Bên cạnh những lợi ích to lớn khi triển khai ERP thì không thể không nói tới những rủi ro tiềm ẩn. Nếu nhà quản lý không nắm rõ những rủi ro này, không hiểu được gốc rễ nguyên nhân thì khó lòng có thể đối mặt với các thách thức, đưa doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.
Thiếu tác động kinh tế tích cực
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), kỳ vọng ERP sẽ ngay lập tức giúp họ tăng lợi nhuận hoặc giảm chi phí. Tuy nhiên, nếu triển khai không đúng cách, ERP có thể không mang lại giá trị kinh tế như mong đợi.
Trong chuyến thăm và khảo sát một công ty may mặc ở Bắc Ninh vào cuối năm 2024, chúng tôi đã được lắng nghe câu chuyện về chuyển đổi số do lãnh đạo doanh nghiệp này chia sẻ. Họ bắt đầu triển khai ERP vào cuối năm 2022 với kỳ vọng lớn lao đó là chỉ số ROI đạt 30% nhờ vào giảm thất thoát nguyên liệu và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Tuy nhiên, do thiếu chiến lược rõ ràng, việc vận hành hệ thống mới gây gián đoạn sản xuất, dẫn đến đơn hàng bị chậm tiến độ, ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng. Không những chỉ số ROI không đạt như ước tính mà còn gây thiệt hại về kinh tế.
Giải pháp giúp nhà quản lý có thể tránh không đi vào vết xe đổ ấy là gì?
Xây dựng chiến lược ROI (Return on Investment) rõ ràng
Chiến lược ROI rõ ràng giúp tránh tình trạng triển khai ERP tốn kém nhưng không mang lại hiệu quả thực tế, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi ích và thu hồi vốn nhanh hơn. Muốn làm được điều này, nhà quản lý cần xác định rõ các lợi ích cụ thể mà ERP có thể mang lại, ví dụ:
- Giảm chi phí quản lý tồn kho: Giảm hàng tồn dư thừa, tối ưu hóa kho bãi.
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Giảm thời gian từ lúc nhận đơn đến khi giao hàng.
- Cải thiện độ chính xác của dữ liệu: Giảm sai sót trong kế toán, báo cáo tài chính.
- Nâng cao năng suất lao động: Tự động hóa các công việc thủ công, giảm phụ thuộc vào nhân sự.
Trong nội dung ERP thúc đẩy ROI cho doanh nghiệp như thế nào? chúng tôi đã chia sẻ cách rất chi tiết tính toán ROI khi triển khai ERP, mời bạn tham khảo thêm nhé!
Thuê chuyên gia ERP hoặc đơn vị tư vấn có kinh nghiệm trong ngành
Điều này đảm bảo việc triển khai hệ thống ERP được đúng hướng ngay từ ban đầu, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực. Để đảm bảo hiệu quả tối đa, phía doanh nghiệp cần làm rõ những nhu cầu, mong muốn của mình khi triển khai ERP. Khi tìm đối tác tư vấn ERP, doanh nghiệp nên nghiên cứu 3 khía cạnh:
- Kinh nghiệm thực tế: Đã triển khai thành công cho những công ty tương tự?
- Hiểu biết về ngành: Đã làm việc với doanh nghiệp trong ngành sản xuất, thương mại, logistics?
- Hỗ trợ sau triển khai: Có cam kết hỗ trợ sau khi hệ thống đi vào hoạt động?
Đánh giá hiệu quả định kỳ thay vì chỉ nhìn vào lợi nhuận ngắn hạn
Để làm được điều này, nhà quản lý nên xây lộ trình đánh giá theo từng giai đoạn như 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, 3 năm… Bên cạnh đó, cần đưa ra được những phân tích tác động việc triển khai ERP lên toàn bộ chuỗi giá trị như:
- ERP có giúp giảm thời gian xử lý đơn hàng không?
- ERP có cải thiện khả năng dự báo nhu cầu thị trường không?
- ERP có giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường nhanh hơn không?
Nếu sau 6 tháng, ERP không mang lại hiệu quả như kỳ vọng, doanh nghiệp cần:
- Xác định nguyên nhân (Ví dụ: nhân viên chưa sử dụng hết tính năng, dữ liệu nhập chưa chuẩn).
- Điều chỉnh mô hình triển khai (Ví dụ: đào tạo thêm, tích hợp thêm mô-đun mới).
Kết quả ngắn hạn
Rủi ro này được hiểu là hệ thống ERP chỉ mang lại kết quả trong 1 khoảng thời gian ngắn. Nhiều doanh nghiệp triển khai ERP trong thời gian ngắn mà không có kế hoạch dài hạn, khiến hệ thống nhanh chóng trở nên lỗi thời hoặc không đáp ứng nhu cầu khi công ty mở rộng.
Một công ty thực phẩm ở Bình Dương triển khai ERP nhưng chỉ tập trung vào quản lý kho và bán hàng mà không tính đến việc mở rộng sản xuất trong tương lai. Khi số lượng nhà máy tăng lên, hệ thống không còn đủ linh hoạt, dẫn đến phải triển khai lại từ đầu với chi phí lớn hơn.
Để đối mặt với thách thức phổ biến này, nhà quản lý nên tham khảo 2 giải pháp sau:
Chọn giải pháp ERP có khả năng mở rộng linh hoạt
Nhiều hệ thống ERP được thiết kế theo một tiêu chuẩn chung, gần như không thể mở rộng hay tùy chỉnh. Đó là lý do nhà quản lý nên ưu tiên lựa chọn giải pháp ERP có thiết kế linh hoạt như DEHA:ERP mà chúng tôi đang cung cấp.
ERP dạng Module vừa có thể liên kết với nhau, vừa có thể triển khai độc lập , tùy theo yêu cầu và chi phí ban đầu của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, chúng còn có khả năng mở rộng nheo như cầu, ví dụ như tăng số lượng Module lên, mở rộng nghiệp vụ trong chính các Module mà doanh nghiệp đang sử dụng, hay mở rộng cơ sở hạ tầng.
Một doanh nghiệp ban đầu chỉ cần quản lý tài chính – kế toán, nhưng 1 năm sau có mở rộng hệ thống quản lý thêm về sản xuất, nhân sự, kho bãi… Những Module này có thể kết nối với nhau một cách dễ dàng, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ trên toàn hệ thống, thuận tiện cho công việc của các bộ phận.
Những ERP có khả năng tùy chỉnh nhanh chóng với một mức chi phí phù hợp cũng cần được nhà quản lý ưu tiên lựa chọn, đặc biệt là với doanh nghiệp sản xuất. Hệ thống ERP này có thể chỉnh sửa quy trình, báo cáo, giao diện để phù hợp với cách vận hành riêng.
Lập kế hoạch triển khai ERP cần gắn liền với chiến lược phát triển dài hạn của công ty
Một số doanh nghiệp triển khai ERP nhưng không gắn với chiến lược dài hạn, chỉ xem ERP như một công cụ thay thế phần mềm kế toán cũ. Sau khi triển khai xong, ERP không hỗ trợ được các mục tiêu lớn như mở rộng thị trường, tối ưu chuỗi cung ứng, chuyển đổi số… Đây là điều vô cùng lãng phí!
Tầm nhìn, chiến lược phát triển dài hạn của công ty trong 10 năm, 15 năm cần được làm rõ và chia sẻ với đối tác triển khai ERP. Nếu công ty dự định mở rộng nhà máy, ERP phải hỗ trợ quản lý nhiều địa điểm sản xuất. Hay nếu công ty có tầm nhìn vươn biển lớn, xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài, thì ERP cần hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ, tuân thủ chuẩn kế toán quốc tế (IFRS).
Làm chậm các quy trình kinh doanh hiện tại
Doanh nghiệp lo ngại rằng ERP sẽ làm gián đoạn hoạt động kinh doanh vì nhân sự mất thời gian học cách sử dụng hệ thống mới.
Một công ty sản xuất linh kiện điện tử ở Bắc Ninh triển khai ERP, nhưng đội ngũ kế toán và quản lý kho mất hơn 6 tháng để làm quen với hệ thống, làm chậm tiến độ đơn hàng và khiến khách hàng phàn nàn.
Giải pháp duy nhất giúp loại bỏ rủi ro này xảy ra đó là tiến hành đào tạo nhân sự từ trước khi hệ thống ERP chính thức đi vào hoạt động. Đồng thời áp dụng phương pháp triển khai theo từng giai đoạn thay vì làm đồng loạt
Việc đào tạo nhân sự nên chia theo cấp bậc để mang lại hiệu quả tốt nhất:
- Cấp lãnh đạo: Hiểu về tầm quan trọng của ERP, cách sử dụng dữ liệu báo cáo để ra quyết định.
- Quản lý cấp trung: Học cách sử dụng ERP để theo dõi hoạt động, kiểm soát tiến độ.
- Nhân viên vận hành: Thực hành nhập dữ liệu, xử lý đơn hàng, quản lý kho, tài chính…
Áp dụng phương pháp “Train the Trainer”, nghĩa là đào tạo trước cho một nhóm chuyên gia nội bộ (gọi là key users), sau đó nhóm này sẽ hướng dẫn lại nhân viên trong công ty. Phương pháp đào tạo này mang lại những lợi ích như:
- Không bị phụ thuộc quá nhiều vào sự đào tạo của nhà cung cấp ERP, tiết kiệm chi phí đào tạo cho doanh nghiệp.
- Giúp nhân viên tiếp thu nhanh hơn vì được đào tạo bởi đồng nghiệp hiểu công việc thực tế.
Mục tiêu không rõ ràng
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam triển khai ERP theo trào lưu mà không xác định rõ mục tiêu cụ thể, dẫn đến lãng phí tài nguyên.
Một doanh nghiệp xây dựng tại Hà Nội đầu tư ERP nhưng không biết rõ mình cần quản lý tài chính, nhân sự hay vật tư hiệu quả hơn. Hệ thống ERP được cài đặt nhưng không phát huy hiệu quả, gây lãng phí hàng tỷ đồng.
Đối với rủi ro này, các chuyên gia chuyển đổi số của DEHA Digital Solutions đưa ra 2 giải pháp:
- Xác định rõ mục tiêu trước khi triển khai (VD: giảm chi phí tồn kho, tăng hiệu suất sản xuất).
- Thực hiện khảo sát nội bộ để hiểu rõ các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.
Xung đột nội bộ
Ở nhiều công ty Việt Nam, các phòng ban có thói quen làm việc riêng lẻ, khiến ERP gặp trở ngại trong quá trình triển khai do xung đột lợi ích giữa các bộ phận.
Một công ty logistics ở Đà Nẵng triển khai ERP nhưng bộ phận kho muốn giữ cách quản lý cũ bằng Excel trong khi bộ phận kế toán yêu cầu đồng bộ dữ liệu tài chính. Điều này dẫn đến tranh cãi nội bộ, làm chậm quá trình triển khai.
Đây là rủi ro thường thấy nhất khi triển khai ERP. Và đây là giải pháp những nhà quản lý có thể ứng dụng:
Thống nhất lợi ích của từng bộ phận trước khi triển khai
Những cuộc họp lúc này là điều vô cùng cần thiết. Sẽ cần mời đại diện từ tất cả các bộ phận để thảo luận nhu cầu và lợi ích mong muốn từ ERP. Đồng thời ghi nhận những khác biệt để điều chỉnh hệ thống ERP cho phù hợp.
Tại những buổi họp này, cần giúp mọi người hiểu rõ lợi ích của phòng ban khi triển khai ERP. Lập bảng lợi ích ERP cho từng bộ phận, ví dụ như:
- Kế toán: Giảm thất thoát tài chính, kiểm soát công nợ chính xác.
- Sản xuất: Theo dõi tiến độ đơn hàng theo thời gian thực.
- Kho vận: Kiểm soát nhập xuất kho chính xác, giảm tồn kho dư thừa.
- Bán hàng: Nắm rõ số lượng hàng tồn kho để chốt đơn hàng nhanh hơn.
Cuối cùng, cần đưa ra quy trình làm việc thống nhất trước khi nhập vào ERP. Ví dụ: Chốt công nợ như thế nào? Khi nào thì đơn hàng mới được xuất kho? Quy trình chuẩn phải được tất cả các bộ phận đồng ý trước khi đưa vào ERP để tránh thay đổi liên tục sau này.
Tổ chức các buổi đào tạo giúp nhân viên hiểu lợi ích của ERP đối với toàn công ty
Tổ chức hội thảo nội bộ về ERP:
- Mời chuyên gia ERP hoặc người quản lý dự án ERP nội bộ để chia sẻ về lợi ích của hệ thống.
- Giới thiệu câu chuyện thành công từ các công ty khác để nhân viên thấy ERP không phải là gánh nặng, mà là công cụ giúp họ làm việc hiệu quả hơn.
Chia nhân viên theo từng nhóm để đào tạo theo vai trò:
- Nhóm kế toán: Cách sử dụng ERP để theo dõi công nợ, làm báo cáo tài chính.
- Nhóm kho: Cách nhập xuất hàng, kiểm kê tự động bằng ERP.
- Nhóm bán hàng: Cách kiểm tra hàng tồn kho, tạo đơn hàng trực tiếp trên ERP.
Đào tạo thực hành thay vì chỉ lý thuyết:
- Thay vì chỉ giảng giải, hãy cho nhân viên thực hành trên ERP ngay trong buổi đào tạo.
- Ví dụ: Một nhân viên bán hàng sẽ thử tạo đơn hàng trên hệ thống để thấy được quy trình từ lúc nhập đơn => kiểm tra kho => xuất hàng => cập nhật công nợ.
Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết:
- Video hướng dẫn, SOP (Standard Operating Procedure) theo từng nghiệp vụ để nhân viên có thể xem lại khi cần.
- Ví dụ: Nếu nhân viên kho quên cách kiểm kê hàng hóa trên ERP, họ có thể mở SOP và làm theo từng bước.
Chi phí triển khai ERP vượt mức dự toán
Các doanh nghiệp thường đánh giá thấp chi phí triển khai ERP, đặc biệt là chi phí bảo trì, nâng cấp và đào tạo nhân viên.
Một công ty chế biến gỗ ở Đồng Nai dự toán chi phí triển khai ERP là 2 tỷ đồng, nhưng sau khi triển khai, chi phí thực tế lên đến 3,5 tỷ đồng do phát sinh nhu cầu tùy chỉnh phần mềm và đào tạo nhân viên.
Giải pháp cho vấn đề này là:
- Lập ngân sách ERP bao gồm cả chi phí ẩn như bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật.
- Chọn hệ thống ERP có chi phí minh bạch và tránh tùy chỉnh quá mức.
Cải thiện chất lượng dữ liệu
Nhiều doanh nghiệp có dữ liệu rời rạc, lỗi thời hoặc không đồng bộ giữa các phòng ban, gây khó khăn khi nhập dữ liệu vào ERP.
Một công ty dệt may ở Nam Định có dữ liệu khách hàng từ 10 năm trước nhưng không được cập nhật. Khi triển khai ERP, nhiều thông tin bị sai hoặc trùng lặp, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Giải pháp cho vấn đề này là:
- Rà soát và làm sạch dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống mới.
- Áp dụng quy trình chuẩn để cập nhật dữ liệu liên tục.
Tích hợp dữ liệu từ nhiều nền tảng khác nhau
Doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ (Excel, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho, v.v.), dẫn đến khó khăn khi đồng bộ dữ liệu với ERP.
Một công ty sản xuất nội thất tại TP.HCM có hệ thống kế toán chạy trên phần mềm MISA, hệ thống quản lý kho dùng phần mềm khác, dẫn đến việc tích hợp vào ERP gặp nhiều lỗi, gây gián đoạn hoạt động.
Giải pháp cho vấn đề này là:
- Kiểm tra khả năng tương thích của ERP với các phần mềm hiện có.
- Lựa chọn ERP có khả năng tích hợp linh hoạt với các công cụ sẵn có.
Như vậy, việc triển khai ERP trong doanh nghiệp sản xuất mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro. Để giảm thiểu những rủi ro này, doanh nghiệp cần có một chiến lược triển khai ERP bài bản, trong đó tập trung vào: sự cam kết từ lãnh đạo, thống nhất lợi ích giữa các bộ phận, làm sạch dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống, chọn đối tác ERP phù hợp, đào tạo nhân viên, triển khai theo từng giai đoạn, tính toán chi phí thực tế, và đảm bảo ERP có khả năng mở rộng trong tương lai.
Một dự án ERP thành công không chỉ dựa vào phần mềm mà còn phụ thuộc vào con người, quy trình và sự sẵn sàng thay đổi của toàn bộ tổ chức. Khi các rủi ro được kiểm soát ngay từ đầu, ERP sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và tăng cường khả năng cạnh tranh trong bối cảnh chuyển đổi số.
