Chuyển đổi sang hệ thống ERP mới là một cột mốc quan trọng, nhưng làm thế nào để quá trình “go-live” diễn ra suôn sẻ mà không gây gián đoạn cho doanh nghiệp? Từ lập kế hoạch chi tiết, quản lý rủi ro đến quản lý đội ngũ, mỗi yếu tố đều đóng vai trò quyết định trong hành trình này. Hãy cùng DEHA khám phá 10 yếu điểm giúp quá trình go-live ERP diễn ra suôn sẻ, thành công và mang lại hiệu quả cao.
Go-live ERP là gì? 3 phương pháp go-live ERP phổ biến
Go-live ERP là quá trình doanh nghiệp chính thức đưa hệ thống ERP từ giai đoạn thử nghiệm chuyển sang sử dụng thực tế. Tại thời điểm này, hệ thống mới sẽ bắt đầu vận hành đầy đủ, cho phép người dùng thực hiện các giao dịch trực tiếp và dần thay thế hoàn toàn hệ thống cũ.
Đây không chỉ là bước chuyển đổi kỹ thuật mà còn là thời khắc đánh dấu sự thay đổi trong cách quản lý và vận hành của tổ chức, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả.
Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp go-live phổ biến:
Chuyển đổi ngay lập tức
Doanh nghiệp chuyển đổi hoàn toàn sang hệ thống ERP mới trong một lần duy nhất, ngừng sử dụng phần mềm cũ ngay lập tức. Phương pháp này nhanh gọn, đảm bảo tất cả bộ phận hoạt động đồng bộ trên cùng một nền tảng, nhưng cần kiểm tra kỹ càng để tránh rủi ro ảnh hưởng dây chuyền nếu xảy ra lỗi.
Chuyển đổi theo giai đoạn
Hệ thống ERP được triển khai từng phần, có thể theo mô-đun, khu vực hoặc đơn vị kinh doanh, với nhiều mốc go-live nhỏ. Cách tiếp cận này giảm áp lực cho mỗi lần chuyển đổi, dễ kiểm soát hơn, dù cần sự phối hợp chặt chẽ để quản lý các hệ thống song song trong giai đoạn.
Chuyển đổi song song
Doanh nghiệp vận hành đồng thời cả hệ thống cũ và mới, giúp người dùng làm quen dần với ERP mà không gián đoạn công việc. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi nhiều tài nguyên, dễ dẫn đến trùng lặp dữ liệu và có thể khiến đội ngũ chậm thích nghi nếu vẫn phụ thuộc vào hệ thống cũ.
10 yếu điểm quyết định thành công của giai đoạn go-live ERP
Go-live ERP là thời điểm hệ thống mới chính thức đi vào hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là 10 tiêu chí then chốt, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn, giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quá trình go-live ERP.
Lập kế hoạch cụ thể cho giai đoạn go-live
Lập kế hoạch chi tiết cho quá trình go-live ERP sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước thực thi cụ thể, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, vạch ra được timeline cụ thể đồng thời dự trù thêm thời gian để xử lý những sự cố bất ngờ. Một điểm cực kỳ quan trọng mà nhà quản trị cần thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch chính là xác định được những vấn đề nghiêm trọng cản trở quá trình chuyển đổi và tiến hành giải quyết triệt để.
Việc kiểm tra và chạy thử trước go-live đóng vai trò cốt lõi để phát hiện và phân loại lỗi. Doanh nghiệp cần ưu tiên xử lý những vấn đề có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh còn một số lỗi nhỏ có thể để lại và lên kế hoạch khắc phục về sau. Hãy nhớ rằng:
- Xác định lỗi nghiêm trọng: Các vấn đề được phát hiện trong quá trình kiểm thử cần được đánh giá để phân biệt đâu là lỗi cần sửa ngay và đâu là lỗi có thể xử lý sau go-live.
- Kỳ vọng thực tế: Không hệ thống nào hoàn hảo ngay từ đầu, việc xuất hiện lỗi sau go-live là điều bình thường và không nên quá lo ngại. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần thiết lập ranh giới rõ ràng về những gì phải hoàn thiện trước ngày triển khai để tránh trì hoãn không cần thiết.
Nhận diện rủi ro và lập kế hoạch ứng phó
Việc hiểu và quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu khi chuẩn bị cho go-live ERP. Hãy bắt đầu bằng cách phân tích mọi kịch bản có thể xảy ra sai sót, từ lỗi kỹ thuật đến vấn đề vận hành. Nhà quản trị nên có các cuộc họp với đội ngũ của mình để cùng nhau thảo luận, đóng góp ý kiến và đưa ra được danh sách những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình go-live. Các rủi ro này cần được đánh giá toàn diện, chi tiết.
Sau khi có danh sách rủi ro, doanh nghiệp hãy xây dựng kế hoạch cụ thể để đối phó với từng tình huống. Dù không thể lường trước mọi vấn đề, nhưng việc nhận diện được rủi ro và lập kế hoạch ứng phó sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều giá trị:
- Giảm thiểu rủi ro: Mỗi rủi ro có một giải pháp rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp không rơi vào thế bị động khi gặp vấn đề.
- Tăng cường sự sẵn sàng: Nhờ chuẩn bị kỹ, đội ngũ của bạn sẽ bước vào giai đoạn go-live với tâm thế tự tin, sẵn sàng ứng phó hiệu quả dù là với vấn đề đã dự đoán hay những tình huống bất ngờ.
Thiết lập kênh liên lạc hiệu quả cho go-live ERP
Giao tiếp liền mạch là yếu tố sống còn trong suốt giai đoạn go-live và toàn bộ dự án ERP. Doanh nghiệp cần chọn một nền tảng duy nhất để đội ngũ sử dụng khi cập nhật tiến độ hoặc báo cáo sự cố, đảm bảo mọi thông tin được tập trung và dễ theo dõi. Ngoài đội ngũ triển khai nội bộ thì doanh nghiệp cũng đừng quên đưa thêm đối tác triển khai ERP vào hệ thống liên lạc này.
Đồng thời doanh nghiệp hãy thông báo trước cho khách hàng và nhà cung cấp về thời điểm chuyển đổi, các mốc thời gian cụ thể và các dự tính về việc chậm trễ trong kinh doanh. Hành động này không chỉ cho thấy doanh nghiệp đã sẵn sàng cho quá trình chuyển mình mà còn luôn tôn trọng và đặt khách hàng, đối tác lên hàng đầu.
Chuẩn bị đội ngũ phù hợp cho go-live
Thành công của go-live phụ thuộc lớn vào sự sẵn sàng của những người tham gia. Vậy nên doanh nghiệp hãy đảm bảo đội ngũ chủ chốt luôn sẵn sàng có mặt và có sự tập trung cao độ:
- Phân bổ nguồn lực: Xác định rõ nhân lực cần tham gia trong quá trình go-live từ người dùng cuối, bộ phận IT cho đến các bộ phận hỗ trợ. Nhà quản lý cần phân công đủ khối lượng công việc, đảm bảo đội ngũ tham gia quá trình go-live có thể dành hết toàn bộ năng lượng và trí lực cho quá trình chuyển đổi.
- Tăng cường sự sẵn sàng: Đảm bảo đội ngũ được nghỉ ngơi đầy đủ, giữ tinh thần thoải mái và sẵn sàng xử lý mọi tình huống bất ngờ, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu áp lực trong giai đoạn quan trọng này.
Dành nguồn lực lớn cho việc đào tạo và kiểm tra mức độ chấp nhận
Kiểm tra chấp nhận người dùng và đào tạo là hai yếu tố then chốt để đảm bảo go-live ERP thành công. Quá trình kiểm tra không chỉ giúp doanh nghiệp phát hiện lỗ hổng bằng cách chạy thử các quy trình với dữ liệu thực trong môi trường thử nghiệm mà còn giảm thiểu rủi ro từ những vấn đề nhỏ có thể gây tốn kém sau này. Vì vậy, hãy kiểm tra thật kỹ và nhiều lần. Song song đó, đào tạo hiệu quả giúp đội ngũ làm quen với hệ thống, tập trung vào giá trị thực tế mà hệ thống ERP mang lại cho công việc của họ, từ đó thúc đẩy sự chấp nhận và rút ngắn thời gian đạt được lợi tức đầu tư (ROI).
Thực hiện tổng duyệt trước go-live
Tổng duyệt là bước cuối cùng để kiểm chứng mọi thứ trước ngày quan trọng. Doanh nghiệp hãy bắt đầu bằng việc mô phỏng quá trình chuyển đổi:
- Kiểm tra dữ liệu: Thực hành di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang mới, đảm bảo dữ liệu sạch, chính xác và không bị thiếu sót.
- Rà soát trình tự go-live: Cùng đối tác ERP chạy thử toàn bộ quy trình, xác định rõ ngày cắt dữ liệu, các phần cần nhập tay và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bước. Điều này giúp doanh nghiệp tự tin hơn và giảm thiểu tối đa rủi ro khi hệ thống chính thức vận hành.
Sẵn sàng lắng nghe, đón nhận mọi ý kiến
Trong doanh nghiệp, không phải ai cũng trong tâm thế sẵn sàng chấp nhận hệ thống ERP mới và đôi khi họ sẽ có những ý kiến trái chiều hoặc những lời phê bình với hệ thống mới. Vì vậy các nhà quản trị thay vì gạt bỏ và áp đặt thì hãy dành thời gian lắng nghe mọi ý kiến.
Nếu mọi thứ đã sẵn sàng và số lượng đồng thuận nhiều hơn thì doanh nghiệp có thể tự tin tiến hành go-live. Nhưng nếu số lượng phản đối nhiều hơn hoặc họ đưa ra những vấn đề quan ngại có cơ sở thì hãy dừng lại, đánh giá và xử lý trước khi triển khai. Dù điều đó có thể trì hoãn kế hoạch nhưng nó sẽ giúp mỗi bước đi của doanh nghiệp thêm chắc chắn, không mạo hiểm, giảm thiểu rủi ro.
Xây dựng danh sách kiểm tra go-live chi tiết
Một danh sách kiểm tra go-live rõ ràng là công cụ giữ cho đội ngũ thực hiện đi đúng hướng. Đây là cách đảm bảo mọi thứ được tổ chức chặt chẽ:
- Theo dõi toàn diện: Ghi lại tiến độ các nhiệm vụ như kiểm tra, đào tạo, làm sạch dữ liệu, di chuyển dữ liệu, cùng với vai trò, trách nhiệm cụ thể và thời điểm dừng hệ thống cũ có thể là chuỗi ngày nếu bạn chọn triển khai theo giai đoạn.
- Chuẩn bị trước chuyển đổi: Liệt kê các bước cần hoàn thành trước khi tắt hệ thống cũ (như cắt séc để đơn giản hóa A/P), sao lưu dữ liệu, cập nhật tài chính (số dư GL, A/R, A/P, hàng tồn kho), kèm tài liệu quy trình và liên kết đào tạo hữu ích.
- Thông báo bên ngoài: Đừng quên cập nhật khách hàng và nhà cung cấp về ngày go-live, tác động đến họ và các liên kết mới nếu cần mọi chi tiết đều quan trọng để tránh gián đoạn.
Quan tâm và hỗ trợ đội ngũ trong giai đoạn go-live
Triển khai ERP là một hành trình dài hơi, đòi hỏi đội ngũ triển khai vừa đảm bảo được công việc hàng ngày vừa xử lý tốt một lượng lớn công việc của quá trình go-live. Càng đến gần thời điểm go-live áp lực của toàn bộ đội ngũ càng tăng cao đây là lúc doanh nghiệp cần quan tâm và cật lực hỗ trợ đội ngũ go-live. Doanh nghiệp có thể tìm cách giảm căng thẳng như: Thường xuyên động viên, tạo không gian làm việc thư giãn, hay phần thưởng xứng đáng hoặc món quà nhỏ.
Tôn vinh cột mốc go-live và tái tạo năng lượng
Chuyển sang hệ thống ERP mới là một bước ngoặt đáng kể, xứng đáng được ăn mừng. Sau go-live, doanh nghiệp hãy dành thời gian để:
- Kỷ niệm thành quả: Tổ chức một hoạt động thú vị cùng đội ngũ để đánh dấu thành công, vừa khích lệ tinh thần vừa củng cố sự gắn kết.
- Nạp lại năng lượng: Đảm bảo mọi người có khoảng nghỉ cần thiết để tránh kiệt sức, giúp họ sẵn sàng cho các nhiệm vụ tiếp theo như tối ưu hóa hệ thống hay xử lý vấn đề phát sinh một đội ngũ tràn đầy năng lượng sẽ mang lại hiệu quả vượt trội sau triển khai.
Go-live ERP không chỉ là một sự kiện kỹ thuật, mà còn là cơ hội để tối ưu hóa vận hành và nâng tầm doanh nghiệp nếu được thực hiện đúng cách. Với 10 lưu ý từ chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra cẩn thận, đến chăm sóc đội ngũ và ăn mừng thành quả, bài viết này đã mang đến cho doanh nghiệp những kinh nghiệm thực tế để giảm thiểu rủi ro, tăng cường hiệu quả cho quá trình go-live ERP. Với sự sẵn sàng và chiến lược phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể biến quá trình đầy thách thức này thành bệ phóng tiềm năng cho sự chuyển mình trong tương lai.
