Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp sản xuất làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, theo số liệu từ Cục Phát triển doanh nghiệp (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), gần 50% doanh nghiệp đã thất bại trong quá trình này do lựa chọn hệ thống không phù hợp. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá kỹ lưỡng và lựa chọn một giải pháp ERP phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp. Bài viết này sẽ chỉ ra những điều quan trọng cần lưu ý giúp các nhà quản trị hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp và cách lựa chọn hệ thống ERP tốt nhất.
Vì sao cần triển khai hệ thống ERP sản xuất?
Đặc trưng của doanh nghiệp sản xuất chính là quy trình hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều công đoạn từ mua sắm nguyên vật liệu đến sản xuất và kiểm soát chất lượng. Nếu không có hệ thống ERP, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc quản lý tồn kho, chuỗi cung ứng và ra quyết định dẫn đến lãng phí nguồn lực và giảm khả năng cạnh tranh. Để loại bỏ các lỗ hổng trong quản lý và nâng cao hiệu suất, doanh nghiệp sản xuất cần hệ thống ERP để tích hợp các quy trình, giảm thiểu sai sót và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
Cách lựa chọn hệ thống ERP cho doanh nghiệp sản xuất
Các doanh nghiệp sản xuất cần có một hệ thống ERP làm bạn đồng hành, hỗ trợ hiệu quả cho quá trình kinh doanh, sản xuất. Tuy nhiên, để có một người bạn đồng hành tốt thì doanh nghiệp phải có mắt nhìn, có cách đánh giá, lựa chọn riêng.
Lựa chọn giải pháp ERP dựa trên đặc thù kinh doanh, sản xuất
Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, hệ thống ERP sản xuất luôn được thiết kế tùy chỉnh theo đặc thù ngành nghề và yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tận dụng tốt giá trị mà hệ thống ERP mang lại doanh nghiệp cần lựa chọn các chức năng phù hợp và cần thiết với quy trình sản xuất cốt lõi của mình.
Để quyết định được các chức năng của hệ thống ERP thì doanh nghiệp cần phải đánh giá mức độ hiệu quả cũng như giá trị thực tế mà nó có thể mang lại. Tuy nhiên dù thêm hay bớt thì doanh nghiệp cũng phải đảm bảo 4 chức năng cốt lõi dưới đây có mặt đầy đủ trong mọi hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp sản xuất:
- Quản lý tồn kho (Nguyên vật liệu, Bán thành phẩm, Thành phẩm): Đảm bảo theo dõi chính xác và hiệu quả tất cả các loại hàng hóa.
- Lập kế hoạch sản xuất: Cho phép dự báo nhu cầu thị trường và điều chỉnh kế hoạch sản xuất một cách linh hoạt.
- Quản lý tài chính: Cung cấp khả năng ghi chép chi tiết chi phí, lập ngân sách và theo dõi lợi nhuận, từ đó tăng cường khả năng kiểm soát tài chính.
- Kiểm soát chất lượng: Sử dụng phân tích dữ liệu thời gian thực để nâng cao chất lượng sản phẩm.
Tính linh hoạt và sẵn sàng mở rộng chức năng của hệ thống
Với sự biến động và thay đổi liên tục của thị trường, doanh nghiệp hệ thống ERP cần có khả năng thích ứng linh hoạt, dễ mở rộng và nâng cấp. Khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp hãy ưu tiên những hệ thống có cấu trúc mô-đun, cho phép dễ dàng tùy chỉnh và bổ sung tính năng. Dù nhu cầu hiện tại chỉ giới hạn ở một số tính năng cơ bản nhưng doanh nghiệp vẫn cần dự trù cho những thay đổi trong tương lai, bao gồm việc tích hợp thêm quy trình mới và hỗ trợ đa người dùng. Điều này đảm bảo hệ thống ERP luôn là vũ khí lợi hại giúp doanh nghiệp đón đầu xu hướng và bứt phá thành công.
Lựa chọn hệ thống ERP dựa trên đặc thù riêng biệt của ngành
Mỗi ngành sản xuất đều sở hữu những đặc thù riêng biệt, tạo nên một bức tranh đa dạng và phức tạp. Ví dụ, ngành sản xuất thực phẩm cần đảm bảo truy xuất nguồn gốc sản phẩm, còn ngành sản xuất ô tô cần quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn được nhà cung cấp giải pháp ERP có đủ sự tinh tế, kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về ngành nghề mà mình đang hoạt động.
Sự thành công của một hệ thống ERP phụ thuộc phần lớn vào việc lựa chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng chính xác nhu cầu đặc thù của ngành sản xuất, và đó cũng chính là lý do DEHA Digital Solutions đã phát triển DEHA:ERP – giải pháp tùy chỉnh cho từng lĩnh vực sản xuất riêng biệt. DEHA:ERP luôn đảm bảo các tính năng cốt lõi được tích hợp ngay từ đầu, hạn chế tình trạng bổ sung, chắp vá về sau. Cách tiếp cận này thúc đẩy sự chuyên môn hóa theo ngành, mang lại sự tích hợp liền mạch và sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.
Cân nhắc đến khả năng tích hợp của hệ thống ERP
Để tạo nên một quy trình vận hành liền mạch thì hệ thống ERP sản xuất cần có khả năng tích hợp linh hoạt với các phần mềm hoặc nền tảng dữ liệu khác trong doanh nghiệp. Nếu khả năng tích hợp của hệ thống bị giới hạn thì doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những khủng hoảng nghiêm trọng như:
- Dữ liệu phân tán;
- Hiệu suất công việc bị giảm;
- Quy trình sản xuất bị đình trệ còn chi phí vận hành thì tăng đột biến.
Để tránh những rủi ro này, doanh nghiệp cần tiến hành thẩm định kỹ lưỡng khả năng tương thích của phần mềm ERP với các ứng dụng của bên thứ 3.
Lựa chọn không gian lưu trữ
Khi các công ty sản xuất xem xét triển khai hệ thống ERP, họ thường phải đối mặt với hai lựa chọn chính: ERP trên nền tảng đám mây (Cloud ERP) và ERP tại chỗ (On-premise ERP). Mỗi phương án đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tạo ra sự phân vân cho các doanh nghiệp.
Cloud ERP nổi bật với tính linh hoạt cao, chi phí thiết lập ban đầu thấp, khả năng truy cập từ xa dễ dàng, phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu di động. Ngược lại, On-premise ERP mang lại khả năng tùy chỉnh sâu rộng và quyền kiểm soát tối đa, nhưng đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu và bảo trì lớn hơn.
Để đưa ra quyết định phù hợp, các doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như chi phí, cơ sở hạ tầng CNTT hiện có và nhu cầu di động. Xu hướng hiện nay cho thấy Cloud ERP đang ngày càng được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô và tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, On-premise ERP vẫn là lựa chọn ưu tiên cho các tổ chức có yêu cầu tùy chỉnh cao.
Khả năng đào tạo và hỗ trợ của đơn vị cung cấp hệ thống
Việc lựa chọn một phần mềm ERP phù hợp là bước đầu tiên, nhưng việc xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với nhà cung cấp cũng quan trọng không kém. Trong quá trình triển khai và vận hành hệ thống mới, việc có một đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hãy ưu tiên các nhà cung cấp ERP có cam kết hỗ trợ toàn diện, từ triển khai, đào tạo đến hỗ trợ kỹ thuật lâu dài.
Để đảm bảo nhân viên của bạn sử dụng thành thạo hệ thống ERP, một số nhà cung cấp còn cung cấp các chương trình đào tạo chuyên sâu. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô và cần đào tạo thêm nhân sự mới.
Khả năng tùy chỉnh và thân thiện với người dùng
Việc lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp với đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Hệ thống ERP lý tưởng cần có khả năng tùy chỉnh linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu thay đổi của tổ chức. Một hệ thống phức tạp, khó sử dụng sẽ trở thành rào cản lớn, ảnh hưởng đến tỷ lệ áp dụng và hiệu quả của toàn bộ quy trình.
Do đó, phần mềm ERP dành cho ngành sản xuất cần phải cân bằng giữa các tính năng chuyên biệt và giao diện người dùng thân thiện. Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy tận dụng các bản dùng thử miễn phí để đánh giá mức độ dễ sử dụng của hệ thống đối với nhân viên của bạn.
Lựa chọn theo mức ngân sách
Lựa chọn phần mềm ERP là một quyết định đầu tư quan trọng. Đừng chỉ nhìn vào giá bán ban đầu mà hãy tính toán kỹ lưỡng tổng chi phí sở hữu, bao gồm chi phí ẩn như phí cài đặt, phí thuê bao (đối với ERP đám mây) và chi phí tích hợp, tùy chỉnh. Hãy xem xét những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại trong tương lai, chẳng hạn như tăng năng suất, giảm chi phí vận hành và quản lý kho hiệu quả. Những lợi ích này sẽ giúp bạn thu hồi vốn đầu tư một cách nhanh chóng. Đừng quên tính đến chi phí bảo trì hàng năm (AMC) và chất lượng dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, vì chúng ảnh hưởng đến hiệu quả đầu tư của bạn.
Để không bỏ lỡ các giá trị vàng từ hệ thống ERP, doanh nghiệp sản xuất cần đưa ra quyết định lựa chọn dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng để chọn ra được hệ thống ERP phù hợp. Hãy bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng các nhu cầu đặc thù của tổ chức, đồng thời tìm kiếm một nhà cung cấp ERP uy tín, có các giải pháp linh hoạt, tích hợp liền mạch và hỗ trợ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trong lúc triển khai và vận hành hệ thống.
DEHA:ERP tự hào mang đến các giải pháp tùy chỉnh, được thiết kế riêng cho từng lĩnh vực sản xuất giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Hãy lựa chọn DEHA:ERP để cùng nhau xây dựng một doanh nghiệp sản xuất kỷ luật, hiệu quả và sẵn sàng cho sự phát triển bền vững.
