ROI là chỉ số dùng để đo lường hiệu quả của một khoản đầu tư hoặc so sánh hiệu quả của nhiều khoản đầu tư khác nhau. Việc ứng dụng ERP doanh nghiệp để tối ưu hiệu suất không phải lúc nào cũng dễ dàng tính toán được lợi nhuận sinh ra để tính ROI, mặc dù chi phí đầu tư rất cụ thể. Đây chắc chắn là sự băn khoăn của mọi chủ doanh nghiệp khi quyết định “xuống tiền” để triển khai chuyển đổi số.
Tính toán ROI từ việc đầu tư hệ thống ERP là rất khó!
Khác với việc đầu tư một hệ thống máy móc mới hay ứng dụng một công nghệ sản xuất tiên tiến hơn, việc đầu tư hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP rất khó để tính toán được ROI.
Lợi nhuận gián tiếp và không hữu hình
ERP mang lại lợi ích lớn như cải thiện quy trình làm việc, giảm lỗi dữ liệu, tăng tính minh bạch và hiệu suất quản lý. Tuy nhiên, những lợi ích này không phải lúc nào cũng chuyển đổi ngay thành lợi nhuận tài chính.
Ví dụ như tăng độ chính xác dự báo tồn kho nhờ ERP dẫn đến giảm lãng phí, nhưng khó tính toán giá trị cụ thể của cải thiện này.
Thời gian để nhận thấy lợi ích thường thường dài
ROI từ ERP doanh nghiệp thường xuất hiện trong trung và dài hạn. Các khoản đầu tư lớn ban đầu (mua phần mềm, triển khai, đào tạo nhân sự) có thể khiến doanh nghiệp tập trung nhiều hơn vào chi phí mà quên đi các lợi ích lâu dài.
Ví dụ như chi phí đào tạo nhân viên sử dụng ERP có thể làm tăng chi phí trong năm đầu, nhưng hiệu quả vận hành sẽ tăng đáng kể trong các năm tiếp theo.
Khó tách biệt lợi ích từ ERP và các yếu tố khác
Doanh nghiệp có thể triển khai nhiều dự án cùng lúc (chuyển đổi số, cải tiến sản phẩm, mở rộng thị trường). Điều này khiến việc tách riêng lợi ích mà ERP mang lại trở nên phức tạp.
Việc hiểu được những khó khăn, trở ngại trong việc tính toán lợi nhuận sinh ra từ hệ thống ERP không phải để chủ doanh nghiệp không đầu tư. Mà việc chia sẻ một cách minh bạch những thông tin này để chúng ta được gốc rễ của vấn đề, và tìm cách giải quyết! Vì những lợi ích của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là quá lớn khiến những nhà quản lý cần đầu tư thêm thời gian để tìm lời giải cho bài toán ROI này.
Giải pháp để tính toán ROI từ ERP doanh nghiệp
Tuy khó nhưng không có nghĩa là không có cách! Và đây là giải pháp giúp nhà quản lý tính toán được chỉ số ROI từ việc đầu tư hệ thống ERP doanh nghiệp.
Xác định rõ mục tiêu và chỉ số đo lường trước khi triển khai
Đặt mục tiêu cụ thể trước khi triển khai ERP giúp dễ dàng đo lường hiệu quả.
Ví dụ:
- Mục tiêu 1: Giảm tồn kho 20%.
- Mục tiêu 2: Tăng tốc độ xử lý đơn hàng từ 48 giờ xuống 24 giờ.
Xác định các chỉ số đo lường cần thiết:
- KPIs tài chính: Chi phí tồn kho, doanh thu, lợi nhuận ròng.
- KPIs vận hành: Thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ lỗi sản phẩm, hiệu suất lao động.
Áp dụng mô hình phân tích chi phí – lợi ích
Xác định tất cả chi phí liên quan:
- Chi phí phần mềm, phần cứng, bảo trì.
- Chi phí đào tạo nhân sự.
Đánh giá lợi ích định lượng:
- Tiết kiệm chi phí lao động.
- Giảm lãng phí nguyên vật liệu.
- Giảm thời gian sản xuất.
Sử dụng các ví dụ thực tế từ ngành sản xuất
Lấy các trường hợp doanh nghiệp tương tự đã triển khai ERP thành công để làm minh chứng.
Ví dụ: Một công ty sản xuất linh kiện tại Hải Phòng đã giảm 30% chi phí tồn kho nhờ áp dụng ERP, tăng ROI trong năm thứ hai lên 25%.
Tích hợp định tính vào định lượng
Đo lường những lợi ích khó tính bằng cách gắn chúng vào các chỉ số định lượng.
Ví dụ: Cải thiện giao tiếp nội bộ nhờ ERP => Giảm thời gian xử lý công việc => Tăng năng suất lao động (biểu thị bằng % tăng doanh thu).
Chia giai đoạn để đo lường lợi ích
Phân tích ROI từng giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Giảm chi phí tồn kho.
- Giai đoạn 2: Tăng doanh thu nhờ tối ưu quy trình.
- Giai đoạn 3: Tăng năng lực cạnh tranh dài hạn.
5 khía cạnh chứng minh hệ thống ERP thúc đẩy ROI
Dữ liệu tập trung trên một nền tảng
ERP tập trung hóa dữ liệu từ các phòng ban (sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự…) trên một nền tảng duy nhất, giúp loại bỏ sự phân mảnh dữ liệu, tăng tính minh bạch và khả năng truy cập dữ liệu theo thời gian thực.
Điều này mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích như:
- Tiết kiệm thời gian: Nhân viên không cần lãng phí thời gian tìm kiếm dữ liệu từ nhiều nguồn. Điều này tác động trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên, gián tiếp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Ra quyết định chính xác: Các nhà quản lý có thông tin đầy đủ và kịp thời để đưa ra các quyết định chiến lược. Việc ra quyết định sai có thể gây thiệt hại hàng trăm, hàng tỉ đồng hoặc thậm chí nhiều hơn thế. Điều này cho thấy ERP đã trực tiếp ngăn chặn nguy cơ này cho doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy ROI.
Giảm thiểu chi phí vận hành
Hệ thống ERP doanh nghiệp có khả năng tự động hóa các quy trình thủ công như xử lý đơn hàng, tính toán lương, quản lý tài chính, giảm chi phí liên quan đến lỗi dữ liệu và sai sót trong vận hành.
Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu được nguồn lực nhân sự, giảm thời gian thao tác thủ công, nhân sự có thời gian để học tập, nâng cao chuyên môn, tập trung vào những hoạt động mang tính chiến lược. Điều này gián tiếp mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn cho doanh nghiệp, tạo ra nhiều lợi ích có tính sáng kiến, đột phá.
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Vì sao hệ thống ERP có thể làm được điều này? Hệ thống ERP hỗ trợ đáng kể trong việc cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng và độ chính xác trong giao hàng, cung cấp dữ liệu khách hàng tập trung, giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Điều này giúp khách hàng được chăm sóc tốt hơn trong thời gian ngắn hơn. Ngoài ra, tỉ lệ hoàn hàng, trả hàng giảm đáng kể nhờ giảm lỗi sản phẩm và cải thiện chất lượng.
Tối ưu tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng
ERP cung cấp tính năng quản lý tồn kho theo thời gian thực nhờ tích hợp với một số công nghệ như QR Code, giúp tối ưu hóa lượng tồn kho cần thiết, kết nối với nhà cung cấp tự động đặt hàng khi hàng tồn đạt ngưỡng tối thiểu.
Điều này mang lại những lợi ích như:
- Giảm chi phí tồn kho: Không bị lãng phí vốn do tồn kho dư thừa.
- Tăng hiệu quả chuỗi cung ứng: Giảm thời gian chết và cải thiện dòng chảy nguyên vật liệu.
Phát triển và hướng đến cải tiến liên tục dựa trên dữ liệu
ERP thu thập và phân tích dữ liệu lớn từ hoạt động sản xuất, bán hàng, tài chính, giúp doanh nghiệp nhận diện các cơ hội để cải tiến. Những báo cáo và phân tích theo thời gian thực cũng giúp cải thiện quy trình vận hành ngày càng trở nên tinh gọn và hiệu quả.
Điều này giúp doanh nghiệp sản xuất chủ động nhận diện điểm chưa tốt trong sản xuất và cải thiện hiệu quả vận hành. Đặc biệt, ERP cho phép doanh nghiệp điều chỉnh nhanh chóng theo biến động thị trường.
Tất cả những điều này đều trực tiếp hoặc gián tiếp tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp với tốc tốc độ tăng trưởng theo thời gian. Bằng việc hiểu rõ ERP tác động như thế nào đến lợi nhuận của doanh nghiệp như chỉ số ROI, các nhà quản lý giờ đây đã có thêm cơ sở chắc chắn để xây dựng kế hoạch và thực thi triển khai hệ thống ERP.
