Tùy chỉnh ERP là quá trình thiết yếu nhằm tối ưu hóa hệ thống, đáp ứng nhu cầu và quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp. Từ những thay đổi nhỏ về giao diện đến việc phát triển các mô-đun chức năng mới, tùy chỉnh ERP cho phép doanh nghiệp vận hành hiệu quả và linh hoạt hơn. Bài viết này sẽ giới thiệu tổng quan về quá trình tùy chỉnh ERP, một giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hệ thống và nâng cao hiệu quả hoạt động. Hãy cùng khám phá để hiểu rõ hơn về tùy chỉnh ERP!
Tuỳ chỉnh ERP là gì?
Tùy chỉnh ERP là quá trình sửa đổi hệ thống ERP để phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc cụ thể của một tổ chức. Điều này có thể bao gồm các thay đổi nhỏ như tùy chỉnh giao diện người dùng hoặc các thay đổi lớn hơn như phát triển các mô-đun mới.
Mục tiêu của việc tùy chỉnh hệ thống ERP:
- Liên kết chặt chẽ hệ thống với các quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
- Cải thiện chức năng của hệ thống và tăng sự hài lòng của người dùng.
Tuỳ chỉnh ERP khác gì so với cấu hình ERP
Trong quá trình triển khai hệ thống ERP, hai khái niệm “tùy chỉnh” và “cấu hình” thường gây nhầm lẫn. Mặc dù cả hai đều nhằm mục đích điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp, nhưng chúng lại có những khác biệt cơ bản về phạm vi, mức độ phức tạp và ảnh hưởng đến hệ thống.
Đặc điểm | Cấu hình ERP – ERP Configuration | Tùy chỉnh ERP – ERP Customization |
| Khái niệm | Là quá trình điều chỉnh các cài đặt và thông số sẵn có trong hệ thống ERP. | Là quá trình thay đổi mã nguồn của hệ thống ERP để thêm hoặc thay đổi các tính năng. |
| Phạm vi | Điều chỉnh các cài đặt và tùy chọn có sẵn. | Thay đổi cấu trúc và chức năng cốt lõi của hệ thống. |
| Mức độ phức tạp | Đơn giản, thường được thực hiện bởi người dùng hoặc người tư vấn. | Phức tạp, đòi hỏi kỹ năng lập trình và kiến thức chuyên sâu về hệ thống. |
| Chi phí | Thấp hơn. | Cao hơn |
| Thời gian triển khai | Nhanh hơn. | Lâu hơn |
| Rủi ro | Thấp, ít ảnh hưởng đến tính ổn định của hệ thống. | Cao, có thể gây ra lỗi và ảnh hưởng đến khả năng nâng cấp hệ thống. |
| Ví dụ | Thiết lập các thông số về thuế, đơn vị tiền tệ hoặc điều chỉnh quy trình sản xuất hàng ngày. | Phát triển một mô-đun mới để quản lý một quy sản xuất đặc biệt hoặc thay đổi giao diện người dùng theo yêu cầu. |
Vì sao doanh nghiệp sản xuất nên tùy chỉnh hệ thống ERP?
Doanh nghiệp sản xuất thường có những quy trình hoạt động phức tạp và đặc thù, khác biệt so với các ngành nghề khác. Do đó, việc tùy chỉnh hệ thống ERP trở nên vô cùng quan trọng để đáp ứng nhu cầu riêng biệt và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Dưới đây là 4 lý do chính một doanh nghiệp sản xuất cần nên tuỳ chỉnh hệ thống ERP.
- Quy trình sản xuất khác biệt: Ngành sản xuất thường có các quy trình phức tạp như quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý chất lượng và quản lý bảo trì. Các giải pháp ERP tiêu chuẩn có thể không đáp ứng đầy đủ các quy trình đặc thù này. Tùy chỉnh ERP cho phép doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống phù hợp với quy trình sản xuất riêng, từ đó tối ưu hóa luồng công việc và tăng cường hiệu suất.
- Lợi thế cạnh tranh: Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, việc sở hữu các khả năng độc đáo là yếu tố then chốt để tạo ra sự khác biệt. Khi tiến hành điều chỉnh hệ thống ERP doanh nghiệp có thể phát triển các tính năng đặc thù, hỗ trợ các quy trình sáng tạo và nâng cao khả năng phản ứng với thị trường.
- Cải thiện trải nghiệm của người dùng: Giao diện và chức năng của hệ thống ERP tiêu chuẩn có thể không phù hợp với nhu cầu và thói quen làm việc của người dùng trong ngành sản xuất. Tùy chỉnh ERP cho phép doanh nghiệp điều chỉnh giao diện và chức năng để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, giúp họ làm việc hiệu quả hơn.
- Khả năng mở rộng: Doanh nghiệp sản xuất thường có xu hướng phát triển và mở rộng quy mô hoạt động theo thời gian vì vậy việc tùy chỉnh sẽ giúp hệ thống có khả năng mở rộng linh hoạt, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Các loại tùy chỉnh ERP đối với doanh nghiệp sản xuất
Để hệ thống ERP phát huy tối đa giá trị trong ngành sản xuất, việc điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù riêng là rất quan trọng. Tùy chỉnh ERP bao gồm nhiều hoạt động, từ thay đổi giao diện đến điều chỉnh chức năng, tích hợp hệ thống và quản lý dữ liệu. Mỗi loại tùy chỉnh có một đặc điểm riêng, hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn ở phần nội dung bên dưới:
Tùy chỉnh giao diện người dùng (UI)
Tùy chỉnh giao diện người dùng (UI) trong ERP sản xuất là việc thay đổi cách hiển thị và tương tác của hệ thống. Tùy chỉnh này sẽ giúp nhân viên dễ thao tác, giảm sai sót từ đó tăng năng suất và hiệu quả công việc. Nó bao gồm:
- Thay đổi giao diện: Điều chỉnh màu sắc, bố cục để phù hợp với thương hiệu hoặc sở thích người dùng.
- Bảng thông tin tùy chỉnh: Tạo báo cáo, thống kê dữ liệu quan trọng, dễ nhìn.
Tùy chỉnh chức năng
Tùy chỉnh chức năng ERP sản xuất là thêm hoặc thay đổi tính năng để hệ thống hoạt động tốt hơn. Bao gồm:
- Mô-đun tùy chỉnh: Phát triển tính năng mới cho nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
- Tự động hóa: Tối ưu quy trình, giảm thao tác thủ công.
Mục đích là đáp ứng nhu cầu đặc thù, tăng hiệu quả, giúp hệ thống phù hợp với quy trình sản xuất.
Tùy chỉnh tích hợp
Tùy chỉnh tích hợp ERP sản xuất là việc kết nối hệ thống ERP với các phần mềm khác, đảm bảo dữ liệu chạy thông suốt. Nhờ tuỳ chỉnh tích hợp bạn có thể tạo luồng thông tin liền mạch, tối ưu hóa quy trình từ đó có cái nhìn toàn diện về hoạt động. Loại tuỳ chỉnh này chủ yếu thực hiện các hành động như:
- Tích hợp API: Kết nối ERP với phần mềm bên thứ ba (CRM, HRM…) để trao đổi dữ liệu.
- Đồng bộ dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu chính xác, thống nhất giữa các hệ thống.
Tùy chỉnh dữ liệu
Tùy chỉnh dữ liệu ERP sản xuất là việc điều chỉnh hệ thống để phù hợp với dữ liệu riêng của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu chính xác, đầy đủ, hỗ trợ hiệu quả cho việc ra quyết định. Cụ thể:
- Bổ sung trường/bảng: Tạo thêm các trường, bảng để lưu trữ dữ liệu riêng biệt, đáp ứng nhu cầu thông tin chuyên biệt.
- Xây dựng quy tắc dữ liệu: Thiết lập các quy tắc xác thực và chuyển đổi dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Lợi ích của việc tùy chỉnh ERP
- Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Tùy chỉnh ERP cho phép điều chỉnh hệ thống để phù hợp với quy trình kinh doanh đặc thù của từng doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa luồng công việc, tăng hiệu quả hoạt động và đáp ứng yêu cầu riêng của từng ngành.
- Nâng cao trải nghiệm người dùng: Giao diện được tùy chỉnh giúp tăng tính dễ sử dụng và sự hài lòng của người dùng. Cung cấp các tính năng phù hợp với vai trò của từng người dùng, giúp tăng năng suất làm việc.
- Tăng cường hiệu quả hoạt động: Tự động hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu thao tác thủ công và tăng tốc độ xử lý. Đảm bảo độ chính xác của dữ liệu, hỗ trợ việc ra quyết định chính xác hơn.
- Tạo lợi thế cạnh tranh: Tùy chỉnh ERP giúp tạo ra sự khác biệt so với đối thủ, hỗ trợ các quy trình kinh doanh độc đáo. Khả năng mở rộng và linh hoạt của hệ thống đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Thách thức và rủi ro của việc tùy chỉnh ERP
- Tăng độ phức tạp khi triển khai: Các dự án tùy chỉnh thường phức tạp, đòi hỏi kế hoạch chi tiết và quản lý dự án chuyên nghiệp. Việc tích hợp các tùy chỉnh vào hệ thống hiện có cũng là một thách thức, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.
- Chi phí cao hơn và thời gian kéo dài: Việc phát triển các tính năng tùy chỉnh đòi hỏi nhiều công sức và nguồn lực, dẫn đến chi phí tăng cao. Các dự án tùy chỉnh thường kéo dài thời gian triển khai, ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể của dự án ERP.
- Các vấn đề về bảo trì và nâng cấp: Các tùy chỉnh cần được bảo trì thường xuyên để đảm bảo hoạt động ổn định và tương thích với các bản cập nhật hệ thống. Việc nâng cấp hệ thống có thể gặp khó khăn do các tùy chỉnh, đòi hỏi thêm công sức để đảm bảo tính tương thích.
- Khả năng mất ổn định của hệ thống: Mã tùy chỉnh có thể gây ra lỗi và sự cố, ảnh hưởng đến tính ổn định của hệ thống. Cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo các tùy chỉnh không gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất hệ thống.
- Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan: Giao tiếp rõ ràng về phạm vi, lợi ích và hạn chế của việc tùy chỉnh là rất quan trọng. Sự tham gia của các bên liên quan trong suốt quá trình tùy chỉnh giúp đảm bảo dự án đáp ứng đúng nhu cầu và mục tiêu kinh doanh.
Việc tùy chỉnh ERP đúng cách là một chiến lược quan trọng để doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh và tăng trưởng bền vững. Tuy nhiên, điều này cũng đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng về thời gian, nguồn lực và chuyên môn.
Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thành công, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia có kinh nghiệm. DEHA Digital Solution với giải pháp DEHA:ERP cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai ERP toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hệ thống và đạt được mục tiêu kinh doanh. Liên hệ ngay với chúng tôi để khám phá cách DEHA:ERP có thể mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn.
