04 bước hoạch định ngân sách triển khai ERP

Triển khai ERP là một dự án lớn nhất, quan trọng nhất và cũng tối kém nhất đối với mỗi doanh nghiệp. Để đảm bảo dự án triển khai thành công và mang lại hiệu quả lớn thì bạn cần có một bản hoạch định ngân sách phù hợp, vừa tiết kiệm được chi phí vừa đảm bảo được tỷ lệ thành công cao.

Muốn đưa ra được một bản hoạch định ngân sách triển khai ERP phù hợp với tình hình thực tế bạn cần phải cân nhắc đến các vấn đề hiện hữu lẫn các nguy cơ tiềm ẩn. 4 bước hoạch định chi tiết được đề cập bên dưới sẽ hướng dẫn bạn cách để đưa ra một bản hoạch định và những vấn đề cụ thể mà bạn cần lưu ý. Hãy xem xét thật kỹ lưỡng để đảm bảo rằng bạn sẽ không gặp sai lầm trong quá trình lập ngân sách cho dự án ERP!

Hiểu về chi phí ERP

Trước khi đi vào hoạch định ngân sách ERP cho doanh nghiệp bạn cần phải hiểu được rằng để hiện thực hóa một hệ thống ERP thì mọi thứ sẽ không chỉ dừng lại ở chi phí của phần mềm. Muốn triển khai hệ thống ERP hiệu quả ngoài các khoản chi phí hiện hữu mà bạn có thể thấy rõ như giá phần mềm, chi phí cho chuyên gia,… thì còn các khoản chi phí ẩn khác mà bạn cần lưu ý như:

• Nâng cấp phần cứng và cơ sở hạ tầng
• Tùy chỉnh phần mềm
• Di chuyển dữ liệu 
• Đào tạo người dùng cuối…

Vậy nên khi hoạch định, thay vì chỉ tính chi phí phần mềm hoặc các chi phí nổi thì bạn hãy dự trù và tính tổng chi phí để SỞ HỮU một hệ thống ERP. 

4 bước hoạch định ngân sách triển khai ERP

Triển khai ERP là một cột mốc quan trọng đối với mọi doanh nghiệp vì vậy việc hoạch định ngân sách không nên thực hiện một cách vội vàng. Bạn phải có chiến lược hoạch định ngân sách hiệu quả dựa trên thực trạng, nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp kết hợp với những tư vấn đến từ nhà cung cấp.

Bước 1: Xây dựng chiến lược toàn diện trước khi đánh giá đề xuất của nhà cung cấp

Lời đề xuất của nhà cung cấp chỉ là điểm khởi đầu của việc hoạch định chi phí triển khai ERP. Các ước tính của nhà cung cấp đôi khi chỉ mang tính một chiều, thiếu mất sự tính toán về các khoản chi phí ẩn cũng như các đánh giá về thực trạng của doanh nghiệp.

Một ví dụ đơn giản giúp bạn hình dung rõ hơn về tình cảnh này: Nhà cung cấp không thể đánh giá được mức độ phức tạp của hệ thống sản xuất mà doanh nghiệp đang sở hữu từ đó đưa ra đánh giá thấp về mức độ tùy chỉnh cần thiết để điều chỉnh hệ thống ERP phù hợp với quy trình sản xuất. Điều này dẫn đến việc triển khai hệ thống ERP sản xuất không hiệu quả và cần phải bổ sung phần mềm hoặc tính năng tạo nên một khoản phí bổ sung lớn vượt quá mức báo giá hoặc chi phí dự trù ban đầu. 

Các trường hợp tương tự như vậy sẽ liên tục xảy ra trong quá trình bạn triển khai hệ thống ERP nếu bạn không đưa ra được một chiến lược toàn diện. Bạn không thể chỉ dựa vào các số liệu cũng như các đề xuất từ nhà cung cấp để xác định chắc chắn mức chi phí cần bỏ ra.

Trước khi xem xét đến những đề xuất đó, bạn hãy tự mình nghiên cứu, đánh giá thực trạng của doanh nghiệp đồng thời phân tích và đánh giá các khoản chi phí ẩn. Việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan, từ đó đưa ra được một bản hoạch định ngân sách phù hợp và hiệu quả. 

Khi đã có một chiến lược toàn diện cho việc triển khai ERP bạn hãy xem xét đến những đề xuất của nhà cung cấp. Lúc này, bạn cần hợp tác một cách cởi mở, bày tỏ rõ ràng quan điểm, tình trạng cũng như nhu cầu hoặc các thách thức tiềm ẩn của doanh nghiệp để nhà cung cấp có thể tinh chỉnh các đề xuất ban đầu. Khi bạn cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết thì nhà cung cấp sẽ có được sự hiểu biết sâu hơn về doanh nghiệp, dễ dàng xác định được phạm vi triển khai và độ khó của dự án.

Bước 2: Điều chỉnh các đề xuất phù hợp với tình hình thực tế

Hoạch định ngân sách triển khai ERP không chỉ dựa trên các đề xuất ban đầu mà còn cần xem xét, điều chỉnh các đề xuất này phù hợp với tình hình thực tế. Việc xem xét và điều chỉnh các giả định là rất quan trọng vì trong quá trình triển khai thực tế thường sẽ khác với dự kiến ban đầu. Nếu bạn không làm vậy, ngân sách có thể không chính xác và dẫn đến thiếu hụt tài chính khiến cho tiến độ dự án bị chậm và tệ hơn nữa là sẽ thất bại. Khi điều chỉnh lại đề xuất bạn có thể xem xét đến 2 vấn đề gồm phạm vi dự án và tốc độ thay đổi của doanh nghiệp từ đó bạn có thể đưa ra quyết định xem có nên điều chỉnh chiến lược hay không.  

Phạm vi dự án

Thông qua việc hoàn thiện phạm vi dự án bạn có thể dễ dàng xác định đầy đủ và chi tiết tất cả các công việc, hạng mục cũng như các yếu tố cần thiết cho việc triển khai hệ thống ERP nhưng chưa được đưa vào bản đề xuất ở bước 1. Để hoàn thiện phạm vi bạn cần phải kiểm tra và bổ sung tất cả những yếu tố được cho là quan trọng mà vẫn còn thiếu trong bản đề xuất ban đầu. Hãy cẩn thận và đừng bỏ qua bất kỳ một nhiệm vụ nào từ việc làm sạch, xác thực dữ liệu cho đến cải tiến quy trình. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng ngân sách được lập một cách đầy đủ và chính xác, tránh các bất ngờ và phát sinh chi phí sau này.

Tốc độ thay đổi

Tốc độ thay đổi chính là khả năng thích ứng trong thực tế của doanh nghiệp khi triển khai một hệ thống làm việc mới, công nghệ mới. Nếu tốc độ thay đổi của tổ chức chậm hơn so với giả định của nhà cung cấp thì quá trình triển khai dự án sẽ bị kéo dài làm tăng chi phí cũng như giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, trì hoãn việc đạt được lợi ích từ hệ thống ERP mới. 

Ví dụ: Một nhà cung cấp khi triển khai hệ thống ERP sản xuất cho doanh nghiệp của bạn và đưa ra đề xuất sẽ hoàn thiện và đưa vào hoạt động trong vòng 18 tháng. Tuy nhiên, với tình trạng hiện tại, doanh nghiệp của bạn cần đến 24 tháng mới có thể hoàn thiện và sử dụng hệ thống ERP này. Nếu dự án kéo dài thêm 6 tháng so với dự kiến, bạn có thể phải trả thêm cho nhà cung cấp một khoản tiền đáng kể hoặc phải chi thêm tiền cho việc thuê nhân viên tư vấn, đào tạo.

Điều chỉnh chiến lược

Sau khi xem xét lại về phạm vi dự án và tốc độ thay đổi bạn sẽ có đủ dữ liệu cũng như cơ sở chắc chắn để điều chỉnh lại ngân sách phù hợp hơn với tình hình thực tế. Bạn có thể dễ dàng tính toán các khoản chi phí phát sinh, phân bổ lại nguồn lực cho dự án. Thông qua việc điều chỉnh chiến lược bạn có thể giảm thiểu tối đa các rủi ro cho quá trình triển khai ERP.

Bước 3: Tính toán chi phí sở hữu hệ thống ERP

Như đã đề cập nhiều lần ở trên, chi phí thực tế để bạn sở hữu một hệ thống ERP luôn khác biệt so với chi phí được nêu trong đề xuất của nhà cung cấp. Lý do đơn giản nhất để giải thích cho vấn đề này chính là chi phí trong bản đề xuất của nhà cung cấp chỉ có các khoản thu về công nghệ trong khi đó chi phí tổng thực tế còn bao gồm nhiều khoản khác như:

Chi phí cho việc truyền thông

Trong quá trình triển khai ERP bạn cần phân bổ thêm nguồn lực bao gồm cả nhân lực và tài lực cho các hoạt động thu hút các bên liên quan để lên kế hoạch cho các hoạt động truyền thông hay các chương trình đào tạo. Việc xây dựng và triển khai hệ thống ERP sẽ làm thay đổi cách thức và quy trình làm việc vốn có. Nếu không có quá trình truyền thông, đào tạo sẽ khiến các cá nhân trong doanh nghiệp cảm thấy lo lắng, hoài nghi về độ hiệu quả của hệ thống ERP. 

Triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp là một cuộc cải cách diện rộng, áp dụng lên toàn bộ các phòng ban của doanh nghiệp. Vì vậy cần có sự đồng lòng, quyết tâm thực hiện, thay đổi thống nhất từ trên xuống dưới. Truyền thông hiệu quả giúp mọi phòng ban trong tổ chức hiểu được mục tiêu, vai trò của họ trong dự án, từ đó sẽ biết được cách thức phối hợp để đạt được thành công.

Chi phí đào tạo nhân viên, người dùng

ERP là một hệ thống mới, phức tạp với nhiều chức năng và quy trình khác nhau, vậy nên cần có các khóa đào tạo nội bộ để đảm bảo toàn bộ nhân viên, bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng và làm việc với hệ thống một cách thuận lợi. Khi toàn bộ nhân viên nắm vững các kiến thức, kỹ năng làm việc với hệ thống và quy trình mới thì năng suất và hiệu quả của công việc cũng sẽ tăng lên. Bên cạnh đó, đào tạo sẽ đảm bảo người dùng sử dụng hệ thống an toàn và hạn chế việc xảy ra sai sót, mất dữ liệu trong quá trình làm việc.

Chi phí tích hợp ERP với các cơ sở dữ liệu hoặc ứng dụng hiện có của doanh nghiệp

Chi phí cho việc tích hợp hệ thống ERP với các nguồn dữ liệu hiện có cũng là một khoản ngân sách mà bạn cần phải cân nhắc đến trong quá trình hoạch định. Khi thực hiện tích hợp sẽ đảm bảo luồng dữ liệu được lưu thông liền mạch đồng thời làm tăng khả năng tương tác giữa các hệ sinh thái trong tổ chức. 

Ngoài ba khoản chi phí ẩn được liệt kê bên trên bạn hoàn toàn có thể đưa thêm các khoản ngân sách mà bạn cho là cần thiết đối với việc triển khai ERP. Bằng cách xem xét kỹ lưỡng và bổ sung các khoản chi phí ẩn vào bản hoạch định ngân sách bạn sẽ có được cái nhìn toàn diện và thực tế về khoản chi phí để sở hữu một hệ thống ERP hiện đại.

Bước 4: Tính toán chi phí rủi ro

Nhiều doanh nghiệp khi hoạch định ngân sách triển khai ERP thường bỏ qua hoặc không quá để tâm đến khoản chi phí rủi ro việc này sẽ gây ra những hậu quả khó lường gây cản trở quá trình triển khai dự án. Nhìn qua, có vẻ chi phí triển khai hệ thống ERP không quá phức tạp. Tuy nhiên, nếu bỏ qua những yếu tố quan trọng như quản lý sự thay đổi hay di chuyển dữ liệu, bạn có thể phải đối mặt với những vấn đề nghiêm trọng sau khi hệ thống đi vào hoạt động. Những trục trặc này có thể gây tốn kém hơn rất nhiều so với khoản tiền mà bạn đã tiết kiệm được trong quá trình triển khai.

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc đầu tư vào quản lý thay đổi cũng rất quan trọng. Quản lý thay đổi giúp mọi người trong công ty làm quen và thích ứng với hệ thống mới. Tương tự, một chiến lược di chuyển dữ liệu bài bản sẽ giúp bạn tránh các vấn đề liên quan đến dữ liệu, vốn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh sau này. Thông qua việc chủ động nhận diện và có phương án xử lý các rủi ro tiềm ẩn ngay từ đầu bạn sẽ dễ dàng tránh được những gián đoạn tốn kém và tối ưu hóa lợi ích lâu dài của hệ thống ERP.

Hoạch định ngân sách triển khai ERP cùng DEHA Digital Solutions 

Khi nhắc đến triển khai hệ thống ERP, bạn hãy nhớ rằng đây không chỉ đơn thuần là việc mua phần mềm. Tổng chi phí để sở hữu một hệ thống ERP sẽ bao gồm thêm nhiều khoản chi phí ẩn, rủi ro khác nhau mà doanh nghiệp thường sẽ gặp phải trong quá trình triển khai dự án. 

Vậy nên hoạch định ngân sách triển khai ERP thực tế cần phải có một kế hoạch tỉ mỉ cũng như có cách tiếp cận toàn diện, chủ động hơn. Khi đó hệ thống ERP sẽ được triển khai đúng hướng, mang lại hiệu quả tốt cũng như đảm bảo được giá trị kinh doanh hữu hình. 

Quá trình hoạch định ngân sách sẽ giảm bớt áp lực khi doanh nghiệp chủ động, cởi mở và tìm được một đối tác đồng hành uy tín, đáng tin cậy. DEHA Digital Solutions tự tin sẽ làm tốt vai trò của đối tác đồng hành mà bạn đang tìm kiếm. Với hơn 1000 dự án, 400 khách hàng đến từ nhiều quốc gia, DEHA tự tin mang đến cho bạn:

Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm 

DEHA sở hữu các chuyên gia không chỉ có chuyên môn vững chắc mà còn am hiểu sâu sắc về đặc thù của từng ngành nghề, lĩnh vực sản xuất khác nhau. Các chuyên gia đến từ DEHA sẽ giúp bạn và doanh nghiệp nhanh chóng làm chủ được các quy trình sản xuất tinh gọn, hệ thống quản lý phù hợp và làm tăng hiệu quả hoạt động, sản xuất.

Đồng hành cùng doanh nghiệp

Đội ngũ chuyên gia đến từ DEHA sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi thời điểm từ lúc cần ngồi lại để nghiên cứu, làm rõ nhu cầu cho đến khi phác thảo bản hoạch định, triển khai dự án, demo tính năng hay golive. Trong khi triển khai đội ngũ của DEHA cũng sẽ hỗ trợ bạn đào tạo người dùng và hoàn tất việc chuyển giao công nghệ.

Giải pháp tuỳ chỉnh theo nhu cầu

Mỗi doanh nghiệp là một bản thể độc lập với những đặc thù về vận hành, cần giải pháp quản lý được thiết kế chuyên biệt. Đó là lý do khiến DEHA tập trung tạo ra giải pháp thiết kế hệ thống quản lý tuỳ chỉnh theo nhu cầu, thực trạng riêng của từng doanh nghiệp thay vì các gói phần mềm có sẵn.

Thời gian triển khai linh hoạt, hỗ trợ tích hợp hệ thống

Để giải quyết nhanh chóng các bài toán thực tế của doanh nghiệp, DEHA luôn ưu tiên đáp ứng mọi yêu cầu về thời gian triển khai hệ thống của khách hàng. Không chỉ vậy giải pháp ERP của DEHA có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống thông tin, phần mềm khác của doanh nghiệp như SCADA, IOT qua cổng API giúp tối ưu hoá quy trình sản xuất.