Xây dựng chiến lược IT cho doanh nghiệp sản xuất

Chiến lược IT (chiến lược Công nghệ thông tin) nghe có thể hơi xa lạ với đa số các doanh nghiệp sản xuất, nhưng đây chỉ đơn thuần là cách ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào doanh nghiệp, để đạt được các mục tiêu tăng trưởng chung. Ứng dụng công nghệ nào, trong thời gian bao lâu, kết quả đạt được dự kiến là gì? Tất cả sẽ tạo thành một bản chiến lược IT rõ ràng, giúp việc triển khai, đưa CNTT vào doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Chiến lược IT là gì?

Chiến lược IT thực chất là một lộ trình về cách doanh nghiệp sử dụng công nghệ để đạt được những mục tiêu kinh doanh. Cũng giống như chiến lược bán hàng, chiến lược Marketing hay chiến lược tuyển dụng, chiến lược IT đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp tăng trưởng.

Dưới đây là một ví dụ thực tế của chiến lược IT, được xây dựng cho một doanh nghiệp sản xuất Bao bì có quy mô trung bình. Bối cảnh ra đời của bản chiến lược này là doanh nghiệp đang trên đà phát triển nhưng chưa có sự đột phá để cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Đây là nội dung chính của bản chiến lược IT này:

Tầm nhìn và mục tiêu của chiến lược IT

Khi thiết lập chiến lược IT, hãy xác định tầm nhìn và mục tiêu sẽ có thể đạt được khi triển khai nó thực tế.

Tầm nhìn

Ứng dụng công nghệ thông tin để trở thành một doanh nghiệp bao bì vận hành hiệu quả, minh bạch, và đáp ứng nhanh các yêu cầu đa dạng của khách hàng.
Mục tiêu

• Tăng hiệu suất vận hành thêm 20% trong 3 năm.
• Giảm chi phí sản xuất không cần thiết thêm 15% nhờ vào quản lý tồn kho và bảo trì tốt hơn.
• Rút ngắn thời gian phản hồi đơn hàng xuống dưới 24 giờ.

Lợi ích dự kiến

• Tăng khả năng kiểm soát từ đầu vào (nguyên liệu) đến đầu ra (giao hàng).
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng nhờ đáp ứng nhanh và chính xác.
• Tối ưu hóa chi phí quản lý và vận hành, tạo lợi thế cạnh tranh.

Các hạng mục chính của chiến lược IT

Xây dựng hệ thống quản lý cốt lõi

• Triển khai ERP tùy chỉnh:
  • Chức năng: Quản lý nguyên vật liệu, sản xuất, tồn kho, tài chính và nhân sự.
  • Tích hợp: Kết nối ERP với các phần mềm khác như kế toán, HRM và MES.
  • Lợi ích: Đồng bộ hóa dữ liệu, giảm sai sót, nâng cao khả năng quản trị.
• Ứng dụng MES (Manufacturing Execution System):
  • Chức năng: Theo dõi quá trình sản xuất theo thời gian thực, quản lý chất lượng, phân bổ nguồn lực sản xuất.
  • Lợi ích: Tăng hiệu quả vận hành trên dây chuyền sản xuất.

Tự động hóa và số hóa quy trình

• Ứng dụng IIoT trong quản lý máy móc:
  • Gắn cảm biến để theo dõi tình trạng hoạt động và bảo trì thiết bị (Predictive Maintenance).
  • Giảm thời gian chết của máy móc nhờ phát hiện sự cố sớm.
• Số hóa quy trình quản lý đơn hàng và giao hàng:
  • Tích hợp hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) với ERP.
  • Sử dụng phần mềm theo dõi lô hàng để quản lý giao hàng kịp thời.

Quản lý tồn kho thông minh

• Áp dụng hệ thống WMS (Warehouse Management System):
  • Theo dõi vị trí nguyên liệu và thành phẩm theo thời gian thực.
  • Tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho.
• Ứng dụng AI trong dự báo nhu cầu: Phân tích dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường để lập kế hoạch nhập nguyên liệu.

Tăng cường kết nối và giao tiếp

• Hệ thống CRM (Customer Relationship Management):
  • Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, và phản hồi.
  • Tăng khả năng cá nhân hóa dịch vụ.
• Cổng thông tin nhà cung cấp (Supplier Portal):
  • Kết nối doanh nghiệp với các nhà cung cấp nguyên vật liệu.
  • Cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng đầu vào.

An toàn thông tin và bảo mật

• Triển khai giải pháp bảo mật:
  • Cài đặt hệ thống tường lửa, mã hóa dữ liệu và các chính sách sao lưu định kỳ.
  • Đào tạo nhân viên về an ninh mạng.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo dữ liệu kinh doanh và khách hàng đáp ứng các tiêu chuẩn như ISO 27001.

Lộ trình triển khai 3 năm của chiến lược IT

Năm 1

• Vẽ ra được bức tranh hiện trạng về IT của doanh nghiệp
• Lựa chọn đối tác triển khai ERP và MES.
• Thực hiện giai đoạn đầu của ERP với các module cơ bản (kế toán, quản lý kho, quản lý sản xuất).
• Thiết lập Ban thực thi chiến lược IT có đầy đủ các nhân sự của các phòng ban, chức năng

Năm 2

• Hoàn thành tích hợp ERP và CRM.
• Triển khai WMS và IIoT trong quản lý máy móc.
• Bắt đầu số hóa quy trình đặt hàng và giao hàng.

Năm 3

• Tối ưu hóa hệ thống CNTT dựa trên dữ liệu thu thập từ ERP và MES.
• Triển khai AI cho dự báo nhu cầu.
• Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị tích hợp (BI – Business Intelligence).

10 lý do khiến doanh nghiệp sản xuất cần có một chiến lược IT

Tăng hiệu quả vận hành và năng suất

Đây là một lợi ích mà bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng mong muốn có được. Bằng CNTT, chúng ta có thể tự động hóa các quy trình sản xuất, từ đó giảm bớt công việc thủ công, tăng tốc độ và độ chính xác.

Minh chứng là các hệ thống ERP, MES và SCADA giúp hỗ trợ quản lý toàn diện từ nguyên liệu, sản xuất, đến giao hàng, tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Từ đó giúp giảm lãng phí thông qua việc theo dõi và phân tích dữ liệu theo thời gian thực.

Cải thiện khả năng ra quyết định

Chiến lược CNTT giúp tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu từ các phòng ban, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời. Các công cụ phân tích dữ liệu (BI, AI) hỗ trợ đưa ra dự báo và quyết định dựa trên số liệu cụ thể. Tăng khả năng đáp ứng nhanh với các biến động trong sản xuất và thị trường.

Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

CNTT cho phép doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ tiên tiến như IoT, AI, và Big Data để cải tiến sản phẩm và dịch vụ. Những dữ liệu thu thập được từ máy móc, thiết bị sản xuất được đưa vào những hệ thống quản lý như ERP hay MES, cùng với AI và Big Data sẽ tạo ra một bức tranh dữ liệu có thông điệp rõ ràng. Làm cơ sở để doanh nghiệp sản xuất có những cải tiến về sản phẩm hay dịch vụ, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Hệ thống CNTT giúp nâng cao khả năng tùy chỉnh sản phẩm theo yêu cầu khách hàng. Với những đơn đặt hàng có yêu cầu đặc biệt về thiết kế, hệ thống quản lý như ERP hay MES sẽ lập kế hoạch sản xuất chi tiết, phân bổ nguồn lực, và theo dõi tiến độ để đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn. 

Hỗ trợ chuyển đổi số và thích ứng với xu hướng công nghệ

Chiến lược CNTT là nền tảng để thực hiện chuyển đổi số, nâng cấp các quy trình và hoạt động truyền thống. Nó đảm bảo doanh nghiệp có thể khai thác các xu hướng mới như sản xuất thông minh (Smart Manufacturing) và nhà máy số (Digital Factory). Đây thực sự là lợi ích tác động trực tiếp đến sự “sống còn” của một doanh nghiệp sản xuất trong bối cảnh công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng nhanh. 

Tăng cường an ninh và quản trị thông tin

Các chiến lược CNTT sẽ giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và hệ thống sản xuất trước các mối đe dọa mạng – một điều mà tất cả những nhà quản lý đều lo ngại.

Với những doanh nghiệp sản xuất vẫn còn đang quản lý bằng phương pháp thủ công trên giấy tờ, sổ sách hay file Excel, thì một chiến lược IT là thực sự quan trọng. Vì nó sẽ giúp loại bỏ hoàn toàn những rủi ro về mất mát, thất lạc dữ liệu không đáng có.

Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực

Đây là lý do cốt lõi, tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, lợi nhuận của doanh nghiệp sản xuất. Hệ thống CNTT cho phép lập kế hoạch và quản lý tài nguyên hiệu quả hơn (con người, máy móc, nguyên liệu). Từ đó hạn chế chi phí phát sinh do lỗi sản xuất, tồn kho dư thừa, hoặc quản lý sai, giảm thiểu thời gian chết của máy móc.

Tăng cường hợp tác và kết nối nội bộ

Hệ thống CNTT tạo điều kiện kết nối và giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Bởi vì hệ thống CNTT giúp trao đổi dữ liệu, tạo ra dòng chảy thông tin thông suốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, và giữa các cấp từ lãnh đạo, quản lý đến nhân viên.

Hệ thống IT nói chung còn hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng thông qua kết nối với các nhà cung cấp và khách hàng, từ đó tăng cường sự hợp tác, mang lại hiệu quả cao trong công việc.

Thúc đẩy đổi mới và sáng tạo

Về bản chất, một chiến lược IT sẽ khuyến khích ứng dụng công nghệ mới vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Hỗ trợ thử nghiệm các mô hình kinh doanh mới như dịch vụ hóa (Servitization) hoặc sản xuất theo yêu cầu. Đây đều là yếu tố cốt lõi để một doanh nghiệp có thể phát triển hơn, tạo ra dấu ấn riêng trên thị trường.

Hỗ trợ mở rộng quy mô sản xuất

Một chiến lược IT tốt sẽ là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không làm mất kiểm soát hoặc gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất. Các nền tảng CNTT linh hoạt cho phép tích hợp dễ dàng khi doanh nghiệp mở rộng hoặc hợp nhất.

Đáp ứng yêu cầu của đối tác và khách hàng

Nhiều đối tác và khách hàng yêu cầu doanh nghiệp sản xuất phải có quy trình quản lý minh bạch, thông qua hệ thống CNTT. Trên thực tế, DEHA Digital Solutions đã có cơ hội tư vấn và triển khai Hệ thống MES “cấp tốc” cho những khách hàng trong tình huống đó để họ chứng minh được năng lực quản lý và khả năng truy xuất thông tin.

Xu hướng nội địa hoá nguồn hàng để tiết kiệm chi phí ngày càng được chú trọng khiến những doanh nghiệp lớn có nhu cầu cao trong việc tìm kiếm các đơn vị sản xuất trong nước. Bối cảnh này như một tín hiệu tích cực giúp các doanh nghiệp sản xuất có nhiều đơn hàng hơn trong tương lai.

Trên đây là 10 lợi ích mà bất kỳ một nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất nào cũng mong muốn đạt được. Những lợi ích này hẳn đã hoàn toàn thuyết phục chúng ta cần nhanh chóng xây dựng một chiến lược IT bài bản ngay từ bây giờ. Vậy có lời khuyên thực tế nào giúp xây dựng một chiến lược IT tốt hay không?

Những lời khuyên thực tiễn để xây dựng một chiến lược IT tốt

Không có hai doanh nghiệp nào giống nhau – mỗi doanh nghiệp sẽ cần một chiến lược IT riêng, phù hợp với bối cảnh của mình. Tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy có một số lời khuyên thực tiễn, phù hợp với tất cả doanh nghiệp có thể làm theo khi phát triển chiến lược IT của mình:

• Xác định và trao đổi với các đại diện phòng ban liên quan chính để hiểu những gì lãnh đạo cấp cao mong đợi từ quy trình này.
• Cần nắm rõ kế hoạch kinh doanh trong 3 – 5 năm tới
• Xem xét các giải pháp khác nhau để có những quyết định chính xác nhất
• Xây dựng khung đào tạo, giảng dạy về Chiến lược IT cũng như cách triển khai. Tránh sử dụng những thuật ngữ IT khó hiểu, nếu phải dùng, hãy tìm cách giải thích nó sao cho mọi người có thể hiểu được dễ dàng.
• Liên tục phân tích và chỉnh sửa chiến lược để phù hợp với thực tế doanh nghiệp
• Xây dựng một bản đánh giá hạ tầng CNTT hiện tại 
• Hãy quan tâm đến các mục tiêu dài hạn hơn khi thiết lập Chiến lược IT
• Thiết lập ngân sách
• Xây dựng một chiến lược IT có thể hành động nhằm hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức

7 bước xây dựng chiến lược IT chuyên nghiệp

Bước 1: Thiết lập nhóm nhân sự triển khai

Để tạo chiến lược CNTT toàn diện, hãy tập hợp một nhóm gồm nhiều bộ phận hoặc chức năng. Việc bao gồm đại diện từ các bộ phận như tài chính, vận hành, tiếp thị và dịch vụ khách hàng sẽ mang lại sự hiểu biết toàn diện về nhu cầu của tổ chức và sẽ tạo điều kiện cho sự hợp tác. Một loạt các quan điểm đảm bảo tất cả các khía cạnh trong nhu cầu hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp đều được xem xét, đồng thời tăng khả năng triển khai thành công chiến lược CNTT.

Bước 2: Mô tả hiện trạng CNTT của doanh nghiệp

Khi phát triển chiến lược CNTT, điều cần thiết là phải ghi nhận và mô tả chính xác hiện trạng công nghệ hiện tại của doanh nghiệp. Vì vậy, trước tiên, tìm hiểu trong ngành nghề của bạn đang có những công nghệ mới nào. Sau đó, quay lại đánh giá hệ thống công nghệ hiện tại của doanh nghiệp. Tiếp đến sẽ cần lập kế hoạch về việc xây dựng hệ thống công nghệ mới.

Đánh giá nội bộ ngắn gọn có thể đủ nếu lường trước những thay đổi tối thiểu, chẳng hạn như áp dụng hệ thống đám mây. Tuy nhiên, các tổ chức có thể cần đánh giá toàn diện hơn nếu phải đối mặt với sự cạnh tranh mới hoặc thâm nhập thị trường mới. Khi xem xét trạng thái hiện tại, hãy xem xét cơ sở hạ tầng và phần mềm được sử dụng cũng như khả năng và mức độ hỗ trợ công nghệ hiện có. Đánh giá cách quản lý công nghệ, các kỹ năng và nhân sự sẵn có cũng như mức độ hoàn thiện tổng thể của quy trình. Đặc biệt chú ý đến các quy trình bảo mật và các điểm yếu hoặc mối đe dọa tiềm ẩn.

Thay vì theo đuổi một chiến lược ngắn hạn chỉ phù hợp trong thời gian ngắn, doanh nghiệp cần phát triển chiến lược CNTT dài hạn nhằm tiết kiệm chi phí đầu tư và mang lại hiệu quả thực sự. Khi tham gia vào phần này của quy trình, hãy thúc đẩy nhóm đưa ra những ý tưởng đổi mới và ngăn cản suy nghĩ tiêu cực và hoài nghi.

Bước 3: Phân tích dữ liệu

Ở bước này, tất cả thông tin thu thập được sẽ được phân tích để xác định nhu cầu CNTT của doanh nghiệp là gì và bối cảnh CNTT trong tương lai sẽ như thế nào.

Những điểm chính cần phân tích bao gồm:

• Hiểu được chiến lược kinh doanh trong tương lai. Chiến lược CNTT sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hãy xem xét danh mục sản phẩm/dịch vụ sẽ như thế nào trong tương lai. Hãy xem doanh nghiệp sẽ vận hành như thế nào và phát triển mô hình hoạt động CNTT.
• Xem xét chiến lược CNTT hiện tại, nếu có.
• Đánh giá cách tổ chức sẽ đáp ứng milestone, benchmark và KPI.
• Tiến hành phân tích khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và tương lai.
• Hãy lên kế hoạch để thu hẹp khoảng cách hiện tại và tương lai. Tính khả thi về mặt kỹ thuật và những hạn chế, bao gồm cả nguồn tài trợ, đều là một phần của vấn đề này.

Bước 4: Phát triển kế hoạch chi tiết (trong giai đoạn từ 3 – 5 năm)

Việc này được thực hiện bởi các nhà lãnh đạo hoặc chuyên gia tư vấn CNTT cấp cao bằng cách lựa chọn ưu tiên xuất phát từ quá trình phân tích. Hai điểm quan trọng cần kết hợp là:

• Chiến lược đạt được phải cho phép sự linh hoạt vì mọi thứ sẽ thay đổi và những điều không mong đợi sẽ xảy ra.
• Giới hạn các sáng kiến ​​cho bộ phận CNTT trong khoảng 4-7 hạng mục (quá nhiều sáng kiến ​​có thể khiến dẫn đến sự thiếu tập trung).

Bước 5: Phân tích các sáng kiến CNTT

Một lưu ý là chúng ta sẽ ưu tiên lựa chọn những sáng kiến CNTT dựa trên 3 yếu tố:

• Giá trị tạo ra
• Chi phí
• Mức độ phức tạp

Khi phân tích các sáng kiến ​​CNTT được đề xuất, điều quan trọng là phải đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Các sáng kiến ​​được lựa chọn sẽ tác động đến từng mục tiêu và đóng góp vào những kết quả có thể đo lường được.

Bước 6: Xây dựng lộ trình thực hiện

Trong suốt quá trình thực hiện, bạn cần đảm bảo có sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm dự án.

Việc phát triển một chiến lược CNTT hiệu quả đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và xem xét nhu cầu của các bộ phận/ phòng ban. Nó phải bao gồm một lộ trình triển khai nêu chi tiết cách công ty sẽ chuyển từ ý tưởng sang thực thi và đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan, những người cần tham gia vào những thay đổi trong đầu tư công nghệ.

Bước 7: Giám sát, đo lường, sửa đổi

Bước cuối cùng, doanh nghiệp cần đo lường hiệu quả nhằm mang đến sự minh bạch tuyệt đối. Lập kế hoạch đánh giá chiến lược CNTT theo năm hoặc kế hoạch 3 năm luân phiên; và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào.

DEHA Digital Solutions hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ (SMEs) trong việc xây dựng chiến lược IT

Để xây dựng một chiến lược IT bài bản thì yếu tố quan trọng nhất chính là đội ngũ nhân sự triển khai của chính doanh nghiệp. Vì chỉ có những nhân sự của doanh nghiệp mới hiểu rõ nhất về tình trạng CNTT hiện tại, những vấn đề hay khó khăn cần được tháo gỡ.

Đồng hành cùng với đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp tạo nên một bản chiến lược IT toàn diện, chắc chắn sẽ cần một đối tác CNTT giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất. Và DEHA Digital Solutions là một lựa chọn đáng tin cậy với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong tư vấn, triển khai xây dựng các hệ thống CNTT.

Khi làm việc với DEHA Digital Solutions, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích như:

• Được hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất của nhiều ngành nghề như Bao bì, Linh kiện điện tử…
• Nhận được tư vấn xây dựng chiến lược IT theo nhu cầu thực tế và hiện trạng
• Yên tâm nhờ sự bảo mật mạnh mẽ được chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế ISO 27001

Hãy liên hệ ngay DEHA Digital Solutions để nhận tư vấn xây dựng lộ trình ứng dụng CNTT vào doanh nghiệp sản xuất một cách nhanh chóng và hiệu quả.