So sánh phần mềm kế toán ERP với phần mềm kế toán thường

Nên sử dụng phần mềm kế toán ERP hay phần mềm kế toán thường?

Tháng Bảy 10, 2024

Phần mềm kế toán ERP không chỉ có đầy đủ các tính năng của một phần mềm kế toán thường mà còn có thể kết nối dữ liệu, chia sẻ và trao đổi thông tin với các phân hệ quản lý khác trong hệ thống ERP toàn diện của một doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán ERP bản chất là gì?

Phần mềm kế toán ERP là một công cụ giúp quản lý về tài chính cho doanh nghiệp.

Để phân biệt với phần mềm kế toán thường, người ta gọi phân hệ kế toán của hệ thống quản lý toàn diện là phần mềm kế toán ERP. Nó được hiểu là một phần, một Module quản lý về tài chính, kế toán, nằm bên trong một hệ thống quản lý toàn diện bao gồm nhiều phân hệ khác như quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý kho…

Nếu như phần mềm kế toán thường là một phần mềm được sử dụng độc lập, không có liên kết với bất kỳ một phần mềm nào khác, thì phần mềm kế toán ERP lại là một mảnh ghép của bức tranh quản lý nguồn lực doanh nghiệp tổng thể.

2 chức năng chính của phần mềm kế toán ERP

Phần mềm kế toán ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các vấn đề về tài chính. 2 chức năng chính của phần mềm kế toán ERP là Kế toán tài chính và Kế toán quản trị.

Dưới đây là phân tích chi tiết của 2 chức năng đó:

Kế toán tài chính (Financial – FI)

Quản lý toàn bộ thông tin về kế toán tài chính trong doanh nghiệp.
Cung cấp báo cáo cáo tài chính theo thời gian thực.
Tất cả giao dịch được ghi nhận dưới dạng các bút toán, cho phép xem ngược thông tin chi tiết trên từng giao dịch cụ thể.
Luồng dữ liệu luân chuyển giữa phân hệ kế toán tài chính và các phân hệ khác được xử lý tự động theo thời gian thực. Ví dụ: Giao dịch ghi nhận tại phân hệ Bán hàng và Phân phối sẽ ngay tức khác được chuyển sang ghi nhận tại Kế toán sổ cái trong Phân hệ Kế toán tài chính.

Kế toán quản trị (Controlling – CO)

Sử dụng cho các chức năng về kế toán quản trị, như kiểm soát doanh thu, chi phí của các bộ phận để hỗ trợ việc quản lý và ra quyết định:

Cung cấp chính xác tình hình phát sinh các khoản phí cũng như doanh thu của từng bộ phận, dự án để nhà lãnh đạo kịp thời ra quyết định.
Cung cấp các công cụ để lập hạn mức chi phí, kế hoạch doanh thu.
Cho phép tiến hành phân bổ doanh thu và chi phí về các bộ phận theo nhiều phương thức khác nhau và độc lập với phân hệ Kế toán Tài chính (FI). Việc này giúp tách biệt các giao dịch nội bộ với các giao dịch kế toán thông thường.

Sự khác nhau giữa phần mềm kế toán ERP với phần mềm kế toán thường

Dưới đây là những so sánh, phân tích chuyên sâu:

VỀ PHẠM VI SỬ DỤNG

Phần mềm kế toán ERP: Phân hệ kế toán là một phần của hệ thống ERP – Hệ thống được thiết kế để phục vụ quản trị toàn diện cho doanh nghiệp, bao gồm cả kế toán, quản lý nguồn nhân lực, quản lý kho, quản lý sản xuất, bán hàng và quản lý chuỗi cung ứng,…

Phần mềm kế toán thường: Phần mềm kế toán độc lập sẽ chỉ tập trung vào các chức năng cơ bản của kế toán như hạch toán, báo cáo tài chính và quản lý tài sản.

VỀ KHẢ NĂNG BÁO CÁO REALTIME

Phần mềm kế toán ERP: Cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép liên thông dữ liệu từ tất cả bộ phận trong doanh nghiệp. Mọi cập nhật về dữ liệu sẽ ngay lập tức phản ánh trên toàn bộ hệ thống. Nhờ vậy mà báo cáo luôn được cập nhật theo thời gian thực.

Phần mềm kế toán thường: Dữ liệu thường được lưu trữ cục bộ trên máy tính hoặc máy chủ riêng lẻ. Bên cạnh đó, mỗi bộ phận, phòng ban lại sử dụng những công cụ quản lý dữ liệu khác nhau. Việc này dẫn đến nguy cơ khác biệt dữ liệu tiềm ẩn, các báo cáo khó được cập nhật theo thời gian thực.

VỀ TÍNH HIỆU QUẢ VÀ TỰ ĐỘNG HOÁ

Phần mềm kế toán ERP: ERP kế toán cung cấp các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh ở mức cao hơn, chẳng hạn như xử lý đơn hàng, thanh toán và lập báo cáo tự động, giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót.

Phần mềm kế toán thường: Mức độ tự động hóa thấp hơn ERP

VỀ KHẢ NĂNG MỞ RỘNG

Phần mềm kế toán ERP: Khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp, từ việc thêm mới các module cho đến tùy chỉnh chức năng theo nhu cầu cụ thể.

Phần mềm kế toán thường: Gặp khó khăn khi phải mở rộng hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu mới.

VỀ KHẢ NĂNG TÍCH HỢP

Phần mềm kế toán ERP: Tích hợp chặt chẽ với các chức năng kinh doanh khác như quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và quản lý nguồn nhân lực, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình kinh doanh.

Phần mềm kế toán thường: Khó hoặc không thể tích hợp các chức năng kinh doanh khác, dẫn đến sự phân tán thông tin và khó khăn trong việc đồng bộ hóa quy trình.

VỀ KHẢ NĂNG PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO

Phần mềm kế toán ERP: Cung cấp các công cụ phân tích, báo cáo thông tin chi tiết, toàn diện, giúp các nhà quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.

Phần mềm kế toán thường: Cung cấp các báo cáo kế toán, tài chính cơ bản.

VỀ CHI PHÍ

Phần mềm kế toán ERP: Với các tính năng nâng cao và lợi ích mang lại, ERP kế toán thường có chi phí cao hơn nhiều so với việc ứng dụng phần mềm kế toán độc lập

Phần mềm kế toán thường: Chi phí đầu tư thấp

Ai nên sử dụng phần mềm kế toán ERP?

Với những phân tích về đặc điểm, tính năng của một phần mềm kế toán ERP, thì hẳn bạn cũng đã có những hình dung nhất định về đối tượng sẽ phù hợp để sử dụng nó rồi đúng không? Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này bằng cách đưa ra chân dung những nhóm doanh nghiệp phù hợp sử dụng phần mềm kế toán ERP.

Doanh nghiệp lớn

Đặc điểm: Các tập đoàn lớn hoặc doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, phòng ban và hoạt động kinh doanh phức tạp.
Lý do: ERP giúp tích hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau, cải thiện quản lý thông tin và hiệu quả hoạt động.

Doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng

Đặc điểm: Các doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh, mở rộng hoạt động hoặc địa bàn kinh doanh.
Lý do: ERP có khả năng mở rộng, giúp doanh nghiệp dễ dàng thêm các module và tính năng mới khi cần thiết.

Doanh nghiệp sản xuất

Đặc điểm: Các doanh nghiệp sản xuất có nhiều quy trình sản xuất, quản lý tồn kho và chuỗi cung ứng phức tạp.
Lý do: ERP giúp quản lý sản xuất, lập kế hoạch và theo dõi hiệu suất sản xuất, quản lý tồn kho hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp đa quốc gia

Đặc điểm: Các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều quốc gia, cần tuân thủ các quy định pháp luật và thuế khác nhau.
Lý do: ERP hỗ trợ quản lý tài chính đa tiền tệ, lập báo cáo tuân thủ các quy định địa phương.

Doanh nghiệp có nhu cầu báo cáo và phân tích dữ liệu phức tạp

Đặc điểm: Các doanh nghiệp cần báo cáo chi tiết, phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược.
Lý do: ERP cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất và ra quyết định chính xác.

Doanh nghiệp có quy trình kinh doanh cần tự động hóa

Đặc điểm: Các doanh nghiệp có nhiều quy trình lặp đi lặp lại, cần tự động hóa để tăng hiệu quả.
Lý do: ERP cung cấp các tính năng tự động hóa quy trình, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian.

Ai nên sử dụng phần mềm kế toán thường?

Những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và nhu cầu về quản lý tài chính đơn giản sẽ phù hợp sử dụng phần mềm kế toán thường. Dưới đây là những phân tích cụ thể hơn:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs)

Đặc điểm: Doanh nghiệp có quy mô nhỏ với ít nhân viên và các hoạt động kinh doanh đơn giản.
Lý do: Phần mềm kế toán thông thường cung cấp đủ các chức năng cơ bản để quản lý tài chính mà không cần đầu tư lớn.

Doanh nghiệp mới thành lập

Đặc điểm: Các công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp mới thành lập.
Lý do: Họ thường cần một giải pháp kế toán đơn giản, dễ triển khai và chi phí thấp để bắt đầu quản lý tài chính.

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đơn giản

Đặc điểm: Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ không phức tạp như tư vấn, luật sư, kế toán viên độc lập.
Lý do: Các hoạt động tài chính của họ thường không phức tạp và phần mềm kế toán thông thường có thể đáp ứng đủ nhu cầu.

Doanh nghiệp bán lẻ nhỏ

Đặc điểm: Các cửa hàng bán lẻ nhỏ, quán cà phê, nhà hàng gia đình.
Lý do: Họ cần một hệ thống đơn giản để quản lý bán hàng, tồn kho và tài chính mà không cần tích hợp phức tạp.

Tổ chức phi lợi nhuận nhỏ

Đặc điểm: Các tổ chức phi lợi nhuận nhỏ với quy mô hoạt động hạn chế.
Lý do: Phần mềm kế toán thông thường có thể giúp họ quản lý tài chính hiệu quả mà không cần đầu tư lớn vào hệ thống phức tạp.

Các doanh nghiệp tự quản lý tài chính

Đặc điểm: Các doanh nghiệp mà chủ sở hữu hoặc một nhóm nhỏ quản lý tài chính mà không cần bộ phận kế toán lớn.
Lý do: Phần mềm kế toán thông thường dễ sử dụng và không yêu cầu nhiều kỹ năng chuyên môn.

Doanh nghiệp không có nhu cầu tích hợp phức tạp

Đặc điểm: Các doanh nghiệp không cần tích hợp hệ thống kế toán với các hệ thống quản lý khác như CRM, ERP hoặc quản lý chuỗi cung ứng.
Lý do: Họ chỉ cần một hệ thống đơn giản để quản lý tài chính cơ bản mà không cần tích hợp phức tạp.

Gợi ý các phần mềm kế toán ERP phổ biến hiện nay

Phần mềm kế toán ERP phổ biến hiện nay khi được đề cập tới cũng chính là các phần mềm ERP mà đã được DEHA giới thiệu và phân tích trước đây. Các phần mềm kế toán ERP nổi bật phải kể đến như: