7 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho cho nhà quản lý thông thái

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình đo lường và ghi lại số lượng và trạng thái của hàng hóa, nguyên vật liệu, và sản phẩm hoàn thiện trong kho tại một thời điểm nhất định. Quá trình này bao gồm việc đếm thực tế các mặt hàng, so sánh với hồ sơ kế toán và điều chỉnh số liệu để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho.

Bài viết này sẽ đặc biệt hữu ích với nhân sự kho mới, muốn tìm hiểu cặn kẽ về kiểm kê hàng tồn kho, hay với nhà quản lý, muốn tìm hiểu để có thể cùng với nhân viên kho điều hành, quản lý kho được tốt nhất.

Vì sao cần phải kiểm kê hàng tồn kho?

Kiểm kê hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà bộ phận kho của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều cần thực hiện. Vì sao nó lại quan trọng đến thế? Cùng chúng tôi tìm hiểu ý nghĩa của hoạt động kiểm kê hàng tồn kho ngay nhé!

Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho

Giúp doanh nghiệp biết chính xác lượng hàng tồn kho hiện có, từ đó có thể quản lý và điều chỉnh kế hoạch mua sắm và sản xuất một cách hiệu quả.

Phát hiện và khắc phục sai sót

Giúp phát hiện các sai sót, mất mát, hư hỏng hoặc gian lận trong kho, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời để giảm thiểu tổn thất.

Tối ưu hóa chi phí tồn kho

Dữ liệu tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp tránh việc giữ quá nhiều hàng tồn kho (gây ra chi phí lưu trữ cao) hoặc quá ít (dẫn đến thiếu hàng và mất doanh thu).

Cải thiện quản lý tài chính

Kiểm kê tồn kho chính xác giúp kế toán phản ánh đúng giá trị tài sản của doanh nghiệp, hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính chính xác và trung thực. Trong nhiều trường hợp, nhân viên của bộ phận kế toán sẽ phối hợp cùng với nhân viên bộ phận kho để thực hiện kiểm kê hàng hoá, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

Hỗ trợ quyết định mua hàng và sản xuất

Thông tin chính xác về tồn kho giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định mua hàng và sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế, tránh lãng phí và tối ưu hóa quá trình sản xuất.

Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Đảm bảo có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và sự hài lòng của khách hàng.

Đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm toán

Các doanh nghiệp thường phải tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến việc quản lý và báo cáo tồn kho. Kiểm kê thường xuyên giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu này và chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán.

Bây giờ hẳn bạn đã hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của hoạt động kiểm kê hàng tồn kho. Để có thể chủ động thực hiện hoạt đồng này, bạn sẽ nên tìm hiểu thêm những thời điểm cần kiểm kê hàng tồn kho.

Khi nào cần thực hiện kiểm kê hàng tồn kho?

Việc kiểm kê hàng tồn kho nên được thực hiện vào các thời điểm cụ thể và trong những tình huống nhất định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tồn kho. Dưới đây là các thời điểm và tình huống cần kiểm kê hàng tồn kho:

7 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê định kỳ (Khuyên dùng từ chuyên gia)

• Đặc điểm: Kiểm kê hàng tồn kho theo các khoảng thời gian cố định (hàng tháng, hàng quý, hàng năm).
• Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, không yêu cầu hệ thống công nghệ cao.
• Nhược điểm: Với những chu kỳ dài như quý hay năm, nhà quản lý sẽ không cập nhật thường xuyên tình trạng tồn kho, dễ xảy ra sai sót và không phát hiện kịp thời các vấn đề.
• Đối tượng nên sử dụng phương pháp này: Các doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng bán lẻ nhỏ lẻ, và các tổ chức không có nhu cầu kiểm kê hàng tồn kho phức tạp.

Kiểm kê liên tục (Khuyên dùng từ chuyên gia)

• Đặc điểm: Theo dõi và cập nhật số lượng hàng tồn kho sau mỗi giao dịch nhập hoặc xuất kho.
• Ưu điểm: Cung cấp thông tin tức thời và chính xác về tồn kho, giúp quản lý tốt hơn, dễ dàng phát hiện sự cố mất mát hoặc hư hỏng ngay khi chúng xảy ra.Hỗ trợ tích hợp tốt với hệ thống ERP và phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại.
• Nhược điểm: Đòi hỏi hệ thống phần mềm và thiết bị hiện đại, chi phí đầu tư ban đầu cao.
• Đối tượng nên sử dụng phương pháp này: Các doanh nghiệp bán lẻ lớn, nhà kho tự động, và các ngành sản xuất công nghiệp.

Kiểm kê chu kỳ (Khuyên dùng từ chuyên gia)

• Đặc điểm: Kiểm kê một phần nhỏ của hàng tồn kho theo lịch trình định kỳ, thay vì kiểm kê toàn bộ kho hàng một lần.
• Ưu điểm: Giảm thiểu gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Duy trì sự chính xác của số liệu tồn kho mà không cần phải dừng toàn bộ hoạt động để kiểm kê tổng thể. Có thể tập trung vào việc kiểm kê các mặt hàng quan trọng hoặc có giá trị cao thường xuyên hơn.
• Nhược điểm: Cần lập kế hoạch và tổ chức chặt chẽ, có thể bỏ sót một số mặt hàng nếu không kiểm kê đủ thường xuyên.
• Đối tượng nên sử dụng phương pháp này: Các doanh nghiệp bán lẻ, sản xuất, và logistics có khối lượng hàng hóa lớn.

Kiểm kê theo ABC (Khuyên dùng từ chuyên gia)

• Đặc điểm: Phân loại hàng hóa thành ba nhóm A, B, C dựa trên giá trị và mức độ quan trọng. Nhóm A kiểm kê thường xuyên, nhóm B ít hơn, và nhóm C ít nhất.
• Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các mặt hàng quan trọng nhất (nhóm A), tối ưu hóa quản lý tồn kho và chi phí.Phân loại hàng hóa theo giá trị và mức độ sử dụng, giúp dễ dàng lập kế hoạch kiểm kê và quản lý tồn kho.
• Nhược điểm: Cần phân tích và phân loại hàng hóa một cách chính xác.
• Đối tượng nên sử dụng phương pháp này: Các doanh nghiệp có danh mục sản phẩm rộng và đa dạng, bao gồm cả bán lẻ và sản xuất.

Kiểm kê đếm ngược (Khuyên dùng từ chuyên gia)

• Đặc điểm: Tự động cập nhật số lượng tồn kho dựa trên sản phẩm cuối cùng được sản xuất hoặc xuất kho.
• Ưu điểm: Giảm bớt công việc kiểm kê thủ công, tiết kiệm thời gian. Phù hợp với các quy trình sản xuất liên tục và có quy trình sản xuất rõ ràng.
• Nhược điểm: Chỉ phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất liên tục với quy trình rõ ràng, không linh hoạt đối với sản xuất đa dạng.
• Đối tượng nên sử dụng phương pháp này: Các doanh nghiệp sản xuất với quy trình sản xuất chuẩn hóa, đặc biệt trong ngành công nghiệp ô tô và điện tử.

Kiểm kê ngẫu nhiên

• Đặc điểm: Chọn ngẫu nhiên một số mặt hàng để kiểm kê, đánh giá và ước lượng số lượng tồn kho toàn bộ.
• Ưu điểm: Giảm Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Nhược điểm: Độ chính xác phụ thuộc vào mẫu được chọn, có thể không phản ánh đúng thực tế nếu mẫu không đại diện.

Kiểm kê theo công suất

• Đặc điểm: Đánh giá số lượng hàng tồn kho dựa trên công suất hoặc sức chứa của kho.
• Ưu điểm: Phù hợp cho các doanh nghiệp có không gian lưu trữ cố định và giới hạn.
• Nhược điểm: Ít chính xác hơn so với phương pháp kiểm kê theo số lượng cụ thể.

Có 5 trên 7 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được các chuyên gia về quản lý khuyên dùng. Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về 5 phương pháp đó, sử dụng linh hoạt hoặc kết hợp sáng tạo sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện tốt sẽ mang tới sức mạnh không chỉ cho quản lý kho, mà còn là sức mạnh tổng thể cho cả hệ thống doanh nghiệp.

Để nâng cao năng lực quản lý kho toàn diện, bạn có thể tìm đọc những nội dung liên quan đến phương pháp quản lý kho hay công nghệ ứng dụng trong quản lý kho mà chúng tôi đã có cơ hội chia sẻ ở các bài viết bên dưới:

• Điểm danh 8 công nghệ quản lý hàng tồn kho hiệu quả (P1)
• Điểm danh 8 công nghệ quản lý hàng tồn kho hiệu quả (P2)
• Hướng dẫn ứng dụng 10 phương pháp quản lý tồn kho (P1)
• Hướng dẫn ứng dụng 10 phương pháp quản lý tồn kho (P2)