KPIs đo lường hiệu quả triển khai ERP chỉ thực sự có ý nghĩa khi những nhà quản lý biết cách đo lường và đánh giá nó. Sẽ luôn có một công thức tiêu chuẩn để giúp tính toán 12 KPIs vừa nêu ở trên. Tuy nhiên về ngưỡng đánh giá thì sẽ thay đổi sao cho phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn cách đo lường các chỉ số KPIs và gợi ý ngưỡng đánh giá có ý nghĩa tham khảo từ chuyên gia của DEHA Digital Solutions.
KPI 1: Khả năng hiển thị & Tích hợp dữ liệu (Integration/Visibility)
Cách đo lường:
- Phần trăm (%) nhân viên có quyền truy cập dữ liệu theo thời gian thực.
- Số lượng hệ thống bị cô lập hoặc số lượng lỗi do dữ liệu không đồng bộ.
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- 90% nhân viên có thể truy cập dữ liệu quan trọng theo thời gian thực.
- Dữ liệu đồng bộ giữa các hệ thống, sai lệch <2%.
Không tốt nếu:
- Hệ thống dữ liệu rời rạc, nhiều lỗi do nhập tay.
- 10% nhân viên phản ánh khó khăn khi truy cập dữ liệu.
KPI 2: Chu kỳ sản xuất (Cycle time)
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- Cycle Time giảm 5-10%/năm nhờ cải tiến sản xuất.
- Thời gian thực tế bằng hoặc nhanh hơn so với kế hoạch.
Không tốt nếu:
- Cycle Time tăng dần qua các tháng.
- Khác biệt giữa thời gian kế hoạch và thực tế > 20%.
Trong sản xuất ô tô, thời gian lắp ráp trung bình 10-12 giờ/xe là tốt.
KPI 3: Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turns)
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
Chỉ số KPI này cao cho thấy hàng hóa luân chuyển nhanh.
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- Inventory Turns = 5-10 lần/năm (tùy ngành).
- Hàng tồn kho không bị ứ đọng, không có hàng hết hạn.
Không tốt nếu:
- <3 lần/năm → hàng hóa luân chuyển chậm, vốn bị “chôn”.
- 12 lần/năm → nguy cơ thiếu hàng, mất cơ hội bán hàng.
Ngành điện tử: 6-8 lần/năm, ngành thực phẩm: 10-12 lần/năm.
KPI 4: Sai lệch hàng tồn kho (Inventory Deviation)
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
Nếu sai lệch > 5%, có thể có vấn đề trong quản lý kho.
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- Sai lệch < 2%.
Không tốt nếu:
- Sai lệch > 5%, có thể do lỗi kiểm kê, thất thoát hàng hóa.
Ngành bán lẻ cho phép sai lệch 1-2%, ngành sản xuất thường chấp nhận <3%.
KPI 5: Chi phí sản xuất (Costs)
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu, lao động, chi phí vận hành máy móc.
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- Chi phí giảm dần nhờ tối ưu quy trình.
- Biên lợi nhuận gộp (Gross Margin) >30%.
Không tốt nếu:
- Chi phí tăng mà không có lý do rõ ràng.
- Lợi nhuận giảm dù doanh thu tăng.
Ngành sản xuất ô tô: Biên lợi nhuận 20-25%, ngành công nghệ >40%.
KPI 6: Thời gian Downtime
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
Để có số liệu tính toán trong công thức này, cần theo dõi từng máy hoặc toàn bộ dây chuyền.
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- <5% thời gian hoạt động.
- Giảm dần qua các quý nhờ bảo trì dự đoán.
Không tốt nếu:
- 10% thời gian bị downtime.
- Downtime gây trễ đơn hàng.
Ngành sản xuất hiện đại chấp nhận 1-3% downtime.
KPI 7: Tỷ lệ sản phẩm bị từ chối (Reject Ratio)
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- <1% trong ngành công nghệ cao (điện tử, y tế).
- <5% trong ngành sản xuất nói chung.
Không tốt nếu:
- Tỷ lệ >10% → gây lãng phí lớn.
- Sản phẩm bị khách hàng trả về nhiều.
Sản xuất chip bán dẫn: <0.5%, sản xuất may mặc: 5-10%.
KPI 8: Hiệu suất tài chính (Financial Performance)
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- Lợi nhuận gộp > 30%.
- Dòng tiền dương liên tục.
Không tốt nếu:
- Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm.
- Công ty phải vay vốn liên tục để duy trì hoạt động.
KPI 9: Hiệu suất bán hàng (Sales Performance)
Cách đo lường:
- Doanh số bán hàng hàng tháng/năm.
- Phần trăm (%) đơn hàng giao đúng hạn.
- Phần trăm (%) khách hàng quay lại mua hàng.
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- Doanh số đạt ≥95% mục tiêu.
- 80% đơn hàng giao đúng hạn.
Không tốt nếu:
- Doanh thu giảm mà không rõ nguyên nhân.
- Tỷ lệ khách hàng quay lại < 50%.
Tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn ngành FMCG: >95%.
KPI 10: Chất lượng sản phẩm (Quality Rate)
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
Nếu Quality Rate thấp, cần điều chỉnh quy trình sản xuất.
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
98% sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Không tốt nếu:
- Tỷ lệ đạt chất lượng < 95%.
- Khách hàng phàn nàn nhiều về lỗi sản phẩm.
Sản xuất xe hơi: >99% sản phẩm đạt chuẩn.
KPI 11: Quản lý đơn hàng (Order Management Efficiency)
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
- Tỷ lệ đơn hàng hoàn thành đúng hạn (%) = Số đơn giao đúng hạnTổng số đơn x100%
- Thời gian xử lý trung bình mỗi đơn hàng (ngày/giờ).
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
>90% đơn hàng giao đúng hạn.
Không tốt nếu:
- Đơn hàng giao trễ >10%.
- Số lần khách khiếu nại về giao hàng tăng.
Ngành logistics: 98% giao hàng đúng hạn.
KPI 12: Xu hướng & Dự báo sản xuất (Trends & Forecasting)
Đo lường bằng việc sử dụng công thức sau:
Độ chính xác của kế hoạch sản xuất so với kết quả thực tế.
Ngưỡng đánh giá (Benchmark):
Tốt nếu:
- Sai số dự báo < 5%.
- Sản xuất và nhu cầu thị trường khớp nhau.
Không tốt nếu:
Sai số dự báo > 15%, gây tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt hàng.
Ngành thời trang chấp nhận sai số 10-15%, ngành công nghệ <5%.
Dù là ERP hay bất kỳ một giải pháp quản trị nào cũng cần một bộ KPIs đo lường hiệu quả của nó tạo ra cho doanh nghiệp. 12 KPIs trong bài viết này là gợi ý thiết thực để những nhà quản lý có thể ứng dụng. Tuỳ vào đặc điểm của doanh nghiệp cũng như mức độ triển khai ERP mà nhà quản lý có thể lựa chọn một (vài) KPIs phù hợp, thậm chí có thể tạo ra những KPI mới sát với thực tế.
