Bên cạnh tài chính, thời gian cũng là yếu tố được nhiều nhà quản lý quan tâm khi quyết định triển khai giải pháp ERP. “Bao lâu thì xong?”, “Bao lâu thì hệ thống ERP được đưa vào sử dụng?” là những câu hỏi mà nhà cung cấp hệ thống ERP phải trả lời được cho chủ doanh nghiệp. Vậy yếu tố nào quyết định đến thời gian triển khai thành công ERP? Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Các giai đoạn triển khai giải pháp ERP
Quy trình triển khai giải pháp ERP thường sẽ bao gồm những bước sau:
- Lên kế hoạch dự án
- Thiết kế hệ thống
- Cấu hình hệ thống
- Chuyển đổi dữ liệu
- Kiểm thử hệ thống
- Đào tạo người dùng
- Vận hành hệ thống
Với mỗi giai đoạn của dự án sẽ cần một lượng thời gian khác nhau, phụ thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của kế hoạch triển khai. Làm thế nào để ước tính thời gian triển khai hệ thống ERP? Thời gian cần thiết để thực hiện một hệ thống ERP có thể thay đổi tùy thuộc vào một số yếu tố như:
- Số lượng người dùng
- Phạm vi dự án
- Độ phức tạp của việc chuyển đổi dữ liệu
- Yêu cầu về báo cáo và dashboard tùy chỉnh
- Số lượng địa điểm triển khai (nhiều nhà máy/ nhà xưởng, kho ở các địa điểm khác nhau)
- Quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp
- Số lượng module cần triển khai
Khi làm rõ được tất cả những yếu tố này, chúng ta sẽ có được một dự tính về thời gian triển khai hệ thống ERP tương đối chính xác với thực tế.
Triển khai giải pháp ERP thực sự mất bao lâu?
Theo kinh nghiệm triển khai ERP cho nhiều quy mô doanh nghiệp, các chuyên gia của DEHA Digital Solutions có đưa ra các khoảng thời gian để bạn tham khảo:
- Doanh nghiệp nhỏ: 3 – 4 tháng
- Doanh nghiệp vừa: 6 – 9 tháng
- Doanh nghiệp lớn: 9 – 18 tháng
- Doanh nghiệp đa quốc gia: 12 – 36 tháng
Việc ước tính thời gian triển khai giải pháp ERP là rất quan trọng, vì doanh nghiệp cần thông tin này để phân bổ nguồn lực nội bộ hợp lý, vừa tham gia dự án, vừa đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn. Nếu thời gian triển khai quá dài hoặc không được ước tính chính xác, nhân sự có thể mất động lực hoặc không đủ nguồn lực để hoàn thành dự án.
Chúng ta cần hiểu rằng, quá trình triển khai có thể ảnh hưởng đến hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Một kế hoạch triển khai với thời gian hợp lý sẽ giúp hạn chế sự gián đoạn và tối ưu hóa quá trình chuyển đổi. Liệu có thể rút ngắn thời gian triển khai ERP cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo thành công? Các chuyên gia chuyển đổi số của DEHA Digital Solutions ở đây để giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi này!
Cách rút ngắn thời gian triển khai ERP doanh nghiệp
Bằng kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP thực tế cho nhiều doanh nghiệp có quy mô khác nhau thuộc lĩnh vực sản xuất, các chuyên gia của chúng tôi có đưa ra 7 cách rút ngắn được thời gian triển khai ERP mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
Xác định chính xác số lượng người dùng
Việc cung cấp số lượng người dùng cụ thể giúp đội ngũ lập kế hoạch nhận diện các rắc rối phát sinh và chi phí liên quan. Điều này cũng hỗ trợ trong việc tổ chức đào tạo người dùng cuối hiệu quả, đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
Ví dụ thực tế mà chúng tôi có thể chia sẻ với bạn là một công ty sản xuất linh kiện điện tử có 500 nhân viên nhưng chỉ 50 người cần sử dụng ERP trong giai đoạn đầu (bao gồm nhân sự kế toán, kho, mua hàng và sản xuất). Thay vì triển khai ERP cho toàn bộ công ty ngay lập tức, họ xác định nhóm người dùng cốt lõi, từ đó tối ưu chi phí đào tạo và triển khai. Nhờ vậy, họ rút ngắn thời gian triển khai ERP từ 12 tháng xuống còn 8 tháng. Quả là một cách hữu ích đúng không!
Giới hạn phạm vi dự án
Phạm vi dự án là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến thời gian triển khai ERP. Nếu doanh nghiệp triển khai các module như tài chính, kế toán, quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng, mua sắm và sản xuất cùng lúc, dự án sẽ phức tạp hơn và kéo dài hơn. Việc giới hạn phạm vi dự án giúp giảm thiểu độ phức tạp và thời gian triển khai.
Một doanh nghiệp dệt may muốn triển khai ERP để quản lý toàn bộ hoạt động từ tài chính, nhân sự, kho hàng đến sản xuất và bán hàng. Nếu triển khai tất cả module cùng lúc, dự án có thể kéo dài 18 tháng. Để rút ngắn thời gian, họ quyết định triển khai trước 2 module quan trọng là quản lý sản xuất và quản lý hàng tồn kho trong 6 tháng. Sau khi hai module này hoạt động ổn định, họ mới mở rộng sang các module khác, giúp giảm rủi ro và đảm bảo tiến độ.
Đảm bảo sự sẵn sàng của các nguồn lực cần thiết
Sự sẵn sàng và cam kết của các nguồn lực, bao gồm nhân sự và tài chính, là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ triển khai. Đảm bảo các nguồn lực này luôn sẵn sàng và được phân bổ hợp lý giúp dự án tiến hành suôn sẻ và đúng kế hoạch.
Một công ty chế biến thực phẩm dự định triển khai ERP nhưng không có đủ nhân sự nội bộ để hỗ trợ quá trình triển khai (do vẫn phải vận hành sản xuất hàng ngày). Để giải quyết vấn đề này, họ:
- Chỉ định một đội dự án ERP chuyên trách gồm 5 người từ các phòng ban chính.
- Thuê thêm 3 nhân sự tạm thời để hỗ trợ công việc vận hành trong thời gian triển khai ERP.
- Sắp xếp lịch đào tạo theo từng giai đoạn để không làm gián đoạn hoạt động sản xuất.
Nhờ cách tiếp cận này, công ty triển khai ERP thành công trong 9 tháng thay vì kéo dài đến 15 tháng như kế hoạch ban đầu.
Chuẩn hóa dữ liệu trước khi triển khai
Dữ liệu sai lệch hoặc không đầy đủ có thể làm chậm quá trình nhập liệu và kiểm tra tính chính xác. Kiểm tra và làm sạch dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống mới giúp quá trình chuyển đổi dữ liệu diễn ra suôn sẻ, không gây chậm trễ cho dự án.
Chọn đối tác triển khai có kinh nghiệm và phù hợp
Nếu chọn sai đối tác, doanh nghiệp có thể gặp phải sự chậm trễ do tư vấn kém, hỗ trợ không tốt hoặc phương pháp triển khai không phù hợp. Chọn đối tác có kinh nghiệm triển khai ERP cho ngành của bạn giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tiến độ.
Thực tế DEHA Digital Solutions đã từng triển khai một vài dự án ERP của khách hàng trong tình trạng đối tác công nghệ trước đó bỏ ngang, không đồng hành phát triển tiếp. Lắng nghe các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải với hệ thống ERP cũ, chúng tôi thực sự hiểu được tầm quan trọng của việc lựa chọn đối tác triển khai phù hợp và đáng tin cậy. Hãy tìm hiểu ngay nội dung 10 tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP để rút ngắn thời gian triển khai hệ thống quản lý này nhé!
Lựa chọn thời điểm triển khai thích hợp
Nhà quản lý nên lựa chọn thời điểm triển khai ERP vào giai đoạn doanh nghiệp ít bận rộn hoặc có khối lượng công việc thấp giúp giảm áp lực lên nhân viên và tài nguyên, đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ hơn.
Theo đó, chủ doanh nghiệp nên tránh những thời điểm như lễ tết, mùa vụ cao điểm sản xuất hay cuối năm tài chính.
Giới hạn tích hợp
Hạn chế việc tích hợp ERP với quá nhiều hệ thống khác trong giai đoạn đầu giúp giảm độ phức tạp và rủi ro, từ đó rút ngắn thời gian triển khai. Sau khi hệ thống ERP hoạt động ổn định, doanh nghiệp có thể tiến hành tích hợp thêm các hệ thống khác.
Ví dụ như một doanh nghiệp sản xuất quyết định triển khai ERP mà yêu cầu không tích hợp ngay lập tức với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Thay vào đó, họ tập trung vào các module cốt lõi như tài chính và sản xuất. Sau khi ERP hoạt động ổn định, họ mới tiến hành tích hợp với CRM, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tiến độ triển khai.
Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô khác nhau, đội ngũ chuyên gia và nhóm phát triển của DEHA Digital Solutions sẽ đồng hành cùng chủ doanh nghiệp để đưa ra những phương án xây dựng hệ thống ERP tiết kiệm thời gian và hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi ngày hôm nay để kiểm chứng!
