Lead time là gì? Định nghĩa, các thành phần cấu tạo và phân loại trong sản xuất 

Lead time là một trong những chỉ số ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, khả năng đáp ứng đơn hàng và mức độ hài lòng của khách hàng. Khi Lead time kéo dài, doanh nghiệp phải đối mặt với tồn kho cao, chi phí sản xuất tăng và rủi ro chậm tiến độ. Ngược lại, tối ưu Lead time giúp cải thiện tốc độ sản xuất, tăng tính linh hoạt và nâng cao hiệu quả vận hành. Bài viết này sẽ giúp nhà quản trị hiểu rõ Lead time là gì, cấu tạo gồm những thành phần nào và các yếu tố khiến thời gian sản xuất bị kéo dài. 

Lead time là gì? Đóng vai trò gì trong sản xuất 

Lead time là khoảng thời gian tính từ khi một quy trình bắt đầu cho đến khi toàn bộ công việc của quy trình đó được hoàn thành. Trong bối cảnh sản xuất, Lead time thể hiện tổng thời gian cần thiết để tạo ra sản phẩm, bao gồm lập kế hoạch, chuẩn bị nguyên vật liệu, thực hiện các công đoạn và kiểm tra chất lượng trước khi sẵn sàng giao hàng. 

Lead time giữ vai trò quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ đáp ứng đơn hàng, khả năng vận hành linh hoạt và mức độ hiệu quả của dây chuyền. Khi Lead time được rút ngắn, doanh nghiệp có thể giảm tồn kho, hạn chế thời gian chờ đợi và cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hạn, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng sức cạnh tranh trên thị trường. 

Các thành phần cấu tạo nên Lead time 

Lead time được tạo thành từ nhiều giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất. Mỗi giai đoạn đều góp phần vào tổng thời gian hoàn thành sản phẩm và có thể trở thành điểm gây chậm trễ nếu không được quản lý hiệu quả. Việc nắm rõ từng thành phần giúp doanh nghiệp xác định đúng điểm nghẽn và tối ưu hóa dòng chảy sản xuất. 

Các thành phần chính bao gồm: 

• Thời gian tiền xử lý: Là khoảng thời gian dành cho lập kế hoạch, tạo lệnh sản xuất và chuẩn bị tài liệu, nguyên vật liệu. Nếu giai đoạn này chậm, toàn bộ quy trình phía sau đều bị kéo dài. 

• Thời gian xử lý: Là thời gian máy móc và nhân công trực tiếp thực hiện các công đoạn sản xuất. Tốc độ xử lý phụ thuộc vào năng lực thiết bị, tay nghề và mức độ chuẩn hóa của quy trình. 

• Thời gian chờ: Phát sinh khi bán thành phẩm phải chờ máy trống, chờ nguyên vật liệu hoặc chờ sự hỗ trợ từ công đoạn khác. Đây là thành phần gây lãng phí phổ biến nhất trong Lead time. 

• Thời gian lưu trữ: Là thời gian sản phẩm hoặc bán thành phẩm nằm trong kho tạm giữa các công đoạn. Việc lưu trữ quá lâu làm tăng tồn kho và kéo dài vòng quay sản xuất. 

• Thời gian vận chuyển: Bao gồm thời gian di chuyển nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm giữa các khu vực sản xuất. Quãng đường dài hoặc bố trí mặt bằng kém hợp lý khiến thời gian này tăng lên đáng kể.  

• Thời gian kiểm tra: Là thời gian dành cho việc kiểm tra chất lượng ở từng công đoạn hoặc trước khi giao hàng. Nếu quy trình kiểm tra chưa tối ưu, thời gian này có thể tăng và tạo ra điểm nghẽn trong sản xuất. 

Khi đã hiểu rõ các thành phần tạo nên Lead time, doanh nghiệp có thể đánh giá chi tiết từng giai đoạn để tìm ra khu vực gây chậm trễ. Từ đó, việc phân loại các loại Lead time khác nhau sẽ giúp nhà quản trị có góc nhìn đầy đủ hơn về toàn bộ chu trình sản xuất và chuỗi cung ứng. 

Các loại Lead time phổ biến trong sản xuất 

Trong chuỗi sản xuất và chuỗi cung ứng, thời gian thực hiện công việc có thể được chia thành nhiều loại khác nhau tùy theo từng giai đoạn của quy trình. Việc hiểu rõ từng loại Lead time giúp doanh nghiệp xác định đúng vị trí gây chậm trễ và tối ưu hoá hoạt động toàn chuỗi. 

• Thời gian tiếp nhận đơn hàng (Order Lead Time): Là khoảng thời gian từ khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến khi doanh nghiệp xác nhận đơn. Chỉ số này thể hiện tốc độ phản hồi và khả năng xử lý thông tin của doanh nghiệp. 

• Thời gian giao vận (Shipping Lead Time): Là thời gian cần thiết để vận chuyển hàng hóa từ doanh nghiệp đến địa điểm nhận hàng. Thời gian này càng ngắn thì cam kết giao hàng đúng hạn càng đáng tin cậy. 

• Thời gian sản xuất (Manufacturing / Production Lead Time): Là toàn bộ thời gian từ khi bắt đầu sản xuất cho đến khi hoàn thiện sản phẩm. Đây là loại Lead time quan trọng nhất, phản ánh trực tiếp hiệu quả vận hành của dây chuyền. 

• Thời gian giao hàng (Delivery Lead Time): Là khoảng thời gian từ khi sản phẩm hoàn tất đóng gói đến khi được giao đến tay khách hàng. Nếu khâu xuất kho hoặc vận chuyển nội bộ chưa tối ưu, thời gian này dễ bị kéo dài. 

• Thời gian thu mua nguyên vật liệu (Procurement Lead Time): Là thời gian từ khi doanh nghiệp đặt mua nguyên vật liệu đến khi vật tư được đưa vào kho. Đây là yếu tố quyết định khả năng duy trì sản xuất liên tục và tránh gián đoạn. 

• Thời gian xử lý trong quản lý kho (Inventory Management Lead Time): Là thời gian cần thiết cho việc nhập kho, xuất kho, kiểm đếm và sắp xếp hàng hóa. Nếu quy trình kho vận thiếu chuẩn hóa, thời gian này có thể tăng lên và gây ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi sản xuất. 

Mỗi loại Lead time phản ánh một mắt xích quan trọng trong chuỗi giá trị sản xuất. Khi đã phân loại rõ ràng, doanh nghiệp có thể tiếp tục phân tích các yếu tố khiến thời gian sản xuất kéo dài để xác định đúng khu vực cần cải thiện. 

Cách tính Lead time trong sản xuất thông thường 

Lead time có thể được tính bằng nhiều cách tùy theo loại hình hoạt động trong doanh nghiệp, nhưng về bản chất đều dựa trên khoảng thời gian giữa điểm bắt đầu và điểm kết thúc của một quy trình. Việc tính toán đúng Lead time giúp nhà quản trị đánh giá tốc độ xử lý công việc và nhận diện những khu vực cần tối ưu hóa. 

Công thức Lead time cơ bản 

Công thức này áp dụng cho mọi quy trình, từ đặt hàng, thu mua nguyên vật liệu đến sản xuất và giao hàng. 

Lead time = Thời điểm kết thúc – Thời điểm bắt đầu 

Công thức tính Lead time trong sản xuất 

Công thức này phản ánh toàn bộ các thành phần tạo nên thời gian sản xuất một sản phẩm. 

Lead time sản xuất = Thời gian tiền xử lý + Thời gian xử lý + Thời gian chờ + Thời gian lưu trữ + Thời gian vận chuyển + Thời gian kiểm tra 

Công thức tính Lead time thu mua nguyên vật liệu 

Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ ổn định của nguồn cung và lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn. 

Lead time thu mua = Thời gian đặt hàng + Thời gian xử lý của nhà cung cấp + Thời gian vận chuyển + Thời gian nhập kho 

Công thức tính Lead time giao hàng 

Lead time giao hàng có vai trò lớn trong trải nghiệm khách hàng và chất lượng dịch vụ. Dưới đây là công thức tính Lead Time giao hàng:  

Lead time giao hàng = Thời gian hoàn tất sản phẩm + Thời gian xuất kho + Thời gian vận chuyển đến khách hàng 

Các yếu tố ảnh hưởng đến lead time trong sản xuất 

Thời gian sản xuất chịu tác động của nhiều yếu tố trong và ngoài doanh nghiệp. Những yếu tố này có thể kéo dài hoặc rút ngắn Lead time, tùy thuộc vào mức độ ổn định của chuỗi cung ứng, hiệu quả vận hành nội bộ và điều kiện thị trường. Việc phân tích theo từng nhóm giúp nhà quản trị nhận diện chính xác nguyên nhân gây chậm trễ. 

Chuỗi cung ứng và thu mua 

• Sự chậm trễ từ nhà cung cấp: Khi nhà cung cấp giao hàng không đúng hạn hoặc đặt ở vị trí địa lý xa, thời gian nhận nguyên vật liệu có thể kéo dài đáng kể. Điều này làm gián đoạn kế hoạch sản xuất và tạo thêm thời gian chờ không cần thiết. 

• Thời gian chờ vật tư kéo dài: Một số ngành sản xuất phải đối mặt với thời gian chờ nguyên vật liệu rất dài, đặc biệt là linh kiện điện tử hoặc vật tư chuyên dụng. Khi vật tư mất nhiều tuần hoặc nhiều tháng mới có thể cung ứng, Lead time sản xuất sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp. 

• Gián đoạn toàn cầu: Các biến động như dịch bệnh, đứt gãy logistics hoặc khan hiếm vật tư khiến thời gian giao nguyên liệu kéo dài hơn nhiều so với bình thường. Những gián đoạn này có thể gây tổn thất lớn về doanh thu nếu doanh nghiệp không có kế hoạch dự phòng. 

Yếu tố vận hành nội bộ 

• Điểm nghẽn trong quy trình (bottlenecks): Khi một công đoạn có năng lực thấp hơn các công đoạn khác, sản phẩm bị dồn ứ và phải chờ xử lý. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến gần một nửa năng lực sản xuất bị lãng phí. 

• Chiến lược sản xuất áp dụng: Các mô hình sản xuất như MTS (sản xuất để lưu kho), MTO (sản xuất theo đơn hàng) hay ETO (thiết kế theo đơn hàng) ảnh hưởng trực tiếp đến Lead time. Trong đó, MTS có thời gian đáp ứng nhanh nhất, còn ETO thường dài nhất do có thêm giai đoạn thiết kế. 

• Sự cố vận hành: Hỏng hóc thiết bị, lỗi vận hành, sai hỏng cần làm lại hoặc lịch làm việc thiếu tối ưu đều khiến thời gian sản xuất kéo dài. Những sự cố này cũng làm tăng chi phí và giảm tính ổn định của dây chuyền. 

Bên ngoài và thị trường 

• Biến động thị trường: Nhu cầu tăng đột biến có thể khiến nguyên vật liệu thiếu hụt và tạo áp lực lớn lên năng lực sản xuất. Khi nguồn cung không theo kịp nhu cầu, Lead time sẽ tăng lên đáng kể. 

• Điều kiện môi trường và tự nhiên: Thời tiết xấu, thiên tai hoặc các yếu tố bên ngoài khác có thể làm gián đoạn vận chuyển và sản xuất. Đây là rủi ro khó dự đoán và thường tác động trực tiếp đến tiến độ. 

• Quy định và tiêu chuẩn mới: Các yêu cầu mới từ cơ quan quản lý hoặc khách hàng có thể buộc doanh nghiệp thay đổi quy trình hoặc tìm nguồn cung khác. Việc điều chỉnh này thường kéo theo thời gian chờ và gia tăng Lead time. 

Qua việc xem xét Lead time dưới nhiều góc độ từ khái niệm, các thành phần cấu tạo cho đến từng loại thời gian và những yếu tố khiến thời gian sản xuất bị kéo dài có thể thấy rằng Lead time không chỉ là một chỉ số đo thời gian, mà là thước đo phản ánh mức độ hiệu quả của toàn bộ quy trình vận hành. Khi doanh nghiệp hiểu rõ từng phần tạo nên Lead time, việc xác định điểm nghẽn và triển khai các giải pháp cải thiện sẽ trở nên rõ ràng hơn. Chủ động tối ưu Lead time giúp dòng chảy sản xuất ổn định hơn, giảm chờ đợi, hạn chế phát sinh chi phí và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường một cách linh hoạt và bền vững.