Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quản lý kho hàng không chỉ đơn thuần là về việc lưu trữ sản phẩm. Đó là cơ hội để tối ưu hóa tài nguyên, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu suất sản xuất. Một trong những cách để đạt được điều này là áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO. Qua bài viết này, Deha Việt Nam sẽ giúp bạn tìm hiểu những lợi ích của việc tuân theo các tiêu chuẩn ISO trong quản lý kho và cách doanh nghiệp có thể bắt đầu thực hiện chúng.
Quy trình quản lý kho với mã hàng
Mỗi doanh nghiệp luôn phải quản lý nhiều mã sản phẩm khác nhau. Do đó việc quản lý kho theo mã hàng là một yêu cầu không thể bỏ qua trong quy trình quản lý kho hàng.
Bước 1: Chuyển giao thông tin thay đổi
Người quản lý có thể quy định tên cho từng sản phẩm khi sản xuất, nhưng mã hàng gắn theo chúng sẽ thay đổi. Trong quá trình chuyển giao sản phẩm, mã hàng mới cần được tạo để phù hợp với đơn vị chuyển giao.
Bộ phận kế hoạch hoặc người quản lý có nhu cầu chỉnh sửa hoặc hủy bỏ mã hàng cần gửi yêu cầu đến người giám sát kho, thông qua hệ thống phần mềm hoặc gọi trực tiếp cho người có trách nhiệm quản lý.
Bước 2: Đối chiếu hàng hóa hiện có
Tùy theo yêu cầu cụ thể, nhân viên tại kho sẽ thực hiện các thay đổi khác nhau. Quá trình này là không thể thiếu. Nhiều lỗi có thể xảy ra nếu bước này bị bỏ sót, làm cho thông tin trở nên không chính xác và không đồng bộ.
Bước 3: Cập nhật các thông tin nhanh chóng
Nếu đã kiểm tra kỹ lưỡng và đảm bảo rằng báo cáo chính xác, người quản lý kho sẽ tiến hành cập nhật thông tin về sự thay đổi lên hệ thống chung. Điều này đòi hỏi phải có văn bản hoặc chứng cứ minh bạch để có khả năng truy xuất khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp sự cố xảy ra.
Quy trình quản lý kho vật tư trong quá trình nhập hàng
Quy trình quản lý kho vật tư trong quá trình nhập hàng
Bạn hãy cùng Deha Việt Nam điểm qua quy trình quy trình quản lý kho hiệu quả khi tiếp nhận và nhập hàng.
Bước 1: Đề xuất kế hoạch nhập kho
Để đảm bảo sự liên tục trong hoạt động sản xuất, việc bảo đảm nguồn cung cấp nguyên liệu luôn đủ là rất quan trọng. Khi xảy ra tình trạng thiếu hụt nguyên liệu, quản lý sản xuất cần phải nhanh chóng thông báo cho bộ phận kế toán để soạn lệnh chi tiền mua nguyên liệu mới.
Lệnh này sau đó cần phải được duyệt bởi ban lãnh đạo và thông báo cho các bộ phận liên quan. Điều này đòi hỏi quá trình kiểm duyệt và phê duyệt cần diễn ra nhanh chóng để đảm bảo quá trình nhập hàng diễn ra đúng thời hạn, giúp không gián đoạn sản xuất.
Bước 2: Kiểm tra số lượng
Khi đã có sự chấp thuận để nhập hàng, việc xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa thực tế trở nên cực kỳ quan trọng. Nếu số lượng hàng tồn kho còn đủ để đáp ứng sản xuất ngắn hạn, việc sử dụng nguyên liệu hiện có là ưu tiên để tránh lãng phí tài nguyên.
Số lượng hàng hóa mới khi nhập cần được kiểm tra, đóng dấu và ghi nhận trong hệ thống theo dõi của kho.
Bước 3: Hoàn thành thủ tục
Hàng hóa chỉ được coi là đã nhập kho đầy đủ và hợp lệ khi đáp ứng các yêu cầu về số lượng và chất lượng, cùng với việc đính kèm các chứng từ hợp lệ. Sau đó, người quản lý kho cần lập phiếu nhập kho và gửi đến bộ phận kế toán để tiến hành kiểm tra và thực hiện các thủ tục hạch toán định kỳ.
Quy trình quản lý xuất hàng theo chuẩn ISO
Bạn hãy tìm hiểu quy trình quản lý xuất hàng theo chuẩn ISO và những bước quan trọng trong quá trình này:
Bước 1: Nhận phiếu yêu cầu xuất hàng
Bộ phận bán hàng thường đưa ra yêu cầu xuất kho dựa trên nhu cầu của khách hàng hoặc đơn đặt hàng.
Bước 2: Kiểm tra hàng hóa
Nhân viên phụ trách kho hàng thực hiện rà soát lại số liệu về các mã hàng tương ứng. Điều này giúp xác minh tình trạng thực tế của hàng tồn kho và đảm bảo chính xác về số lượng và tình trạng của hàng hóa hiện có trong kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Người quản lý kho tiến hành lập phiếu xuất kho và kèm theo hóa đơn kinh doanh theo quy định. Trong trường hợp các công ty quy mô lớn hoặc có nhiều bộ phận, có thể in nhiều bản phiếu xuất kho và hóa đơn kinh doanh. Tuy nhiên, các công ty nhỏ thường chỉ cần sử dụng ít phiếu hóa đơn hơn.
Bước 4: Xuất kho, nhập thông tin báo cáo
Cuối cùng, hàng hóa được xuất kho theo số lượng yêu cầu. Nhân viên phụ trách kho cần cập nhật thông tin về việc xuất kho này trong hệ thống để thông báo cho các bộ phận khác. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình luân chuyển hàng hóa và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Trong quản lý kho hàng, thời gian luôn đóng vai trò quan trọng. Vì vậy, bạn đừng trì hoãn việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO. Deha Việt Nam khuyên bạn hãy bắt đầu ngay hôm nay để tận hưởng những lợi ích mà nó mang lại. Sự tối ưu hóa trong quản lý kho có thể giúp bạn giảm thiểu lãng phí, tăng cường hiệu suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
