lập tức.
Biên bản hàng tồn kho không chính xác khiến doanh nghiệp không xác định được lượng hàng còn lại. Nếu để thiếu hụt quá nhiều sẽ khiến chuỗi cung cấp đằng sau bị đứt đoạn làm chậm quá trình giao hàng và tăng chi phí vận chuyển. Còn nếu để hàng tồn quá nhiều không chỉ chiếm không gian kho hàng mà còn tạo nên những bất cập khác về chi phí, hàng hóa hư hỏng từ đó gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và lợi nhuận.
Khi triển khai hệ thống ERP sản xuất bạn sẽ dễ dàng nắm bắt và theo dõi toàn bộ thông tin về lượng hàng tồn trong kho tại mọi điểm của chuỗi cung ứng. Từ đó độ chính xác của biên bản kiểm kê tăng cao hơn và bạn cũng sẽ nắm được mọi bất thường, sự cố bất ngờ xảy ra và nhanh chóng phân tích, đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Không kiểm soát được lịch trình sản xuất (Production Scheduling)
Khi lập – triển khai kế hoạch sản xuất thủ công bạn sẽ không kịp thời nắm bắt được tình trạng thực tế của nguồn cung, chi phí nguyên vật liệu hay nhân công cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Khi không nằm lòng được những vấn đề trên bạn sẽ gặp tình trạng thiếu hụt vật tư dẫn đến việc trễ tiến độ giao hàng gia tăng chi phí sản xuất.
Một hệ thống ERP hiện đại sẽ giải quyết triệt để cho bạn vấn đề trên nhờ khả năng tự động hóa quy trình lập kế hoạch. Hệ thống ERP sản xuất sẽ tiến hành phân tích thông tin cung và cầu cũng như các dữ liệu khác từ hệ thống để hỗ trợ bạn tạo, lập kế hoạch một cách dễ dàng hơn. Bạn không còn cần phải đảm bảo thủ công liệu nguyên liệu thô đã đến đúng nơi vào đúng thời điểm hay chưa, vì phần mềm ERP sẽ làm điều đó thay bạn.
Trải nghiệm khách hàng không tốt
Cốt lõi trong việc duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng đó chính là tốc độ, độ chính xác và mức độ cá nhân hóa. Tuy nhiên, các doanh nghiệp sản xuất hiện gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng những kỳ vọng trên của các khách hàng vì không thể truy cập và kiểm soát thông tin theo thời gian thực. Các bộ phận liên quan cũng không thể phản hồi nhanh chóng để xử lý kịp thời những thắc mắc, vấn đề của khách hàng. Quản lý đơn hàng phức tạp và hồ sơ lưu trữ thông tin của khách hàng cũng không được hệ thống hóa khiến cho việc cá nhân hóa trở nên khó khăn và làm giảm độ chính xác.
Triển khai hệ thống ERP sản xuất sẽ mang đến khả năng truy cập thông tin theo thời gian thực cho mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Toàn bộ nhân viên liên quan đến đơn hàng đều có thể truy cập vào lịch sử, hồ sơ cho đến các yêu cầu dịch vụ để hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác và có thể cá nhân hóa cho từng đối tượng. Bên cạnh đó, hệ thống ERP hiện đại còn hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện thời gian phản hồi với khách hàng bằng cách hợp lý hóa các tác vụ thường xuyên như: định tuyến phiếu yêu cầu, phê duyệt quy trình công việc và quản lý leo thang.
Lợi nhuận biên (profit margin) thấp
Lợi nhuận biên (hay tỷ suất lợi nhuận gộp) giảm là một dấu hiệu đáng lo ngại cho thấy doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí và tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp sản xuất hay bất kỳ doanh nghiệp nào đều không nên thể hiện sự yếu kém ở khả năng quản lý chi phí hoạt động. Khi không thể kiểm soát tốt về những khoản chi tiêu thì bạn sẽ không thể đưa ra được những quyết sách, lựa chọn cẩn thận, phù hợp với tình hình thực tại của doanh nghiệp.
Khi triển khai hệ thống ERP sản xuất bạn sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm tra mọi khoản chi phí, giao dịch của doanh nghiệp. Nhờ đó bạn có thể dễ dàng điều chỉnh chi phí, tăng hoặc cắt giảm bất cứ lúc nào thấy cần thiết. Phần mềm ERP ghi lại mọi nguồn lực để giảm thiểu chi phí và lãng phí mà không làm giảm chất lượng sản phẩm của bạn.
ERP sản xuất: Triển khai để mở lối tương lai
ERP sản xuất chính là bước đột phá giúp mọi doanh nghiệp sản xuất thoát khỏi 6 vấn đề nan giải kìm hãm sự phát triển của cả một hệ thống. Triển khai hệ thống ERP là bước cực kỳ quan trọng của mọi doanh nghiệp sản xuất. Vì vậy bạn không chỉ đơn giản là chọn đối tác triển khai mà phải chọn một đối tác cùng bạn đồng hành trong quá trình xây dựng, triển khai hệ thống ERP sản xuất cho doanh nghiệp.
DEHA Digital Solutions với giải pháp D-ERP dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất chính là người đồng hành lý tưởng cho quá trình triển khai và vận hành hệ thống ERP. D-ERP không chỉ có các chức năng của một hệ thống ERP thông thường mà còn được xây dựng và thiết kế các tính năng chuyên biệt sao cho phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất có hệ thống nhà máy, dây chuyền phức tạp. Một số tính năng ấn tượng của D-ERP có thể kể đến như:
- Quản lý bán hàng: Quản lý thông tin khách hàng, doanh số, đơn hàng, quản lý Marketing, tương tác với khách hàng, cung cấp các báo cáo và phân tích chuyên sâu.
- Quản trị sản xuất: Thiết lập kế hoạch sản xuất, tạo lệnh, giám sát quá trình, kiểm soát chi phí, tính giá thành và lên lịch biểu cho máy móc và tổ đội sản xuất.
- Quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng trong cả 3 khâu: IQC, PQC, OPC. Phân loại, quản lý lỗi, gửi thông báo đến các bên liên quan.
- Quản lý kho: Quản lý tình hình tồn kho, thiết lập tồn kho tối đa/tối thiểu, hỗ trợ 2 phương thức nhập xuất: FIFO, LIFO, quản lý nguyên vật liệu theo lô và vị trí.
- Quản lý mua hàng: Quản lý thông tin nhà cung cấp, đơn đặt hàng, kiểm tra và xác nhận giao hàng, lập kế hoạch mua hàng và báo cáo, phân tích mua hàng.
- Quản lý vận chuyển: Quản lý các thông tin của đơn hàng, lên kế hoạch vận chuyển, theo dõi tiến trình vận chuyển, quản lý phương tiện vận chuyển của doanh nghiệp.
- Hành chính nhân sự: Quản lý thông tin nhân sự, hỗ trợ đa dạng và linh hoạt việc quản lý, đánh giá nhân sự, quản lý đào tạo, quản lý tuyển dụng.
- Tài chính kế toán: Tiếp nhận dữ liệu từ các phân hệ trong ERP, thống kê dữ liệu về xuất, nhập, tồn của kho, hạch toán giá vốn, theo dõi doanh thu, cảnh báo công nợ.
