Sổ tay thông tin hữu ích về hệ thống quản lý IFS ERP

IFS ERP là một giải pháp quản lý nguồn lực tổng thể hiệu quả dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất. Tính đến tháng 7/2025, tại Việt Nam chưa có đối tác tư vấn và triển khai chính thức  của IFS ERP, nên thông tin về nó vẫn còn nhiều hạn chế. Do có cơ hội được làm việc cùng đối tác của IFS ERP tại Nhật Bản nên DEHA Digital Solutions được tiếp cận với nhiều thông tin chính thức về hệ thống quản lý. Bài viết này sẽ chia sẻ toàn bộ những gì chúng tôi đã tìm hiểu được về IFS ERP để bạn có thể tìm hiểu một cách chính xác nhất.

Lịch sử hình thành và phát triển của IFS

IFS (Industrial and Financial Systems) là một công ty phần mềm toàn cầu, chuyên cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực như:

• Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp toàn diện (ERP)
• Quản lý Tài sản Doanh nghiệp (EAM)
• Quản lý Dịch vụ Hiện trường (FSM)

Công ty được thành lập vào năm 1983 tại Linköping, Thụy Điển, bởi một nhóm gồm năm kỹ sư với mục tiêu phát triển các hệ thống phần mềm linh hoạt cho các doanh nghiệp.​ Lịch sử phát triển của IFS được thể hiện rõ nét thông qua những mốc thời gian sau:

Năm 1980s

IFS tập trung vào việc phát triển các giải pháp phần mềm cho ngành công nghiệp và tài chính,  đặt nền móng cho các sản phẩm ERP sau này.

Năm 1990

Công ty mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế, thiết lập văn phòng tại nhiều quốc gia và giới thiệu các phiên bản phần mềm với khả năng tích hợp cao hơn.

Năm 2000

IFS tiếp tục mở rộng danh mục sản phẩm, bao gồm các giải pháp EAM và FSM, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

Năm 2010

IFS tập trung vào việc phát triển IFS Cloud, một nền tảng tích hợp các giải pháp doanh nghiệp trên đám mây, giúp khách hàng dễ dàng truy cập và quản lý dữ liệu từ bất kỳ đâu.

IFS cung cấp giải pháp phục vụ nhiều lĩnh vực như:

• Hàng không vũ trụ và quốc phòng
• Năng lượng và tài nguyên
• Xây dựng và kỹ thuật
• Sản xuất
• Dịch vụ
• Viễn thông

Trong đó, IFS ERP là kết hợp tất cả các chức năng của EAM và FSM vào một giải pháp thống nhất, tận dụng chuyên môn trong ngành để cung cấp giải pháp phần mềm quản lý toàn diện. Mỗi thành phần có thể triển khai riêng lẻ, cho phép các tổ chức thêm hoặc mở rộng các mô-đun theo nhu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. IFS ERP quản lý toàn bộ nguồn lực, từ hoạt động bán hàng, mua hàng, quản lý sản xuất hiện trường, quản lý chất lượng, đến tích hợp tính lương nhân viên, tài chính kế toán…

Bằng cách ứng dụng các công nghệ đột phá như Internet vạn vật (IoT), Trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ di động (mobility) và thực tế tăng cường (AR), IFS ERP cho phép các doanh nghiệp làm việc thông minh hơn, đổi mới nhanh hơn và đạt được nhiều thành tựu hơn.

Các phân hệ chính của IFS ERP

IFS ERP tập trung vào 3 phân hệ chính:

• MRP (Quản lý sản xuất): Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ kế hoạch nguyên liệu đến kiểm soát chất lượng.
• SCP (Quản lý chuỗi cung ứng): Đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả, từ mua sắm đến giao hàng.
• FIN (Quản lý tài chính): Cung cấp các công cụ quản lý tài chính toàn diện, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

Các tính năng chính của MRP

Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning)

• Dự báo nhu cầu sản xuất dựa trên đơn hàng và dữ liệu lịch sử.
• Tạo kế hoạch sản xuất ngắn hạn và dài hạn để tối ưu hóa nguồn lực.

Quản lý nguyên vật liệu (Material Management)

• Tính toán nhu cầu nguyên vật liệu để đảm bảo đủ tồn kho mà không gây lãng phí.
• Theo dõi lượng hàng tồn kho theo từng công đoạn sản xuất.

Điều độ sản xuất (Production Scheduling)

• Xây dựng lịch trình sản xuất theo năng lực của nhà máy.
• Điều phối máy móc, nhân công và nguyên liệu để tối ưu hóa sản lượng.

Kiểm soát chất lượng (Quality Control)

• Định nghĩa tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.
• Theo dõi và kiểm tra chất lượng trong từng giai đoạn sản xuất.

Theo dõi tiến độ sản xuất (Production Monitoring)

• Cập nhật tiến độ sản xuất theo thời gian thực.
• Phân tích hiệu suất để giảm thời gian ngừng sản xuất và cải thiện quy trình.

Quản lý chi phí sản xuất (Cost Management)

• Tính toán chi phí sản xuất theo từng công đoạn.
• So sánh chi phí thực tế và dự toán để kiểm soát ngân sách.

Các tính năng chính của SCP

Lập kế hoạch chuỗi cung ứng (Supply Chain Planning)

• Dự báo nhu cầu hàng hóa dựa trên dữ liệu bán hàng và xu hướng thị trường.
• Lập kế hoạch cung ứng để đảm bảo hàng hóa sẵn sàng khi cần.

Quản lý tồn kho (Inventory Management)

• Theo dõi số lượng, vị trí và trạng thái hàng tồn kho theo thời gian thực.
• Giảm lượng hàng tồn kho dư thừa và tránh thiếu hụt nguyên liệu.

Quản lý mua hàng (Procurement & Supplier Management)

• Đặt hàng tự động khi tồn kho giảm dưới mức quy định.
• Theo dõi lịch sử mua hàng và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp.

Quản lý vận chuyển & logistics (Logistics & Distribution)

• Lên kế hoạch vận chuyển tối ưu để giảm chi phí logistics.
• Theo dõi trạng thái giao hàng theo thời gian thực.

Quản lý đơn hàng (Order Management)

• Tích hợp với hệ thống bán hàng để xử lý đơn hàng nhanh chóng.
• Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng từ khâu sản xuất đến giao hàng.

Hợp tác với nhà cung cấp (Supplier Collaboration)

• Kết nối với nhà cung cấp thông qua hệ thống để đồng bộ dữ liệu.
• Cảnh báo sớm về tình trạng thiếu hàng hoặc gián đoạn cung ứng.

Các tính năng chính của FIN

Quản lý kế toán tổng hợp (General Ledger)

• Ghi nhận tất cả các giao dịch tài chính theo chuẩn mực kế toán.
• Hỗ trợ đa tiền tệ và đa quốc gia.

Quản lý tài khoản phải thu (Accounts Receivable)

• Theo dõi và quản lý công nợ của khách hàng.
• Tự động gửi hóa đơn và nhắc nhở thanh toán.

Quản lý tài khoản phải trả (Accounts Payable)

• Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
• Hỗ trợ lập kế hoạch thanh toán và quản lý dòng tiền.

Quản lý ngân sách & dự báo (Budgeting & Forecasting)

• Lập kế hoạch tài chính dựa trên dữ liệu lịch sử và dự báo.
• Theo dõi thực tế so với kế hoạch để điều chỉnh kịp thời.

Quản lý dòng tiền (Cash Flow Management)

• Kiểm soát dòng tiền vào và ra để tối ưu hóa tài chính.
• Dự báo dòng tiền để hỗ trợ quyết định đầu tư.

Kế toán chi phí & giá thành (Cost & Profitability Accounting)

• Phân tích chi phí theo từng bộ phận, sản phẩm và dịch vụ.
• Đánh giá lợi nhuận để cải thiện chiến lược kinh doanh.

Báo cáo tài chính & phân tích (Financial Reporting & Analytics)

• Tạo báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc tế.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định tài chính hiệu quả.

3 phân hệ trong IFS sẽ vừa tương tác, vừa hỗ trợ qua lại với nhau để tạo ra một thể thống nhất, phát huy sức mạnh quản lý tổng hợp và hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất.

• MRP cần nguyên liệu để sản xuất, còn SCP đảm bảo nguyên liệu được cung cấp đúng thời gian và số lượng.
• Chi phí sản xuất từ MRP được chuyển về FIN để theo dõi ngân sách và lợi nhuận.
• Các hoạt động trong SCP như mua hàng, vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và ngân sách trong FIN.

Tổng quan luồng hoạt động chính của IFS ERP

Nhận đơn hàng/Dự báo nhu cầu

• Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc hệ thống dự báo nhu cầu.
• Gửi yêu cầu đến bộ phận kế hoạch sản xuất.

Lập kế hoạch sản xuất

• Hệ thống tự động tính toán vật tư, nhân lực, máy móc cần thiết.
• Kiểm tra tồn kho và đặt mua nguyên vật liệu nếu thiếu.
• Lập lịch sản xuất: thời gian bắt đầu, công đoạn, thiết bị…

Tạo và phê duyệt lệnh sản xuất

• Tạo lệnh sản xuất từ kế hoạch MRP.
• Phân công nhân sự, máy móc.
• Duyệt lệnh sản xuất để tiến hành.

Thực hiện sản xuất

• Tiến hành sản xuất theo các công đoạn đã lập lịch.
• Ghi nhận dữ liệu thực tế từ sàn xưởng (dữ liệu nhân công, nguyên liệu, thời gian…).
• Hệ thống cập nhật tình trạng sản xuất theo thời gian thực.

Kiểm soát chất lượng

• Kiểm tra chất lượng đầu vào, quá trình và đầu ra
  sản phẩm.
• Nếu lỗi: xử lý theo quy trình khắc phục.
• Nếu đạt: chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Quản lý kho & giao hàng

• Thành phẩm nhập kho → cập nhật tồn kho.
• Lập kế hoạch giao hàng → giao hàng cho khách hàng.
• Theo dõi trạng thái vận chuyển và giao nhận.

Phân tích – báo cáo

Điểm khác biệt của IFS ERP so với những ERP khác

Không giống như các giải pháp ERP hàng đầu khác, IFS đi đầu trong việc cung cấp các giải pháp phù hợp. IFS mang tới các ứng dụng dành riêng cho ngành được tối ưu hóa để xử lý một số yêu cầu quản lý đặc thù nhất định ngay lập tức.

Dưới đây là một bảng so sánh những điểm khác biệt của IFS ERP so với những ERP khác:

Hầu hết các ERP trên thị trường hiện nay đều được thiết kế dưới dạng giải pháp tổng quát. Nghĩa là chúng được tạo ra để đáp ứng nhu cầu quản lý tiêu chuẩn và cung cấp thêm khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp. Tuy vậy, việc tùy chỉnh thường rất khó khăn và tốn nhiều nguồn lực cả về nhân sự, thời gian và chi phí.

Ưu điểm của IFS ERP so với những hệ thống ERP khác

Thiết kế theo mô-đun cực kỳ linh hoạt

• IFS Cloud cho phép doanh nghiệp chọn riêng từng mô-đun phù hợp với nhu cầu (ví dụ:  chỉ triển khai sản xuất và kho).
• Các ERP lớn khác thường là hệ thống phức tạp, tích hợp sâu ngay từ đầu → khó tùy biến khi chỉ cần một phần.

Tập trung rất mạnh vào ngành sản xuất công nghiệp

• IFS có các tính năng sản xuất chuyên sâu cho các ngành như:
  • Sản xuất lắp ráp (Discrete Manufacturing)
  • Sản xuất liên tục (Process Manufacturing)
  • Sản xuất theo đơn hàng (ETO, MTO)
• Được tối ưu cho môi trường phức tạp: đa site, đa quốc gia, đa cấp BOM, phân ca sản xuất…

Tích hợp mạnh dữ liệu hiện trường (shop-floor)

• IFS cung cấp giải pháp Production Reporting, Machine Integration, Real-time Data Capture ngay tại xưởng.
• Có thể dễ dàng kết nối với các máy móc, cảm biến (IoT) để lấy dữ liệu tự động, điều mà các hệ thống khác cần phải custom thêm.

Tích hợp sâu giữa MRP, MES, EAM và FSM

• Trong IFS: MRP (hoạch định vật tư), MES (hệ thống điều hành sản xuất), EAM (quản lý tài sản) và Dịch vụ bảo trì hiện trường – FSM cùng nằm trong một hệ thống duy nhất.
• So với nhiều ERP khác cần phải tích hợp hệ thống ngoài, gây ra rủi ro phân mảnh dữ liệu.

Ứng dụng AI và dự báo thông minh

• IFS tích hợp sẵn các công cụ AI/ML để:
  • Dự báo nhu cầu.
  • Dự đoán hỏng hóc máy móc.
  • Tối ưu kế hoạch bảo trì sản xuất.
• Nhiều ERP khác vẫn đang tích hợp AI dưới dạng tùy chỉnh hoặc dịch vụ ngoài.

Giao diện người dùng đơn giản và tập trung theo vai trò

• IFS cung cấp giao diện “Role-based UX”: mỗi người dùng (tổ trưởng, kế toán, kỹ thuật viên…) sẽ thấy đúng phần mình cần, dễ học, dễ dùng.
• Giao diện hiện đại, hoạt động tốt trên trình duyệt, Mobile, Tablet.

IFS Cloud – triển khai linh hoạt: On-premise, Cloud

• Doanh nghiệp có thể triển khai:
• 100% Cloud (qua Microsoft Azure).
• Tại chỗ (On-premise).
• Kết hợp Hybrid: Rất phù hợp với nhà máy chưa sẵn sàng chuyển toàn bộ lên Cloud.

Khả năng mở rộng và tích hợp API mạnh mẽ

• IFS hỗ trợ chuẩn OData, RESTful API, dễ dàng kết nối với hệ thống khác (CRM, WMS, máy móc PLC…)
• Một số ERP truyền thống có API hạn chế hoặc mất thêm chi phí để mở.

Một số màn hình cơ bản của IFS ERP

Các câu hỏi thường gặp về hệ thống IFS ERP

Chi phí đầu tư hệ thống IFS ERP khoảng bao nhiêu?

Không có một con số chính xác tuyệt đối khi đề cập đến vấn đề chi phí triển khai hệ thống IFS ERP. Tuy nhiên chúng tôi có thể đưa ra cho bạn một khoảng chi phí để tham khảo.

Việc đầu tư hệ thống IFS có xu hướng rơi vào khoảng 250.000$ đến 1.000.000$. Quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng, mức độ tùy chỉnh và cả sự phức tạp trong quy trình quản lý sẽ là những yếu tố quan trọng quyết định mức chi phí đầu tư hệ thống IFS ERP.

IFS không công bố công khai giá niêm yết của họ, tuy nhiên một khách hàng điển hình có thể chi khoảng 4.50$/người dùng, bao gồm toàn bộ quyền truy cập ERP, hosting và dịch vụ hỗ trợ.

Cách tốt nhất để xác định được một mức chi phí cụ thể là nói chuyện với đại diện hoặc đối tác của IFS như DEHA Digital Solutions. Chúng tôi sẽ có thể đánh giá nhu cầu cụ thể của bạn và cung cấp cho bạn một mức giá phù hợp hơn.

Hệ thống IFS ERP có thể triển khai theo những hình thức nào?

Hiện tại, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai theo 1 trong 2 hình thức dưới đây:

• On – Premise (Tại chỗ)
• Cloud (Đám mây): Khách hàng có thể lựa chọn sử dụng trung tâm dữ liệu chung của IFS (Public cloud) hoặc trung tâm dữ liệu của riêng doanh nghiệp (Private cloud).

Những loại doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống IFS ERP?

IFS ERP được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp, nhưng sẽ đặc biệt hiệu quả với những doanh nghiệp có 4 quy trình quản lý sau:

• Quản lý dịch vụ và tài sản
• Quản lý sản xuất
• Quản lý dự án
• Quản lý chuỗi cung ứng

Tôi có thể dùng thử miễn phí phần mềm IFS ERP không?

DEHA Digital Solutions có thể cung cấp cho khách hàng tiềm năng của IFS một buổi demo hệ thống chuyên sâu online hoặc offline nhưng hiện tại chưa cung cấp một sản phẩm thử nghiệm để dùng thử của IFS.

Phần mềm IFS ERP sẽ có thể triển khai trên hệ thống nào?

IFS ERP có thể được triển khai trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm IBM AIX, HP-UX, Linux, Microsoft Windows và Oracle Solaris. Nó hỗ trợ các cơ sở dữ liệu quan hệ chính như IBM DB2, Microsoft SQL Server, Oracle và Sybase. Đối với triển khai dựa trên đám mây, IFS quản lý cơ sở hạ tầng và tài nguyên, vì vậy khách hàng không cần quan tâm nhiều đến các yêu cầu hệ thống cụ.

Các bản cập nhật IFS ERP được phát hành thường xuyên không?

IFS thường xuyên phát hành các bản cập nhật phần mềm để nâng cao các tính năng và bảo mật của hệ thống. Khách hàng có thể chọn tần suất cập nhật để giảm thiểu sự gián đoạn cho quy trình kinh doanh của họ. Việc triển khai dựa trên đám mây thường nhận được các bản cập nhật thường xuyên hơn với tần suất 2 lần/năm.

Với hàng nghìn dự án triển khai toàn cầu và đội ngũ hơn 4.000 nhân viên trên hơn 30 quốc gia, IFS là nhà cung cấp ERP lâu đời và đáng tin cậy mà các nhà quản lý có thể tham khảo. Truy cập vào Triển khai – Nâng cấp – Bảo trì hệ thống IFS Cloud để tìm hiểu thêm về sức mạnh mà hệ thống IFS ERP mang lại và chi tiết từng hạng mục dịch vụ chúng tôi đang cung cấp liên quan tới IFS Cloud ERP.