Lợi ích của ERP nổi bật nhất khiến mọi nhà quản lý đều mong muốn ứng dụng giải pháp hoạch định nguồn lực này trong doanh nghiệp của mình đó là thúc đẩy hiệu suất nhờ vào sự tiết kiệm chi phí, hỗ trợ ra quyết định, giảm thiểu rủi ro và khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận, phòng ban.
Tính năng của ERP
Các tính năng của ERP là các khả năng và chức năng có trong bộ phần mềm ERP, chẳng hạn như quản lý mua hàng, quản lý tài chính, kế toán, quản lý đơn hàng, quản lý chuỗi cung ứng cũng như phân tích và báo cáo.
Quản lý quan hệ khách hàng và nguồn nhân lực đôi khi được đưa vào như một phần của bộ phần mềm ERP. Những tính năng này nhằm giúp doanh nghiệp tự động hóa các nhiệm vụ, cải thiện thông tin chi tiết, giảm chi phí vận hành, tăng hiệu quả, giảm rủi ro và cải thiện quy trình làm việc, cùng vô số lợi ích khác.
Dưới đây là những tính năng chính của ERP
- Phần mềm ERP được thiết kế để vận hành và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi trên nhiều bộ phận, giúp việc quản lý hiệu quả hơn, cung cấp cho mọi người những thông tin kịp thời và kỹ lưỡng hơn, đồng thời giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
- Hệ thống ERP bao gồm các tính năng trải rộng trên nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp, bao gồm tài chính, kế toán, mua sắm, quản lý dự án và nhân sự.
- Mặc dù hệ thống ERP có rất nhiều khả năng nhưng chúng thường yêu cầu tích hợp với phần mềm chuyên dụng để có chức năng nâng cao hơn về phân tích, tiếp thị, bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng và các quy trình kinh doanh quan trọng khác.
Lợi ích của ERP
Tiết kiệm chi phí
ERP giảm chi phí bằng cách hợp nhất một số (hoặc toàn bộ) các nền tảng quản lý doanh nghiệp thành một hệ thống duy nhất và tự động hóa các quy trình trong toàn tổ chức. Hệ thống ERP giảm thiểu hoặc loại bỏ nhiều chi phí hành chính và vận hành, ví dụ như nhập dữ liệu thủ công hoặc các quy trình dư thừa.
Điều này có nghĩa là có thể hoàn thành nhiều công việc hơn với ít thời gian hơn và sử dụng ít nguồn lực hơn, đồng thời nhân viên có thể dành thời gian cho các dự án sáng tạo hơn nhằm thúc đẩy tăng trưởng. Lấy một ví dụ, Blue Shield of California đã tiết kiệm được gần 500.000 USD chi phí bằng cách triển khai hệ thống ERP trên nền tảng đám mây.
Hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống ERP cung cấp cho người dùng cái nhìn toàn diện về hiệu suất tài chính và hoạt động, với các báo cáo có thể tùy chỉnh và thông tin chi tiết theo thời gian thực mà không cần báo cáo thủ công.
Nó cũng có thể giảm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiều nhiệm vụ bằng cách làm cho các quy trình trở nên đơn giản hơn và giảm thời gian tìm kiếm thông tin họ cần. Điều này, cùng với các quy trình tự động và hệ thống được kết nối, giúp các nhóm nhanh chóng nhận được thông tin chính xác cho những người ra quyết định, để họ có thể ứng phó với những điều kiện kinh tế và kinh doanh đang thay đổi.
Thúc đẩy hiệu suất
Các hệ thống ERP hiện đại sử dụng tự động hóa quy trình và trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại dễ xảy ra lỗi của con người. ERP cũng giúp các công ty bằng cách theo dõi tất cả nguyên vật liệu trong mọi giai đoạn của vòng đời tồn kho, cũng như tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng trên một hệ thống duy nhất. Điều này cải thiện khả năng trực quan hoá và lập kế hoạch chuỗi cung ứng, đồng thời giúp đưa sản phẩm phù hợp đến tay khách hàng đúng thời hạn.
Giảm thiểu rủi ro
Một hệ thống ERP đã được chứng minh có thể giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và thực thi các biện pháp kiểm soát tài chính. Với hệ thống tập trung và quyền truy cập dựa trên sự phân quyền, chỉ những nhân viên phù hợp mới có thể xem dữ liệu nhạy cảm, cải thiện quy trình kiểm toán và giảm rủi ro tài chính và hoạt động.
Khuyến khích sự hợp tác
Hệ thống ERP cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất và giao diện chung, cho phép người dùng từ các phòng ban dễ dàng chia sẻ thông tin và cải thiện các nhiệm vụ như lập kế hoạch tài chính, quản lý bán hàng và tồn kho, hậu cần, lập kế hoạch sản xuất và trải nghiệm khách hàng.
Thay vì các phòng ban làm việc với nhiều giải pháp phần mềm mà chỉ một nhóm có thể truy cập, thì khi sử dụng ERP, các nhóm có thể làm việc chủ động và truy cập thông tin một cách độc lập, không cần phải yêu cầu thông tin từ một bộ phận khác trong tổ chức.
Ví dụ, các nhóm nhân sự và tài chính có sự liên quan trong một số chức năng kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch nhân sự, bảng lương, thời gian và lao động, mua sắm và kế toán. Việc chia sẻ một hồ sơ nhân viên giữa các nhóm này có thể mang lại sự liên kết và giảm thiểu sai sót.
19 thuật ngữ thường dùng trong ERP
Khi tìm hiểu về ERP hay làm việc với những đối tác cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm ERP, chắc chắn bạn sẽ bắt gặp những thuật ngữ vừa lạ vừa quen. Việc tìm hiểu ý nghĩa, nội hàm của nó sẽ giúp bạn có thêm kiến thức về hệ thống ERP, cũng như hiểu bản chất của cách nó vận hành. Từ đó dễ dàng làm việc với đối tác cũng như có những đóng góp vào sự phát triển
Financial management (Quản lý tài chính)
Quản lý tài chính là một thuật ngữ chung để nói về tất cả các tính năng giúp nền tảng phần mềm đủ điều kiện trở thành hệ thống ERP. Điều này bao gồm tất cả các tính năng kế toán tiêu chuẩn, chẳng hạn như ghi nhận các khoản chi phí, quản lý khoản phải thu và tiền mặt, ghi nhận doanh thu và đôi khi là chức năng chuyên biệt hơn bao gồm lập ngân sách và dự báo hoặc quản lý tài sản và cho thuê. Các tính năng này kết hợp lại với nhau giúp doanh nghiệp quản lý tập trung tất cả các quy trình và hoạt động tài chính của mình.
Accounting (Kế toán)
Các tính năng kế toán trong hệ thống ERP tương tự như các tính năng được tìm thấy trong phần mềm kế toán độc lập với các công cụ như sổ cái chung, quản lý dòng tiền, thu chi, quản lý chi phí và hóa đơn…
Điểm đặc biệt của việc sử dụng hệ thống ERP cho quy trình kế toán là nó có thể lấy dữ liệu từ các hệ thống nguồn khác nhau, tổng hợp và sau đó lưu trữ vào kho lưu trữ trung tâm nơi dữ liệu có thể được sử dụng để báo cáo, phân tích và các chức năng tài chính quan trọng khác. Nó giúp việc kết nối thông tin tài chính với các quy trình hoạt động để cải thiện việc ra quyết định trở nên dễ dàng hơn.
Order processing (Xử lý đặt hàng)
Xử lý đơn hàng là một quy trình làm việc bao gồm từ công đoạn nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và xử lý chúng. Tính năng xử lý đơn hàng cho phép doanh nghiệp quản lý vòng đời của đơn đặt hàng, từ việc nắm bắt đơn hàng ban đầu cho đến thanh toán, giao hàng và thanh toán. Tính năng xử lý đơn hàng trong hệ thống ERP giúp quản lý thông tin từ các bộ phận khác nhau dễ dàng hơn, lấy thông tin từ nhiều hệ thống khi cần để chuyển thành một luồng dữ liệu. Điều này cho phép tự động hóa và giúp xử lý đơn hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.
Project management (Quản lý dự án)
Hệ thống ERP thường bao gồm các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, đánh giá, thực hiện và giám sát các dự án từ khi hình thành đến khi hoàn thành.
Các tính năng này có thể bao gồm khả năng tạo kế hoạch dự án chi tiết, bao gồm các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng và các yếu tố phụ thuộc.
Ngoài ra, quản lý dự án còn bao gồm chức năng lập ngân sách và kiểm soát chi phí, cộng tác và quản lý rủi ro cũng như các công cụ phân tích để đánh giá tiến độ, xác định các vấn đề cấp bách và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Embedded AI (Ai nhúng – Tích hợp trí tuệ nhân tạo)
AI nhúng, còn được gọi là Trí tuệ nhân tạo nhúng (EAI), là một hệ thống khung có mục đích chung cho các chức năng AI. Nó được tích hợp vào các thiết bị mạng và cung cấp các chức năng quản lý mô hình chung, thu thập dữ liệu và tiền xử lý dữ liệu cho các chức năng dựa trên thuật toán AI cho các thiết bị này.
Real-time data (Dữ liệu ở thời gian thực)
Dữ liệu thời gian thực trong hệ thống ERP là công cụ hỗ trợ quan trọng để phát hiện các điều kiện kinh doanh đang thay đổi, đánh giá lại chiến lược và đưa ra quyết định sáng suốt hơn để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.
Khi các công ty quản lý trên các công cụ cũ khác nhau như Excel, Zalo, giấy tờ, phải mất rất nhiều công đoạn thủ công để lấy dữ liệu ra khỏi mỗi hệ thống và làm cho dữ liệu đó có thể sử dụng được trong toàn doanh nghiệp.
Điều này làm dấy lên mối lo ngại về tính toàn vẹn và độ tin cậy của dữ liệu, vì vào thời điểm dữ liệu được đưa vào báo cáo, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định thực sự quan trọng dựa trên dữ liệu lỗi thời hoặc không chính xác.
Hệ thống ERP hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho dữ liệu thời gian thực cho phép doanh nghiệp truy cập vào thông tin hiện tại trên toàn doanh nghiệp, chẳng hạn như mức tồn kho, thiếu hụt tiền mặt, hiệu suất bán hàng, chi phí đầu vào và thông tin tài chính khác.
Automation (Tự động hoá)
Hệ thống ERP tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh thông thường nên chúng đòi hỏi ít công đoạn thủ công hơn hay thậm chí là không cần. Tự động hoá cho phép mọi người tập trung thời gian vào các hoạt động chiến lược, mang lại giá trị gia tăng hơn.
Tự động hóa có thể được kích hoạt bằng công nghệ máy học và trí tuệ nhân tạo, được nhúng vào phần mềm để hỗ trợ các tính năng cốt lõi trong hệ thống hoạt động mà không cần nhiều sự can thiệp của con người.
Các quy trình tự động phổ biến trong hệ thống ERP bao gồm thực hiện đơn hàng, quản lý hàng tồn kho và quy trình tài chính, chẳng hạn như tạo hóa đơn, theo dõi chi phí và báo cáo. Bằng cách tận dụng tự động hóa trong các quy trình này, doanh nghiệp có thể giảm bớt công việc thủ công, giảm thiểu lỗi của con người, cải thiện hiệu quả quy trình và tăng năng suất tổng thể.
Data analytics (Phân tích dữ liệu)
Nhiều hệ thống ERP bao gồm khả năng báo cáo và phân tích để thu thập và phân tích dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp. Các tính năng phân tích dữ liệu thường được liên kết với hệ thống ERP bao gồm tạo báo cáo, công cụ tìm kiếm, bộ lọc, bảng điều khiển và trực quan hóa giúp làm cho dữ liệu dễ tiếp thu hơn để hỗ trợ việc ra quyết định. Thông thường, các hệ thống ERP yêu cầu phần mềm bổ sung cho phép phân tích sâu rộng và phức tạp hơn.
Business process controls (Kiểm soát quy trình kinh doanh)
Hệ thống ERP bao gồm các biện pháp kiểm soát quy trình kinh doanh nhằm tối ưu hóa và tự động hóa các tác vụ và quy trình thông thường nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động, độ chính xác của dữ liệu, quản lý rủi ro và tuân thủ trong tổ chức. Các biện pháp kiểm soát này có thể bao gồm các công cụ để xác định và quản lý quy trình công việc, tạo quy trình phê duyệt được xác định trước và thiết lập các biện pháp kiểm soát quyền truy cập của người dùng dựa trên vai trò để bảo mật dữ liệu tốt hơn và tuân thủ quy định. Mặc dù các tính năng cụ thể sẽ khác nhau giữa các nhà cung cấp ERP khác nhau, nhưng việc bao gồm các biện pháp kiểm soát quy trình kinh doanh là một khía cạnh cơ bản của phần mềm ERP.
Reporting (Báo cáo)
Trong ERP, báo cáo là một thuật ngữ rộng, vì nó có thể áp dụng cho các chức năng khác nhau như báo cáo tài chính, báo cáo sản xuất, báo cáo bán hàng… Báo cáo tài chính là loại được liên kết phổ biến nhất với hệ thống ERP, cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động của họ thông qua các chỉ số chính.
Nhìn rộng ra, các khả năng báo cáo này giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và hiệu quả hơn, đồng thời thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn trong các lĩnh vực quan trọng như bán hàng, tồn kho, tài chính và sản xuất.
Integrations (Tích hợp)
Tích hợp được sử dụng để kết nối một ứng dụng phần mềm hoặc nguồn dữ liệu này với một ứng dụng phần mềm hoặc nguồn dữ liệu khác nhằm mục đích chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, giúp gia tăng sự thấu hiểu, đưa ra quyết định tốt hơn, cộng tác nhanh nhẹn hơn và tính nhất quán dữ liệu cao hơn mà không cần truyền dữ liệu thủ công.
Hệ thống ERP tận dụng sự tích hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình kinh doanh xuyên suốt giữa các phòng ban và đơn vị kinh doanh. Ví dụ: trong chức năng ERP phổ biến là mua hàng – trả tiền, việc tích hợp cho phép các hành động như truy thu, mua hàng, lập hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp trở thành một quy trình từ đầu đến cuối diễn ra một cách có hệ thống.
Single database (Cơ sở duy liệu duy nhất)
Hệ thống ERP cơ sở dữ liệu duy nhất cho phép dữ liệu kinh doanh tồn tại ở một vị trí tập trung bằng cách sử dụng một mô hình dữ liệu chung. Với tất cả các hệ thống và quy trình hoạt động trên cùng một mô hình dữ liệu, các phòng ban và đơn vị kinh doanh của tổ chức có thể hoạt động trong cùng một hệ thống tích hợp. Dữ liệu có sẵn và có thể truy cập được đối với nhân viên trong toàn tổ chức mà không cần phải nhấp qua nhiều hệ thống hoặc chờ dữ liệu được truyền thủ công giữa các ứng dụng, điều này có nguy cơ gây ra lỗi của con người và mất thông tin. Một lợi ích khác của cơ sở dữ liệu ERP đơn lẻ là nó đơn giản hóa việc quản lý cơ sở hạ tầng CNTT, giảm độ phức tạp của việc quản lý dữ liệu, sao lưu và bảo trì hệ thống.
Manufacturing (Sản xuất)
Lịch sử của hệ thống ERP có thể bắt nguồn từ ngành sản xuất với hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu vào những năm 1960. Những gốc rễ đó vẫn còn được thể hiện rõ trong phần mềm ERP, với các tính năng liên quan đến sản xuất, lập kế hoạch và quản lý tài nguyên hiện được coi là tiêu chuẩn.
Phần mềm ERP được thiết kế để tích hợp các loại quy trình đó để các doanh nghiệp sản xuất hiểu cách kết hợp sản xuất với cung và cầu để quản lý chi phí đồng thời tối ưu hóa mức tồn kho.
Lập kế hoạch nguyên liệu, nhằm hợp lý hóa quy trình mua sắm, tiếp tục là yếu tố chính trong khả năng sản xuất của hệ thống ERP, cho phép các doanh nghiệp thực hiện các kịch bản giả định để giúp đảm bảo rằng họ có đúng lượng nguyên liệu cho sản xuất sản phẩm.
CRM (Customer relationship management)
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là thuật ngữ ngành được sử dụng cho phần mềm lưu trữ dữ liệu khách hàng, theo dõi các tương tác của khách hàng và đầu mối bán hàng cũng như quản lý các chiến dịch tiếp thị.
Đây không phải là tính năng phổ biến hoặc tiêu chuẩn của hệ thống ERP và thông thường, các doanh nghiệp sẽ sử dụng hệ thống ERP và CRM từ các nhà cung cấp khác nhau và liên kết chúng thông qua tích hợp.
Tận dụng các chức năng CRM trong phần mềm ERP có thể giúp cải thiện khả năng nhận dạng khách hàng tiềm năng, giúp việc bán thêm dễ dàng và hiệu quả hơn cũng như giảm thiểu chi phí liên quan đến quản lý dữ liệu khách hàng.
Chìa khóa để làm cho mô-đun CRM trở nên hữu ích trong hệ thống ERP là cho phép cả hai hệ thống lưu trữ và lấy dữ liệu từ một nơi, còn được gọi là vận hành trên một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Sales management (Quản lý bán hàng)
Tương tự như CRM, các tính năng quản lý bán hàng tập trung vào việc giúp doanh nghiệp quản lý mối quan hệ khách hàng, tối ưu hóa quy trình bán hàng và cải thiện hiệu suất bán hàng tổng thể.
Các tính năng này có thể bao gồm chức năng chuyên biệt cho hoạt động báo cáo doanh thu, dự báo bán hàng, tạo báo giá và đề xuất, phân tích và báo cáo bán hàng cũng như phân khúc tài khoản và lãnh thổ bán hàng.
Mặc dù quản lý bán hàng cốt lõi có thể thuộc về hệ thống CRM nhiều hơn là hệ thống ERP, nhưng tất cả các tính năng này đều được thiết kế để cải thiện quy trình bán hàng và cuối cùng là thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
Marketing
Sự kết hợp giữa chức năng của hệ thống ERP và phần mềm tiếp thị độc lập ngày càng trở nên phổ biến. Một số hệ thống ERP sẽ cung cấp các công cụ tiếp thị qua email cơ bản để theo dõi các chiến dịch, bao gồm các số liệu như phạm vi tiếp cận, mức độ tương tác và tỷ lệ chuyển đổi.
Các công cụ phân khúc khách hàng cũng có thể được đưa vào để phân loại khách hàng dựa trên các tiêu chí nhất định, cho phép thực hiện các nỗ lực tiếp thị có mục tiêu hơn. Tùy thuộc vào doanh nghiệp, phần mềm tiếp thị chuyên biệt có thể hoạt động với hệ thống ERP, có thể cần thiết để hỗ trợ các yêu cầu tiếp thị toàn diện và nâng cao hơn.
HR management (Quản lý nhân sự)
Quản lý nguồn nhân lực là một chức năng thường được xử lý trong giải pháp quản lý nhân sự hoặc nguồn nhân lực (HCM) chuyên dụng, nhưng nó cũng có thể được đưa vào dưới dạng một mô-đun cho hệ thống ERP.
Các tính năng nhân sự phổ biến nhất bao gồm các công cụ quản lý thông tin nhân viên, quản lý phúc lợi, tính lương và lập kế hoạch lực lượng lao động. Các chương trình đào tạo và phát triển cũng có thể được đưa vào đây, cũng như việc tuyển dụng và theo dõi ứng viên cũng như giới thiệu nhân viên.
Lợi ích của việc liên kết chặt chẽ chức năng nhân sự với hệ thống ERP là khả năng thúc đẩy hiệu quả trong các quy trình nhân sự và kết nối chặt chẽ việc lập kế hoạch nhân sự và lập ngân sách tài chính. Nhân sự là chi phí lớn nhất trong nhiều doanh nghiệp, vì vậy dữ liệu nhân sự là động lực chính cho việc lập kế hoạch tài chính.
Supply chain and purchasing (Chuỗi cung ứng và mua hàng)
Khả năng lập kế hoạch chuỗi cung ứng và mua hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và sắp xếp việc mua sắm, hợp lý hóa các nhiệm vụ như quản lý đơn đặt hàng và nhà cung cấp, thực hiện lập kế hoạch và dự báo nhu cầu cũng như quản lý hàng tồn kho và hậu cần.
Đối với những người ra quyết định, việc tích hợp các tính năng chuỗi cung ứng trong hệ thống ERP cho phép họ phát hiện, quyết định và thực hiện các ưu tiên chiến lược cũng như sử dụng thông tin theo thời gian thực để đưa ra quyết định sáng suốt nhất vào đúng thời điểm.
BI (Business intelligence)
BI là một thuật ngữ được sử dụng đã khá lâu trong thế giới công nghệ thông tin và nó thường đề cập đến các công cụ trong phần mềm (hoặc bộ phần mềm độc lập) có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu, trực quan hóa dữ liệu, báo cáo, lập kế hoạch chiến lược và đưa ra quyết định.
Về cốt lõi, BI là một phương tiện để đúc kết ra được những hiểu biết sâu sắc về dữ liệu. Khi được tích hợp với hệ thống ERP, các công cụ kinh doanh thông minh có thể được sử dụng để xây dựng các báo cáo, bảng chỉ số và trực quan hóa tùy chỉnh giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu cập nhật và đáng tin cậy nhất.
