Cách lập kế hoạch sản xuất: Hướng dẫn dễ hiểu từ chuyên gia

Cách lập kế hoạch sản xuất là hướng dẫn chi tiết các bước nên thực hiện để tạo ra được một kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh, phát huy tối đa khả năng của nó trong việc vận hành quá trình sản xuất của nhà máy.

Cách lập kế hoạch sản xuất: 8 bước chi tiết

Để có một kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh, phát huy sức mạnh toàn diện của nó, bạn nên bám sát theo 8 bước chúng tôi chia sẻ chi tiết bên dưới:

Bước 1: Dự báo nhu cầu sản phẩm

• Mục tiêu: Xác định số lượng và loại sản phẩm cần sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định (thường là tháng, quý hoặc năm).
• Công cụ: Dự báo dựa trên dữ liệu lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường, mùa vụ, và các yếu tố khác.
• Kết quả: Xác định tổng nhu cầu sản phẩm để làm cơ sở cho các bước lập kế hoạch tiếp theo.

Bước 2: Xác định mục tiêu sản xuất

• Mục tiêu: Cụ thể hóa các mục tiêu về sản lượng, thời gian giao hàng và chất lượng.
• Công cụ: Thông qua phân tích dữ liệu bán hàng và dự báo thị trường để đặt ra các chỉ tiêu rõ ràng.
• Kết quả: Một danh sách các chỉ tiêu cụ thể mà doanh nghiệp cần đạt được, bao gồm số lượng sản phẩm, thời gian sản xuất, và chất lượng sản phẩm.

Bước 3: Thiết lập định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials)

• Mục tiêu: Xác định danh sách và số lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm cụ thể.
• Công cụ: Sử dụng hệ thống quản lý BOM để liệt kê tất cả các thành phần, nguyên liệu, và phụ tùng cần cho quá trình sản xuất.
• Kết quả: Danh sách chi tiết nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm, từ đó làm cơ sở cho việc hoạch định nguồn cung.

Bạn có thể tìm hiểu nhiều hơn về BOM tại đây.

Bước 4: Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu

• Mục tiêu: Xác định nguồn gốc và thời gian cung ứng nguyên vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn.
• Công cụ: MRP (Material Requirements Planning) giúp tính toán lượng nguyên vật liệu cần nhập và thời điểm nhập hàng dựa trên kế hoạch sản xuất. Công cụ này có thể đã được tích hợp sẵn trong phần mềm quản lý sản xuất hoặc là một phần phần mềm độc lập đảm nhiệm công việc này.
• Kết quả: Một kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu chi tiết, bao gồm thời gian đặt hàng, số lượng và nhà cung cấp.
• Ví dụ để bạn dễ hình dung:

Bước 5: Tính toán và hoạch định năng lực sản xuất

• Mục tiêu: Đảm bảo nhà máy có đủ nguồn lực sản xuất (máy móc, nhân công) để đáp ứng nhu cầu sản xuất đã được lên kế hoạch.
• Công cụ: CRP giúp tính toán và xác định năng lực sản xuất hiện tại, từ đó điều chỉnh để đảm bảo đáp ứng kịp nhu cầu.
• Kết quả: Một kế hoạch sản xuất chi tiết cho từng giai đoạn, bao gồm công suất của từng máy móc, thời gian sản xuất, và nhu cầu nhân lực.

Bước 6: Lập lịch sản xuất (Production Scheduling)

• Mục tiêu: Xây dựng một lịch trình chi tiết cho quá trình sản xuất, từ việc sản xuất các linh kiện đến việc lắp ráp và kiểm tra chất lượng.
• Công cụ: Sử dụng Gantt chart hoặc phần mềm APS (Advanced Planning and Scheduling) để lập lịch sản xuất và điều phối nguồn lực.
• Kết quả: Lịch trình sản xuất chi tiết, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc từng công đoạn, máy móc sử dụng, và các yếu tố liên quan.

Bước 7: Theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất

• Mục tiêu: Giám sát và điều chỉnh kế hoạch sản xuất trong quá trình thực hiện để đảm bảo đáp ứng đúng tiến độ và chất lượng.
• Công cụ: Sử dụng hệ thống MES (Manufacturing Execution System) hoặc phần mềm ERP để theo dõi tiến độ sản xuất, năng suất của từng công đoạn và kiểm tra chất lượng.
• Kết quả: Đảm bảo các bước trong quá trình sản xuất diễn ra đúng kế hoạch, phát hiện và khắc phục nhanh các vấn đề phát sinh.

Bước 8: Đánh giá và cải tiến

• Mục tiêu: Đánh giá kết quả sản xuất so với kế hoạch, xác định các vấn đề hoặc điểm nghẽn trong quy trình và tìm cách cải tiến.
• Công cụ: Sử dụng các phương pháp như Lean Manufacturing, Kaizen để liên tục cải tiến quy trình sản xuất, tối ưu hóa năng lực và giảm lãng phí.
• Kết quả: Báo cáo đánh giá hiệu suất sản xuất, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến cho các chu kỳ sản xuất tiếp theo.

Việc bám sát và thực hiện đầy đủ 8 bước này không chỉ giúp bạn lập được một kế hoạch sản xuất đúng chuẩn, mà còn khiến việc quản lý hoạt động sản xuất được toàn diện, phát huy tối đa khả năng quản lý của bạn trong môi trường sản xuất.

Và để quá trình lập kế hoạch được “sáng rõ” hơn, hẳn bạn sẽ rất cần trang bị thêm cho mình “bộ giáp siêu đỉnh” mang tên 8 phương pháp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả, khám phá ngay nhé!

8 phương pháp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Có nhiều phương pháp để bạn lấy làm cơ sở thiết lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả. Tuỳ vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp cũng như chiến lược kinh doanh của từng nhà quản lý mà bạn sẽ sử dụng một (hoặc kết hợp các) phương pháp lập kế hoạch sản xuất sao cho phù hợp. Dưới đây là 8 phương pháp phổ biến để bạn có thể tìm hiểu thêm:

Phương pháp 1: MRP (Materials Requirements Planning)

MRP là phương pháp tính toán và lên lịch sản xuất dựa trên nhu cầu nguyên vật liệu. Doanh nghiệp sẽ sử dụng các thông tin về nhu cầu sản phẩm cuối cùng, nhu cầu nguyên vật liệu và thời gian sản xuất để tính toán lịch trình sản xuất và đặt hàng nguyên vật liệu.

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng MRP giúp đảm bảo rằng nguyên vật liệu sẽ có sẵn đúng lúc và đúng số lượng cần thiết.

Nếu như bạn để ý, thì bản chất của phương pháp này chính là một bước trong việc lên kế hoạch sản xuất. Bạn có thể tham khảo một mẫu kế hoạch sản xuất mà chúng tôi đã chia sẻ rất chi tiết để tìm hiểu thêm về phần này nhé!

Phương pháp 2: CRP (Capacity Requirements Planning)

CRP tập trung vào việc đánh giá khả năng sản xuất của các tài nguyên như máy móc, nhân lực và trang thiết bị. CRP hỗ trợ người quản lý phân chia khối lượng công việc hợp lý, phù hợp với khả năng sản xuất hiện có. Phương pháp này thường sử dụng các biểu đồ Gantt và công cụ lập lịch khác để kiểm soát tải công việc và cân đối nhu cầu sản xuất với khả năng sản xuất.

Phương pháp 3: JIT (Just-in-Time)

JIT là hệ thống quản lý sản xuất mà các vật liệu chỉ được sản xuất hoặc giao hàng đúng lúc khi cần thiết. JIT đòi hỏi sự chính xác cao trong việc dự đoán nhu cầu và thời gian sản xuất, giúp giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu suất tổng thể. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất ô tô có thể sử dụng chuỗi cung ứng JIT để nhận các bộ phận từ nhà cung cấp đúng lúc để lắp ráp mà không phải lưu trữ lượng lớn bộ phận trung gian.

Phương pháp 4: S&OP (Sales and Operations Planning)

S&OP tập trung vào việc cân đối giữa nhu cầu bán hàng và khả năng sản xuất. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng này để đánh giá dự báo bán hàng, lập kế hoạch sản xuất và quản lý dự trữ nhằm đảm bảo nhu cầu của khách hàng được đáp ứng hiệu quả. S&OP thường sử dụng các công cụ và mô hình dự báo để tối ưu hóa sản xuất và đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Phương pháp 5: TOC (Theory of Constraints)

TOC tập trung vào việc xác định và quản lý các rào cản chính (các “nút thắt cổ chai”) trong quá trình sản xuất. Bằng cách tối ưu hóa các nút thắt này, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất tổng thể và đạt được mục tiêu sản xuất.

Bạn hoàn toàn có thể ứng dụng phương pháp này trong bước đưa ra những dự báo về rủi ro và phương án dự phòng trong bản kế hoạch sản xuất của mình.

Phương pháp 6: Kanban

Phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng Kanban sử dụng thẻ (kanban) để điều chỉnh lượng nguyên – vật liệu và thành phẩm trong quá trình sản xuất. Khi một công đoạn sản xuất hoàn thành, thẻ Kanban sẽ được chuyển đến công đoạn tiếp theo để sản xuất tiếp. Điều này giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và không có thời gian chờ đợi không cần thiết, từ đó tăng hiệu suất và giảm lãng phí.

Hệ thống Kanban thường sử dụng bảng Kanban (Kanban board) để theo dõi tình trạng của các công việc sản xuất. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một giai đoạn trong quy trình (ví dụ: “Đang chờ”, “Đang sản xuất”, “Hoàn thành”). Điều này giúp cho mọi người trong nhóm dễ dàng nắm bắt tiến độ và nhận biết ngay lập tức những vấn đề có thể xảy ra. Trong một số hệ thống phần mềm quản lý sản xuất cũng ứng dụng phương pháp Kanban này.

Phương pháp 7: Six Sigma

Phương pháp Six Sigma là hệ thống quản lý chất lượng thúc đẩy cải tiến liên tục và giảm thiểu sai số, biến động trong quá trình sản xuất. Nhà quản lý sẽ sử dụng các công cụ thống kê và phân tích dữ liệu để đo lường hiệu suất quá trình sản xuất và xác định nguyên nhân gây ra lỗi và biến động. Sau đó, áp dụng các biện pháp cải tiến để khắc phục hoặc giảm thiểu các nguyên nhân này.

Phương pháp 8: Critical Path Method (CPM)

Phương pháp Critical Path Method (CPM) là công cụ quản lý dự án phổ biến trong lên lịch và quản lý công việc trong quá trình sản xuất. CPM xác định các công việc quan trọng nhất và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng để tạo ra một lịch trình dự án chính xác, giúp quản lý tài nguyên hiệu quả và đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn.

Nguyên tắc lập kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất cần tuân theo một số nguyên tắc cơ bản để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng sản xuất diễn ra liên tục, tránh lãng phí, tối ưu nguồn lực và đáp ứng đúng nhu cầu của thị trường. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng trong lập kế hoạch sản xuất:

Nguyên tắc đồng bộ hóa

Kế hoạch sản xuất phải được đồng bộ với các bộ phận khác như mua hàng, cung ứng, tồn kho, bán hàng, và tài chính. Điều này đảm bảo rằng mọi quy trình hoạt động trong doanh nghiệp đều phối hợp nhịp nhàng với nhau. Giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu, đảm bảo sản xuất và giao hàng đúng thời hạn.

Nguyên tắc dựa trên nhu cầu khách hàng

Lập kế hoạch sản xuất phải dựa trên dự báo nhu cầu thực tế của khách hàng, từ đó điều chỉnh lượng sản xuất phù hợp. Giảm tồn kho dư thừa và tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng và chính xác hơn.

Nguyên tắc tối ưu hóa sử dụng nguồn lực

Sử dụng tối đa và hợp lý các nguồn lực như máy móc, nhân lực, và nguyên vật liệu. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định rõ khả năng của nhà máy và các nguồn lực sẵn có để không gây lãng phí. Tăng hiệu suất sản xuất, giảm chi phí vận hành, và tối đa hóa lợi nhuận.

Nguyên tắc Just-in-Time (JIT)

Chỉ sản xuất sản phẩm khi có nhu cầu thực tế, đồng thời cung cấp nguyên vật liệu và phụ tùng ngay khi cần thiết, nhằm giảm thiểu tồn kho. Giảm chi phí lưu kho, tối ưu hóa dòng chảy sản xuất, giảm thiểu lãng phí.

Nguyên tắc linh hoạt (Flexibility)

Kế hoạch sản xuất phải có khả năng điều chỉnh nhanh chóng để đáp ứng những thay đổi bất ngờ từ thị trường, khách hàng hoặc nguồn cung ứng. Sự linh hoạt giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với các biến động và tối ưu hóa quy trình. Giúp tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng khi có sự thay đổi trong nhu cầu.

Nguyên tắc chất lượng

Sản xuất phải luôn tuân theo các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt từ đầu vào (nguyên vật liệu) cho đến thành phẩm, đồng thời quy trình phải được kiểm soát để tránh sản phẩm lỗi. Đảm bảo chất lượng sản phẩm, tăng độ tin cậy và uy tín của doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí phát sinh từ sản phẩm lỗi hoặc việc sửa chữa.

Nguyên tắc kiểm soát chi phí

Mọi hoạt động trong lập kế hoạch sản xuất phải hướng tới mục tiêu giảm thiểu chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ. Điều này bao gồm việc kiểm soát nguyên liệu, công suất máy móc, và nhân lực. Giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất, cải thiện lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc liên tục cải tiến (Continuous Improvement – Kaizen)

Kế hoạch sản xuất cần được xem xét và cải tiến liên tục để nâng cao hiệu quả, giảm lãng phí, và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Điều này đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ tổ chức trong việc tìm kiếm các cải tiến nhỏ hàng ngày. Giúp cải thiện hiệu quả sản xuất theo thời gian, giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn và duy trì khả năng cạnh tranh.

Nguyên tắc khả năng dự báo và hoạch định

Kế hoạch sản xuất cần dựa trên các dự báo về thị trường, nhu cầu khách hàng và các biến số khác, từ đó có thể hoạch định trước nguồn lực và thời gian sản xuất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch dài hạn, đảm bảo đủ nguồn lực sản xuất và điều phối hoạt động một cách hiệu quả.

Nguyên tắc quản lý rủi ro

Lập kế hoạch sản xuất cần xác định và quản lý các rủi ro tiềm tàng như gián đoạn nguồn cung, sự cố máy móc, hay thay đổi nhu cầu khách hàng.Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch dự phòng và giảm thiểu tác động tiêu cực trong trường hợp xảy ra rủi ro.

Nguyên tắc minh bạch và đo lường hiệu suất

Các quy trình sản xuất cần được minh bạch và có khả năng đo lường hiệu suất thông qua các chỉ số như OEE (Overall Equipment Effectiveness), tỷ lệ lỗi sản phẩm, và mức độ sử dụng tài nguyên. Việc tuân thủ nguyên tắc này sẽ giúp đo lường hiệu quả của kế hoạch, đưa ra các điều chỉnh cần thiết để cải thiện hiệu suất.