Ngành may mặc Việt Nam giữ một vị trí trọng yếu trong nền kinh tế, là một trong những lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu chủ lực chiếm khoảng 12-16% tổng kim ngạch xuất khẩu mỗi năm. Tuy nhiên, trước sự phát triển phức tạp của chuỗi cung ứng việc kiểm soát và quản lý tồn kho đang trở thành một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp dệt may. Nhằm giúp các doanh nghiệp nhanh chóng tháo gỡ những vướng mắc về quản lý tồn kho, giải pháp ERP dành riêng cho ngành may mặc đã được nghiên cứu và xây dựng. Giải pháp này giúp các nhà sản xuất có đúng loại vật liệu, đúng thời điểm, từ đó ngăn ngừa tình trạng thừa hoặc thiếu hụt nguyên liệu.
2 thách thức về tồn kho của doanh nghiệp ngành may hiện nay
Những thách thức trong quản lý tồn kho không chỉ đến từ yếu tố thị trường mà còn từ chính nội tại của doanh nghiệp. Tình trạng này đã kéo dài qua nhiều năm và vẫn là một rào cản lớn đối với hiệu quả hoạt động và khả năng sinh lời.
Thách thức từ thị trường
Thị trường dệt may toàn cầu đang đối mặt với nhiều biến động, tạo áp lực không nhỏ lên các doanh nghiệp Việt Nam. Theo dự báo từ Chứng khoán KIS, tăng trưởng xuất khẩu dệt may trong quý I/2025 của Việt Nam dự kiến chỉ đạt một con số. Nguyên nhân chính là lượng hàng tồn kho của các nhà bán lẻ tại các thị trường lớn như Hoa Kỳ đang ở mức cao do các doanh nghiệp ở đây đã tăng cường nhập hàng vào cuối năm 2024.
Điều đáng nói, đây không phải là vấn đề mới. Trở lại nửa đầu năm 2023, các doanh nghiệp dệt may Việt Nam cũng đã phải đối mặt với bức tranh thị trường ảm đạm. Phân tích từ Chứng khoán Rồng Việt (VDSC) chỉ ra rằng triển vọng đơn hàng đã khó khăn hơn do tồn kho cao tại các thị trường xuất khẩu chính. Bên cạnh đó, lạm phát đã ảnh hưởng trực tiếp đến sức mua, đặc biệt là các mặt hàng không thiết yếu như may mặc, khiến việc giải quyết hàng tồn kho càng trở nên áp lực. Điều này cho thấy thách thức về tồn kho dư thừa là một vấn đề kéo dài, vẫn chưa được giải quyết triệt để.
Thách thức từ cách vận hành, quản lý tồn kho truyền thống
Bên cạnh những khó khăn khách quan từ thị trường, nhiều doanh nghiệp sản xuất còn đối mặt với các vấn đề nội tại trong quản lý tồn kho. Các phương pháp truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế, gây ra những hệ lụy trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những phân thích cụ thể:
Dự báo nhu cầu không chính xác
Một trong những thách thức cốt lõi là việc dự báo nhu cầu thiếu chính xác, dẫn đến tình trạng mất cân bằng giữa cung và cầu. Hậu quả của việc sản xuất quá mức được thể hiện rõ qua thống kê của Hiệp hội Dệt may Việt Nam, cho thấy ngành này đã phải tiêu hủy khoảng 300 triệu sản phẩm trong năm 2022, tương đương 5-7% tổng sản lượng. Con số này cho thấy sự bất cập trong khả năng phản ứng với sự thay đổi nhanh chóng của xu hướng thời trang và biến động liên tục của nhu cầu tiêu dùng.
Sự phức tạp trong quản lý danh mục sản phẩm (SKU)
Các doanh nghiệp ngành may thường phải xử lý hàng nghìn SKU với vô số biến thể về kích cỡ, màu sắc, kiểu dáng, và chất liệu. Việc theo dõi chi tiết từng SKU là một nhiệm vụ phức tạp. Các phương pháp quản lý thủ công như sử dụng bảng tính Excel không thể duy trì độ chính xác của hồ sơ tồn kho, dẫn đến tình trạng hết hàng đột ngột hoặc dự trữ quá mức. Sự phức tạp này làm giảm khả năng hiển thị về hiệu suất của từng mặt hàng, cản trở việc ra quyết định kinh doanh kịp thời.
Quy trình kiểm kê thủ công
Việc kiểm kê thủ công là nguyên nhân chính dẫn đến sai sót và thiếu hiệu quả. Kiểm đếm bằng tay tốn kém thời gian, công sức và dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiếu tự động hóa, kết hợp với không gian kho hàng lộn xộn, khiến việc kiểm kê trở nên khó khăn. Khi dữ liệu tồn kho không chính xác, các quyết định về mua hàng, sản xuất và phân phối cũng sẽ thiếu cơ sở, gây ra những hệ lụy nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Việc quản lý tồn kho không hiệu quả không chỉ gây ra những rắc rối về vận hành mà còn tạo ra những hệ lụy tài chính đáng kể, bao gồm cả các chi phí hữu hình và chi phí ẩn. Một số chi gánh nặng về chi phí có thể kể đến như:
- Hàng tồn kho dư thừa phát sinh các chi phí lưu kho như thuê kho bãi, bảo hiểm và bảo quản, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Nghiêm trọng hơn, nguồn vốn bị ràng buộc trong hàng hóa thay vì được sử dụng để đầu tư vào các hoạt động sinh lời khác, gây ra chi phí cơ hội.
- Rủi ro về hư hỏng, lỗi thời hoặc phải tiêu hủy hàng hóa cũng là một khoản chi phí lớn, làm gia tăng gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp.
ERP ngành may: Giải pháp chuyên biệt giúp quản lý tồn kho hiệu quả hơn
Trước thực trạng về tồn kho dư thừa và những thách thức trong vận hành, việc áp dụng hệ thống ERP chuyên biệt là một bước đi chiến lược. Giải pháp này giúp doanh nghiệp ngành may giải quyết triệt để các vấn đề cốt lõi, từ đó mang lại những lợi ích toàn diện trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Dưới đây là những cách cụ thể mà ERP giúp ngành may giảm áp lực về quản lý kho.
Quản lý dữ liệu theo thời gian thực
Tính năng theo dõi tồn kho theo thời gian thực giúp bộ phận kho, mua hàng và sản xuất nắm số liệu đồng bộ, tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng. Việc theo dõi tức thời cũng giúp phát hiện sớm sự khác biệt giữa hàng tồn kho vật lý và số liệu trên hệ thống, cho phép đưa ra hành động khắc phục nhanh chóng và dự báo nhu cầu chính xác hơn.
Tự động hoá quy trình đặt hàng và cảnh báo tồn kho
Hệ thống ERP còn tự động hóa quy trình bổ sung nguyên liệu bằng cách xem xét thời gian giao hàng, hiệu suất nhà cung cấp và lịch sử sử dụng. Khi nguyên phụ liệu giảm xuống mức tối thiểu, hệ thống ERP sẽ gửi cảnh báo tự động hoặc tạo yêu cầu mua hàng.
Điều này giúp giảm thiểu rủi ro lỗi do con người, đảm bảo vật liệu được đặt hàng kịp thời, tránh trường hợp hết hàng giữa mùa sản xuất, gây gián đoạn sản xuất. Đối với việc quản lý các lô hàng hoặc sản phẩm cụ thể, hệ thống ERP còn là một công cụ mạnh mẽ trong việc theo dõi nguồn gốc và hành trình của từng lô, từ đó cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng.
Quản lý tồn kho theo tiêu chí
Đầu vào của ngành may có rất nhiều nguyên vật liệu, mỗi loại nguyên vật liệu đều có mốc thời gian và cách bảo quản khác nhau. Doanh nghiệp ngành may không chỉ đơn thuần theo dõi và kiểm soát số lượng nguyên vật liệu có sẵn trong kho mà còn phải đảm bảo cả về chất lượng và khả năng sử dụng theo thời gian.
ERP có thể lưu lại thông tin của nguyên liệu đầu vào theo lô, ngày nhập, nhà cung cấp,… Thông qua hệ thống ERP doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất, kiểm kê thời gian nhập hàng, lưu kho của nguyên vật liệu, nhờ đó việc quản lý về chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng dễ dàng hơn.
Hợp lý hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả
Hệ thống ERP đóng vai trò là một nền tảng hợp nhất để điều phối tất cả các khía cạnh của việc lấy mẫu, lập kế hoạch sản xuất, quản lý vật liệu và phân phối. Bằng cách có quyền truy cập theo thời gian thực vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho và đơn đặt hàng, các công ty có thể nhanh chóng phát hiện các nút thắt cổ chai và quản lý tài nguyên hiệu quả. Việc chuẩn hóa quy trình và tự động hóa các hoạt động thường xuyên còn cho phép các doanh nghiệp hoạt động linh hoạt và chính xác hơn.
Nâng cao khả năng hợp tác và phối hợp
Trong một ngành mà nhiều bên tham gia như nhà sản xuất, nhà cung cấp, nhà bán lẻ và nhà thiết kế cần hợp tác, ERP cung cấp một nền tảng thống nhất để trao đổi dữ liệu, quản lý quy trình làm việc và giao tiếp. Với các tính năng như hệ thống nhắn tin tích hợp và chia sẻ tài liệu, các bên liên quan có thể giao tiếp theo thời gian thực bất kể vị trí địa lý, từ đó phá vỡ các rào cản tổ chức và nâng cao hiệu quả làm việc.
Báo cáo và dự báo tồn kho chính xác
Hệ thống ERP cung cấp khả năng phân tích mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp trích xuất thông tin chuyên sâu từ lượng lớn dữ liệu. Các báo cáo và phân tích chi tiết về quản lý tồn kho sẽ cung cấp thông tin về tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho và hiệu suất, cùng với các mẫu nhu cầu. Với sự hỗ trợ của phần mềm, những người ra quyết định có thể dự đoán nhu cầu, phân tích xu hướng bán hàng và đánh giá hiệu suất sản phẩm để đưa ra quyết định sáng suốt và thúc đẩy các sáng kiến tăng trưởng chiến lược.
Kiểm soát chất lượng chặt chẽ hơn
Đảm bảo chất lượng là một yếu tố quan trọng trong ngành may mặc. Hệ thống ERP cho phép các nhà sản xuất thiết lập các quy trình kiểm tra và thử nghiệm ở các giai đoạn khác nhau. Dữ liệu chất lượng được ghi lại và phân tích, cho phép xác định xu hướng và các vấn đề tiềm ẩn. Điều này đảm bảo tính tiêu chuẩn hóa của sản phẩm, giảm thiểu lỗi và đáp ứng kỳ vọng của ngành.
Linh hoạt và có khả năng mở rộng tốt
Một trong những ưu điểm chính của ERP chuyên biệt là khả năng mở rộng và tính linh hoạt. Điều này cho phép các doanh nghiệp phát triển mà không sợ vượt quá khả năng của phần mềm, giúp họ mở rộng vào các thị trường mới, giới thiệu các dòng sản phẩm mới hoặc thiết lập các kênh bán hàng mới một cách dễ dàng.
Bài viết này đã phác thảo một bức tranh toàn cảnh về thực trạng quản lý tồn kho trong ngành may, từ những áp lực của thị trường đến các hạn chế từ quy trình truyền thống. Đồng thời, bài viết cũng đi sâu vào phân tích những thách thức cốt lõi như dự báo nhu cầu thiếu chính xác, sự phức tạp của việc quản lý SKU và gánh nặng tài chính từ tồn kho dư thừa.
Những phân tích chuyên sâu về lợi ích của hệ thống ERP chuyên biệt đã mang đến cho doanh nghiệp sản xuất may mặc lời giải hiệu quả cho bài toán tồn kho. Hệ thống không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí và tăng năng suất, mà còn cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực, ra quyết định dựa trên dữ liệu và hợp lý hóa mọi hoạt động. Đây chính là bước chuyển đổi toàn diện, giúp doanh nghiệp ngành may không chỉ tồn tại mà còn bứt phá mạnh mẽ trong bối cảnh thị trường nhiều biến động.
Đừng để những rào cản về tồn kho tiếp tục cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy khám phá giải pháp DEHA ERP được thiết kế riêng cho ngành may của DEHA Digital Solutions. Liên hệ ngay để nhận tư vấn!
