Trong quá trình triển khai, vận hành hệ thống bạn sẽ luôn gặp các vấn đề, các khoản phí phát sinh len lỏi vào dự án gây tổn hại nặng nề thậm chí khiến cho việc triển khai ERP thất bại. Hãy cùng tìm hiểu về 5 loại chi phí ẩn dưới đây và cách để giảm thiểu sự tác động của nó lên hệ thống từ đó bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch chi tiết, kiểm soát chặt chẽ và tận dụng tối đa lợi ích từ hệ thống ERP mới!
Phát sinh các khoản chi phí nội bộ
Một dự án ERP muốn triển khai thành công thì cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa chuyên gia bên ngoài và đội ngũ nội bộ. Với những hiểu biết sâu sắc về quy trình và nhu cầu của doanh nghiệp, đội ngũ nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc định hình giải pháp, kiểm tra tính phù hợp và thúc đẩy sự thay đổi. Sự tham gia tích cực của họ giúp chuyên gia bên ngoài hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp và đảm bảo hệ thống ERP đáp ứng tối đa nhu cầu thực tế.
Sự tham gia sâu rộng của nhân viên vào quá trình triển khai tạo ra nhiều khoản chi phí tiềm ẩn có tác động đáng kể đến tổng chi phí sở hữu ERP. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã đánh giá thấp khoản chi phí phát sinh này và bỏ qua nó trong quá trình hoạch định ngân sách dự án. Đánh giá sai lầm này kéo theo một chuỗi các vấn đề nghiêm trọng dẫn đến việc tăng ngân sách, dự án chậm tiến độ, giảm hiệu quả công việc như:
- Công việc bị quá tải: Các nhân viên chịu trách nhiệm với khối lượng công việc lớn dẫn đến bị quá tải, không dành đủ thời gian và trí lực cho các dự án ERP.
- Gián đoạn hoạt động kinh doanh: Khi các nhân sự chủ chốt tham gia vào quá trình triển khai ERP sẽ làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh, sản xuất thường ngày làm ảnh hưởng đến năng suất, tiến độ kéo theo đó là làm giảm sự hài lòng của khách hàng.
Nguồn lực của doanh nghiệp luôn bị giới hạn vì vậy bạn phải tìm ra giải pháp để khắc phục những vấn đề trên để đảm bảo được việc cân bằng chi phí lẫn hiệu suất công việc. Bạn có thể thực hiện một số giải pháp như:
- Đánh giá nguồn lực kỹ càng: Khi dự án đang ở giai đoạn 0 – giai đoạn chuẩn bị thì bạn nên lên danh sách dự trù các nhân viên sẽ tham gia vào dự án. Sau đó đánh giá năng lực làm việc cũng như khả năng tham gia của họ trong suốt dự án.
- Lập kế hoạch nguồn lực: Dựa trên kết quả của việc đánh giá nguồn lực bạn cần lên một bản kế hoạch cụ thể và có các phương án phù hợp cho việc phân bổ hoặc bổ sung nguồn lực (nếu thiếu).
- Lập kế hoạch ngân sách cho các khoản chi phí nội bộ: Dự trù kỹ lưỡng các khoản phí liên quan đến nguồn lực nội bộ như tuyển dụng thêm, trả lương làm thêm giờ,… để tránh việc phát sinh chi phí.
Chi phí phát sinh từ hệ thống cũ
Mục đích chính của việc triển khai ERP chính là để thay thế hệ thống quy trình làm việc cũ, phần mềm lỗi thời không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường. Mặc dù hệ thống ERP hiện đại hứa hẹn sẽ mang đến một tương lai mới nhưng việc triển khai và chuyển đổi lại không hề dễ dàng và doanh nghiệp sẽ gặp một vài thách thức trong quá trình đổi mới như:
- Khó khăn trong việc di chuyển dữ liệu: Hệ thống cũ thường có cấu trúc dữ liệu khác biệt so với hệ thống ERP mới vì vậy doanh nghiệp cần dành nhiều thời gian và công sức cho việc làm sạch, chuyển đổi và di chuyển dữ liệu giữa hệ thống cũ và mới.
- Duy trì cùng lúc hai hệ thống để đảm bảo sự ổn định: Thông thường các doanh nghiệp không thể cho dừng hệ thống cũ ngay lập tức để thay thế bằng hệ thống ERP mới mà phải triển khai lần lượt từng giai đoạn. Các hệ thống cũ vẫn sẽ cần tiếp tục hoạt động cho đến khi tất cả các giai đoạn hoàn tất và hoạt động ổn định.
Tất cả các vấn đề phát sinh từ hệ thống cũ sẽ tạo nên một số khoản chi phí ẩn đối với việc triển khai hệ thống ERP như:
- Phí license và phí bảo trì cho phần mềm cũ.
- Chi phí cho việc xây dựng hoặc bổ sung thêm hạ tầng CNTT để duy trì cùng lúc hai hệ thống.
Để loại bỏ các trở ngại từ hệ thống cũ thì bạn có thể cân nhắc đến các giải pháp dưới đây:
- Lập kế hoạch chuyển đổi: Xem xét tình hình thực tế, tính toán kỹ lưỡng và lên lịch trình chuyển đổi lần lượt hệ thống cũ sang hệ thống mới. Kế hoạch này nên bao gồm cả các giai đoạn chuyển dữ liệu, thử nghiệm cho đến lúc hoàn thành và hoạt động ổn định.
- Chuẩn bị sẵn ngân sách: Khoản ngân sách này sẽ bao gồm các khoản phí vận hành cả hai hệ thống trong quá trình chuyển đổi.
- Phân loại và sắp xếp dữ liệu: Bạn cần đánh giá và phân loại xem dữ liệu nào cần chuyển sang hệ thống mới, dữ liệu nào cần được lưu trữ hoặc ngừng hoạt động khi dừng hệ thống cũ.
Bỏ lỡ giá trị vàng tạo nên chi phí cơ hội
Thông thường khi doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP họ sẽ kỳ vọng hệ thống mới mang lại những lợi ích về chi phí lẫn hiệu quả công việc và cải thiện doanh thu như:
- Tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí, tự động hóa các tác vụ.
- Cải thiện luồng công việc, tăng năng suất, ra quyết định nhanh hơn.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng, quản lý hàng tồn kho tốt hơn, mở rộng thị trường.
Tuy nhiên, nếu quá trình triển khai và vận hành ERP được thực hiện vội vàng, không có tính chiến lược và cũng không tiến hành tối ưu hoá, đào tạo người dùng thì bạn sẽ không thể đạt được những lợi ích trên. Các giá trị mà bạn bỏ lỡ do không tận dụng được tối đa hệ thống ERP sẽ tạo nên chi phí cơ hội.
Để giảm thiểu các tác động tiêu cực của chi phí cơ hội ảnh hưởng đến doanh nghiệp và hiện thực hóa lợi ích của hệ thống ERP bạn có thể cân nhắc đến các giải pháp:
- Xây dựng kế hoạch để hiện thực hóa lợi ích: Bạn cần xác định rõ ràng các mục tiêu kinh doanh muốn đạt được khi có hệ thống ERP mới. Sau khi làm rõ mục tiêu bạn hãy lập kế hoạch và timeline chi tiết cho các công việc, hành động cần thiết để đạt được mục tiêu. Cuối cùng hãy phân công nhân sự phụ trách cho từng nhiệm vụ.
- Theo dõi số liệu thường xuyên: Bạn cần xác định được các chỉ số hiệu suất (KPI) chính để đo lường hiệu suất công việc. Các chỉ số này cần liên quan chặt chẽ với các mục tiêu kinh doanh. Khi đã có bộ chỉ số bạn cần liên tục theo dõi và phân tích sự biến động của các chỉ số để đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống ERP.
- Đầu tư vào hỗ trợ, đào tạo sau triển khai: Bạn cần đào tạo liên tục, cẩn thận cho tất cả nhân viên của doanh nghiệp để họ có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
Chi phí tích hợp hệ thống
Trong quá trình triển khai ERP việc tích hợp có vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế, cấu hình nên hệ thống mới. Tuy nhiên, quá trình tích hợp lại thường xuyên xảy ra tình trạng vượt quá ngân sách dự kiến, do một số yếu tố sau:
- Phạm vi dự án mở rộng: Các yêu cầu phát sinh trong quá triển khai dự án làm tăng cả về khối lượng công việc lẫn chi phí.
- Nhân sự chưa đáp ứng được yêu cầu của dự án: Nếu các nhân sự đảm nhận việc tích hợp hệ thống chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ làm giảm hiệu quả của công việc, gây chậm tiến độ và làm phát sinh chi phí.
- Quản lý dự án kém: Quản lý thời gian và nguồn lực không tốt khiến cho chi phí tích hợp cao hơn dự kiến.
- Thiếu cam kết về chi phí: Phần lớn khoản dự toán ban đầu về chi phí tích hợp chỉ là các con số chung, không có sự cam kết chắc chắn dẫn đến việc phát sinh nhiều chi phí trong quá trình tích hợp hệ thống.
Để giải quyết được vấn đề liên quan đến chi phí tích hợp bạn có thể cân nhắc đến việc thực hiện các giải pháp như:
- Xác định rõ ràng kỳ vọng: Lập hợp đồng, kế hoạch tích hợp cực chi tiết với các mục tiêu, thời hạn và chế tài rõ ràng.
- Theo dõi tiến độ sát sao: Thường xuyên đánh giá hiệu suất của đội ngũ chuyên gia hỗ trợ tích hợp và đảm bảo rằng họ đã tuân thủ đúng phạm vi đã thoả thuận.
- Duy trì quyền kiểm soát: Thành lập đội quản lý dự án nội bộ mạnh để giám sát công việc và quản lý chi phí.
Chi phí ẩn từ sự đứt gãy hoạt động sau khi go-live
Khi hệ thống mới được đưa vào hoạt động (go-live), doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình trạng gián đoạn do nhân viên cần thời gian học và làm quen với hệ thống mới. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề:
- Chậm trễ giao hàng;
- Sai sót trong bảng lương;
- Khó khăn trong việc chốt sổ sách kế toán.
Những vấn đề này không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty, đặc biệt là đối với các hoạt động tương tác trực tiếp với khách hàng. Để giải quyết vấn đề phát sinh chi phí sau khi go-live, bạn hãy:
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Tiến hành kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT) toàn diện để phát hiện và khắc phục mọi vấn đề trước khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động.
- Đào tạo chuyên sâu: Tổ chức các chương trình đào tạo bài bản, giúp nhân viên tự tin và thành thạo khi sử dụng hệ thống mới.
- Chuẩn bị phương án dự phòng: Xây dựng kế hoạch dự phòng chi tiết cho các quy trình quan trọng như tính lương và xử lý đơn hàng, nhằm ứng phó kịp thời với các tình huống gián đoạn.
ERP là một khoản đầu tư chiến lược, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kiểm soát chặt chẽ. Bằng cách chế ngự”5 loại chi phí ẩn này, bạn không chỉ tối ưu hóa ngân sách, mà còn mở ra cánh cửa dẫn đến sự tăng trưởng bền vững. Hãy biến ERP thành “động cơ” mạnh mẽ, đưa doanh nghiệp của bạn “bứt phá” trong kỷ nguyên số.
