Checklist 10 câu hỏi hữu ích này giúp các nhà quản lý tìm được giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp. Vậy nên dù có hơi nhiều thì các lãnh đạo cũng hãy dành thời gian để tìm hiểu và trả lời nó nhé!
10 câu hỏi giúp bạn làm rõ nhu cầu về giải pháp ERP
Nhu cầu thực tế của doanh nghiệp là gì?
Đây là câu hỏi giúp nhà lãnh đạo tìm ra lý do thực do thực sự của doanh nghiệp khi mong muốn triển khai ERP. Doanh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề ở đâu? Sản xuất, kho bãi, kế toán, mua hàng, bán hàng hay quản lý nhân sự? Bạn muốn cải thiện điều gì: năng suất, độ chính xác dữ liệu, tốc độ ra quyết định hay khả năng tích hợp chuỗi cung ứng?
Điều quan trọng là phải xác định các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp trước khi khám phá các tính năng và tùy chọn ERP khác nhau có sẵn trên thị trường. Hiểu rõ nhu cầu thực tế cũng sẽ giúp bạn xác định tính năng ERP nào phù hợp nhất để đáp ứng mong muốn của bạn một cách hiệu quả.
Ví dụ như một công ty may mặc muốn kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, cần ERP có mô-đun BOM linh hoạt và quản lý tồn kho theo lô. Việc trả lời câu hỏi này giúp nhà quản lý vẽ ra bài toán về hệ thống ERP rõ nét, để những đơn vị cung cấp giải pháp ERP có thể dựa vào đó xây dựng đề án phù hợp.
ERP lựa chọn có thể mở rộng được không?
Nhu cầu mở rộng là điều vô cùng quan trọng nhưng thường bị “bỏ quên” mỗi khi doanh nghiệp tìm kiếm một giải pháp ERP nào đó. Có thể tại thời điểm sử dụng, hệ thống ERP này đã rất phù hợp với nhu cầu. Tuy nhiên, chỉ cần 5-10 năm tới, khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu quản lý đòi hỏi nâng cao hơn, cần đến sự mở rộng của hệ thống ERP, thì lúc nào câu trả lời lại là không thể. Lúc này chỉ còn 1 cách là bỏ hệ thống cũ, thay bằng hệ thống mới. Và dĩ nhiên là nó rất tốn kém và gây lãng phí cho doanh nghiệp.
Để ngăn chặn hoàn toàn rủi ro này, nhà quản lý hãy luôn chắc chắn rằng giải pháp ERP mình đang dự định triển khai phải có khả năng mở rộng. Cụ thể là nhà cung cấp hệ thống ERP phải đảm bảo được việc bổ sung các tính năng hoặc mô-đun mới. Có như vậy thì mới đảm bảo rằng khoản đầu tư không bị lãng phí vì nó sẽ mang lại giá trị lâu dài.
Hệ thống ERP lựa chọn linh hoạt như thế nào?
Thế nào là sự linh hoạt của một hệ thống ERP? Hẳn sẽ có nhiều nhà quản lý vẫn còn rất mơ hồ về khái niệm này. Tính linh hoạt của ERP được hiểu là khả năng tùy chỉnh cao. Nghĩa là bản thân hệ thống đó có thể can thiệp chỉnh sửa từ phía người có chuyên môn, nhằm tạo ra một hệ thống ERP phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Mỗi một doanh nghiệp là một cá thể độc lập với hệ thống vận hành, quản lý riêng, gần như không tuân theo một tiêu chuẩn chung nào. Điều này đặc biệt đúng với doanh nghiệp sản xuất. Đó là lý do vì sao hệ thống ERP cần sự linh hoạt cao với khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ.
Phần mềm ERP lựa chọn có thể tích hợp với hệ thống khác không?
Sau khi đặt câu hỏi về khả năng sự linh hoạt, nhà quản lý cũng không nên bỏ qua về khả năng tích hợp của hệ thống ERP nhé.
Một hệ thống ERP phải có khả năng tích hợp bên cạnh năng lực kỹ thuật của nhà cung cấp. Tìm hiểu xem nhà cung cấp có thể cho bạn biết phần mềm ERP của họ có thể đáp ứng và tương tác với hệ thống hiện tại của bạn và các chương trình khác tốt như thế nào hay không. Sự tích hợp này rất cần thiết cho luồng thông tin tự do trong doanh nghiệp của bạn như một đơn vị duy nhất.
Hình thức triển khai giải pháp ERP là Cloud hay On-Premise?
Với mỗi hình thức triển khai sẽ luôn có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng mục đích sử dụng và nhu cầu quản lý. Nhà quản lý sau khi chia sẻ về nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, sẽ được đơn vị tư vấn ERP đưa ra lời khuyên nên triển khai hệ thống theo hình thức nào.
Với hệ thống Cloud ERP thì sẽ giúp giảm chi phí vận hành, truy cập từ mọi nơi, cập nhật nhanh và bảo mật cao. Còn nếu doanh nghiệp đã có hạ tầng đủ mạnh, hoặc sẵn sàng đầu tư về hạ tầng, thì có thể triển khai theo hình thức On-premise, để đảm bảo việc sở hữu và quản lý toàn bộ dữ liệu.
Bạn có thể tìm thấy những thông tin hữu ích về Cloud ERP và On-premise ở nội dung Cẩm nang ERP hữu ích cho người mới tìm hiểu.
Có những tính năng bảo mật nào ở hệ thống ERP?
Bảo mật là một khía cạnh quan trọng phải được xem xét khi sử dụng bất kỳ phần mềm quản lý nào. Tìm hiểu xem phần mềm ERP có các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập người dùng, phân quyền người dùng… Ví dụ như với dữ liệu sản xuất và tài chính nhạy cảm, ERP phải có cấp độ bảo mật đủ mạnh để ngăn rò rỉ dữ liệu nội bộ hoặc bên ngoài.
Hệ thống có cơ chế phân quyền chi tiết, mã hóa dữ liệu, sao lưu định kỳ, cảnh báo truy cập trái phép? Có đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001, GDPR…? Đây là những câu hỏi bạn nên đạt ra với đối tác dự định triển khai hệ thống ERP cho mình.
Tổng chi phí sở hữu là bao nhiêu?
Tổng chi phí sở hữu là một yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm ERP. Điều này liên quan đến giá trả cho phần mềm và bất kỳ chi phí nào khác phát sinh, bao gồm bảo trì, nâng cấp, cơ sở hạ tầng, nhân lực và phần cứng. Chúng tôi khuyến nghị rằng những vấn đề như vậy nên được làm rõ ngay từ đầu để tránh thêm các khoản phí bổ sung.
Nhà quản lý cũng nên tìm hiểu thêm về 5 loại chi phí ẩn ‘không phải ai cũng biết’ khi triển khai hệ thống ERP để giảm thiểu tối đa những tổn thất không đáng có.
Nhà cung cấp giải pháp ERP có những hỗ trợ nào?
Nhà quản lý nên đặt ra các câu hỏi về các dịch vụ hỗ trợ ERP của nhà cung cấp. Ví dụ như phạm vi hỗ trợ, thời gian phản hồi, thời gian xử lý, liên hệ qua kênh nào… Nhà cung cấp phần mềm ERP của bạn phải là một đối tác có năng lực cao và đáng tin cậy có thể đóng góp đáng kể vào sự thành công của kế hoạch triển khai ERP.
Những thành tựu nổi bật của nhà cung cấp ERP là gì?
Lý tưởng nhất là chọn một nhà cung cấp ERP có hồ sơ năng lực chứng minh về việc triển khai ERP trong ngành của doanh nghiệp bạn. Nên tìm hiểu những thành tựu trước đây của họ và yêu cầu lời chứng thực hoặc giới thiệu từ những doanh nghiệp khác.
Điều này có thể sẽ hơi khó, nhưng bạn nên dành thời gian để tìm hiểu vì nó sẽ rất xứng đáng!
Tài nguyên, chính sách đào tạo của nhà cung cấp ERP là gì?
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp ERP bạn định hợp tác có đầy đủ tài nguyên, chương trình đào tạo hiệu quả cho người dùng. Đào tạo là một trong những yếu tố quan trọng nhất có thể cho phép công ty đạt được lợi ích tối ưu từ phần mềm ERP và cũng dễ dàng áp dụng phần mềm.
Mặc dù chính sách đào tạo từ phía đơn vị cung cấp ERP là rất quan trọng, nhưng chủ doanh nghiệp không nên phụ thuộc hoàn toàn vào điều này. Chủ động lên kế hoạch, chiến lược đào tạo, kết hợp với đơn vị triển khai ERP là cách giúp hiệu quả đào tạo đạt mức cao nhất. Các chủ doanh nghiệp có thể sẽ quan tâm hơn đến cách xây dựng chiến lược và lộ trình đào tạo ERP hiệu quả.
Cách lựa chọn giải pháp ERP phù hợp
Trả lời được 10 câu hỏi trên đã là một thành công lớn trên hành trình tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp. Vậy nên nội dung này cũng chỉ giúp nhà quản lý tổng hợp lại những điều quan trọng nhất để lựa chọn thành công hệ thống ERP ngay từ lần đầu tiên:
- Lựa chọn giải pháp ERP dựa trên đặc thù kinh doanh, sản xuất
- Tính linh hoạt và sẵn sàng mở rộng chức năng của hệ thống
- Lựa chọn hệ thống ERP dựa trên đặc thù riêng biệt của ngành
- Cân nhắc đến khả năng tích hợp của hệ thống ERP
- Lựa chọn không gian lưu trữ
- Khả năng đào tạo và hỗ trợ của đơn vị cung cấp hệ thống
- Khả năng tùy chỉnh và thân thiện với người dùng
- Lựa chọn theo mức ngân sách
Lời khuyên chi tiết của chuyên gia cho từng hạng mục trên được chúng tôi chia sẻ ở nội dung Bí quyết chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất mời bạn đón đọc.
Tổng kết
Việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp là tiền đề quan trọng cho mục tiêu chuyển đổi trong doanh nghiệp sản xuất, hướng tới xây dựng nhà máy thông minh. 10 câu hỏi trên là những chỉ dẫn cơ bản và quan trọng giúp bất kỳ nhà quản lý nào cũng có thể tự tin trên hành trình đi tìm giải pháp ERP. Nếu việc tìm kiếm một mình khiến bạn cảm thấy khó khăn, bạn hoàn toàn có thể liên hệ chúng tôi để nhận sự hỗ trợ chuyên môn tốt nhất. Các chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn lòng đồng hành cùng bạn mọi lúc, mọi nơi.
