Trong kỷ nguyên số hóa, sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng trở thành yếu tố sống còn cho doanh nghiệp sản xuất. Tùy chỉnh hệ thống ERP không chỉ là một lựa chọn, mà là một chiến lược thiết yếu để tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng lực cạnh tranh. Bài viết này sẽ dẫn dắt bạn qua 5 giai đoạn then chốt của quá trình tùy chỉnh ERP, cung cấp cái nhìn sâu sắc và toàn diện giúp doanh nghiệp đưa ra được chiến lược tùy chỉnh phù hợp.
Quy trình tùy chỉnh hệ thống ERP
Việc tùy chỉnh hệ thống ERP là một quá trình phức tạp nhưng mang lại giá trị to lớn cho các doanh nghiệp sản xuất. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, cần tuân thủ một quy trình bài bản, bao gồm 5 bước chính, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống ERP phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
Bước 1: Phân tích, đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quy trình tùy chỉnh ERP cho doanh nghiệp sản xuất chính là việc tiến hành phân tích và đánh giá kỹ lưỡng tình hình hoạt động hiện tại. Qua đó, xác định chính xác các nhu cầu kinh doanh đặc thù và quy trình cần được tùy chỉnh của doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp lựa chọn được những tính năng phù hợp nhất để tùy chỉnh hệ thống ERP nhằm tối ưu hóa hiệu quả sản xuất. Song song với đó, việc thu hút các bên liên quan chính từ các phòng ban khác nhau cũng rất quan trọng trong bước đầu tiên.
Cụ thể, doanh nghiệp cần chủ động tổ chức các buổi họp, hội thảo hoặc phỏng vấn để lắng nghe ý kiến và thu thập thông tin từ các bộ phận như sản xuất, kho vận, tài chính, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Sự tham gia của họ sẽ đảm bảo rằng hệ thống ERP được tùy chỉnh sẽ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Việc này cũng giúp doanh nghiệp tạo ra sự đồng thuận và giảm thiểu rủi ro xung đột trong quá trình triển khai. Ngoài ra, việc thu hút các bên liên quan từ sớm sẽ giúp họ làm quen với hệ thống mới, từ đó tăng cường khả năng thích ứng và sử dụng hiệu quả sau này.
Bước 2: Lập kế hoạch cho việc tùy chỉnh ERP
Sau khi đã thu thập đầy đủ yêu cầu từ các bên liên quan ở bước phân tích, bước thứ hai trong quy trình tùy chỉnh ERP tập trung vào việc biến những yêu cầu đó thành một kế hoạch chi tiết và thiết kế cụ thể cho hệ thống. Để đạt được điều này, việc đầu tiên cần thực hiện là xây dựng một kế hoạch tùy chỉnh chi tiết, đóng vai trò như một lộ trình rõ ràng, phác thảo phạm vi, tiến độ và nguồn lực cần thiết cho toàn bộ dự án. Kế hoạch này giúp đảm bảo rằng dự án sẽ được triển khai một cách có tổ chức, hiệu quả, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực, đồng thời đảm bảo hệ thống ERP sau khi tùy chỉnh sẽ đáp ứng đúng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Phương pháp tạo mẫu và thiết kế lặp là chìa khóa để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của các tùy chỉnh. Doanh nghiệp sẽ tạo ra các mẫu thử nghiệm (prototype) để thu thập phản hồi trực tiếp từ người dùng. Dựa trên những phản hồi này, các tùy chỉnh sẽ được tinh chỉnh và cải thiện liên tục. Quá trình này cho phép phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, đồng thời đảm bảo rằng hệ thống ERP cuối cùng sẽ đáp ứng tối ưu nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Bước 3: Phát triển và thử nghiệm
Sau khi đã hoàn tất giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế, bước tiếp theo là hiện thực hóa những ý tưởng đó thông qua quá trình phát triển và thử nghiệm. Tại giai đoạn này, doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn mã hóa và thông lệ để đảm bảo rằng các tùy chỉnh được thực hiện với chất lượng cao, mã nguồn rõ ràng, dễ bảo trì và mở rộng trong tương lai. Đồng thời giảm thiểu nguy cơ phát sinh lỗi trong quá trình vận hành.
Bên cạnh đó, việc thử nghiệm đơn vị, tích hợp và chấp nhận người dùng (UAT) cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng. Mục tiêu của việc này là phát hiện và giải quyết triệt để các vấn đề trước khi hệ thống được triển khai chính thức, đảm bảo rằng hệ thống ERP tùy chỉnh hoạt động ổn định, đáp ứng đúng các yêu cầu kinh doanh và mang lại giá trị tối ưu cho doanh nghiệp.
Bước 4: Xây dựng tài liệu tham khảo và chương trình đào tạo về hệ thống tuỳ chỉnh
Sau khi hệ thống ERP tùy chỉnh đã gần hoàn thiện thì doanh nghiệp nên xây dựng các tài liệu và chương trình đào tạo để thuận tiện cho việc triển khai và đưa hệ thống tùy chỉnh vào sử dụng thực tế. Tài liệu này sẽ ghi lại một cách kỹ lưỡng tất cả các tùy chỉnh đã được thực hiện từ thiết kế, mã nguồn cho đến hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ tốt cho quá trình bảo trì và nâng cấp hệ thống trong tương lai.
Còn các chương trình đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng người dùng hiểu rõ cách sử dụng các tính năng tùy chỉnh và quản trị viên nắm vững cách bảo trì hệ thống. Điều này không chỉ giúp tăng cường sự chấp nhận của người dùng đối với hệ thống mới mà còn đảm bảo rằng hệ thống ERP tùy chỉnh sẽ được sử dụng hiệu quả và bền vững.
Bước 5: Đưa hệ thống tùy chỉnh vào vận hành thực tế
Thành bại của dự án ERP tùy chỉnh phụ thuộc lớn vào quy trình quản lý thay đổi có cấu trúc. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc quản lý sự thay đổi một cách bài bản. Thay vì chỉ đơn thuần triển khai, cần xây dựng một kế hoạch chuyển đổi chi tiết, bao gồm việc truyền thông rõ ràng và đào tạo kỹ lưỡng, nhằm đảm bảo người dùng nhanh chóng thích nghi và làm chủ hệ thống mới.
Không chỉ vậy, để đảm bảo việc vận hành diễn ra thuận lợi doanh nghiệp còn cần duy trì sự tương tác và hỗ trợ liên tục. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết lập một kênh giao tiếp mở sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi thắc mắc của người dùng. Đồng thời, việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật kịp thời sẽ giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh, đảm bảo hệ thống ERP tùy chỉnh hoạt động ổn định và mang lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
Đánh giá ROI của việc tùy chỉnh ERP
Để đánh giá tính khả thi và hiệu quả của việc tùy chỉnh, việc tính toán ROI (lợi tức đầu tư) là bước không thể thiếu. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt, đảm bảo rằng việc tùy chỉnh mang lại giá trị thực sự cho hoạt động kinh doanh.
Tính toán tổng chi phí sở hữu
Để đánh giá chính xác chi phí của việc tùy chỉnh ERP, doanh nghiệp cần tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) bao gồm chi phí phần mềm và phần cứng ban đầu, chi phí triển khai và tích hợp, cũng như chi phí bảo trì và hỗ trợ liên tục. Việc xác định rõ ràng các khoản chi phí này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách hiệu quả và tránh các chi phí phát sinh không mong muốn.
Đánh giá về lợi ích tài chính
Bên cạnh việc tính toán chi phí, doanh nghiệp cần đánh giá các lợi ích tài chính và tiết kiệm mà việc tùy chỉnh ERP mang lại. Doanh nghiệp cần:
- Xác định mức giảm chi phí thông qua việc sử dụng tài nguyên tốt hơn và hợp lý hóa hoạt động.
- Định lượng những cải tiến về hiệu quả quy trình và giảm công việc thủ công.
- Đo lường mọi tác động trực tiếp đến doanh thu thông qua việc nâng cao năng lực kinh doanh và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Đo lường tác động của hệ thống tuỳ chỉnh đến năng suất và hiệu suất
Việc tùy chỉnh ERP cũng cần được đánh giá dựa trên tác động của nó đến năng suất và hiệu suất làm việc. Doanh nghiệp cần phải đo lường sự cải thiện năng suất của người dùng khi có sự hỗ trợ của quy trình làm việc đã được tối ưu hóa, cũng như sự cải thiện hiệu suất vận hành tổng thể của doanh nghiệp.
Đánh giá về lợi ích dài hạn so với ngắn hạn
Cuối cùng, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa lợi ích dài hạn và chi phí ngắn hạn của việc tùy chỉnh ERP. Điều này bao gồm việc đánh giá khả năng mở rộng của các tùy chỉnh để hỗ trợ sự tăng trưởng của doanh nghiệp, cũng như giá trị chiến lược của các tính năng tùy chỉnh trong việc duy trì lợi thế cạnh tranh. Quá trình đánh giá này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng việc tùy chỉnh là một khoản đầu tư mang lại giá trị lâu dài.
5 tính năng quan trọng nhà sản xuất nên lưu ý khi tuỳ chỉnh ERP
5 tính năng dưới đây không chỉ là những công cụ hỗ trợ, mà còn là nền tảng quyết định hiệu quả vận hành và sức cạnh tranh của doanh nghiệp sản xuất:
Quản lý kho hàng
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, việc quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt. Một hệ thống ERP mạnh mẽ cần cung cấp khả năng theo dõi chính xác số lượng nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong kho, đồng thời tự động hóa các quy trình nhập xuất kho.
Ngoài ra, hệ thống cần hỗ trợ quản lý các mặt hàng có thời gian đặt hàng dài, cảnh báo khi mức tồn kho xuống thấp và tự động tạo đơn đặt hàng khi cần thiết. Tính năng này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, đảm bảo tiến độ sản xuất và giảm thiểu chi phí phát sinh.
Lập lịch trình sản xuất
Lập lịch trình sản xuất là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều công đoạn sản xuất phức tạp. Một hệ thống ERP linh hoạt cần cho phép người dùng tạo và điều chỉnh lịch trình sản xuất một cách dễ dàng, đồng thời theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực.
Hệ thống cũng cần hỗ trợ tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, bao gồm máy móc, thiết bị và nhân công, đồng thời cảnh báo khi có sự chậm trễ hoặc vấn đề phát sinh. Tính năng này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu thời gian chờ đợi và đáp ứng kịp thời các đơn hàng của khách hàng.
Tích hợp CAD-ERP
Đối với các doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm kỹ thuật, việc tích hợp hệ thống CAD (Computer-Aided Design) với hệ thống ERP là rất quan trọng. Sự tích hợp này giúp tự động hóa việc chuyển dữ liệu từ bản vẽ thiết kế sang hệ thống ERP, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Hệ thống ERP cần cho phép người dùng dễ dàng truy xuất thông tin từ hệ thống CAD, chẳng hạn như danh sách vật tư (BOM) và thông số kỹ thuật, đồng thời tự động cập nhật dữ liệu khi có sự thay đổi trong bản vẽ thiết kế. Tính năng này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.
Quản trị khách hàng
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng là rất quan trọng. Một hệ thống ERP tích hợp CRM cần cung cấp khả năng quản lý thông tin khách hàng một cách toàn diện, bao gồm thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch và các tương tác với khách hàng.
Hệ thống cũng cần hỗ trợ quản lý các hoạt động bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng, đồng thời cung cấp các báo cáo và phân tích về hiệu quả của các hoạt động này. Tính năng này giúp doanh nghiệp nâng cao sự hài lòng của khách hàng, tăng cường lòng trung thành và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
Hệ thống thông tin điều hành
Để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, các nhà quản lý cần có quyền truy cập vào các thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Một hệ thống ERP với EIS mạnh mẽ cần cung cấp các báo cáo và phân tích trực quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, chi phí và hiệu quả sản xuất.
Hệ thống cũng cần cho phép người dùng tùy chỉnh các báo cáo và bảng điều khiển theo nhu cầu, đồng thời cung cấp các cảnh báo và thông báo khi có sự thay đổi quan trọng. Tính năng này giúp các nhà quản lý nắm bắt kịp thời các xu hướng và vấn đề phát sinh, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả.
Tùy chỉnh ERP không chỉ là một dự án công nghệ, mà là một hành trình chuyển đổi chiến lược, đòi hỏi sự đầu tư về thời gian, nguồn lực và tầm nhìn. Để đạt được thành công, doanh nghiệp cần tiếp cận một cách bài bản, từ việc đánh giá nhu cầu, lập kế hoạch chi tiết, đến triển khai và vận hành hiệu quả. Trong bối cảnh công nghệ không ngừng phát triển, việc nắm bắt các xu hướng mới như AI, học máy và low-code/no-code sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.
DEHA:ERP tự hào là đối tác tin cậy, cung cấp giải pháp ERP được thiết kế và tùy chỉnh chuyên biệt cho doanh nghiệp sản xuất. Với khả năng tích hợp liền mạch các hệ thống SCADA và IIoT, DEHA:ERP không chỉ tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn mang đến khả năng quản trị thông minh và linh hoạt. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược và bứt phá trên thị trường.
