Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel miễn phí

Sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel miễn phí trong một vài trường hợp cụ thể là một phương án tốt. Và để nó thực sự hiệu quả hẳn bạn sẽ cần tới những hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng nó trong thực tế. Và nội dung này sẽ tập trung vào điều ấy.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel miễn phí

Hướng dẫn tổng quan

Để thực hiện việc quản lý các hoạt động sản xuất của nhà máy, bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm Excel miễn phí. Dưới đây là hướng dẫn tổng quan về các thao tác bạn có thể theo dõi để làm theo:

• Tạo các bảng (Sheet) và nhập dữ liệu: Mở Excel và tạo các bảng có chức năng theo dõi từng hạng mục trong sản xuất (chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các mẫu bảng ở phần dưới). Sau đó, bạn sẽ nhập dữ liệu vào các ô tương ứng.
• Ứng dụng công thức và hàm Excel: Sử dụng các công thức và hàm như SUM, IF, VLOOKUP, và CONCATENATE để tính toán và kết nối dữ liệu giữa các bảng đã tạo ở trên.
• Định dạng có điều kiện: Sử dụng tính năng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các ô quan trọng, chẳng hạn như các đơn hàng đang chậm tiến độ hoặc các vấn đề chất lượng.
• Biểu đồ và đồ thị: Tạo biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu, giúp việc phân tích trở nên dễ dàng hơn.
• Tạo mẫu báo cáo: Sử dụng các công cụ báo cáo của Excel để tạo ra các báo cáo chi tiết và tổng hợp.

Mẫu bảng Excel quản lý lập kế hoạch sản xuất

Tạo bảng kế hoạch sản xuất để theo dõi các đơn hàng và tiến độ sản xuất. Bảng kế hoạch sản xuất:

Mẫu bảng Excel quản lý kho (nguyên vật liệu)

Tạo bảng quản lý kho để theo dõi tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm. Bảng quản lý kho:

Mẫu bảng Excel quản lý tiến độ sản xuất

Theo dõi tiến độ sản xuất từng bước trong quy trình. Bảng tiến độ sản xuất:

Mẫu bảng Excel quản lý chất lượng

Theo dõi và ghi nhận các vấn đề về chất lượng sản phẩm. Bảng quản lý chất lượng:

Mẫu bảng Excel báo cáo và phân tích

Tạo các báo cáo để phân tích hiệu suất sản xuất. Báo cáo tiến độ sản xuất:

Không thể phủ nhận sức mạnh quản lý của Excel mang lại, điều quan trọng là bạn cần hiểu và ứng dụng được nó vào bài toán quản lý của mình. Cộng đồng người sử dụng Excel và những lớp đào tạo về phần mềm này hiện đang rất đông và phổ biến, bạn hoàn toàn có thể được nhận sự hỗ trợ từ những nguồn thông tin này để thực hiện tốt công việc quản lý của mình một cách tiết kiệm chi phí nhất có thể.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel miễn phí

Phần mềm Excel đã quá phổ biến và quen thuộc với dân văn phòng và đặc biệt là với những vị trí quản lý. Vậy nên cũng không cần tốt quá nhiều thời gian để phân tích về lợi ích của phần mềm này khi ứng dụng trong quản lý sản xuất. Dưới đây là những tóm tắt ngắn gọn nhất về lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý sản xuất bằng Excel miễn phí:

• Chi phí thấp: Excel là một công cụ phổ biến và dễ tiếp cận với chi phí thấp hoặc không mất phí nếu bạn đã có bản quyền.
• Dễ sử dụng: Nhiều người đã quen thuộc với Excel, vì vậy việc đào tạo và triển khai có thể dễ dàng và nhanh chóng.
• Linh hoạt: Excel rất linh hoạt và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Phân tích và báo cáo: Excel cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ cho phân tích dữ liệu và tạo báo cáo.
• Không cần phần cứng phức tạp: Không yêu cầu các máy chủ phức tạp hoặc phần cứng đặc biệt.

Bên cạnh nhiều ưu điểm nổi bật, thì phần mềm Excel cũng có nhiều hạn chế trong việc ứng dụng để quản lý nói chung và quản lý sản xuất nói riêng.

Hạn chế của việc sử dụng Excel để quản lý sản xuất

Thiếu tính năng tự động hóa

Excel không cung cấp các tính năng tự động hóa phức tạp như các hệ thống MES hoặc ERP, dẫn đến nhiều công việc phải làm thủ công. Đây là một hạn chế vô cùng lớn khiến Excel khó lòng đáp ứng được những nhu cầu về quản lý sản xuất trong một bối cảnh cả thế giới đều chuyển đổi số, hướng đến tự động hoá.

Không có tính năng theo dõi thời gian thực

Excel không hỗ trợ theo dõi tiến độ sản xuất trong thời gian thực, điều này có thể làm giảm khả năng phản ứng nhanh với các vấn đề xảy ra.

Có thể bạn đã biết, Excel chỉ cung cấp các dữ liệu tĩnh tại thời điểm nhập vào, không thể cập nhật tự động để phản ánh tình trạng thực tế của quy trình sản xuất. Mà trong hoạt động sản xuất, việc quản lý theo thời gian thực là vô cùng cần thiết. 

Khi có sự cố xảy ra, việc phát hiện và phản ứng nhanh là rất quan trọng. Excel không cung cấp khả năng theo dõi và cảnh báo thời gian thực, làm giảm khả năng phản ứng kịp thời.

Khả năng mở rộng hạn chế

Khi doanh nghiệp phát triển, lượng dữ liệu cần quản lý sẽ tăng lên đáng kể. Excel, dù linh hoạt, không được thiết kế để xử lý các tập dữ liệu lớn và phức tạp mà các hệ thống quản lý sản xuất thường yêu cầu.

Bên cạnh đó, Excel còn thể rõ sự hạn chế liên quan đến tốc độ, khi số lượng hàng ngàn dòng dữ liệu và các công thức phức tạp được sử dụng, Excel có thể trở nên chậm chạp, làm giảm hiệu suất làm việc. Với nhiều người cùng làm việc trên một tệp Excel, việc theo dõi thay đổi và quản lý phiên bản có thể trở nên khó khăn và dễ dẫn đến xung đột dữ liệu.

Việc quản lý và phân tích dữ liệu lớn đòi hỏi các công cụ và tính năng mà Excel không cung cấp, như cơ sở dữ liệu quan hệ hoặc các tính năng truy vấn phức tạp.

Nguy cơ lỗi dữ liệu

Excel dễ bị lỗi do sai sót nhập liệu hoặc lỗi công thức. Những lỗi này có thể không được phát hiện ngay lập tức, dẫn đến các quyết định sai lầm dựa trên dữ liệu không chính xác. Việc nhập liệu thủ công rất dễ mắc lỗi, từ các lỗi đánh máy đến các lỗi logic.

Khi sử dụng các công thức phức tạp, một lỗi nhỏ có thể dẫn đến kết quả sai lệch lớn. Ngoài ra, Excel không có các tính năng kiểm tra chéo dữ liệu tự động như các hệ thống ERP/MES, do đó các lỗi có thể tồn tại mà không được phát hiện.

Bảo mật

Excel không cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như các hệ thống quản lý sản xuất chuyên nghiệp, do đó dữ liệu có thể dễ bị truy cập trái phép.

Mặc dù Excel cho phép đặt mật khẩu cho tệp, nhưng mức độ bảo mật này rất hạn chế và dễ bị phá vỡ. Excel không hỗ trợ quản lý quyền truy cập chi tiết như các hệ thống ERP/MES, nơi mà bạn có thể phân quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng. Việc lưu trữ dữ liệu nhạy cảm trong Excel tăng nguy cơ bị mất mát hoặc truy cập trái phép.

Nếu như Excel không phải là một phương án hợp lý tại thời điểm này, thì hẳn bạn sẽ rất quan tâm tới 6 phần mềm quản lý sản xuất MES miễn phí mà chúng tôi đã có dịp tổng hợp và phân tích.

Khi nào Excel là một lựa chọn tốt

Một giải pháp luôn luôn có 2 mặt: ưu điểm và hạn chế. Và phần mềm Excel cũng vậy, bạn vừa cùng chúng tôi khám phá 2 mặt của vấn đề này một cách khách quan và chi tiết nhất. Vậy thì khi nào Excel là một lựa chọn tốt cho quản lý?

• Doanh nghiệp nhỏ: Khi bạn quản lý một doanh nghiệp nhỏ với quy trình sản xuất đơn giản và số lượng đơn hàng ít.
• Ngân sách hạn chế: Khi bạn có ngân sách hạn chế và không thể đầu tư vào các hệ thống quản lý sản xuất phức tạp.
• Dự án ngắn hạn hoặc thử nghiệm: Khi bạn đang thực hiện một dự án ngắn hạn hoặc thử nghiệm và chưa cần đến một hệ thống quản lý phức tạp.

Khi nào bạn nên sử dụng phần mềm quản lý sản xuất MES

Tương tự, chúng ta sẽ cùng nhau tìm câu trả lời cho việc khi nào cần dùng phần mềm quản lý sản xuất MES?

• Doanh nghiệp phát triển: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và quy trình sản xuất trở nên phức tạp hơn.
• Nhu cầu tự động hóa và tích hợp: Khi bạn cần các tính năng tự động hóa, theo dõi thời gian thực và tích hợp với các hệ thống khác.
• Yêu cầu bảo mật và chính xác: Khi bạn cần đảm bảo tính chính xác cao và bảo mật dữ liệu mạnh mẽ.

Excel có thể là một công cụ hữu ích cho việc quản lý sản xuất trong một số trường hợp cụ thể, với điều kiện bạn cần thực sự am hiểu và biết cách sử dụng nó. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu phức tạp hơn, việc đầu tư vào một hệ thống MES hoặc ERP chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích lâu dài và bền vững.