Chi phí Sản xuất chung (Manufacturing Overhead – MOH) luôn giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo độ chính xác của giá thành. Tuy nhiên, nếu không được tính toán và phân bổ đúng cách, MOH có thể làm sai lệch chi phí thực tế, kéo theo định giá thiếu chuẩn và giảm khả năng sinh lợi. Để hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác hơn, bài viết này cung cấp một khung hướng dẫn đầy đủ: từ khái niệm, phân loại đến quy trình xác định và phân bổ MOH theo tiêu chuẩn quản trị hiện đại.
Manufacturing Overhead là gì? Ví dụ điển hình về chi phí sản xuất chung
Manufacturing Overhead hay Chi phí sản xuất chung là tập hợp tất cả chi phí sản xuất gián tiếp phát sinh trong quá trình tạo ra sản phẩm nhưng không thể truy trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm cụ thể. Đây là nhóm chi phí không thuộc nguyên vật liệu trực tiếp hay nhân công trực tiếp, nhưng lại chiếm tỷ trọng lớn và tác động đáng kể đến giá thành.
Các khoản chi thường được xếp vào Chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Khấu hao máy móc: Hao mòn thiết bị và tài sản phục vụ sản xuất.
- Thuế và tiền thuê nhà xưởng: Các khoản chi để duy trì cơ sở vật chất.
- Lương nhân sự gián tiếp: Các vị trí hỗ trợ như bảo trì, QC, giám sát, an toàn.
- Tiện ích (điện – nước – gas): Nguồn năng lượng cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất.
- Vật liệu gián tiếp tiêu hao: Dầu bôi trơn, vật tư vệ sinh, công cụ nhỏ không cấu thành sản phẩm.
- Phí bảo hiểm: Các khoản bảo hiểm liên quan đến tài sản và nhà xưởng.
Các thành phần chính của chi phí Manufacturing Overhead
Chi phí sản xuất chung (MOC) thường được chia thành 5 nhóm chính nhằm giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, kiểm soát và phân bổ chi phí cho từng kỳ sản xuất. Mỗi nhóm thể hiện một dạng chi phí gián tiếp có tính chất và mục đích sử dụng khác nhau, nhưng tất cả đều góp phần duy trì hoạt động ổn định của dây chuyền. Dưới đây là những thành phần quan trọng cấu tạo nên MOC:
- Nhân công gián tiếp: Bao gồm lực lượng hỗ trợ như bảo trì, giám sát, vận hành an toàn, kiểm soát chất lượng… Những vị trí này không trực tiếp chế tạo sản phẩm nhưng đóng vai trò duy trì hiệu suất và tính ổn định của dây chuyền.
- Vật liệu gián tiếp: Các loại vật tư tiêu hao phục vụ vận hành máy móc hoặc duy trì vệ sinh, như dầu bôi trơn, hóa chất làm sạch, dụng cụ nhỏ. Đây là nhóm chi phí biến động theo mức sử dụng thiết bị.
- Chi phí vận hành nhà máy: Gồm chi phí thuê mặt bằng, tiện ích (điện – nước – gas), bảo hiểm tài sản, an ninh nhà máy… Đây là nhóm chi phí bảo đảm điều kiện vận hành của toàn bộ cơ sở sản xuất.
- Khấu hao: Phản ánh mức độ hao mòn của máy móc, dây chuyền và nhà xưởng. Khấu hao là chi phí cố định cần thiết để duy trì năng lực sản xuất trong dài hạn.
- Chi phí tài chính liên quan đến sản xuất: Một số khoản chi như thuế tài sản, chi phí kiểm toán sản xuất hoặc phí pháp lý liên quan đến hoạt động nhà máy cũng được phân loại vào nhóm chi phí sản xuất chung.
Phân loại Manufacturing Overhead theo hành vi chi phí
Việc phân loại chi phí sản xuất chung theo hành vi chi phí giúp nhà quản trị đánh giá mức độ biến động của chi phí khi sản lượng thay đổi, từ đó thiết lập ngân sách linh hoạt và phân tích phương sai hiệu quả hơn. Trong thực tế, MOH thường được chia thành ba nhóm chính: chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí hỗn hợp.
Chi phí cố định (Fixed Overhead – FMOH)
Chi phí cố định là các khoản chi không thay đổi theo sản lượng trong phạm vi hoạt động nhất định. Dù sản xuất tăng hay giảm, tổng chi phí vẫn giữ nguyên. Ví dụ điển hình gồm: tiền thuê nhà xưởng, bảo hiểm tài sản, lương quản lý sản xuất và khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Đặc điểm quan trọng của nhóm chi phí này là chi phí cố định trên mỗi đơn vị sẽ giảm khi sản lượng tăng, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và tạo lợi thế quy mô cho nhà máy.
Chi phí biến đổi (Variable Overhead – VMOH)
Chi phí biến đổi là các khoản chi thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động sản xuất. Khi sản lượng tăng, tổng chi phí biến đổi tăng theo và ngược lại. Nhóm này thường bao gồm chi phí tiện ích phục vụ máy móc, vật liệu gián tiếp tiêu hao hoặc chi phí làm thêm của nhân sự gián tiếp.
Trong nhiều phân tích quản trị, chi phí biến đổi được xem là chỉ báo quan trọng giúp dự đoán mức sử dụng tài nguyên và tính toán chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Chi phí hỗn hợp (Mixed Costs)
Chi phí hỗn hợp bao gồm cả thành phần cố định và thành phần biến đổi. Đây là nhóm chi phí xuất hiện phổ biến trong sản xuất, chẳng hạn như chi phí tiện ích có phí thuê bao cố định cộng thêm mức phí phụ thuộc vào mức sử dụng, hoặc chi phí bảo trì với phần chi phí định kỳ và phần chi phí sửa chữa phát sinh theo thực tế.
Để phục vụ phân tích quản trị, các doanh nghiệp thường tách chi phí hỗn hợp thành hai phần cố định và biến đổi bằng các phương pháp như High–Low Method, dựa trên dữ liệu tại mức hoạt động cao nhất và thấp nhất trong kỳ.
Quy trình xác định và phân bổ Manufacturing Overhead
Để đảm bảo giá thành phản ánh đúng mức tiêu hao nguồn lực và hỗ trợ ra quyết định chính xác, doanh nghiệp cần xác định và phân bổ Chi phí sản xuất chung theo một quy trình rõ ràng. Việc tuân thủ quy trình này không chỉ giảm sai lệch chi phí mà còn giúp nhà quản trị kiểm soát hiệu quả hoạt động của toàn bộ nhà máy. Quy trình thường gồm ba bước chính dưới đây.
Bước 1 – Xác định tổng Chi phí sản xuất chung (MOH)
Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp cần tổng hợp toàn bộ các khoản chi gián tiếp phát sinh trong kỳ sản xuất. Nhóm chi phí này thường bao gồm: khấu hao máy móc, thuế – tiền thuê nhà xưởng, chi phí tiện ích, lương nhân sự gián tiếp và các khoản bảo trì, bảo hiểm.
Nguồn dữ liệu có thể được lấy từ hệ thống ERP, hồ sơ tài sản cố định, bảng lương, hóa đơn tiện ích hoặc báo cáo bảo trì. Việc tổng hợp đầy đủ và nhất quán giúp doanh nghiệp có cơ sở chính xác cho các bước phân bổ tiếp theo.
Bước 2 – Tính chi phí sản xuất chung trên mỗi đơn vị
Sau khi đã có tổng MOH trong kỳ, doanh nghiệp tiến hành phân bổ chi phí này cho các sản phẩm. Cách phổ biến nhất là phân bổ dựa trên mức hoạt động phân bổ (allocation base) như: giờ máy, giờ công lao động trực tiếp hoặc sản lượng tiêu chuẩn.
Công thức:
Chi phí MOH trên mỗi đơn vị = Tổng MOH / Tổng mức hoạt động phân bổ
Ví dụ: Nếu tổng MOH là 50.000 USD và tổng giờ máy hoạt động trong kỳ là 10.000 giờ, thì chi phí phân bổ là 5 USD cho mỗi giờ máy.
Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp rất quan trọng, đặc biệt với các nhà máy có mức tự động hóa cao hoặc sản lượng biến động theo từng dòng sản phẩm.
Bước 3 – Tích hợp MOH vào giá thành sản phẩm
Ở bước cuối, chi phí MOH trên mỗi đơn vị được cộng với nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp để hình thành giá thành sản xuất đầy đủ (full cost). Để đảm bảo chi phí được phân bổ hợp lý, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp phân bổ phổ biến:
- Phương pháp truyền thống: phân bổ MOH dựa trên một tiêu thức duy nhất như giờ máy hoặc giờ lao động trực tiếp; phù hợp với mô hình sản xuất đơn giản.
- Phương pháp ABC (Activity-Based Costing): phân bổ theo các hoạt động tạo chi phí, giúp phản ánh chính xác hơn đối với nhà máy có nhiều dòng sản phẩm hoặc quy trình phức tạp.
- Phân bổ theo giờ máy/giờ lao động: lựa chọn tiêu thức theo mức độ tự động hóa hoặc mức phụ thuộc vào nhân công.
- Chi phí tiêu chuẩn (Standard Costing): sử dụng mức chi phí dự kiến để hỗ trợ phân tích phương sai và lập kế hoạch sản xuất.
Việc lựa chọn đúng phương pháp giúp nhà quản trị kiểm soát chính xác chi phí gián tiếp, đánh giá hiệu quả sản xuất theo từng sản phẩm và đưa ra quyết định định giá phù hợp.
Công cụ và giải pháp giúp tối ưu quản lý MOH
Trong môi trường sản xuất hiện đại, việc quản lý MOH bằng các phương pháp thủ công thường gây mất thời gian và dễ dẫn đến sai lệch. Các công cụ công nghệ đang ngày càng trở thành nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
Một số giải pháp nổi bật gồm:
- Hệ thống ERP/MES: Thu thập dữ liệu sản xuất theo thời gian thực, tự động ghi nhận chi phí, theo dõi tài sản và cập nhật mức tiêu hao năng lượng.
Khi MOH chiếm tỷ trọng lớn và khó kiểm soát, doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng ghi nhận dữ liệu theo thời gian thực thay vì phụ thuộc vào báo cáo thủ công. Giải pháp MES của DEHA cho phép theo dõi tiêu hao năng lượng, thời gian dừng máy, tình trạng thiết bị và năng suất theo ca sản xuất, giúp xây dựng nền tảng dữ liệu nhất quán cho việc phân bổ MOH. Điều này hỗ trợ nhà quản trị kiểm soát chi phí hiệu quả hơn và tối ưu năng lực sản xuất trong dài hạn.
- Theo dõi bảo trì và năng lượng: Các nền tảng bảo trì chủ động (Predictive Maintenance) và hệ thống quản lý năng lượng giúp giảm downtime và tối ưu chi phí tiện ích.
- Tự động hóa phân bổ chi phí: Dựa trên mức hoạt động, các hệ thống ERP tự động tính toán và phân bổ MOH, giúp giảm sai lệch và tăng tính minh bạch.
- Dashboard phân tích chi phí: Giúp nhà quản trị nhanh chóng đánh giá mức biến động chi phí, hiệu suất thiết bị, tiêu hao năng lượng và xu hướng vận hành.
Chi phí sản xuất chung (MOH) là thành phần quan trọng để phản ánh đúng chi phí thực tế và năng lực vận hành của nhà máy. Khi doanh nghiệp nhận diện đầy đủ các khoản mục chi phí, phân loại đúng theo hành vi và áp dụng phương pháp phân bổ phù hợp, giá thành sản phẩm sẽ chính xác hơn, hỗ trợ đắc lực cho công tác định giá và lập kế hoạch tài chính.
Bên cạnh đó, ứng dụng các công cụ công nghệ và phương pháp quản lý hiện đại giúp doanh nghiệp kiểm soát MOH hiệu quả hơn, từ đó cải thiện lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trong dài hạn.
