Hướng dẫn ứng dụng 10 phương pháp quản lý tồn kho (P2)

Tháng Tám 1, 2024

Trong nội dung trước, chúng tôi đã có một chia sẻ hướng dẫn ứng dụng 5 phương pháp quản lý hàng tồn kho rất phổ biến như FIFO, LIFO, MRP, JIT và ABC Analysis. Chi tiết bạn có thể tìm đọc thêm sau tại đây. Nối tiếp nội dung đó, ở bài viết này, chúng tôi tiếp tục chia sẻ 5 phương pháp còn lại với những phân tích chuyên sâu và ví dụ cụ thể để bạn có thể hiểu và ứng dụng dễ dàng.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho Economic Order Quantity (EOQ)

Đây là một phương pháp cho phép nhà quản lý tính toán được số lượng hàng đặt tối ưu để giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc đặt hàng và lưu kho. Mục tiêu của EOQ là tìm ra số lượng đặt hàng sao cho tổng chi phí quản lý hàng tồn kho, bao gồm cả chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, được giảm thiểu.

Vậy công thức nào giúp chúng ta có thể tính ra được con số thần kỳ ấy?

EOQ = √2DS/H

Trong đó:

D là nhu cầu hàng năm của sản phẩm (đơn vị/năm). Được hiểu là số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp dự kiến sẽ bán hoặc sử dụng trong một năm.
S là chi phí đặt hàng mỗi lần đặt (đơn vị tiền/tần suất). Được hiểu là chi phí phát sinh mỗi lần doanh nghiệp đặt hàng. Chi phí này có thể bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí xử lý đơn hàng, và các chi phí liên quan khác.
H là chi phí lưu kho mỗi đơn vị hàng hóa mỗi năm (đơn vị tiền/đơn vị/năm). Được hiểu là chi phí để lưu trữ một đơn vị sản phẩm trong kho trong một năm. Chi phí này có thể bao gồm chi phí không gian lưu trữ, chi phí bảo hiểm, chi phí bảo quản, và các chi phí liên quan khác.

Công thức tính EOQ được phát triển bởi Ford W. Harris vào năm 1913. Mặc dù Harris là người đầu tiên giới thiệu mô hình này, EOQ đã được phổ biến rộng rãi và cải tiến bởi các nhà kinh tế học và quản lý sau này, đặc biệt là R. H. Wilson và K. Andler, do đó đôi khi nó cũng được gọi là “Wilson EOQ Model”.

Công thức này đã được chứng minh một cách khoa học thông qua đạo hàm và giải phương trình. Việc chứng minh nó không dễ hiểu với nhiều người nên chúng tôi không đưa nó vào nội dung bài viết.

Một ví dụ cụ thể cho việc tính lượng đặt hàng tối ưu cho một doanh nghiệp bán lẻ có các thông tin sau về một sản phẩm cụ thể:

Nhu cầu hàng năm (D): 10,000 đơn vị.
Chi phí đặt hàng mỗi lần (S): 50 USD.
Chi phí lưu kho mỗi đơn vị mỗi năm (H): 2 USD.

Sử dụng công thức EOQ, ta tính toán như sau:

EOQ = √2×10,000×50/2 = √1,000,0002 ≈ 707

Do đó, số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ) là khoảng 707 đơn vị.

Từ nguyên lý hoạt động cũng như bản chất của phương pháp EOQ, ta có thể nhận thấy những ưu điểm nổi bật như:

Giảm thiểu tổng chi phí:

EOQ giúp doanh nghiệp xác định số lượng đặt hàng tối ưu, từ đó giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến đặt hàng và lưu kho.

Quản lý tồn kho hiệu quả hơn:

EOQ cung cấp một phương pháp khoa học để lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý.

Đơn giản và dễ áp dụng:

EOQ là một mô hình đơn giản và dễ hiểu, có thể được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

Tuy nhiên, khi ứng dụng thực tế thì phương pháp EOQ cũng có nhiều hạn chế:

Giả định không thực tế:

EOQ giả định rằng nhu cầu sản phẩm và chi phí liên quan là cố định và không thay đổi, điều này có thể không phù hợp với thực tế kinh doanh đầy biến động.

Không tính đến yếu tố khuyến mãi hoặc giảm giá:

EOQ không tính đến các yếu tố như giảm giá theo số lượng lớn hoặc các chương trình khuyến mãi, điều này có thể ảnh hưởng đến quyết định đặt hàng.

Không phù hợp với sản phẩm có thời hạn sử dụng:

EOQ có thể không phù hợp với các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn hoặc các sản phẩm dễ hỏng.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho Lot – for – Lot (L4L)

Phương pháp Lot-for-Lot (L4L) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho và lập kế hoạch sản xuất trong đó số lượng sản phẩm được đặt hàng hoặc sản xuất đúng bằng nhu cầu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Phương pháp này không dựa trên việc dự trữ hàng tồn kho, mà tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu ngay khi nó phát sinh. Bạn có nhận thấy phương pháp này có điểm tương đồng với phương pháp JIT không?

Đặc điểm của phương pháp L4L

Sản xuất hoặc đặt hàng theo nhu cầu thực tế:

Số lượng đặt hàng hoặc sản xuất được xác định dựa trên nhu cầu cụ thể của từng giai đoạn, thường là mỗi kỳ hoặc mỗi chu kỳ sản xuất.

Không có hàng tồn kho dư thừa:

Vì L4L chỉ sản xuất hoặc đặt hàng theo nhu cầu, không có hàng tồn kho dư thừa, giúp giảm chi phí lưu kho.

Tối ưu hóa sản xuất và đơn đặt hàng:

Phương pháp này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý đơn đặt hàng bằng cách loại bỏ các khối lượng sản xuất hoặc đặt hàng không cần thiết.

Một ví dụ minh hoạ cho việc ứng dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho L4L: Một nhà máy sản xuất linh kiện điện tử, khi có đơn đặt hàng từ khách hàng, nhà máy sẽ sản xuất đúng số lượng module cần thiết để đáp ứng đơn hàng đó, không sản xuất dư thừa để lưu kho.

Ưu điểm của phương pháp L4L

Giảm thiểu chi phí lưu kho:

Vì không có hàng tồn kho dư thừa, chi phí lưu kho được giảm thiểu, bao gồm chi phí không gian lưu trữ, bảo hiểm và bảo quản.

Đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng:

Phương pháp L4L giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với sự thay đổi trong nhu cầu khách hàng, đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng khi cần.

Giảm thiểu lãng phí:

L4L giúp giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu và sản phẩm dư thừa, tăng cường hiệu quả sản xuất.

Nhược điểm của phương pháp L4L

Tăng chi phí đặt hàng:

Do số lượng đặt hàng thường nhỏ và diễn ra thường xuyên, chi phí đặt hàng có thể tăng lên.

Đòi hỏi quản lý chính xác:

L4L yêu cầu quy trình quản lý và lập kế hoạch chính xác để đảm bảo rằng nhu cầu được đáp ứng đúng thời gian và đúng số lượng.

Không phù hợp với quy mô sản xuất lớn:

Phương pháp này có thể không hiệu quả đối với các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, nơi mà sản xuất theo lô lớn có thể giảm chi phí đơn vị sản phẩm.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho Safety Stock

Phương pháp định mức tồn kho an toàn Safety Stock giúp nhà quản lý tính toán được chỉ số tồn kho an toàn (Safety Stock). Chỉ số này được hiểu là một lượng hàng tồn kho dự trữ thêm ngoài mức dự báo nhu cầu nhằm đối phó với những biến động không dự báo trước trong nhu cầu của khách hàng hoặc thời gian cung ứng từ nhà cung cấp.

Mục tiêu của tồn kho an toàn là giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa và đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu ngay cả khi có sự bất ổn trong chuỗi cung ứng. Đây là một phương pháp được cho là cải thiện những nhược điểm về rủi ro về đứt gãy chuỗi cung ứng hay các yếu tố ngoại cảnh khiến hàng hoá không kịp nhập về kho, phục vụ cho quá trình sản xuất.

Thay vì không dự trữ hay dự trữ quá nhiều thì nay chúng ta sẽ có một lượng dự trữ hàng hoá an toàn khi áp dụng phương áp Safety Stock này.

Đặc điểm của phương pháp Safety Stock

Giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa:

Safety Stock giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hết hàng khi có sự gia tăng đột ngột trong nhu cầu hoặc sự chậm trễ trong việc cung ứng.

Đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh:

Việc duy trì tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp duy trì sự liên tục trong sản xuất và bán hàng, từ đó giữ vững mức độ hài lòng của khách hàng.

Cân bằng giữa chi phí lưu kho và rủi ro thiếu hụt:

Tồn kho an toàn phải được tính toán cẩn thận để đạt được sự cân bằng giữa việc tăng chi phí lưu kho và giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa.

Công thức tính tồn kho an toàn

Safety Stock = Z×σd×√L

Trong đó:

Z là hệ số an toàn, xác định mức độ bảo vệ mong muốn trước sự biến động (thường dựa trên phân phối chuẩn và mức độ dịch vụ mong muốn). Hệ số này phụ thuộc vào mức độ bảo vệ mong muốn của doanh nghiệp trước sự biến động trong nhu cầu và thời gian cung ứng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn đảm bảo rằng họ sẽ không thiếu hàng 95% thời gian, họ có thể sử dụng hệ số an toàn tương ứng từ phân phối chuẩn (khoảng 1.65). Dưới đây là một số giá trị phổ biến của hệ số an toàn và mức độ dịch vụ tương ứng:
- 90% mức độ dịch vụ: Z = 1.28
- 95% mức độ dịch vụ: Z = 1.65
- 99% mức độ dịch vụ: Z = 2.33
σd là độ lệch chuẩn của nhu cầu hàng ngày. Nó biểu thị mức độ biến động trong nhu cầu hàng ngày. Nó có thể được tính toán dựa trên dữ liệu lịch sử về nhu cầu.
L là thời gian cung ứng, tính bằng ngày. Thời gian này là khoảng thời gian từ khi đặt hàng cho đến khi hàng hóa được nhận. Thời gian cung ứng càng dài, mức độ không chắc chắn càng cao, và do đó mức tồn kho an toàn cũng cần phải cao hơn.

Một ví dụ cụ thể cho việc ứng dụng công thức này để tính toán chỉ số tồn kho an toàn:

Giả sử một doanh nghiệp bán lẻ có các thông tin sau:

Nhu cầu trung bình hàng ngày: 100 đơn vị.
Độ lệch chuẩn của nhu cầu hàng ngày (σdσd): 20 đơn vị.
Thời gian cung ứng: 5 ngày.
Hệ số an toàn (Z): 1.65 (để đạt được mức độ dịch vụ 95%).

Tính tồn kho an toàn:

Safety Stock = Z×σd×√L = 1.65×20×√5 ≈ 73.8 đơn vị

Do đó, mức tồn kho an toàn nên duy trì là khoảng 74 đơn vị.

Ưu điểm của phương pháp Safety Stock

Bảo vệ khỏi sự biến động không dự báo trước:

Safety Stock giúp doanh nghiệp bảo vệ khỏi các biến động không dự báo trước trong nhu cầu của khách hàng hoặc sự chậm trễ từ nhà cung cấp.

Tăng cường mức độ hài lòng của khách hàng:

Bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn có, tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp duy trì mức độ hài lòng của khách hàng và giảm thiểu rủi ro mất khách hàng do thiếu hụt hàng hóa.

Hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng:

Tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu tác động của các rủi ro và không chắc chắn.

Nhược điểm của phương pháp Safety Stock

Tăng chi phí lưu kho:

Duy trì mức tồn kho an toàn cao có thể dẫn đến chi phí lưu kho cao, bao gồm chi phí lưu trữ, bảo quản và bảo hiểm hàng hóa.

Khó khăn trong việc xác định mức tồn kho an toàn tối ưu:

Việc tính toán mức tồn kho an toàn cần dựa trên các giả định và dữ liệu lịch sử, do đó có thể không hoàn toàn chính xác và cần được điều chỉnh liên tục.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho Vendor Managed Inventory (VMI)

Vendor Managed Inventory (VMI) là một chiến lược quản lý hàng tồn kho trong đó nhà cung cấp chịu trách nhiệm quản lý và duy trì mức tồn kho tại kho của khách hàng. Điều này khác với cách tiếp cận truyền thống, nơi khách hàng quản lý mức tồn kho của mình và đặt hàng khi cần thiết.

Quy trình triển khai phương pháp VMI

Thỏa thuận giữa nhà cung cấp và khách hàng: Nhà cung cấp và khách hàng thiết lập một thỏa thuận về mức tồn kho tối thiểu và tối đa, thời gian tái cung ứng, và các điều kiện khác liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho.
Chia sẻ dữ liệu: Khách hàng chia sẻ dữ liệu về mức tồn kho hiện tại, dự báo nhu cầu, và các dữ liệu liên quan khác với nhà cung cấp. Điều này thường được thực hiện thông qua các hệ thống quản lý tồn kho và trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).
Phân tích và lập kế hoạch: Nhà cung cấp sử dụng dữ liệu để phân tích và lập kế hoạch cung ứng, đảm bảo rằng mức tồn kho tại kho của khách hàng luôn duy trì trong phạm vi đã thỏa thuận.
Giao hàng và quản lý tồn kho: Nhà cung cấp chịu trách nhiệm theo dõi mức tồn kho và giao hàng kịp thời để đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn có tại kho của khách hàng.

Điều này giống như việc chúng ta sẽ giao nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho cho một đơn vị có chuyên môn cao hơn để giúp sức.

Ưu điểm của VMI:

Giảm chi phí quản lý tồn kho: Khách hàng có thể giảm bớt chi phí và công sức dành cho việc quản lý tồn kho, do nhà cung cấp chịu trách nhiệm quản lý mức tồn kho.
Cải thiện dịch vụ khách hàng: Nhà cung cấp có thể tối ưu hóa việc giao hàng và đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn có, từ đó cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm thiểu rủi ro hết hàng.
Tăng cường mối quan hệ đối tác: VMI thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ và tin cậy giữa nhà cung cấp và khách hàng, tạo ra mối quan hệ đối tác bền vững và có lợi cho cả hai bên.
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Nhà cung cấp có thể tối ưu hóa sản xuất và vận chuyển, giảm thiểu chi phí tồn kho và cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng.

Một vài nhược điểm khi ứng dụng phương pháp VMI mà bạn nên tìm hiểu trước để có những kịch bản xử lý.

Nhược điểm của VMI:

Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Khách hàng có thể trở nên phụ thuộc nhiều hơn vào nhà cung cấp, điều này có thể gây rủi ro nếu nhà cung cấp không thực hiện tốt vai trò của mình.
Yêu cầu chia sẻ dữ liệu: VMI đòi hỏi sự minh bạch và chia sẻ dữ liệu giữa khách hàng và nhà cung cấp, điều này có thể gây ra lo ngại về bảo mật và cạnh tranh.
Chi phí triển khai ban đầu: Việc thiết lập hệ thống VMI và tích hợp với các hệ thống quản lý hiện có có thể tốn kém và đòi hỏi đầu tư về thời gian và tài nguyên.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho Cross-docking

Về bản chất, phương pháp Cross-docking liên quan nhiều đến Logistics. Nó hoạt động dựa trên nguyên tắc hàng hóa được chuyển trực tiếp từ xe tải nhận hàng vào xe tải giao hàng mà không qua quá trình lưu kho. Phương pháp này nhằm tối ưu hóa thời gian và chi phí vận chuyển bằng cách giảm hoặc loại bỏ việc lưu trữ hàng hóa tại các trung tâm phân phối hoặc kho bãi.

Quy trình ứng dụng Cross-docking

Việc triển khai Cross-docking thường được diễn ra theo các bước bên dưới:

Nhận hàng: Hàng hóa từ các nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất được vận chuyển đến trung tâm cross-docking.
Kiểm tra và phân loại: Hàng hóa được kiểm tra về số lượng và chất lượng, sau đó được phân loại theo đơn đặt hàng hoặc điểm đến cuối cùng.
Chuyển hàng trực tiếp: Hàng hóa sau khi phân loại sẽ được chuyển trực tiếp từ khu vực nhận hàng vào xe tải hoặc phương tiện vận chuyển để giao hàng đến khách hàng hoặc các điểm phân phối cuối cùng.

Ưu điểm của Cross-docking

Giảm chi phí lưu kho:

Vì hàng hóa không cần lưu trữ lâu dài tại kho, chi phí liên quan đến việc lưu kho như thuê kho, chi phí bảo quản, và quản lý kho được giảm thiểu đáng kể.

Tăng tốc độ vận chuyển:

Hàng hóa được chuyển tiếp nhanh chóng từ nguồn cung cấp đến điểm tiêu thụ, giảm thời gian tồn tại trong chuỗi cung ứng và tăng tốc độ giao hàng.

Tối ưu hóa không gian kho:

Không cần không gian lớn để lưu trữ hàng hóa, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho cho các hoạt động khác.

Giảm thiểu tồn kho dư thừa:

Cross-docking giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối thiểu, tránh lãng phí và giảm thiểu rủi ro liên quan đến hàng hóa bị lỗi thời hoặc hư hỏng.

Nhược điểm của Cross-docking

Yêu cầu hệ thống quản lý chính xác:

Để thực hiện cross-docking hiệu quả, doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý thông tin và vận hành chính xác, bao gồm hệ thống theo dõi hàng hóa và quản lý đơn hàng.

Phụ thuộc vào sự phối hợp chặt chẽ:

Cross-docking đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp, trung tâm phân phối, và các đơn vị vận chuyển. Bất kỳ sự chậm trễ nào cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình.

Không phù hợp với một vài loại hàng hóa:

Cross-docking thường phù hợp với các loại hàng hóa có nhu cầu cao và ổn định, không yêu cầu kiểm tra hoặc xử lý phức tạp. Các loại hàng hóa dễ hỏng, hàng hóa yêu cầu kiểm tra chất lượng chi tiết hoặc hàng hóa có kích thước lớn có thể không phù hợp với phương pháp này.

Ứng dụng của Cross-docking

Ngành bán lẻ: Được sử dụng rộng rãi trong các chuỗi siêu thị, cửa hàng bán lẻ để giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng tốc độ cung ứng hàng hóa.
Ngành sản xuất: Sử dụng cross-docking để cung ứng linh kiện, phụ tùng trực tiếp cho dây chuyền sản xuất, đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong sản xuất.
Ngành dược phẩm và y tế: Giúp đảm bảo rằng các sản phẩm dược phẩm và thiết bị y tế được vận chuyển nhanh chóng đến các bệnh viện, phòng khám mà không qua lưu kho lâu dài.

Phương pháp Cross-docking là một chiến lược logistics hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí lưu kho, tăng tốc độ vận chuyển và tối ưu hóa không gian kho. Vậy nên chúng tôi vẫn đưa nó vào là 1 trong 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho mà bạn có thể tìm hiểu. Mặc dù có một số hạn chế và yêu cầu hệ thống quản lý chính xác, những cross-docking vẫn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

Cũng nội dung này, ở phần 1, DEHA Vietnam đã chia sẻ 5 phương pháp quản lý hàng tồn kho khác được ứng dụng phổ biến hiện nay. Bạn đừng bỏ lỡ nội dung hữu ích này nhé: Hướng dẫn ứng dụng 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho (P1).