Triển khai ERP bao gồm toàn bộ quá trình xây dựng hệ thống và đưa nó vào sử dụng thực tế. Hành trình triển khai ERP không chỉ gian nan vì độ phức tạp mà còn do nhiều trở ngại, khiến toàn bộ nỗ lực của cả doanh nghiệp “đổ sông đổ bể” nếu như không biết cách phòng tránh. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp nhà quản lý nhận diện 05 trở ngại khi triển khai ERP, hiểu rõ căn nguyên và sự ảnh hưởng của từng vấn đề, từ đó có những phương pháp phòng tránh hiệu quả.
Thiếu sự nhất quán của ban lãnh đạo
Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của dự án ERP là sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Nếu lãnh đạo doanh nghiệp không có sự thống nhất về mục tiêu, tầm nhìn và phương pháp triển khai, dự án có thể bị chậm trễ, điều chỉnh liên tục hoặc thậm chí thất bại do thiếu định hướng rõ ràng.
Một trường hợp thường thấy trong thực tế đó là CEO muốn triển khai ERP để cải thiện hiệu suất vận hành, nhưng Giám đốc Tài chính (CFO) lại lo ngại về chi phí và muốn trì hoãn đầu tư. Sự thiếu đồng thuận này khiến dự án bị kéo dài hoặc triển khai nửa vời.
Hoặc nhu cầu triển khai ERP của CEO không được thống nhất với các trưởng bộ phận trong doanh nghiệp, làm phát sinh nhiều vấn đề khi triển khai, đặc biệt là giai đoạn BA của các nhà cung cấp giải pháp ERP. Và từ đó, gây tốn thời gian và cả công số làm việc giữa đôi bên.
Giải pháp
- Thiết lập một tầm nhìn chung: Ban lãnh đạo cần thống nhất về mục tiêu triển khai ERP và truyền đạt rõ ràng đến toàn bộ tổ chức.
- Thành lập Ban chỉ đạo ERP: Gồm các lãnh đạo chủ chốt để đưa ra quyết định quan trọng và xử lý các vướng mắc nhanh chóng.
- Cam kết từ trên xuống: Khi lãnh đạo thể hiện sự quan tâm, nhân viên sẽ có động lực tham gia hơn.
Trong cuốn sách có tên “Chuyển đổi số thế nào?” của tác giả Hồ Tú Bảo và Nguyễn Nhật Quang cũng có chia sẻ một vấn đề rất sát với những gì chúng ta đang bàn tới: Không có lãnh đạo dẫn đầu, chuyển đổi số không thành công. Hai tác giả cũng có đưa ra Nguyên tắc lãnh đạo trong chuyển đổi số, khẳng định ở đâu lãnh đạo nhận thức sâu sắc, quyết tâm rất cao, có chiến lược và lộ trình rõ ràng, truyền được cảm hứng và động lực đến mọi thành viên của tổ chức thì ở đó chuyển đổi số mới có thể thành công.
Chúng tôi chia sẻ thêm nội dung này để giúp những nhà quản lý có thêm lý do quan tâm hơn, sâu sát hơn đến hoạt động chuyển đổi số của doanh nghiệp mình, để gia tăng tỷ lệ thành công của dự án.
Sự chống đối từ nhân sự nội bộ
Con người làm nên chuyển đổi số. Và nhân sự nội bộ chính là nguồn lực giúp hệ thống ERP vận hành thành công, tạo ra sức mạnh vốn có của nó. Chính những nhận thức chưa đầy đủ của nhân sự nội bộ tạo ra lực cản lớn nhất của sự thành công chuyển đổi số.
Nhân viên có thể chống đối với việc triển khai ERP vì nhiều lý do như:
- Sợ mất việc
- Ngại thay đổi
- Không tin tưởng vào hệ thống mới…
Những điều này có thể dẫn đến việc phối hợp xây dựng ERP thiếu trách nhiệm, sử dụng hệ thống một cách đối phó, làm chậm tiến độ triển khai và giảm hiệu quả vận hành.
Thực tế cho thấy, có rất nhiều nhân viên kế toán đã quen sử dụng Excel và e ngại phải làm quen với ERP, dẫn đến những tình trạng từ chối nhập dữ liệu lên ERP, nhập sai dữ liệu, hoặc cố tình sử dụng hệ thống cũ song song với hệ thống mới.
Giải pháp
- Tuyên truyền lợi ích ERP: Giải thích rõ ERP giúp giảm công việc có tính lặp lại, tăng hiệu suất và không nhằm mục đích cắt giảm nhân sự.
- Đào tạo và hỗ trợ liên tục: Cung cấp các khóa đào tạo, hỗ trợ từng bước để nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng hệ thống mới.
- Kêu gọi sự tham gia của nhân viên: Đưa nhân viên vào quá trình triển khai, lắng nghe phản hồi và điều chỉnh phù hợp.
Khi tham gia triển khai hệ thống ERP cho một doanh nghiệp linh kiện điện tử ở Bắc Ninh, các chuyên gia của DEHA Digital Solutions đã có nhiều đề xuất về vấn đề đào tạo, tuyên truyền cho công ty để phòng tránh trở ngại này như:
- Tổ chức hội thảo nội bộ trước khi triển khai ERP
- Giải thích rằng hệ thống sẽ giúp giảm sai sót và khối lượng công việc.
- Lựa chọn một số nhân viên chủ chốt làm “đại sứ ERP” để hướng dẫn và hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình chuyển đổi.
Kết quả nhận được rất tích cực khi nhóm phát triển của chúng tôi bắt tay vào triển khai ERP cho doanh nghiệp này. Nhân sự ở các cấp từ quản lý đến nhân viên khối văn phòng hay ở dưới nhà máy đề rất chủ động trong việc hỗ trợ, cung cấp thông tin, giúp làm rõ nhiều vấn đề trong quản lý. Tạo nền tảng quan trọng giúp chúng tôi có thể triển khai hệ thống ERP sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp nhất.
Vấn đề về quản lý dự án
Quản lý dự án là một nhiệm vụ không hề dễ dàng. Nó đòi hỏi phải theo dõi và kiểm soát các yếu tố cốt lõi của dự án như lịch trình, ngân sách và phạm vi. Quản lý dự án kém có thể dẫn đến phạm vi dự án không rõ ràng, thay đổi liên tục, chi phí đội lên và thời gian triển khai kéo dài. Nhiều doanh nghiệp không có kinh nghiệm quản lý dự án ERP dẫn đến thất bại trong việc kiểm soát tiến độ và chất lượng.
Giải pháp
- Xây dựng kế hoạch chi tiết: Định rõ phạm vi dự án, thời gian thực hiện, ngân sách và trách nhiệm của từng bộ phận.
- Chọn đội ngũ quản lý dự án có kinh nghiệm: Nếu nội bộ không đủ năng lực, có thể thuê chuyên gia tư vấn ERP.
- Thiết lập cơ chế báo cáo và đánh giá: Theo dõi tiến độ thường xuyên để kịp thời điều chỉnh khi có vấn đề.
Bàn về việc đánh giá hiệu quả quản lý dự án triển khai ERP, có thể nhiều nhà quản lý sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu, lựa chọn những KPIs nào, đo lường chúng ra sao? Và để giải đáp những câu hỏi rất thực tế ấy, bạn có thể tìm đọc nội dung 3 loại KPIs quan trọng giúp đo lường hiệu quả triển khai ERP, trong đó có nội dung hướng dẫn sử dụng nhóm KPIs về quản lý dự án.
Quá trình đào tạo người dùng không hiệu quả
Nếu nhân viên không được đào tạo đầy đủ, họ có thể sử dụng hệ thống sai cách hoặc không tận dụng hết tính năng của ERP, làm giảm hiệu quả của hệ thống.
Có nhiều doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp ERP xem nhẹ việc đào tạo người dùng đào tạo, chỉ tổ chức một buổi đào tạo ngắn, khiến nhân viên gặp khó khăn khi vận hành. Kết quả là công ty phải quay lại sử dụng Excel hoặc phần mềm cũ trong một số quy trình.
Giải pháp
- Đào tạo theo từng giai đoạn: Không chỉ tổ chức một buổi đào tạo duy nhất mà cần có các khóa học bổ sung.
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn: Gồm video, tài liệu PDF, và hướng dẫn thực hành chi tiết.
- Thiết lập nhóm hỗ trợ nội bộ: Một nhóm nhân viên thành thạo ERP có thể giúp đỡ đồng nghiệp khi cần.
Đào tạo người dùng thuộc trách nhiệm của ai? Nhìn một cách toàn diện, việc đào tạo người dùng là trách nghiệm của cả doanh nghiệp sử dụng ERP và đơn vị tư vấn, triển khai ERP đó. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa 2 phía sẽ giúp hoạt động đào tạo người dùng phát huy hiệu quả tốt nhất.
Với doanh nghiệp triển khai ERP:
- Xác định nhu cầu đào tạo: Doanh nghiệp cần xác định nhóm người dùng nào cần đào tạo, cấp độ đào tạo ra sao (quản lý, nhân viên vận hành, IT nội bộ, v.v.).
- Chọn đội ngũ tiếp nhận và truyền đạt kiến thức: Cử các nhân sự chủ chốt (key users) tham gia đào tạo chuyên sâu, sau đó hướng dẫn lại cho nhân viên khác.
- Bảo đảm thời gian và điều kiện cho nhân viên học: Bố trí thời gian hợp lý để nhân viên có thể học và thực hành trên hệ thống.
- Duy trì đào tạo sau khi triển khai: ERP không phải là hệ thống cài đặt một lần rồi bỏ đó, mà cần liên tục nâng cấp, điều chỉnh. Vì vậy, doanh nghiệp cần duy trì việc đào tạo định kỳ.
Với đơn vị tư vấn, triển khai ERP:
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn: Nhà cung cấp ERP phải chuẩn bị tài liệu đào tạo như hướng dẫn sử dụng, video, hoặc tài liệu PDF theo từng module.
- Tổ chức đào tạo trực tiếp: Hướng dẫn cách sử dụng hệ thống cho các key users, giúp họ hiểu rõ quy trình làm việc trên ERP.
- Hỗ trợ trong giai đoạn đầu sử dụng: Cung cấp chuyên gia hỗ trợ trong thời gian đầu khi hệ thống đi vào vận hành thực tế.
Nhà quản lý cần tìm hiểu rõ những hạng mục mà phía doanh nghiệp và đối tác công nghệ cần thực hiện khi đào tạo người dùng để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Lựa chọn sai nhà cung cấp hệ thống ERP
Nếu doanh nghiệp chọn một hệ thống ERP không phù hợp hoặc nhà cung cấp không đủ năng lực, dự án có thể thất bại do hệ thống không đáp ứng được yêu cầu hoặc triển khai gặp nhiều trục trặc. Khi làm việc với một doanh nghiệp dệt may chọn một phần mềm ERP không hỗ trợ tốt việc quản lý nguyên liệu vải theo cây (roll-based inventory), khiến việc kiểm kê trở nên phức tạp và sai sót nhiều.
Giải pháp
- Xác định rõ yêu cầu trước khi chọn ERP: Doanh nghiệp cần lập danh sách các yêu cầu cụ thể của mình.
- Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm trong ngành: Đảm bảo rằng họ đã triển khai thành công cho các doanh nghiệp tương tự.
- Kiểm tra thực tế trước khi quyết định: Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn sản phẩm hoặc thử nghiệm trước khi ký hợp đồng.
Việc am hiểu những nguy cơ và có những phương án phòng chống là một việc quan trọng mà những nhà quản lý cần lưu ý trước khi quyết định triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình. “Phòng bệnh còn hơn chữa bệnh”, vậy nên để có hiệu quả tốt nhất với mức chi phí tối ưu bạn nên tìm hiểu kỹ những rủi ro có thể xảy ra khi triển khai ERP và giải pháp phòng tránh nhé.
