Triển khai ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đó là điều mà tất cả những nhà quản lý đều được nghe, được thuyết phục bằng hàng trăm nghiên cứu và case study thực tế. Ấy vậy mà khi áp dụng vào chính doanh nghiệp của mình thì sao? Điều gì có thể giúp theo dõi và chứng minh việc triển khai ERP đang mang lại hiệu quả? Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi lớn này.
Vì sao cần có KPIs để đo lường hiệu quả của hệ thống ERP?
Việc đo lường hiệu quả của hệ thống ERP thông qua các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) là rất quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng hệ thống ERP không chỉ hoạt động mà còn mang lại giá trị thực tế. Điều này tạo nền tảng giúp doanh nghiệp đo lường được ROI của hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do sẽ giúp bạn hiểu hơn vì sao chúng ta cần thiết lập một bộ KPIs để đo lường hiệu quả của việc triển khai ERP cho nhà máy sản xuất:
Xác định giá trị thực tế của ERP
Phải khẳng định rằng, triển khai ERP là một khoản đầu tư lớn, và các KPIs sẽ giúp đo lường hiệu quả hoạt động của hệ thống sau khi triển khai. Nếu các chỉ số về hiệu suất sản xuất, quản lý hàng tồn kho, hoặc tài chính không được cải thiện, doanh nghiệp cần đánh giá lại việc sử dụng ERP.
Dưới đây là những ví dụ thực tế giúp bạn dễ hiểu hơn:
- Nếu thời gian xử lý đơn hàng giảm từ 5 ngày xuống 2 ngày sau khi triển khai ERP, điều đó cho thấy ERP đang giúp tối ưu quy trình.
- Nếu tỷ lệ sai sót trong quản lý hàng tồn kho vẫn cao, cần kiểm tra xem hệ thống có được cấu hình đúng không.
Giám sát hiệu suất theo thời gian
ERP không chỉ cần hoạt động tốt khi triển khai mà còn phải duy trì hiệu suất dài hạn. Các KPIs giúp theo dõi xem hệ thống có hoạt động ổn định không hay đang phát sinh vấn đề.
Nếu chi phí sản xuất tăng lên dù ERP đã triển khai, có thể do dữ liệu sai lệch hoặc quy trình chưa được tối ưu. Hay nếu tỷ lệ hoàn thành đơn hàng đúng hạn giảm, cần kiểm tra hệ thống lập kế hoạch sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng.
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh
ERP giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình, nhưng chỉ khi doanh nghiệp sử dụng đúng cách. KPIs giúp xác định các điểm nghẽn và cơ hội cải thiện.
Nếu thời gian chu kỳ sản xuất không giảm sau khi triển khai ERP, có thể cần cải thiện dữ liệu đầu vào hoặc tích hợp hệ thống MES tốt hơn. Hay nếu vòng quay hàng tồn kho thấp, doanh nghiệp có thể cần cải tiến chiến lược mua hàng hoặc sử dụng ERP để tối ưu dự báo nhu cầu.
Giảm thiểu rủi ro và sai sót
Một hệ thống ERP không được giám sát bằng KPIs có thể dẫn đến nhiều rủi ro như dữ liệu không chính xác, lỗi tích hợp, hoặc hiệu suất kém. Các KPIs giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý những vấn đề này sớm.
Một vài ví dụ thực tế giúp bạn dễ hiểu hơn:
- Nếu tỷ lệ sai lệch hàng tồn kho cao, có thể do dữ liệu nhập sai hoặc thiếu tích hợp giữa ERP và hệ thống kho.
- Nếu thời gian ngừng hoạt động của hệ thống cao, doanh nghiệp cần kiểm tra lại hạ tầng IT hoặc mức độ hỗ trợ từ nhà cung cấp ERP.
Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu
ERP cung cấp rất nhiều dữ liệu, nhưng nếu không có KPIs, doanh nghiệp có thể bị “ngập” trong thông tin mà không biết tập trung vào đâu. KPIs giúp chuyển dữ liệu thành hành động.
Nếu tốc độ tăng trưởng doanh thu chậm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách giá hoặc chiến lược bán hàng. Hay nếu hiệu suất sử dụng máy móc giảm, doanh nghiệp có thể cần đầu tư vào bảo trì hoặc tự động hóa.
Sau khi hiểu được ý nghĩa thực sự của KPIs trong việc đo lường hiệu quả hệ thống ERP, thì điều mà những nhà quản lý quan tâm hơn là những KPIs đó là gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay nhé!
Gợi ý 12 KPIs giúp đánh giá hiệu quả triển khai ERP
KPI về tích hợp/Khả năng hiển thị
KPI này đo lường mức độ liên kết giữa các quy trình kinh doanh thông qua hệ thống ERP và khả năng truy xuất, cập nhật và chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận như sản xuất, kho, bán hàng và tài chính. Việc theo dõi chỉ số KPI này giúp đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào thông tin chính xác và cập nhật, giảm thiểu các “kho dữ liệu” bị cô lập.
KPI về chu kỳ sản xuất (Cycle Time)
Chu kỳ sản xuất là thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình từ đầu đến cuối, chẳng hạn như sản xuất một lô sản phẩm hoặc xử lý một đơn hàng. Đo lường KPI này giúp xác định tắc nghẽn trong sản xuất, giảm thời gian chờ đợi, cải thiện tốc độ giao hàng.
KPI về vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turns)
Chỉ số này phản ánh số lần hàng tồn kho được bán hoặc sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Vòng quay cao nghĩa là quản lý hàng tồn kho tốt, trong khi vòng quay thấp có thể cho thấy hàng bị tồn đọng, gây lãng phí.
KPI về sai lệch hàng tồn kho (Inventory Deviation)
KPI này đo lường sự khác biệt giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và số liệu ghi nhận trong hệ thống ERP. Việc theo dõi chỉ số này giúp doanh nghiệp phát hiện được kịp thời những vấn đề như lỗi nhập liệu, mất cắp hoặc quy trình kiểm kê kém.
KPI về chi phí
Đây là một KPI quan trọng của doanh nghiệp, theo dõi chi phí sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, lao động và chi phí chung, để duy trì lợi nhuận và hiệu quả. Ý nghĩa của chỉ số này là kiểm soát chi phí, cải thiện lợi nhuận, tránh thất thoát.
KPI về Downtime
Downtime là thời gian máy móc, thiết bị hoặc dây chuyền sản xuất không hoạt động do bảo trì, sự cố hoặc lỗi kỹ thuật. Theo dõi chỉ số này giúp xác định kịp thời nguyên nhân gây gián đoạn, tối ưu hóa lịch bảo trì, tránh mất năng suất.
KPI về tỷ lệ sản phẩm bị từ chối (Reject Ratio)
Đây là KPI đo lường tỷ lệ sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng, từ đó cải thiện quy trình sản xuất và giảm lãng phí. Duy trì chỉ số này ở mức tốt giúp giảm lãng phí nguyên vật liệu và thời gian sản xuất, cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm.
KPI về tài chính
KPI này theo dõi các chỉ số tài chính như doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền để đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, hỗ trợ ra quyết định đầu tư, cắt giảm chi phí hoặc mở rộng quy mô kinh doanh.
KPI về bán hàng
Giám sát hiệu suất bán hàng, xu hướng thị trường và phản hồi của khách hàng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh.Từ đó giúp cải thiện tỷ lệ chốt đơn hàng, dự báo nhu cầu chính xác hơn, tối ưu hóa sản xuất.
KPI về chất lượng
Đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, tăng sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí bảo hành. KPI này giúp doanh nghiệp kiểm soát và nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ lỗi. Từ đó xây dựng danh tiếng thương hiệu nhờ sản phẩm chất lượng cao.
KPI về quản lý đơn hàng
Theo dõi quá trình xử lý đơn hàng, từ nhận đơn đến giao hàng, để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác. Việc theo dõi chỉ số này giúp cải thiện dịch vụ khách hàng, tránh chậm trễ và sai sót trong giao hàng.
KPI về xu hướng (Trends)
Phân tích dữ liệu để nhận diện các xu hướng trong sản xuất và thị trường. Đây là một KPI quan trọng, giúp tăng cường khả năng dự báo và lập kế hoạch dài hạn, giảm thiểu rủi ro kinh doanh do biến động thị trường.
Đây là 12 KPIs giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả toàn diện của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống ERP. Bạn có quan tâm đến phương pháp tính các KPIs này cũng như cách đánh giá chúng? Nếu có thì hãy đọc ngay nội dung Phương pháp đo lường KPIs và gợi ý ngưỡng đánh giá. Hi vọng những thông này sẽ giúp nhà quản lý đánh giá đúng những giá trị mà ERP mang lại cho doanh nghiệp để có phương án cải thiện hoặc phát huy tốt hơn những gì đang triển khai.
