Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất khá phức tạp vì đặc thù của ngành có nhiều khác biệt so với những doanh nghiệp bán lẻ, kinh doanh dịch vụ khác. Bài viết này sẽ vô cùng hữu ích dành cho những người làm quản lý kho những người quản lý cấp trung và cấp cao ở các nhà máy sản xuất quy mô từ nhỏ đến lớn.
Phân loại hàng tồn kho
Với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn trong kho được chia thành 3 loại sau:
- Nguyên vật liệu: Là các vật liệu đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất. Quản lý hiệu quả nguyên vật liệu giúp đảm bảo rằng quy trình sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu.
- Bán thành phẩm: Là các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thiện. Quản lý bán thành phẩm giúp theo dõi tiến độ sản xuất và tối ưu hóa quá trình sản xuất.
- Thành phẩm: Là các sản phẩm hoàn thiện, sẵn sàng để bán. Quản lý thành phẩm giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không tồn đọng quá nhiều trong kho.
Xác định nhu cầu tồn kho
Trong một chia sẻ của chúng tôi về các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, có đề cập tới 2 phương pháp giúp bạn có thể xác định lượng hàng đặt phù hợp (lượng hàng tồn kho an toàn) thông qua công thức tính đã được chứng minh.
Phương pháp đầu tiên là Economic Order Quantity (EOQ) với công thức sau:
EOQ = √2DS/H
Trong đó:
- D là nhu cầu hàng năm của sản phẩm (đơn vị/năm). Được hiểu là số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp dự kiến sẽ bán hoặc sử dụng trong một năm.
- S là chi phí đặt hàng mỗi lần đặt (đơn vị tiền/tần suất). Được hiểu là chi phí phát sinh mỗi lần doanh nghiệp đặt hàng. Chi phí này có thể bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí xử lý đơn hàng, và các chi phí liên quan khác.
- H là chi phí lưu kho mỗi đơn vị hàng hóa mỗi năm (đơn vị tiền/đơn vị/năm). Được hiểu là chi phí để lưu trữ một đơn vị sản phẩm trong kho trong một năm. Chi phí này có thể bao gồm chi phí không gian lưu trữ, chi phí bảo hiểm, chi phí bảo quản, và các chi phí liên quan khác.
Phương pháp thứ 2 là Safety Stock với công thức:
Safety Stock = Z×σd×√L
Trong đó:
- Z là hệ số an toàn, xác định mức độ bảo vệ mong muốn trước sự biến động (thường dựa trên phân phối chuẩn và mức độ dịch vụ mong muốn). Hệ số này phụ thuộc vào mức độ bảo vệ mong muốn của doanh nghiệp trước sự biến động trong nhu cầu và thời gian cung ứng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn đảm bảo rằng họ sẽ không thiếu hàng 95% thời gian, họ có thể sử dụng hệ số an toàn tương ứng từ phân phối chuẩn (khoảng 1.65). Dưới đây là một số giá trị phổ biến của hệ số an toàn và mức độ dịch vụ tương ứng:
- 90% mức độ dịch vụ: Z = 1.28
- 95% mức độ dịch vụ: Z = 1.65
- 99% mức độ dịch vụ: Z = 2.33
- σd là độ lệch chuẩn của nhu cầu hàng ngày. Nó biểu thị mức độ biến động trong nhu cầu hàng ngày. Nó có thể được tính toán dựa trên dữ liệu lịch sử về nhu cầu.
- L là thời gian cung ứng, tính bằng ngày. Thời gian này là khoảng thời gian từ khi đặt hàng cho đến khi hàng hóa được nhận. Thời gian cung ứng càng dài, mức độ không chắc chắn càng cao, và do đó mức tồn kho an toàn cũng cần phải cao hơn.
Trên đây là 2 trong những cách có thể giúp bạn xác định nhu cầu tồn kho một cách có căn cứ. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về phần này để tự tìm cho mình một giải pháp phù hợp.
Ngoài ra, khi nghiên cứu về các phương pháp có thể giúp dự báo nhu cầu tồn kho, chúng tôi ghi nhận có 2 loại phương pháp chính:
- Định tính
- Định lượng
Trong đó, phương pháp dự báo định tính thiên về kinh nghiệm từ các chuyên gia haowjc một nhóm các chuyên gia. Trong khi phương pháp dự báo định lượng sẽ dựa trên những căn cứ thực tiễn của nhu cầu hàng tồn kho trong một tháng, hoặc quý gần nhất.
Lựa chọn phương pháp dự báo phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại sản phẩm, lượng dữ liệu lịch sử có sẵn, và mức độ phức tạp của thị trường. Doanh nghiệp thường kết hợp nhiều phương pháp để đưa ra dự báo chính xác nhất.
Kiểm soát hàng tồn kho
Tiếp tục ứng dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp để kiểm soát vấn đề này trong doanh nghiệp sản xuất. Các phương pháp như Phân tích ABC, JIT hay Reorder Point (Điểm đặt hàng lại) là 3 phương pháp phù hợp sẽ được chúng tôi chia sẻ chi tiết:
- ABC Analysis: Phân loại hàng tồn kho thành các nhóm A, B, C dựa trên giá trị và mức độ sử dụng. Nhóm A (hàng quan trọng, giá trị cao) được quản lý chặt chẽ hơn, trong khi nhóm C (hàng giá trị thấp) có thể được quản lý đơn giản hơn.
- Just-In-Time (JIT): Hệ thống JIT giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho bằng cách chỉ sản xuất hoặc mua sắm nguyên vật liệu khi cần thiết cho quá trình sản xuất, từ đó giảm chi phí lưu kho và rủi ro.
- Reorder Point (Điểm đặt hàng lại): Xác định mức tồn kho tối thiểu mà khi đạt đến, doanh nghiệp cần phải đặt hàng thêm để tránh thiếu hụt. Phương pháp này được các hệ thống ERP (Module quản lý kho) ứng dụng, để giúp hỗ trợ quá trình kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Bạn có thể tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý kho do DEHA Vietnam cung cấp dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất tại đây.
Tối ưu hoá tồn kho
Để tối ưu tồn kho, bạn cần ứng dụng linh hoạt các công nghệ số đang rất phát triển hiện tại. Hệ thống quản lý hàng tồn kho WMS là một ví dụ cho phép bạn có thể tối ưu hàng tồn kho một cách hiệu quả, dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
Ứng dụng AI, Big Data để sử dụng dữ liệu lịch sử và phân tích để cải thiện dự báo nhu cầu và tối ưu hóa mức tồn kho. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng hiệu quả sản xuất.
Kiểm kê định kỳ
Trong 7 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đã được chúng tôi chia sẻ ở tuần trước, thì bạn có thể sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và kiểm kê chu kỳ để tiến hành hoạt động kiểm kê hàng tồn kho cho doanh nghiệp sản xuất.
- Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê kho hàng định kỳ để đảm bảo rằng dữ liệu tồn kho trên hệ thống khớp với thực tế. Quá trình này giúp phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.
- Kiểm kê chu kỳ: Thay vì kiểm kê toàn bộ kho hàng một lần, doanh nghiệp có thể kiểm kê từng phần nhỏ của kho hàng một cách thường xuyên, giúp duy trì độ chính xác cao mà không cần tạm dừng hoạt động sản xuất.
Tích hợp với chuỗi cung ứng
Điểm cuối cùng bạn cần tìm hiểu khi quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất đó là tích hợp với chuỗi cung ứng. Quản lý tồn kho là một mắt xích quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Những người quản lý kho cần lưu ý 2 điểm để có thể tích hợp với chuỗi cung ứng:
Hợp tác với nhà cung cấp: Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu ổn định và đúng hạn. Các phương pháp như Vendor Managed Inventory (VMI) có thể được áp dụng để giảm áp lực quản lý tồn kho.
Tối ưu hoá vận chuyển và lưu kho: Tối ưu hóa quá trình vận chuyển và lưu kho để giảm thiểu chi phí và thời gian. Điều này bao gồm việc lựa chọn vị trí kho hàng hợp lý và tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa.
Quản lý tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất phức tạp hơn những doanh nghiệp bán lẻ rất nhiều vì có mang nhiều đặc thù từ phân loại hàng tồn kho đến quy trình sản xuất, công nghệ quản lý. Việc am hiểu ti chiết từng vấn đề trong quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất giúp bạn linh hoạt hơn trong khi làm việc, nhanh chóng ra được quyết định và đạt được những thành tựu lớn.
