ERP không chỉ là hệ thống quản lý, mà là đòn bẩy chiến lược cho doanh nghiệp sản xuất. Triển khai thành công ERP đồng nghĩa với tối ưu hóa toàn diện quy trình, từ sản xuất đến tài chính, mở ra cánh cửa tăng trưởng vượt trội. Vậy, làm thế nào để biến bài toán triển khai phức tạp thành lợi thế cạnh tranh? 12 lưu ý thực tiễn sau đây sẽ giúp doanh nghiệp của bạn chinh phục thách thức, gặt hái thành công.
Xem xét đến quy mô của doanh nghiệp
ERP sẽ không phải là giải pháp quản lý phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ (dưới 10 nhân viên). Các doanh nghiệp này thường gặp hạn chế về nguồn lực tài chính, nhân sự và chuyên môn kỹ thuật gây khó khăn cho việc cài đặt, vận hành và duy trì hệ thống.
Việc triển khai ERP khi chưa đủ năng lực có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực, kết quả không như mong đợi và thậm chí gây gián đoạn hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng quy mô, năng lực và nhu cầu thực tế của mình trước khi quyết định triển khai ERP.
Ví dụ, một công ty khởi nghiệp với 5 nhân viên, chuyên sản xuất các sản phẩm thủ công, chưa cần thiết phải đầu tư vào hệ thống ERP phức tạp. Thay vào đó, họ có thể sử dụng các công cụ quản lý đơn giản hơn như bảng tính hoặc phần mềm quản lý kho nhỏ gọn. Điều này giúp họ tiết kiệm chi phí và tập trung vào phát triển kinh doanh cốt lõi.
Không nên chia nhỏ công việc/quy trình quá mức
Hệ thống ERP được thiết kế để giải quyết các vấn đề lớn, mang tính chiến lược của doanh nghiệp, như tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và cải thiện hiệu quả hoạt động. Việc tập trung vào các nhiệm vụ chi tiết thay vì các mục tiêu lớn, có thể dẫn đến sự phức tạp không cần thiết, làm chậm tiến độ dự án và giảm hiệu quả của hệ thống.
Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu chính, liên quan trực tiếp đến quy trình kinh doanh và các vấn đề cần giải quyết, đồng thời tránh lãng phí nguồn lực vào các nhiệm vụ không mang lại giá trị cao. Mục tiêu của hệ thống ERP là hướng đến các giá trị kinh doanh, không phải chỉ là sự tự động hoá.
Ví dụ: Thay vì cố gắng tự động hóa từng bước nhỏ trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp nên tập trung vào việc tự động hóa các quy trình chính như lập kế hoạch sản xuất, quản lý kho và quản lý đơn hàng. Điều này giúp họ tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao nhất và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Phân bổ nguồn lực đúng và đủ
Triển khai ERP là một dự án lớn, đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian, nhân lực và tài chính. Doanh nghiệp cần thành lập một đội ngũ dự án chuyên nghiệp, bao gồm một người quản lý dự án có kinh nghiệm, các trưởng bộ phận và các chuyên gia kỹ thuật. Việc phân bổ đủ nguồn lực sẽ đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ, đạt được các mục tiêu đã đề ra và mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp. Cần có sự tham gia của các trưởng bộ phận, vì họ sẽ là người sử dụng chính của hệ thống.
Ví dụ: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng người quản lý dự án có đủ thời gian để tập trung vào dự án ERP, thay vì phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác. Các thành viên của đội dự án cần được đào tạo đầy đủ về hệ thống ERP và các quy trình liên quan. Điều này giúp họ làm việc hiệu quả và đảm bảo dự án thành công.
Nên triển khai từng bước
Việc triển khai ERP theo từng giai đoạn thay vì một lần duy nhất, giúp giảm thiểu rủi ro và sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai theo mô-đun, theo chức năng hoặc theo từng bộ phận. Cách tiếp cận này giúp người dùng làm quen với hệ thống mới một cách dần dần, giảm thiểu áp lực thay đổi và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Việc triển khai từng bước cho phép doanh nghiệp kiểm soát và điều chỉnh quá trình triển khai một cách linh hoạt.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai mô-đun quản lý kho trước, sau đó triển khai mô-đun quản lý sản xuất và quản lý tài chính. Hoặc có thể triển khai ở bộ phận kho trước, sau đó sẽ triển khai đến các bộ phận khác. Điều này giúp họ kiểm soát tốt hơn quá trình triển khai và giảm thiểu rủi ro.
Nên phân loại dữ liệu
Dữ liệu là nền tảng của mọi hoạt động kinh doanh. Việc phân loại dữ liệu một cách logic và nhất quán là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hệ thống ERP. Việc phân loại dữ liệu không chính xác có thể gây ra nhiều vấn đề sau này, chẳng hạn như khó khăn trong việc tìm kiếm và phân tích dữ liệu, dẫn đến các quyết định sai lầm. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch phân loại dữ liệu cẩn thận trước khi triển khai ERP, vì việc thay đổi phân loại dữ liệu sau khi hệ thống đã đi vào hoạt động là rất khó khăn và tốn kém. Cần tạo các nhóm sản phẩm logic, giúp cho việc quản lý và báo cáo dữ liệu dễ dàng hơn.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể phân loại dữ liệu theo loại sản phẩm, nhà cung cấp hoặc khách hàng. Điều này giúp họ dễ dàng tìm kiếm, phân tích và báo cáo dữ liệu, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác.
Tách biệt việc thử nghiệm với triển khai
Thử nghiệm và triển khai là hai giai đoạn riêng biệt, đòi hỏi các phương pháp tiếp cận khác nhau. Việc sử dụng dữ liệu thực tế trong giai đoạn kiểm thử có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và làm phức tạp quá trình kiểm thử. Doanh nghiệp cần sử dụng dữ liệu thử nghiệm trong giai đoạn kiểm thử và chỉ sử dụng dữ liệu thực tế khi hệ thống đã sẵn sàng cho việc triển khai chính thức. Việc này giúp tránh làm hỏng dữ liệu thực tế và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trong hệ thống ERP.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể tạo một môi trường kiểm thử riêng biệt để kiểm tra các chức năng của hệ thống ERP trước khi triển khai chính thức. Điều này giúp họ phát hiện và sửa chữa các lỗi trước khi hệ thống đi vào hoạt động thực tế.
Tùy chỉnh không phải là cách duy nhất
Tùy chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với quy trình kinh doanh hiện tại có thể tốn kém và phức tạp. Trong nhiều trường hợp, việc điều chỉnh quy trình kinh doanh để phù hợp với hệ thống ERP là một giải pháp hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa việc tùy chỉnh hệ thống và việc điều chỉnh quy trình kinh doanh để đạt được kết quả tối ưu. Việc điều chỉnh quy trình kinh doanh có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả.
Ví dụ: Thay vì tùy chỉnh hệ thống ERP/MRP để phù hợp với quy trình phê duyệt đơn hàng hiện tại, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình phê duyệt để phù hợp với quy trình chuẩn của hệ thống. Điều này giúp họ giảm chi phí tùy chỉnh và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Thường xuyên thông báo về mục tiêu, lịch trình xây dựng, triển khai cho nhân viên
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của dự án ERP. Doanh nghiệp cần thông báo rõ ràng cho người dùng về mục tiêu, lịch trình và tiến độ của dự án. Việc tổ chức các cuộc họp định kỳ để giải đáp thắc mắc và thu thập phản hồi của người dùng sẽ giúp tạo ra sự đồng thuận và giảm thiểu sự phản kháng. Cần đảm bảo rằng người dùng hiểu rõ lợi ích của hệ thống ERP và vai trò của họ trong quá trình triển khai.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi họp định kỳ để cập nhật tiến độ dự án, giải đáp thắc mắc của người dùng và thu thập phản hồi về hệ thống. Điều này giúp họ tạo ra sự đồng thuận và đảm bảo rằng người dùng sẵn sàng sử dụng hệ thống mới.
Nên xây dựng các chương trình đào tạo người dùng
Đào tạo người dùng là một phần không thể thiếu của quá trình triển khai ERP. Việc đào tạo đầy đủ về các chức năng và quy trình liên quan đến công việc của họ sẽ giúp người dùng sử dụng hệ thống một cách hiệu quả và tự tin. Doanh nghiệp có thể lựa chọn đào tạo nội bộ hoặc thuê chuyên gia từ nhà cung cấp ERP. Cần đảm bảo rằng người dùng được đào tạo đầy đủ về các chức năng và quy trình liên quan đến công việc của họ.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi đào tạo thực hành cho người dùng, trong đó họ được hướng dẫn cách sử dụng các chức năng của hệ thống ERP để thực hiện các công việc hàng ngày. Điều này giúp họ làm quen với hệ thống và sử dụng nó một cách hiệu quả.
Nên có nhân sự dày dặn kinh nghiệm đồng hành trong quá trình triển khai ERP
Kinh nghiệm triển khai ERP là một lợi thế lớn. Nếu doanh nghiệp không có người có kinh nghiệm, việc thuê chuyên gia tư vấn là một quyết định sáng suốt. Chuyên gia tư vấn có thể giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm phổ biến và đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ. Họ có thể cung cấp các kiến thức chuyên môn về hệ thống ERP, các quy trình triển khai hiệu quả và các phương pháp quản lý dự án tốt nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai. Ngoài ra, chuyên gia tư vấn có thể giúp doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn hệ thống ERP phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô của mình.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ không có kinh nghiệm triển khai ERP có thể thuê một công ty tư vấn chuyên nghiệp để hỗ trợ. Công ty tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch triển khai chi tiết, lựa chọn hệ thống ERP phù hợp, đào tạo người dùng và hỗ trợ trong quá trình triển khai. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng hệ thống ERP/MRP được triển khai thành công và mang lại lợi ích tối đa.
Đừng vội vàng, hãy liên tục kiểm tra và thử nghiệm hệ thống
Kiểm tra, thử nghiệm kỹ lưỡng là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động chính xác và ổn định. Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, thử nghiệm tất cả các chức năng và quy trình liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình. Việc sửa lỗi trong giai đoạn này sẽ giúp tránh được những vấn đề nghiêm trọng về sau. Khi hệ thống đã đi vào hoạt động thực tế. Việc kiểm tra nên được thực hiện bởi người dùng cuối, những người sẽ sử dụng hệ thống hàng ngày. Họ có thể kiểm tra xem hệ thống có đáp ứng được nhu cầu của họ hay không và có dễ sử dụng hay không. Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm tra hiệu suất của hệ thống để đảm bảo rằng nó có thể xử lý được khối lượng công việc dự kiến.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể tạo các kịch bản kiểm thử khác nhau để kiểm tra các chức năng của hệ thống ERP. Các kịch bản này nên bao gồm các tình huống thực tế mà người dùng sẽ gặp phải trong quá trình làm việc hàng ngày. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra hiệu suất của hệ thống bằng cách mô phỏng khối lượng công việc cao điểm.
Nên duy trì song song hệ thống cũ trong giai đoạn đầu
Việc sử dụng song song hệ thống cũ và hệ thống mới trong giai đoạn đầu giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Điều này cũng giúp doanh nghiệp có thời gian để kiểm tra và xác nhận mọi thứ đang hoạt động ổn định trước khi loại bỏ hệ thống cũ. Việc so sánh kết quả giữa hai hệ thống giúp đảm bảo rằng hệ thống mới đang hoạt động chính xác. Ngoài ra, việc giữ hệ thống cũ hoạt động giúp doanh nghiệp có thể quay lại hệ thống cũ nếu có vấn đề nghiêm trọng xảy ra với hệ thống mới.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống cũ để xử lý các đơn hàng hiện tại và sử dụng hệ thống mới để xử lý các đơn hàng mới. Điều này giúp họ so sánh kết quả giữa hai hệ thống và đảm bảo rằng hệ thống mới đang hoạt động chính xác. Sau một thời gian, khi doanh nghiệp đã chắc chắn rằng hệ thống mới hoạt động ổn định, họ có thể loại bỏ hệ thống cũ.
Triển khai ERP hiệu quả là chìa khóa để doanh nghiệp sản xuất bứt phá trong kỷ nguyên số. 12 lưu ý trên là những kinh nghiệm đúc kết, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quá trình chuyển đổi. Việc áp dụng những kinh nghiệm này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa chi phí và thời gian, mà còn đảm bảo sự thành công và bền vững của hệ thống ERP trong dài hạn.
Để hiện thực hóa những lợi ích đó, doanh nghiệp cần một đối tác đồng hành đủ năng lực và thấu hiểu. Và DEHA Digital Solutions với giải pháp DEHA:ERP chính là lựa chọn sáng giá cho việc triển khai ERP của mọi doanh nghiệp. Đây không chỉ là một hệ thống ERP thông thường, mà là giải pháp được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam. Chúng tôi hiểu rõ những thách thức đặc thù của từng ngành sản xuất, đáp ứng được mọi yêu cầu của doanh nghiệp từ việc tối ưu hóa quy trình sản xuất đến quản lý chuỗi cung ứng linh hoạt. DEHA:ERP mang đến sức mạnh nội địa hóa vượt trội, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và thích ứng nhanh chóng với thị trường. Hãy để DEHA:ERP trở thành người bạn đồng hành tin cậy, cùng doanh nghiệp kiến tạo tương lai sản xuất thông minh và bền vững.
