Khi chuyển đổi môi trường làm việc từ truyền thống lên môi trường số, sự mới mẻ của nó khiến những nhà quản lý lo lắng về bảo mật thông tin, sự an toàn của dữ liệu. Nỗi lo của họ là hoàn toàn đúng, và với vai trò là một nhà cung cấp giải pháp chuyển đối số, chúng tôi hiểu rất rõ nỗi băn khoăn này của bạn.
Bảo mật thông tin: Nỗi lo lớn nhất khi chuyển đổi số
Hàng chục năm đã quen với quản lý thông tin trên sổ sách, tài liệu mật thì niêm phong cất vào tủ có khoá kỹ càng. Hay hiện đại hơn là quản lý dữ liệu trên những file excel, file word được lưu máy tính cá nhân của từng người, được bảo vệ bởi mật khẩu của máy tính hay với những tài liệu quan trọng thì tự cài đặt mật khẩu riêng cho nó.
Thói quen làm việc truyền thống này khi đón nhận làn sóng chuyển đổi số, đưa dữ liệu lên môi trường “ảo” khiến bất kỳ một nhà quản lý nào cũng đều lo lắng, hoài nghi. Dữ liệu bây giờ không còn trong chiếc máy tính cá nhân của mình nữa, không nằm trong tủ mà mình nắm chìa khoá, nó nằm ở một nơi mình không quản lý được. Như vậy những nỗi lo này đều có căn cứ.
Mặc dù chuyển đổi số là một xu thế tất yếu ảnh hưởng đến tất cả cá nhân, ngành nghề, lĩnh vực của xã hội, nhưng chúng ta đều cần nhìn nhận thấy những rủi ro của nó về bảo mật thông tin. Hiểu rõ để biết có giải pháp, cách thức làm việc đúng trong môi trường số.
Những rủi ro về bảo mật thông tin khi chuyển đổi số bạn cần biết
Khi chuyển đổi số, các tổ chức và doanh nghiệp đối diện với nhiều rủi ro về bảo mật thông tin, cần phải nhận thức rõ để có biện pháp phòng ngừa phù hợp. Dưới đây là những rủi ro về bảo mật thông tin phổ biến mà các doanh nghiệp cần biết:
Rủi ro về lỗ hổng bảo mật trong phần mềm sử dụng
Các lỗ hổng bảo mật trong chính phần mềm (ví dụ là ERP) có thể bị tin tặc khai thác để truy cập vào hệ thống và dữ liệu của doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm các lỗ hổng trong mã nguồn hoặc do không cập nhật các bản vá bảo mật.
Cách khắc phục:
- Thường xuyên cập nhật phần mềm: Đảm bảo các bản cập nhật và bản vá bảo mật từ nhà cung cấp được cài đặt kịp thời.
- Thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ: Sử dụng các công cụ kiểm tra bảo mật để rà soát các lỗ hổng tiềm ẩn trong hệ thống ERP.
- Chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín: Lựa chọn các nhà cung cấp ERP có chứng nhận bảo mật, an toàn thông tin và được đánh giá cao về mức độ an toàn. Ví dụ khi tìm kiếm đối tác triển khai phần mềm của doanh nghiệp, bạn có thể yêu cầu họ đưa ra những chứng nhận ISO về an toàn thông tin (như ISO 27001).
Rủi ro từ truy cập trái phép
Các phần mềm quản lý nhu ERP hay CRM tích hợp rất nhiều dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp như thông tin khách hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, thông tin tài chính…. Nếu không kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập, có nguy cơ nhân viên hoặc người không được ủy quyền có thể truy cập và thay đổi dữ liệu.
Cách khắc phục:
- Phân quyền truy cập chi tiết: Phân quyền cho từng vai trò và giới hạn quyền truy cập chỉ dành cho những người thực sự cần.
- Sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA): Yêu cầu xác thực bổ sung qua điện thoại hoặc email để tăng cường tính bảo mật khi đăng nhập vào hệ thống.
- Giám sát nhật ký truy cập: Ghi lại và theo dõi các hoạt động truy cập vào hệ thống để phát hiện các hành động đáng ngờ hoặc trái phép.
Rủi ro về rò rỉ dữ liệu
Dữ liệu nhạy cảm trong phần mềm như thông tin khách hàng, tài chính, và kế hoạch sản xuất có thể bị rò rỉ nếu hệ thống bị xâm nhập hoặc do nhân viên vô tình để lộ.
Cách khắc phục:
- Mã hóa dữ liệu: Sử dụng mã hóa dữ liệu trong quá trình lưu trữ và truyền tải để đảm bảo ngay cả khi dữ liệu bị đánh cắp, hacker cũng không thể đọc được.
- Xây dựng chính sách bảo mật nghiêm ngặt: Thiết lập các quy tắc chặt chẽ về cách lưu trữ, truy xuất và chia sẻ dữ liệu.
- Đào tạo nhân viên về bảo mật: Giúp nhân viên nhận thức rõ về các mối đe dọa bảo mật và cách bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.
Rủi ro từ các cuộc tấn công mạng
Hệ thống ERP có thể trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công như tấn công từ chối dịch vụ (DDoS), tấn công lừa đảo (phishing), và ransomware (mã độc đòi tiền chuộc).
Cách khắc phục:
- Sử dụng tường lửa và hệ thống phát hiện xâm nhập (IDS/IPS): Bảo vệ hệ thống ERP khỏi các tấn công bằng cách phát hiện sớm các hành vi bất thường.
- Triển khai giải pháp sao lưu dữ liệu định kỳ: Giúp nhanh chóng khôi phục dữ liệu sau khi bị tấn công ransomware.
- Tăng cường bảo mật email: Ngăn chặn các cuộc tấn công phishing qua email bằng cách sử dụng các giải pháp lọc thư rác và đào tạo nhân viên nhận biết các email lừa đảo.
Rủi ro từ việc di chuyển dữ liệu lên đám mây
Nhiều doanh nghiệp sử dụng các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây để tiết kiệm chi phí và tăng khả năng truy cập. Tuy nhiên, điều này cũng đi kèm với các rủi ro về bảo mật dữ liệu trong môi trường đám mây như dữ liệu bị truy cập trái phép hoặc bị xâm phạm.
Cách khắc phục:
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ đám mây uy tín: Chọn các nhà cung cấp có chính sách bảo mật chặt chẽ và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
- Mã hóa dữ liệu trước khi tải lên đám mây: Đảm bảo rằng dữ liệu được mã hóa trước khi được chuyển lên môi trường đám mây.
- Quản lý quyền truy cập đám mây chặt chẽ: Thiết lập quyền truy cập chi tiết và kiểm tra các phiên đăng nhập bất thường.
Rủi ro từ việc tích hợp với các hệ thống khác
Hệ thống ERP thường cần tích hợp với các hệ thống khác như CRM, SCM, hoặc các phần mềm quản lý nội bộ khác. Việc tích hợp này nếu không được bảo mật đúng cách có thể tạo ra các điểm yếu để Hacker (tin tặc) khai thác.
Cách khắc phục:
- Sử dụng giao thức kết nối an toàn (SSL/TLS): Đảm bảo mọi giao tiếp giữa hệ thống ERP và các hệ thống khác đều được mã hóa.
- Kiểm tra bảo mật trước và sau tích hợp: Đảm bảo rằng quá trình tích hợp không tạo ra các lỗ hổng bảo mật.
- Quản lý API cẩn thận: Nếu sử dụng API để kết nối các hệ thống, cần quản lý quyền truy cập API và áp dụng các biện pháp bảo mật để ngăn ngừa tấn công vào API.
Các phương án lưu trữ dữ liệu khi chuyển đổi số: Ưu và nhược điểm
Khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số, việc lưu trữ thông tin trở nên cực kỳ quan trọng để quản lý, bảo vệ và sử dụng dữ liệu hiệu quả. Dưới đây là 3 hình thức lưu trữ trữ phổ biến trong quá trình chuyển đổi số, đồng thời cũng là 3 phương án triển khai một phần mềm quản lý nào đó cho doanh nghiệp:
Lưu trữ đám mây (Cloud Storage)
- Đặc điểm: Dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ từ xa do các nhà cung cấp dịch vụ đám mây quản lý. Doanh nghiệp có thể truy cập từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
- Ưu điểm: Tính linh hoạt, mở rộng dễ dàng, giảm chi phí cơ sở hạ tầng, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu dễ dàng.
- Ví dụ: AWS (Amazon Web Services), Google Cloud, Microsoft Azure.
Lưu trữ tại chỗ (On-Premises Storage)
- Đặc điểm: Dữ liệu được lưu trữ trong các máy chủ hoặc trung tâm dữ liệu do doanh nghiệp sở hữu và quản lý.
- Ưu điểm: Kiểm soát hoàn toàn dữ liệu, phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật hoặc không muốn phụ thuộc vào bên thứ ba.
- Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao và yêu cầu đội ngũ kỹ thuật để bảo trì.
Lưu trữ lai (Hybrid Storage)
- Đặc điểm: Kết hợp giữa lưu trữ đám mây và lưu trữ tại chỗ, doanh nghiệp có thể lưu trữ những thông tin quan trọng tại chỗ và sử dụng đám mây cho các dữ liệu ít nhạy cảm hơn.
- Ưu điểm: Tận dụng ưu điểm của cả hai hình thức lưu trữ, tăng tính linh hoạt và bảo mật.
Tuỳ vào mức ngân sách đầu tư cho chuyển đổi số cũng như đánh giá mức độ yêu cầu về bảo mật thông tin mà các chủ doanh nghiệp sẽ đưa ra những lựa chọn phù hợp cho việc lưu trữ cũng như triển khai các hệ thống phần mềm quản lý của mình, phục vụ mục tiêu chuyển đổi số thành công và an toàn.
Phương pháp quản lý dữ liệu truyền thống có rủi ro gì không?
Chắc chắn là có! Không phải ngẫu nhiên mà làn sóng chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ tới vậy trên toàn thế giới.
Phương pháp quản lý dữ liệu truyền thống, chẳng hạn như sử dụng giấy tờ, bảng tính Excel, hoặc các hệ thống quản lý nội bộ đơn giản, cũng không thực sự an toàn tuyệt đối. Mặc dù các rủi ro khác với hệ thống số hóa như ERP, nhưng vẫn tồn tại nhiều thách thức về bảo mật thông tin.
Rủi ro từ lưu trữ vật lý
Dữ liệu được lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách, hoặc ổ cứng cục bộ có thể dễ dàng bị mất mát hoặc hư hỏng do các sự cố vật lý như hỏa hoạn, lũ lụt, hoặc đơn giản là do sự mòn hỏng của thiết bị.
Đánh giá:
- Ưu điểm: Dữ liệu lưu trên giấy hoặc ổ cứng không kết nối mạng ít có nguy cơ bị tấn công mạng từ bên ngoài.
- Nhược điểm: Tuy nhiên, nó vẫn dễ bị mất mát hoặc hỏng hóc nếu không có biện pháp sao lưu vật lý hiệu quả (ví dụ như lưu trữ ở nhiều vị trí khác nhau).
Rủi ro từ truy cập trái phép
Trong môi trường quản lý truyền thống, thông tin có thể bị lộ do nhân viên có quyền truy cập vào tài liệu, sổ sách hoặc ổ cứng mà không có cơ chế giám sát chặt chẽ. Điều này dễ dẫn đến việc thông tin nhạy cảm bị sao chép hoặc sử dụng sai mục đích.
Đánh giá:
- Ưu điểm: Quy trình kiểm soát thủ công có thể dễ dàng theo dõi ai đã truy cập vào tài liệu hoặc kho lưu trữ vật lý.
- Nhược điểm: Thiếu các cơ chế phân quyền và giám sát tự động như trong hệ thống số hóa, dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin cao hơn nếu không có biện pháp bảo vệ vật lý mạnh mẽ.
Rủi ro từ sai sót của con người
Nhân viên có thể vô tình làm mất tài liệu, lưu nhầm thông tin, hoặc vứt bỏ các tài liệu quan trọng mà không qua quy trình hủy đúng cách.
Đánh giá:
- Ưu điểm: Trong một số trường hợp, việc nhập dữ liệu thủ công có thể giúp giảm rủi ro từ các lỗi tự động hóa không lường trước.
- Nhược điểm: Nhưng rủi ro từ việc con người tự ý chỉnh sửa, làm mất, hoặc sai sót khi nhập liệu có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng và khó truy vết.
Rủi ro từ sự thiếu khả năng bảo vệ dữ liệu nhạy cảm
Các phương pháp quản lý truyền thống thường thiếu các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa, kiểm soát truy cập, hay giám sát hoạt động. Dữ liệu lưu trên giấy hoặc máy tính cá nhân thường không có cơ chế bảo vệ mạnh mẽ trước các hành vi cố ý đánh cắp.
Đánh giá:
- Ưu điểm: Dữ liệu không dễ dàng bị truy cập từ xa như các hệ thống trực tuyến.
- Nhược điểm: Tuy nhiên, khả năng bảo mật hạn chế và việc thiếu các biện pháp như mã hóa có thể khiến dữ liệu nhạy cảm dễ bị tiếp cận nếu bị mất hoặc đánh cắp.
Rủi ro từ việc khó khăn trong sao lưu và khôi phục dữ liệu
Việc sao lưu dữ liệu trong hệ thống quản lý truyền thống phụ thuộc vào các phương pháp vật lý như sao chép tài liệu hoặc lưu trữ trên ổ đĩa di động. Quá trình này thường tốn nhiều thời gian và không đảm bảo dữ liệu được bảo vệ toàn diện.
Đánh giá:
- Ưu điểm: Dữ liệu có thể lưu trữ độc lập mà không cần phụ thuộc vào mạng internet.
- Nhược điểm: Tuy nhiên, khi xảy ra sự cố như mất mát dữ liệu gốc hoặc hỏng ổ đĩa, việc khôi phục sẽ rất khó khăn và tốn thời gian.
Vậy đâu là cách bảo mật thông tin tốt nhất ở thời điểm này?
Hẳn đây là câu hỏi mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng đặt ra và đang đi tìm câu trả lời cho riêng mình.
Phương pháp quản lý truyền thống:
- Có thể hạn chế rủi ro từ các cuộc tấn công mạng, vì dữ liệu thường không được kết nối internet.
- Tuy nhiên, rủi ro vật lý, sự thiếu kiểm soát truy cập tự động và sai sót con người cao hơn.
- Khó khăn trong việc sao lưu và khôi phục dữ liệu, đặc biệt trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu.
Phương pháp quản lý số hóa (như ERP):
- Có các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa, kiểm soát truy cập chi tiết, và sao lưu tự động, giúp bảo vệ dữ liệu hiệu quả hơn.
- Rủi ro từ các cuộc tấn công mạng cao hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào các giải pháp bảo mật mạnh mẽ.
- Quá trình sao lưu và khôi phục dữ liệu nhanh chóng hơn, đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh.
Như vậy, phương pháp quản lý truyền thống không phải là phương pháp an toàn tuyệt đối. Mặc dù tránh được các rủi ro từ tấn công mạng, nhưng nó gặp nhiều thách thức về quản lý vật lý, sai sót con người, và bảo mật thông tin. Việc số hóa như sử dụng hệ thống ERP có thể mang lại nhiều lợi ích về bảo mật và hiệu quả quản lý, miễn là doanh nghiệp có chiến lược bảo mật và quản lý rủi ro phù hợp.
Hẳn bây giờ, mỗi nhà quản lý đã có những câu trả lời cho riêng mình về việc nên tiếp tục quản lý dữ liệu theo phương pháp truyền thống hay số hoá. Dù bằng cách nào thì cũng luôn tiềm ẩn những rủi ro về bảo mật thông tin. Miễn sao bạn hiểu rõ những rủi ro đó là gì, đến từ nguyên nhân nào và cách để phòng tránh cũng như xử lý khi nó xảy ra. Và trong nội dung bài viết này đã giúp bạn trả lời hết tất cả những vấn đề đó.
Nếu bạn lựa chọn số hoá để bắt kịp với xu thế của xã hội, thì hãy liên hệ với DEHA Vietnam để được nhận những tư vấn, chia sẻ cụ thể và thiết thực nhất từ các case-study mà chúng tôi đã triển khai nhé!
