7 sai lầm 'kinh điển' khi lựa chọn hệ thống ERP

7 sai lầm ‘kinh điển’ khi lựa chọn hệ thống ERP

Tháng Ba 14, 2025

Lựa chọn hệ thống ERP là quyết định chiến lược, ảnh hưởng mạnh mẽ đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi triển khai hệ thống ERP nhiều doanh nghiệp lại vấp phải nhiều sai lầm dẫn đến lãng phí thời gian, chi phí và hiệu quả. Bài viết này sẽ tập trung vào 7 sai lầm thường gặp nhất, từ đó đưa ra hướng giải quyết để doanh nghiệp lựa chọn được hệ thống ERP hiệu quả, tối ưu hóa hoạt động.

7 sai lầm cần tránh khi lựa chọn giải pháp ERP

Việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp là một thách thức không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Trên thực tế, có rất nhiều sai lầm mà các doanh nghiệp thường mắc phải trong quá trình này dẫn đến những hậu quả không mong muốn. Dưới đây là 7 sai lầm phổ biến nhất mà nhà quản trị cần biết để tránh khỏi.

7 sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi triển khai giải pháp ERP

Không có kế hoạch chi tiết cho dự án ERP

Việc thiếu một bản kế hoạch chi tiết cho dự án ERP đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang bước vào một cuộc hành trình không có bản đồ. Không có kế hoạch, dự án sẽ thiếu đi sự định hướng rõ ràng, mất đi các điều kiện tiên quyết cũng như dữ liệu từ đó không có cơ sở phân tích để lựa chọn phần mềm ERP phù hợp. Điều này khiến doanh nghiệp phải liên tục sửa đổi hoặc cập nhật, rất tốn kém.

Giải pháp:

Để đảm bảo quá trình lựa chọn phần mềm ERP diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, doanh nghiệp cần đặt trọng tâm vào việc xây dựng một kế hoạch chi tiết. Điều này đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và nguồn lực, cũng như sự tham gia tích cực của tất cả các bên liên quan. Việc thu thập ý kiến từ các phòng ban khác nhau sẽ giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP được lựa chọn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của toàn bộ tổ chức. Đặc biệt, doanh nghiệp cần xây dựng tài liệu liệt kê chi tiết các tính năng cần thiết để dựa vào đó đưa ra quyết định lựa chọn đúng đắn.

Quá chú trọng vào chi phí

Mặc dù chi phí triển khai ERP rất quan trọng nhưng doanh nghiệp không nên lấy đó làm mục tiêu chính khi lựa chọn hệ thống ERP. Việc đặt nặng vấn đề này có thể gây ra những hậu quả không mong muốn:

Doanh nghiệp bị ám ảnh bởi giá cả;
Mua hệ thống với chi phí cao hơn;
Hệ thống không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.
Hệ thống không có khả năng mở rộng, không có dịch vụ hỗ trợ.

Giải pháp:

Hãy có một bản hoạch định tổng chi phí cho dự án, bao gồm cả những chi phí ban đầu cho đến các chi phí dài hạn, cần thiết cho việc vận hành hệ thống. Một số khoản chi phí bạn cần xem xét như:

Bảo trì phần mềm;
Nâng cấp và đào tạo nhân viên;
Chi phí cơ sở hạ tầng;
Chi phí bảo trì.

Khi có bản hoạch định tổng chi phí nhà quản trị có thể dễ dàng dự trù ngân sách cho dự án đồng thời dễ dàng cân đo đong đếm được các khoản lợi nhuận có thể thu được từ việc nâng cao quy trình làm việc. Bản hoạch định cũng giúp nhà quản trị dễ dàng đưa ra quyết định hơn và lựa chọn được hệ thống phù hợp hơn.

Bỏ qua việc tham khảo ý kiến từ người dùng

Việc triển khai ERP thành công đòi hỏi người dùng phải sử dụng hệ thống một cách thường xuyên. Nếu người dùng gặp khó khăn trong việc sử dụng hoặc cảm thấy hệ thống không hữu ích, họ sẽ không sử dụng. Điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Giải pháp:

Để đảm bảo hệ thống ERP được lựa chọn phù hợp và được chấp nhận rộng rãi, doanh nghiệp cần phải huy động được sự tham gia của tất cả các bên liên quan ngay từ giai đoạn đầu. Điều này bao gồm việc:

Xác định và mời tất cả các bên liên quan: Bao gồm người dùng cuối từ các phòng ban khác nhau, quản lý cấp cao, bộ phận IT và các bên liên quan khác.
Tổ chức các buổi thảo luận và phỏng vấn: Để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và những khó khăn mà người dùng cuối gặp phải trong công việc hàng ngày.
Thu thập và phân tích phản hồi: Để đảm bảo rằng hệ thống ERP được lựa chọn đáp ứng được các yêu cầu của người dùng và phù hợp với quy trình làm việc của tổ chức.
Tạo môi trường hợp tác: Thúc đẩy sự trao đổi cởi mở và xây dựng giữa các bên liên quan để tạo ra sự đồng thuận và chấp nhận đối với hệ thống ERP mới.

Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng hệ thống ERP được lựa chọn không chỉ đáp ứng được yêu cầu kinh doanh mà còn được người dùng chấp nhận và sử dụng hiệu quả.

Lơ là trong việc quản lý, thay đổi quy trình làm việc mới

Khi áp dụng hệ thống ERP mới, việc điều chỉnh các quy trình làm việc hiện tại là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên một số doanh nghiệp lại lơ là trong việc thay đổi và quản lý việc vận hành quy trình mới. Để đảm bảo dự án ERP thành công, việc quản lý thay đổi cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp, bao gồm việc truyền thông rõ ràng, đào tạo nhân viên và giải quyết kịp thời những phản kháng hoặc lo ngại. Nếu không, dự án có thể gặp phải sự chậm trễ, thậm chí là thất bại.

Giải pháp:

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi ERP diễn ra suôn sẻ và được nhân viên chấp nhận, việc triển khai quản lý thay đổi cần đi đôi với một chương trình đào tạo bài bản và một chiến lược truyền thông nhất quán. Cụ thể, doanh nghiệp cần:

Tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu: Nhằm trang bị cho nhân viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng hệ thống ERP mới một cách hiệu quả.
Cung cấp tài liệu và nguồn lực hỗ trợ: Để nhân viên có thể dễ dàng tra cứu thông tin và giải đáp thắc mắc trong quá trình làm việc.
Xây dựng chương trình truyền thông liên tục: Để cập nhật thông tin về tiến độ triển khai, những thay đổi trong hệ thống và những lợi ích mà ERP mang lại.
Tạo môi trường khuyến khích phản hồi: Lắng nghe ý kiến của nhân viên và giải quyết kịp thời những khó khăn mà họ gặp phải.

Bằng cách này, doanh nghiệp có thể giúp nhân viên làm quen với hệ thống ERP mới, giảm thiểu sự phản kháng và đảm bảo sự thành công của dự án.

Bỏ qua các yêu cầu tích hợp

Một sai lầm phổ biến và gây hậu quả nghiêm trọng khi triển khai ERP là bỏ qua việc đánh giá và đảm bảo khả năng tích hợp của hệ thống mới với các công cụ và phần mềm hiện có. Doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào các tính năng của ERP mà không xem xét đến khả năng tương thích với các hệ thống khác. Điều này dẫn đến tình trạng dữ liệu bị cô lập, quy trình làm việc bị gián đoạn. Thay vì tận dụng được khả năng tự động hóa và tối ưu hóa của ERP, nhân viên buộc phải sử dụng các phương pháp thủ công như nhập liệu bằng tay và sử dụng giấy tờ. Điều này gây lãng phí thời gian, công sức và làm mất đi những lợi ích mà ERP mang lại.

Giải pháp:

Để đạt được kết quả tích hợp ERP tối ưu, doanh nghiệp cần:

Xác định rõ các hệ thống cần kết nối: Lập danh sách chi tiết các phần mềm và công cụ liên quan.
Đảm bảo tính tương thích: Kiểm tra kỹ lưỡng khả năng kết nối của ERP mới với các hệ thống hiện tại.
Tiến hành kiểm tra tích hợp: Thử nghiệm toàn diện để phát hiện và khắc phục các vấn đề.
Tối ưu hóa quy trình tích hợp: Điều chỉnh và cải thiện quy trình để đạt hiệu quả cao nhất.

Đánh giá thấp thời gian thực hiện

Một trong những sai lầm phổ biến và gây hậu quả nặng nề nhất trong quá trình triển khai ERP là việc đặt ra một khung thời gian không phù hợp. Do tính chất phức tạp và quy mô lớn, dự án ERP thường kéo dài nhiều tháng, thậm chí nhiều năm. Việc áp đặt một thời hạn quá ngắn sẽ khiến dự án bị vội vàng, dẫn đến những quyết định thiếu cân nhắc, quá trình thử nghiệm không đầy đủ và sự chuẩn bị sơ sài. Hậu quả tất yếu là dự án sẽ bị chậm tiến độ, phát sinh nhiều vấn đề không lường trước được, thậm chí là thất bại hoàn toàn. Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn lực mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Giải pháp:

Chủ doanh nghiệp phải thảo luận với nhà cung cấp ERP và lập lịch trình triển khai hợp lý. Phân bổ nguồn lực, thời gian để thử nghiệm, chuyển dữ liệu và đào tạo người dùng. Thất bại là điều không thể tránh khỏi trong quá trình này. Nên lập kế hoạch quản lý cho những tình huống như vậy.

Không lập kế hoạch hỗ trợ sau khi triển khai

Các tổ chức không lập kế hoạch hỗ trợ sau khi triển khai, dẫn đến việc phải đối mặt với những thách thức như cung cấp hiệu suất tốt hơn hoặc phân tích dữ liệu chính xác. Việc lập kế hoạch chiến lược cho hỗ trợ và đào tạo sau khi triển khai là điều cần thiết để có hiệu quả hoạt động tốt hơn.

Giải pháp:

Về hỗ trợ sau triển khai, nhà cung cấp ERP mục tiêu của bạn phải có khả năng cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, vá lỗi hoặc nâng cấp phần mềm và đào tạo cho người dùng hiện tại và mới. Một nhóm nội bộ tập trung phải được chỉ định để chịu trách nhiệm trực tiếp xử lý và giám sát hệ thống ERP. Đánh giá định kỳ hiệu suất, đào tạo và phản hồi của người dùng của hệ thống để xác định hoặc phát hiện ra các vấn đề cơ bản.

Quy trình lựa chọn phần mềm ERP

Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp là một quyết định mang tính chiến lược và các tổ chức nên hết sức cẩn thận khi đưa ra quyết định. Sau đây là một số giai đoạn lựa chọn phần mềm ERP nhằm mục đích cấu hình hệ thống theo nhu cầu của công ty.

Bước 1: Xác định nhu cầu kinh doanh của bạn

Quy trình ban đầu khi lựa chọn phần mềm ERP là xác định các yêu cầu của công ty. Điều này đòi hỏi phải đánh giá các yêu cầu của doanh nghiệp bạn và cách giải pháp ERP sẽ giải quyết các vấn đề riêng của công ty bạn. Người ta nên xác định các chức năng thiết yếu phải được liên kết, mức độ tăng trưởng mà phần mềm dự kiến sẽ hỗ trợ và các yêu cầu riêng của lĩnh vực kinh doanh. Ví dụ, các công cụ phân bổ nguồn lực quản lý dự án sẽ quan trọng hơn đối với một công ty xây dựng so với một công ty bán lẻ.

Việc thu hút các bên liên quan chính vào giai đoạn này là rất quan trọng. Sự tham gia của các trưởng phòng và người dùng cuối đảm bảo rằng hệ thống ERP đã chọn sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu của tổ chức. Nó cũng sẽ ngăn chặn các thách thức và cơ hội cụ thể sẽ mất một thời gian để biểu hiện phát sinh ngay từ đầu.

Bước 2: Thiết lập tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP

Bạn có thể thiết lập thông số kỹ thuật phần mềm ERP của mình sau khi hiểu rõ hơn về yêu cầu kinh doanh của mình. Các tiêu chí này sẽ hỗ trợ bạn trong việc lựa chọn và phân tích các tùy chọn ERP khác nhau. Các tiêu chí phổ biến bao gồm:

Chức năng: Đảm bảo rằng tập hợp các nhiệm vụ và quy trình đã xác định mà hệ thống ERP mới phải hỗ trợ được phản ánh đầy đủ trong các mô-đun và tùy chọn chức năng của nó. Trong trường hợp doanh nghiệp cụ thể của bạn, hệ thống kỹ thuật phải bao gồm các tính năng cần thiết cho hoạt động của bạn. Ví dụ, nếu quản lý kế toán và tài chính là không thể thiếu đối với doanh nghiệp của bạn, hệ thống ERP phải có các chức năng kế toán và tài chính tuyệt vời.
Khả năng mở rộng: Hãy cân nhắc xem phần mềm ERP của bạn có thể mở rộng theo doanh nghiệp của bạn hay không. Một ERP tích hợp có thể xử lý số lượng giao dịch và người dùng ngày càng tăng và khối lượng dữ liệu lớn hơn do mở rộng kinh doanh tạo ra.
Dễ sử dụng: Hệ thống phải rất thân thiện với người dùng và dễ điều hướng. Sự phức tạp của giao diện người dùng có thể khiến hệ thống trở nên khó sử dụng, vì vậy điều quan trọng là phải chọn một hệ thống đơn giản để nhân viên có thể hiểu.
Tùy chỉnh: Tìm hiểu xem việc tùy chỉnh phần mềm ERP có thể đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp bạn hay không. Một số tổ chức cần quy trình làm việc, tùy chọn báo cáo hoặc kết nối cụ thể mà các gói ERP thông thường không cung cấp.
Tích hợp: Đánh giá cách hệ thống ERP có thể tích hợp với phần mềm và ứng dụng hiện tại của bạn. Ví dụ, nếu tổ chức của bạn sử dụng một công cụ CRM hoặc thương mại điện tử cụ thể, giải pháp ERP được chọn phải tương tác với các công cụ này.
Hỗ trợ của nhà cung cấp: Tìm hiểu mức độ hỗ trợ và đào tạo mà nhà cung cấp dịch vụ ERP cung cấp. Nên ưu tiên các nhà cung cấp cung cấp đào tạo mở rộng cho phần mềm để người dùng có thể tương tác với nhau và tìm kiếm sự trợ giúp từ những người dùng khác ngoài dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
Chi phí: Xem xét chi phí ban đầu và tất cả các chi phí tiếp theo của quyền sở hữu ERP, bao gồm cơ sở hạ tầng, dịch vụ, bảo trì, nâng cấp và chi phí thay thế. Biết được chi phí trả trước và chi phí dài hạn để duy trì và nâng cấp hệ thống là điều cần thiết. Xem xét liệu phần mềm ERP của bạn có thể mở rộng quy mô theo doanh nghiệp của bạn hay không. Một ERP tích hợp có thể xử lý số lượng giao dịch và người dùng ngày càng tăng và khối lượng dữ liệu lớn hơn do mở rộng kinh doanh tạo ra.

Bước 3: Nghiên cứu và lập danh sách rút gọn các nhà cung cấp ERP

Tìm kiếm các nhà cung cấp ERP, quan sát các dịch vụ của họ và chọn những nhà cung cấp phù hợp với tiêu chí của bạn. Hãy cân nhắc các nhà cung cấp có lịch sử hoạt động tốt, được các khách hàng khác giới thiệu và làm việc trong các lĩnh vực liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Điều quan trọng nữa là phải chú ý đến mức độ hỗ trợ mà nhà cung cấp sẽ cung cấp cũng như khả năng tiếp tục quá trình phát triển của họ.

Khi tìm kiếm nhà cung cấp, bạn nên luôn yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ ERP cung cấp các nghiên cứu tình huống hoặc giới thiệu từ các công ty cùng ngành kinh doanh với bạn. Điều này có thể giúp bạn hiểu được năng suất của hệ thống ERP trong điều kiện thực tế và độ tin cậy cũng như sự sẵn sàng của nhà cung cấp.

Lập danh sách nhà cung cấp giải pháp ERP

Bước 4: Yêu cầu bản demo và đánh giá hệ thống

Nếu bạn đã thu hẹp danh sách nhà cung cấp, hãy yêu cầu các mẫu hệ thống ERP của họ. Điều này sẽ cho phép bạn xem phần mềm và có cái nhìn rõ ràng về giao diện người dùng, các tính năng khác nhau và khả năng sử dụng của nó. Thu hút tất cả các bên liên quan vào quá trình đánh giá để hệ thống được áp dụng sẽ phù hợp nhất với tất cả các phòng ban trong tổ chức.

Khi xem bản demo, hãy quan sát cách hệ thống ERP xử lý các nhiệm vụ quan trọng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, nếu công ty của bạn sử dụng nhiều hàng tồn kho, bản demo sẽ giải thích cách phần mềm ERP xử lý việc lưu trữ hàng tồn kho, đơn đặt hàng và báo cáo.

Bước 5: Xem xét việc triển khai và hỗ trợ

Việc lựa chọn phần mềm ERP tốt nhất cho một tổ chức không chỉ bao gồm quá trình lựa chọn. Quá trình triển khai và hỗ trợ do nhà cung cấp cung cấp cũng phải được xem xét. Việc triển khai ERP phức tạp và tốn thời gian, vì vậy bạn phải biết phải làm gì. Đảm bảo rằng nhà cung cấp đưa nhóm của bạn vào một quy trình đào tạo chi tiết để quá trình chuyển đổi sang hệ thống mới diễn ra suôn sẻ.

Việc triển khai ERP có thể khác nhau đối với các ngành khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp của hệ thống hoặc mức độ sẵn sàng của tổ chức bạn. Việc triển khai ERP theo từng giai đoạn có thể giảm thiểu sự gián đoạn và cho phép thay đổi.

Bước 6: Đưa ra quyết định và lập kế hoạch cho tương lai

Sau khi so sánh và phân tích tất cả các chiến lược và xem xét cách triển khai, đã đến lúc phải lựa chọn. Chọn phần mềm ERP phù hợp nhất với tiêu chí lựa chọn và phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Sau khi đã chọn được nhà cung cấp, hãy phối hợp với nhà cung cấp và hướng tới các mục tiêu trong tương lai.

Điều cần thiết là phải cân nhắc hệ thống ERP sẽ phát triển như thế nào cùng với doanh nghiệp của bạn. Đánh giá hiệu suất hệ thống, phản hồi của khách hàng và xu hướng phát triển công nghệ cho phép điều chỉnh hệ thống ERP theo nhu cầu của công ty trong quá trình phát triển tiếp theo.

Việc triển khai ERP là một bước tiến quan trọng nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được thực hiện đúng cách. Hy vọng với chia sẻ trên về 7 sai lầm thường gặp khi triển khai giải pháp ERP sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị kỹ lưỡng hơn cho hành trình chuyển đổi số của mình.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP toàn diện, được thiết kế riêng cho ngành sản xuất, hãy đến với DEHA:ERP của DEHA Digital Solutions. DEHA luôn hiểu rằng, mỗi doanh nghiệp sản xuất đều có những đặc thù riêng biệt. Vì vậy, chúng tôi không chỉ mang đến DEHA:ERP, một giải pháp ERP mạnh mẽ mà còn có thể trở thành một đối tác đáng tin cậy, luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp: