Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là một phương pháp phổ biến trong sản xuất. Nhân viên lập kế hoạch sẽ thực hiện nó khi doanh nghiệp có những đơn hàng được thông báo từ bộ phận bán hàng hoặc trực tiếp từ khách hàng. Chúng ta sẽ chỉ lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng khi nhận được yêu cầu, nó sẽ khác với việc lập kế hoạch sản xuất hàng loạt hay lập kế hoạch sản xuất theo dự báo.
Lập kế hoạch theo đơn hàng là gì?
Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, hay còn được gọi với thuật ngữ là Make-to-Order (MTO), là phương pháp sản xuất trong đó sản phẩm chỉ được sản xuất khi có đơn hàng cụ thể từ khách hàng.
Trên thực tế, việc sản xuất theo đơn hàng sẽ mang lại nhiều lợi ích như giảm rủi ro về tồn kho dư thừa và lãng phí, đáp ứng tốt nhu cầu tùy chỉnh của khách hàng và linh hoạt trong việc phản ứng với các biến động của thị trường.
Dưới đây sẽ là hướng dẫn cụ thể giúp bạn có thể tự lập một bảng kế hoạch sản xuất theo đơn hàng.
Hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng
Để lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng (Make-to-Order – MTO), cần thực hiện một chuỗi các bước nhằm đảm bảo sản phẩm được sản xuất chính xác theo yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết kèm ví dụ cụ thể về lập kế hoạch sản xuất MTO cho một công ty nội thất chuyên sản xuất bàn ghế theo yêu cầu riêng của từng khách hàng.
Xác nhận và phân tích yêu cầu đơn hàng
- Mô tả: Thu thập các thông tin chi tiết từ khách hàng bao gồm loại sản phẩm, kích thước, màu sắc, chất liệu, thời hạn giao hàng và các yếu tố tùy chỉnh khác.
- Ví dụ: Khách hàng đặt một chiếc bàn làm việc gỗ sồi có kích thước 120×60 cm, với ngăn kéo, chân kim loại màu đen, và yêu cầu hoàn thành trong vòng 15 ngày.
Kiểm tra năng lực sản xuất
- Mô tả: Đánh giá năng lực sản xuất hiện tại để xác định xem nhà máy có thể hoàn thành đơn hàng đúng hạn không, đồng thời đảm bảo các nguyên vật liệu cần thiết.
- Ví dụ: Xem xét các máy cắt gỗ, dụng cụ sơn và các thợ thủ công có sẵn. Kiểm tra lịch trình sản xuất hiện tại và khả năng hoàn thành đơn hàng trong thời gian yêu cầu.
Lập kế hoạch nguyên vật liệu (Material Requirement Planning – MRP)
- Mô tả: Xác định các nguyên vật liệu cần thiết và thực hiện đặt hàng nếu cần. Phương pháp MRP sẽ giúp lên kế hoạch chi tiết cho việc mua sắm và phân bổ nguyên vật liệu.
- Ví dụ: Tính toán lượng gỗ sồi, kim loại để làm chân bàn, sơn đen, và phụ kiện cho ngăn kéo. Nếu thiếu vật liệu, lên kế hoạch nhập thêm từ nhà cung cấp.
Lập kế hoạch sản xuất chi tiết
- Mô tả: Thiết lập lịch trình sản xuất chi tiết với các bước sản xuất, thời gian, và phân bổ nhân công. Bước này thường bao gồm cả kiểm tra chất lượng từng công đoạn.
- Ví dụ: Lịch trình có thể bao gồm các bước:
- Cắt gỗ trong 2 ngày.
- Gia công và lắp ráp ngăn kéo trong 2 ngày.
- Sơn chân kim loại và lắp ráp trong 3 ngày.
- Kiểm tra chất lượng và đóng gói trong 1 ngày.
Giám sát và kiểm soát tiến độ sản xuất
- Mô tả: Theo dõi tiến độ sản xuất để đảm bảo lịch trình được thực hiện đúng. Nếu có sự chậm trễ, cần thực hiện điều chỉnh kịp thời.
- Ví dụ: Giả sử bộ phận sơn chân bàn bị chậm 1 ngày do thiếu sơn, cần thông báo cho quản lý để điều chỉnh kế hoạch và đảm bảo các bước sau đó không bị ảnh hưởng.
Kiểm tra chất lượng và hoàn thiện
- Mô tả: Tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm để đảm bảo tuân thủ đúng các yêu cầu của khách hàng.
- Ví dụ: Kiểm tra các tiêu chí về màu sắc sơn, chất lượng gỗ và ngăn kéo, đảm bảo kích thước sản phẩm đúng yêu cầu 120×60 cm.
Giao hàng và xác nhận hoàn thành
- Mô tả: Sau khi kiểm tra chất lượng, thực hiện đóng gói và giao hàng cho khách hàng. Có thể cần cung cấp tài liệu hướng dẫn hoặc hỗ trợ lắp ráp nếu cần.
- Ví dụ: Đóng gói cẩn thận chiếc bàn và liên hệ dịch vụ vận chuyển để giao đến khách hàng trong thời gian cam kết. Sau khi giao hàng, xác nhận với khách hàng rằng sản phẩm đạt yêu cầu và hoàn tất đơn hàng.
Phương pháp sản xuất theo đơn hàng giúp công ty nội thất linh hoạt đáp ứng nhu cầu của khách hàng, giảm thiểu lãng phí trong tồn kho thành phẩm, và cải thiện dịch vụ khách hàng nhờ vào khả năng tùy chỉnh sản phẩm. Quy trình sản xuất được tối ưu hóa để phù hợp với các yêu cầu đặc thù, giúp tạo ra sản phẩm chất lượng cao và đáp ứng nhu cầu đúng hạn.
Bên cạnh hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng vừa chia sẻ với bạn ở trên, bạn có thể quan tâm đến hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất ngắn hạn cũng được chúng tôi chia sẻ vô cùng chi tiết.
Sự khác biệt của lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng
Ngay sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau phân tích sự khác biệt của lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng với 2 phương phương pháp khác là lập kế hoạch sản xuất hàng loạt và lập kế hoạch sản xuất dự báo.
Về khái niệm
Lập kế hoạch theo đơn hàng:
- Sản phẩm chỉ được sản xuất khi có đơn hàng cụ thể từ khách hàng. Toàn bộ quy trình sản xuất được khởi động sau khi nhận đơn hàng.
- Phương pháp này thường áp dụng cho các sản phẩm có tính tùy biến cao hoặc có nhu cầu không ổn định.
Lập kế hoạch hàng loạt:
- Doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm trước dựa trên dự báo nhu cầu và lưu trữ trong kho. Sau đó, sản phẩm được bán khi có đơn hàng từ khách hàng.
- Phương pháp này phù hợp với các sản phẩm tiêu chuẩn hóa, có nhu cầu cao và ổn định.
Lập kế hoạch theo dự báo:
- Một số thành phần hoặc bộ phận của sản phẩm được sản xuất trước và lưu trữ. Khi có đơn hàng, các thành phần này được lắp ráp để hoàn thiện sản phẩm.
- Phương pháp này thích hợp với sản phẩm có tính đa dạng nhưng được lắp ráp từ các thành phần tiêu chuẩn.
Về ưu điểm
Lập kế hoạch theo đơn hàng:
- Giảm thiểu rủi ro tồn kho: Không cần lưu kho sản phẩm cuối cùng, chỉ sản xuất theo đơn hàng thực tế.
- Tùy chỉnh sản phẩm: Phù hợp với các sản phẩm phức tạp, tùy chỉnh hoặc yêu cầu thiết kế riêng.
- Khả năng linh hoạt: Cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh với các yêu cầu đặc thù của khách hàng.
Lập kế hoạch hàng loạt:
- Thời gian giao hàng nhanh hơn: Doanh nghiệp có sẵn hàng trong kho nên có thể phản hồi nhanh chóng khi nhận được đơn hàng, giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng sự hài lòng.
- Hiệu suất sản xuất cao: Sản xuất hàng loạt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm chi phí thiết lập và tận dụng tối đa năng lực của máy móc và nhân công. Các công đoạn được thực hiện liên tục, giúp giảm thời gian ngừng hoạt động và tăng hiệu suất.
Lập kế hoạch theo dự báo:
- Giảm thời gian giao hàng: Nhờ có sẵn các linh kiện và bộ phận, doanh nghiệp có thể hoàn thiện sản phẩm và giao hàng nhanh chóng khi có đơn đặt hàng, giúp cải thiện tốc độ phục vụ và tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Tăng tính linh hoạt trong sản xuất: ATO cho phép doanh nghiệp lắp ráp sản phẩm theo các tùy chọn riêng của khách hàng, đáp ứng các yêu cầu đa dạng mà không cần phải giữ quá nhiều thành phẩm trong kho. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh sản phẩm cuối cùng để phù hợp với từng đơn hàng cụ thể.
Về nhược điểm
Lập kế hoạch theo đơn hàng:
- Thời gian sản xuất dài: Khách hàng phải chờ đợi trong thời gian sản xuất, dẫn đến thời gian giao hàng kéo dài.
- Chi phí sản xuất cao hơn: Do thiếu lợi thế quy mô và chi phí thiết lập mỗi lần sản xuất.
- Rủi ro về năng lực sản xuất: Nếu số lượng đơn hàng lớn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời.
Lập kế hoạch hàng loạt:
- Rủi ro tồn kho dư thừa: Nếu dự báo nhu cầu không chính xác hoặc thị trường thay đổi đột ngột, doanh nghiệp có thể gặp phải tồn kho dư thừa. Điều này làm gia tăng chi phí lưu kho và rủi ro lỗi thời hoặc hư hỏng của sản phẩm.
- Thiếu linh hoạt trong đáp ứng nhu cầu khách hàng: Với sản phẩm tiêu chuẩn, doanh nghiệp khó đáp ứng các yêu cầu tùy chỉnh hoặc đặc biệt từ khách hàng. Điều này có thể hạn chế khả năng đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa của thị trường hiện đại.
- Chi phí lưu kho cao: Sản xuất hàng loạt yêu cầu duy trì một lượng lớn sản phẩm trong kho, dẫn đến chi phí lưu kho cao, bao gồm chi phí quản lý kho, bảo hiểm và hư hỏng sản phẩm trong quá trình lưu trữ.
Lập kế hoạch theo dự báo:
- Phụ thuộc vào dự báo chính xác: Doanh nghiệp phải dự báo chính xác nhu cầu về các bộ phận và linh kiện để đảm bảo có sẵn đủ vật tư cần thiết. Nếu dự báo sai, có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt linh kiện cần thiết, dẫn đến chậm trễ giao hàng hoặc tồn kho dư thừa nếu nhu cầu thấp.
- Yêu cầu cao về hệ thống quản lý: Để thực hiện ATO hiệu quả, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý kho, quản lý sản xuất và quản lý đơn hàng chính xác và mạnh mẽ để kiểm soát số lượng linh kiện, lên kế hoạch lắp ráp, và điều phối đơn hàng kịp thời.
Khi nào nên lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng?
Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm có yêu cầu tùy chỉnh cao, có giá trị lớn, hoặc có nhu cầu không ổn định. Các lĩnh vực như sản xuất máy móc công nghiệp, thiết bị y tế, và nội thất thường áp dụng phương pháp sản xuất theo đơn hàng vì đặc tính sản phẩm thường phức tạp và yêu cầu thiết kế riêng biệt.
Phương pháp này cũng phù hợp trong các tình huống mà doanh nghiệp muốn giảm thiểu tồn kho thành phẩm, tối ưu hóa nguồn lực và kiểm soát chi phí dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần nhìn nhận những nhược điểm của phương pháp này:
- Thời gian sản xuất và giao hàng có thể kéo dài, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
- Chi phí sản xuất có thể cao hơn do thiếu lợi thế quy mô và phải điều chỉnh dây chuyền sản xuất liên tục.
Nhà quản lý hay nhân viên lập kế hoạch sự xem xét kỹ những ưu và nhược điểm của việc lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng để tự cân đối, đưa ra phương án phù hợp nhất trong từng trường hợp cụ thể.
