Ứng dụng các phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam là một bước đi mang tính chiến lược để vươn tới tương lai phát triển mạnh mẽ hơn trong kỷ nguyên số hoá. Phần mềm ERP là một trong những đại diện của việc ứng dụng công nghệ số vào trong quản lý doanh nghiệp. Vậy một doanh nghiệp SMEs sẽ cần một hệ thống ERP như thế nào? Nên sử dụng phần mềm ERP nào cho dễ dùng? Rất nhiều vấn đề thiết thực sẽ được DEHA Vietnam giải đáp trong bài viết này. Mời bạn đón đọc!
Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một hệ thống ERP như thế nào?
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ chỉ cần phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, thường được biết đến với cái tên CRM. Đây là một Module nằm trong hệ thống ERP tổng thể.
Tuy nhiên, việc quản lý cũng sẽ gặp nhiều vấn đề khi dữ liệu không được đồng bộ và chia sẻ giữa các bộ phận như phòng kinh doanh, bộ phận kho, kế toán tài chính… do mỗi phòng ban lại sử dụng một công cụ quản lý riêng, có thể là Excel hay một phần mềm bất kỳ nào đó.
Điều này không chỉ gây khó khăn trong khi làm việc cho nhân sự của mỗi phòng ban, mà những quản lý cấp trung hay quản lý cấp cao cũng không dễ dàng khi kiểm soát tình hình chung của toàn công ty.
Vậy nên dù là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, thì cũng nên sử dụng một hệ thống ERP với các phân hệ cơ bản như CRM, Kế toán tài chính, Quản lý kho. Đối với những doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ từ 100 – 200 nhân sự, thì hệ thống ERP sẽ không thể thiếu những Module như Quản lý sản xuất, Quản lý chất lượng, Quản lý giao hàng.
Một điều khiến hệ thống ERP được ưa chuộng đó là nó sẽ dễ dàng tùy chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. ERP mini với những Module quản lý cơ bản sẽ phù hợp khi doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Và khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, ERP sẽ được tích hợp thêm các Module quản lý khác theo yêu cầu một cách dễ dàng, đảm bảo dữ liệu cũ được đồng bộ.
ERP hiện nay có 2 loại chính:
- ERP được thiết kế sẵn, bạn chỉ cần trả phí mua tài khoản để sử dụng online hoặc mua bản quyền phần mềm, cài đặt và sử dụng trực tiếp trên máy chủ của công ty bạn.
- ERP được thiết kế riêng theo “đặt hàng” của doanh nghiệp. Bạn sẽ làm việc với các công ty chuyển đổi số để đưa ra bài toán, mong muốn, yêu cầu và cùng với họ xây dựng và phát triển phần mềm ERP riêng cho công ty của mình.
Chi tiết về ưu, nhược điểm của các loại ERP hiện nay trên thị trường, bạn có thể tham khảo nội dung Tổng hợp và phân tích các phần mềm ERP hiện nay thường dùng của chúng tôi.
8 phần mềm ERP dễ dùng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam
Với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, mặc dù ngân sách đầu tư cho hệ thống phần mềm quản lý sẽ không được lớn như các tập đoàn, nhưng cũng sẽ vẫn có. Vậy nên, dưới đây là 7 gợi ý phần mềm ERP dễ dùng, có chi phí phù hợp với các doanh nghiệp SMEs. (Một lưu ý là những phần mềm này đều là dạng đóng gói sẵn, bạn có thể lựa chọn hình thức sử dụng là mua tài khoản theo tháng/năm hoặc mua bản quyền phần mềm vĩnh viễn).
Phần mềm Fast Business Online
- Nhà phát triển: Công ty Cổ phần Phần mềm FAST
- Đặc điểm: Cung cấp giải pháp ERP toàn diện, hỗ trợ quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng, sản xuất, và kho vận. Phần mềm có khả năng tùy chỉnh cao để phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp.
- Phần mềm Fast Business Online có khả năng xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh và truy cập sử dụng ở mọi nơi có Internet trên các nền tảng bản Web based, Web mobi hay Mobi App.
Phần mềm Bravo
- Nhà phát triển: Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo
- Đặc điểm: Hệ thống ERP hỗ trợ quản lý tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất, bán hàng, và quản lý kho. Bravo nổi bật với tính năng báo cáo quản trị linh hoạt và dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.
- Bravo là phần mềm thiết kế theo yêu cầu nên ngoài các phân hệ cơ bản thì Bravo vẫn hỗ trợ thêm các phân hệ khác như Quản lý bảo hành, Quản lý dịch vụ Logistic… sẽ được bổ sung tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
- Hiện tại, phần mềm Bravo chủ yếu triển khai sử dụng dưới hình thức On-premise (tại chỗ), cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp. Như vậy để sử dụng phần mềm này, chúng ta cần một khoản chi phí ban đầu để mua bản quyền phần mềm và chi phí tùy chỉnh theo yêu cầu nếu có nhu cầu.
Phần mềm MISA AMIS
- Nhà phát triển: Công ty Cổ phần MISA
- Đặc điểm: Một giải pháp ERP tập trung vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ. MISA AMIS cung cấp các module như kế toán, quản lý nhân sự, CRM, và quản lý công việc.
- MISA AMIS triển khai trên nền tảng đám mây (cloud-based), mang lại nhiều lợi ích về tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Phần mềm Ecount ERP
- Nhà phát triển: Công ty TNHH Ecount (công ty thành lập tại Việt Nam, là một thành viên của tập đoàn Ecount có trụ sở tại Hàn Quốc).
- Đặc điểm: Phần mềm ERP trên nền tảng điện toán đám mây, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ecount ERP hỗ trợ quản lý bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, và tài chính.
Phần mềm 3S ERP
- Nhà phát triển: Công ty ITG Technology
- Đặc điểm: Được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp sản xuất, 3S ERP hỗ trợ quản lý từ khâu sản xuất đến tài chính, nhân sự và kho vận. Phần mềm có khả năng tùy biến cao để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
- 3S ERP phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn trong nhiều ngành công nghiệp như sản xuất, thương mại, dịch vụ.
- Có 2 hình thức triển khai phần mềm này là dạng Cloud và On-premise.
Phần mềm ERPViet
- Nhà phát triển: Công ty TNHH IZISolution
- Đặc điểm: Giải pháp ERP này hiện đang có hơn 40 ứng dụng chính và hơn 20.000 ứng dụng tùy chỉnh, được dịch ra 23 ngôn ngữ, sở hữu số lượng người dùng lên tới 4 triệu.
- Các Module của ERPViet tập trung vào Bán hàng, Mua hàng, CRM, POS, Dự án, Kế toán, Kho vận, Sản xuất.
- Cung cấp cả dạng on-premise (cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp) và cloud-based (dựa trên nền tảng đám mây), phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Phần mềm Odoo
- Nhà phát triển: Odoo S.A. (Bỉ)
- Đặc điểm: Odoo là một hệ thống ERP mã nguồn mở, cung cấp nhiều module như kế toán, bán hàng, kho, sản xuất, và nhân sự. Odoo nổi bật với tính linh hoạt và khả năng tùy biến cao, phù hợp với các doanh nghiệp ở mọi quy mô từ nhỏ đến trung bình và lớn.
- Bạn có thể tìm thấy nhiều thông tin hữu ích khác về phần mềm Odoo thông qua nội dung Phần mềm Odoo có tốt không? Phân tích chi tiết kèm báo giá.
ERPNext
- Nhà phát triển: Frappe Technologies Pvt. Ltd
- Đặc điểm: ERPNext là một hệ thống ERP mã nguồn mở, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh, từ tài chính, sản xuất, bán hàng, tồn kho đến nhân sự.
- Việc tùy chỉnh và triển khai ERPNext có thể đòi hỏi kiến thức về lập trình và quản lý hệ thống, điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp không có đội ngũ IT mạnh hoặc sẽ cần chi phí để thuê bên thứ 3 thực việc công việc này.
Ngoài 8 gợi ý phần mềm ERP dạng thiết kế sẵn, bạn có thể tìm hiểu thêm về giải pháp thiết kế phần mềm ERP theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
Giải pháp phát triển phần mềm ERP theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp
Ưu điểm lớn nhất của lựa chọn này đó là bạn sẽ nhận được một phần mềm ERP do mình sở hữu, phù hợp 100% với quy trình, đặc thù vận hành của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp sản xuất đặc thù với những quy trình sản xuất riêng, thì những phần mềm ERP thiết kế sẵn theo tiêu chuẩn sẽ khó để phù hợp. Vậy nên những nhà quản lý mới cần tìm kiếm giải pháp phát triển phần mềm ERP theo yêu cầu riêng.
Tuy nhiên, khi sử dụng giải pháp này, chi phí đầu tư ban đầu sẽ lớn và thời gian triển khai lâu hơn so với lựa chọn các phần mềm ERP thiết kế sẵn. Bạn cần tìm hiểu kỹ về sự phù hợp khi sử dụng phương án này.
Ứng dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có quan trọng không?
Càng nhỏ, thì càng cần quản lý thông minh để có cơ hội “chuyển mình” thành các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn. Càng nhỏ, thì càng cần ý thức rõ ràng hơn việc quản lý nguồn lực tổng thể là vô cùng quan trọng, sẵn sàng tạo ra một lực đẩy mạnh mẽ để phát triển bền vững.
Dưới đây là phân tích những lợi ích mà một doanh nghiệp bất kỳ khi ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý sẽ nhận được:
Tiết kiệm chi phí
ERP giảm chi phí bằng cách hợp nhất một số (hoặc toàn bộ) các nền tảng quản lý doanh nghiệp thành một hệ thống duy nhất và tự động hóa các quy trình trong toàn tổ chức. Hệ thống ERP giảm thiểu hoặc loại bỏ nhiều chi phí hành chính và vận hành, ví dụ như nhập dữ liệu thủ công hoặc các quy trình dư thừa.
Điều này có nghĩa là có thể hoàn thành nhiều công việc hơn với ít thời gian hơn và sử dụng ít nguồn lực hơn, đồng thời nhân viên có thể dành thời gian cho các dự án sáng tạo hơn nhằm thúc đẩy tăng trưởng. Lấy một ví dụ, Blue Shield of California đã tiết kiệm được gần 500.000 USD chi phí bằng cách triển khai hệ thống ERP trên nền tảng đám mây.
Hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống ERP cung cấp cho người dùng cái nhìn toàn diện về hiệu suất tài chính và hoạt động, với các báo cáo có thể tùy chỉnh và thông tin chi tiết theo thời gian thực mà không cần báo cáo thủ công.
Nó cũng có thể giảm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiều nhiệm vụ bằng cách làm cho các quy trình trở nên đơn giản hơn và giảm thời gian tìm kiếm thông tin họ cần. Điều này, cùng với các quy trình tự động và hệ thống được kết nối, giúp các nhóm nhanh chóng nhận được thông tin chính xác cho những người ra quyết định, để họ có thể ứng phó với những điều kiện kinh tế và kinh doanh đang thay đổi.
Thúc đẩy hiệu suất
Các hệ thống ERP hiện đại sử dụng tự động hóa quy trình và trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại dễ xảy ra lỗi của con người. ERP cũng giúp các công ty bằng cách theo dõi tất cả nguyên vật liệu trong mọi giai đoạn của vòng đời tồn kho, cũng như tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng trên một hệ thống duy nhất. Điều này cải thiện khả năng trực quan hoá và lập kế hoạch chuỗi cung ứng, đồng thời giúp đưa sản phẩm phù hợp đến tay khách hàng đúng thời hạn.
Giảm thiểu rủi ro
Một hệ thống ERP đã được chứng minh có thể giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và thực thi các biện pháp kiểm soát tài chính. Với hệ thống tập trung và quyền truy cập dựa trên sự phân quyền, chỉ những nhân viên phù hợp mới có thể xem dữ liệu nhạy cảm, cải thiện quy trình kiểm toán và giảm rủi ro tài chính và hoạt động.
Khuyến khích sự hợp tác
Hệ thống ERP cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất và giao diện chung, cho phép người dùng từ các phòng ban dễ dàng chia sẻ thông tin và cải thiện các nhiệm vụ như lập kế hoạch tài chính, quản lý bán hàng và tồn kho, hậu cần, lập kế hoạch sản xuất và trải nghiệm khách hàng.
Thay vì các phòng ban làm việc với nhiều giải pháp phần mềm mà chỉ một nhóm có thể truy cập, thì khi sử dụng ERP, các nhóm có thể làm việc chủ động và truy cập thông tin một cách độc lập, không cần phải yêu cầu thông tin từ một bộ phận khác trong tổ chức.
Ví dụ, các nhóm nhân sự và tài chính có sự liên quan trong một số chức năng kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch nhân sự, bảng lương, thời gian và lao động, mua sắm và kế toán. Việc chia sẻ một hồ sơ nhân viên giữa các nhóm này có thể mang lại sự liên kết và giảm thiểu sai sót.
Các dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp SMEs nên bắt đầu sử dụng hệ thống ERP
Đôi khi, trong vòng quay làm việc không ngừng nghỉ của doanh nghiệp, bạn tự hỏi liệu doanh nghiệp của mình có cần sử dụng hệ thống ERP này hay không? Cứ tiếp tục những cách làm việc cũ, cách quản lý cũ thì có ổn hay không? Doanh nghiệp vẫn đang có doanh thu tốt mà, liệu có cần thay đổi gì không?
Với vai trò là người thuyền trưởng chèo lái con thuyền doanh nghiệp của mình, bạn cần có một tầm nhìn xa hơn, rộng hơn những gì đang diễn ra trước mắt. Dưới đây là những chia sẻ về các dấu hiệu cảnh báo việc quản lý của một doanh nghiệp đang gặp vấn đề, tiềm ẩn những rủi ro, cần sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể ERP:
- Sử dụng đồng thời nhiều phần mềm khác nhau: Kế toán dùng misa, Nhân sự, Kinh doanh, Kho dùng Excel, các cá nhân trong phòng ban giao việc và kiểm soát công việc qua Zalo…
- Quy trình thiếu tính đồng nhất và thông tin rời rạc: Nhân viên bán hàng không nắm được thông tin hàng sắp hết từ kho, đã nhận đơn của khách hàng với một số lượng lớn, Kho không nắm được kế hoạch sản xuất của bộ phận sản xuất, dẫn đến không kịp chuẩn bị những nguyên vật liệu cần thiết… Giữa các bộ phận, phòng ban luôn cần thông tin của nhau để thực hiện công việc của mình, vậy nên khi thông tin rời rạc và thiếu đồng nhất, thì sẽ khó khăn trong quản lý.
- Tận dụng nguồn lực không hiệu quả gây lãng phí.
- Tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận.
- Sai sót bắt đầu xảy ra ngày càng nhiều ở các phòng ban.
- Đang muốn mở rộng quy mô trong tương lai.
Từ giờ, bạn hãy bắt đầu quan sát, xem doanh nghiệp của mình có một trong những dấu hiệu được kể trên hay không? Nếu có, dù chỉ 1 dấu hiệu, thì cũng đã tới lúc bạn nghĩ về một phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ rồi nhé!
