Chu trình PDCA là gì? Làm sao thiết lập chu trình này?
Chu trình PDCA là gì? Làm sao thiết lập chu trình này?
Nội dung
Chu trình PDCA, viết tắt của Plan-Do-Check-Act, là một phương pháp quản lý quan trọng trong việc cải thiện liên tục và kiểm soát chất lượng. Việc thiết lập một chu trình PDCA hiệu quả có thể là khóa thành công đối với nhiều tổ chức. Trong bài viết này, Deha Việt Nam sẽ giúp bạn tìm hiểu về chu trình PDCA là gì và cách thiết lập nó để đạt được hiệu suất tối ưu như thế nào nhé.
Chu trình PDCA là gì?
Tìm hiểu chu trình PDCA là gì?
Chu trình PDCA, thường gọi là chu trình Deming, là một mô hình quản lý quan trọng đặc trưng cho việc cải tiến liên tục. Tiến sĩ Deming, một nhà khoa học nổi tiếng, giới thiệu mô hình này cho người Nhật vào những năm 1950.
Ban đầu, nó có tên là Chu trình Shewart, để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart, người đầu tiên áp dụng thống kê trong kiểm tra chất lượng ở Mỹ vào cuối thập kỷ 30. Tuy nhiên, về sau, người Nhật thường gọi nó là chu trình Deming hoặc vòng tròn Deming.
Mô hình PDCA được biểu đạt bằng hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng theo chiều kim đồng hồ. Hình ảnh này là biểu tượng cho tính liên tục của quá trình quản lý.
Vòng tròn PDCA cho thấy rằng sự cải tiến không bao giờ kết thúc và cần được duy trì liên tục. Điều này đối lập với việc chỉ sửa chữa một lần và quên đi và chính vì vậy mô hình PDCA đã trở thành một phần quan trọng của tiêu chuẩn ISO 9001, mục tiêu chính của cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng hiện đại.
Chu trình PDCA gồm những gì?
Chu trình PDCA gồm những gì?
Chu trình Deming PDCA (Plan-Do-Check-Act) bao gồm bốn bước cơ bản, tạo nên một quy trình quản lý liên tục:
Lập kế hoạch (Plan):
Giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong PDCA. Tại đây, mục tiêu được xác định và kế hoạch cụ thể được thiết lập. Bước này bao gồm việc lên kế hoạch, đặt ra các mục tiêu, xác định nguồn lực cần thiết và xác định cách thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện (Do):
Bước này bao gồm thực hiện kế hoạch đã được lập ở giai đoạn trước. Các hoạt động và quy trình được thực hiện theo kế hoạch để đảm bảo chất lượng.
Kiểm tra (Check):
Giai đoạn kiểm tra dựa trên việc so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu và kế hoạch đã đề ra. Nó giúp đánh giá hiệu suất và sự tuân thủ.
Thực hiện điều chỉnh (Act):
Sau khi kiểm tra, nếu cần thiết, điều chỉnh và cải tiến sẽ được thực hiện. Sau đó, chu trình PDCA mới sẽ bắt đầu bằng việc lập kế hoạch để cải thiện theo một cách liên tục.
PDCA là một quá trình lặp đi lặp lại, giúp doanh nghiệp kiểm soát, cải tiến, và nâng cao hiệu suất và chất lượng liên tục. Cụ thể hơn, bạn có thể theo dõi cách triển khai dưới đây:
Bước 1: Plan
Bước 1 trong chu trình PDCA là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình cải tiến. Tại đây, việc lập kế hoạch chính xác và tỉ mỉ đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và điều khiển hiệu quả các hoạt động tiếp theo.
Bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể, xác định tài nguyên cần thiết và thiết lập biện pháp, doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tối ưu tài nguyên.
Các bước quan trọng trong lập kế hoạch bao gồm:
Thiết lập mục tiêu và mục đích cụ thể cho việc cải tiến hoặc phát triển.
Chi tiết hóa nhiệm vụ với thông tin rõ ràng và cụ thể.
Hình thành nhóm thực hiện với thời hạn xác định.
Ghi chép dữ liệu dự kiến cần sử dụng trong quá trình thực hiện.
Lập kế hoạch thực hiện và phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả kỳ vọng, cách thức thực hiện và hướng dẫn. Điều này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho bước thực hiện tiếp theo của chu trình PDCA.
Sự tỉ mỉ trong bước lập kế hoạch đảm bảo rằng mọi hoạt động tiếp theo sẽ diễn ra hiệu quả và ít cần sự điều chỉnh.
Bước 2: Do
Bước 2 trong chu trình PDCA (Do – Thực hiện) là giai đoạn quyết định việc thực hiện kế hoạch đã được lập ở giai đoạn trước. Tại đây, các hoạt động và chính sách được thực hiện thông qua sử dụng các công cụ, phương tiện, và tài nguyên, nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ theo kế hoạch đã đề ra.
Giai đoạn này đòi hỏi trả lời các câu hỏi quan trọng sau:
Điểm nào cần phải cải tiến hoặc thực hiện?
Thời hạn cuối cùng cho việc hoàn thành kế hoạch là khi nào?
Các bước cụ thể nào cần thực hiện để đảm bảo việc thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách hiệu quả và đúng kế hoạch?
Việc tuân thủ kế hoạch thật sự quan trọng tại giai đoạn này và điều này đảm bảo rằng việc thực hiện diễn ra một cách có trật tự và dự định.
Bước 3: Check
Bước 3 trong chu trình PDCA (Check – Kiểm tra) tập trung vào việc đảm bảo rằng mục tiêu và kế hoạch đã được thiết lập ở giai đoạn trước thực hiện đúng như mong muốn. Tại giai đoạn này, các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chất lượng và đánh giá sẽ được thực hiện để xác định sự thực hiện đúng kế hoạch và tìm ra các điểm yếu hoặc sai sót.
Trong giai đoạn này, các công việc quan trọng bao gồm:
Đánh giá hiệu suất của các hoạt động và giải pháp đã thực hiện.
Phân tích xem liệu có cách nào để cải thiện các giải pháp hiện tại không.
Kiểm tra xem các hoạt động cải tiến đã đạt được kết quả như dự kiến hay chưa.
Giai đoạn “Check” là bước quan trọng trong việc đảm bảo rằng các hoạt động thực hiện được kiểm tra kỹ lưỡng để xác định điểm yếu và cải tiến có thể được thực hiện nếu cần.
Bước 4: Act
Bước 4 trong chu trình PDCA (Act – Thực hiện điều chỉnh) là giai đoạn thực hiện các thay đổi và điều chỉnh dựa trên những thông tin và phân tích thu thập từ giai đoạn “Check”. Trong giai đoạn này, các biện pháp cần được thực hiện để sửa lỗi, khắc phục các vấn đề đã phát sinh và ngăn chặn chúng xuất hiện trong tương lai.
Công việc quan trọng ở giai đoạn “Act” bao gồm:
Tiến hành các biện pháp cải tiến và sửa đổi dựa trên những thông tin thu thập từ giai đoạn “Check”.
Xác định các biện pháp phòng tránh để đảm bảo rằng các vấn đề không tái diễn ra trong tương lai.
Lặp lại chu trình PDCA với các kế hoạch mới để đảm bảo rằng mục tiêu chính đề ra được đạt được.
Giai đoạn “Act” tập trung vào việc điều chỉnh và cải thiện. Điều này giúp đảm bảo quy trình hoạt động của doanh nghiệp luôn được đào tạo và đáp ứng được những tiêu chuẩn chất lượng cao hơn.
Qua chia sẻ trên, hẳn bạn đã hiểu chu trình PDCA là gì rồi chứ? Tóm lại, nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp hiệu quả để quản lý và cải thiện tổ chức của mình, Quy trình PDCA là lựa chọn đúng đắn. Làm việc theo PDCA, bạn sẽ thấy doanh nghiệp của bạn phát triển và đạt được thành công lớn hơn.
