Bài viết chia sẻ 10 bước giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp và gợi ý các phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ miễn phí. Cùng theo dõi nội dung này nhé!
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một thuật ngữ chung, chỉ một hệ thống phần mềm được thiết kế để hỗ trợ và tối ưu hóa các hoạt động quản lý, điều hành cho doanh nghiệp. Đâu đó, bạn sẽ nghe thấy cụm từ Enterprise Management Software – EMS, nó chính là đang đề cập tới Phần mềm quản lý doanh nghiệp.
EMS giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình công việc, quản lý thông tin một cách hiệu quả và tăng cường khả năng ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.
Các loại phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện nay
Dựa vào chức năng hay mục đích sử dụng mà phần mềm quản lý doanh nghiệp được phân chia ra thành các loại như sau:
- Phần mềm điều hành sản xuất (MES): Phổ biến với các doanh nghiệp sản xuất.
- Phần mềm quản lý bán hàng (CRM): Đặc biệt phổ biến với các doanh nghiệp thương mại, bán lẻ.
- Phần mềm quản lý nhân sự (HRM): Thường được sử dụng cho những công ty có quy mô nhân sự lớn, nhu cầu về quản lý cao.
- Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM): Phổ biến với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý toàn bộ quá trình từ việc thu mua nguyên liệu, sản xuất, lưu kho, vận chuyển, cho đến việc giao hàng tới tay khách hàng.
- Phần mềm quản lý dự án (PM)
- Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể (ERP): Đây là một đại diện tiêu biểu cho phần mềm quản lý doanh nghiệp, vì nó bao quát toàn bộ các phần mềm chức năng cần có cho một doanh nghiệp như đã liệt kê ở phía trên.
Dựa vào các thức triển khai (sử dụng), phần mềm quản lý doanh nghiệp được chia ra thành những loại sau:
- Phần mềm thiết kế sẵn (SaaS): Phần mềm được đóng gói hoàn chỉnh với các chức năng theo một tiêu chuẩn chung của phần lớn các doanh nghiệp. Có 2 cách để triển khai phần mềm loại SaaS này là:
- Cloud-based: Triển khai trên đám mây của công ty cung cấp phần mềm. Doanh nghiệp mua tài khoản sử dụng theo tháng/năm. Doanh nghiệp không sở hữu phần mềm, dữ liệu sẽ được lưu trên đám mây của công ty cung cấp phần mềm.
- On-Premise: Triển khai tại chỗ, phần mềm được doanh nghiệp mua bản quyền vĩnh viễn và cài đặt trên máy chủ của họ. Doanh nghiệp sở hữu toàn bộ phần mềm và dữ liệu.
- Phần mềm thiết kế theo nhu cầu (Development Customize): Phần mềm được thiết riêng cho một doanh nghiệp cụ thể, ra đời nhằm giải quyết các vấn đề về quản lý của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp sẽ sở hữu toàn bộ phần mềm, chủ động trong việc quản lý dữ liệu và bảo trì hệ thống.
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp
Việc quyết định lựa chọn một phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp không hề dễ dàng khi những người quản lý cần phải xem xét và cân đối giữa nhiều yếu tố. Sẽ không có một hướng dẫn cụ thể nào giúp bạn lựa chọn chính xác một phần mềm phù hợp. Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp một loại các chỉ dẫn, theo từng bước cụ thể, giúp bạn định hình quá trình tìm kiếm giải pháp và để bạn tự tìm câu trả lời cho mình.
Bước 1: Xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp
Đây là bước khởi đầu vô cùng quan trọng, quyết định đến việc bạn có lựa chọn được một phần mềm phù hợp hay không. Việc hiểu rõ những nhu cầu của doanh nghiệp giúp bạn đặt ra được một bài toán rõ ràng. Khi bài toán đã cụ thể về yêu cầu, thì việc tìm lời giải cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Các khó ở đây chính là việc đưa ra được bài toán một cách đầy đủ, cụ thể. Để làm được điều này, bạn cầu:
- Phân tích yêu cầu kinh doanh: Hiểu rõ các quy trình kinh doanh và nhu cầu cụ thể của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
- Xác định mục tiêu: Đặt ra các mục tiêu cụ thể mà phần mềm cần đạt được, như cải thiện quản lý tài chính, tăng cường hiệu quả sản xuất, hoặc nâng cao dịch vụ khách hàng.
Bước 2: Tìm hiểu các giải pháp phần mềm khác nhau
Sau khi viết ra được các yêu cầu cụ thể của mình, bạn sẽ đi tìm hiểu thật kỹ các giải pháp phần mềm khác nhau (chính là các cách giải bài toán của bạn). Cách nào giải đúng, nhanh, tốn ít chi phí thì đó là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Các loại phần mềm phân theo chức năng/mục đích quản lý hiện có trên thị trường phải kể đến như:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Quản lý toàn diện các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Phần mềm điều hành sản xuất (MES): Phổ biến với các doanh nghiệp sản xuất.
- CRM (Customer Relationship Management): Quản lý quan hệ khách hàng.
- SCM (Supply Chain Management): Quản lý chuỗi cung ứng.
- HRM (Human Resource Management): Quản lý nhân sự.
- PM (Project Management): Quản lý dự án.
Bạn cần nắm được rõ, ý nghĩa, các chức năng mà các loại phần mềm trên mang lại cho hoạt động quản lý của mình.
Bước 3: Đánh giá các tính năng cần thiết
Một lần nữa, bạn cần ngồi lại để thống nhất về các tính năng cần thiết để quản lý doanh nghiệp của mình. Một phần mềm có càng nhiều tính năng, thì sẽ càng tốn chi phí. Hãy đặt câu hỏi, ở thời điểm hiện tại, bạn cần tính năng nào nhất? Tính năng nào khi triển khai vào hoạt động quản lý sẽ mang lại kết quả rõ nét nhất? Dưới đây là các tính năng có thể tích hợp vào một phần mềm quản lý doanh nghiệp.
- Tài chính và kế toán: Quản lý thu chi, báo cáo tài chính, công nợ.
- Nhân sự: Quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương.
- Kho: Quản lý tồn kho, nhập xuất kho, kiểm kê.
- Sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, quản lý quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng.
- Bán hàng: Quản lý đơn hàng, khách hàng, kênh phân phối.
Ví dụ, phần mềm CRM thì sẽ có tính năng bán hàng. Phần mềm điều hành sản xuất MES thì sẽ có tính năng về Kho, Sản xuất và Chất lượng. Phần mềm về quản lý chuỗi cung ứng SCM thì sẽ có các tính năng liên quan đến thu mua, kho, sản xuất, bán hàng, giao hàng. Phần mềm ERP (lý tưởng) thì sẽ có đầy đủ tất cả các tính năng.
Bước 4: Xem xét khả năng tích hợp
Đây là một hạng mục rất quan trọng bạn cần nghiên cứu trong khi tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp. Bạn cần xác định 2 vấn đề sau:
- Tích hợp với hệ thống hiện có: Đảm bảo phần mềm mới có thể tích hợp mượt mà với các hệ thống và phần mềm hiện tại của doanh nghiệp.
- Khả năng mở rộng: Phần mềm cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.
Bước 5: Đánh giá giao diện người dùng và trải nghiệm sử dụng
- Thân thiện với người dùng: Giao diện dễ sử dụng, trực quan, và dễ đọc.
- Đào tạo và hỗ trợ: Có chương trình đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên sử dụng phần mềm.
Bước 6: Xem xét yếu tố bảo mật
- Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo phần mềm có các biện pháp bảo mật dữ liệu mạnh mẽ để bảo vệ thông tin doanh nghiệp.
- Tuân thủ quy định: Phần mềm cần tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu của ngành và quốc gia.
Bước 7: Đánh giá chi phí và ROI (Return on Investment)
- Chi phí triển khai: Xem xét chi phí mua bản quyền phần mềm, triển khai, và duy trì.
- ROI: Đánh giá lợi ích mà phần mềm mang lại so với chi phí đầu tư.
Bước 8: Đánh giá nhà cung cấp phần mềm
- Uy tín và kinh nghiệm: Xem xét uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp phần mềm trong ngành.
- Phản hồi từ khách hàng: Đọc các đánh giá và phản hồi từ khách hàng đã sử dụng phần mềm.
- Dịch vụ hỗ trợ: Đảm bảo nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt và nhanh chóng.
Bước 9: Thử nghiệm phần mềm
- Dùng thử: Yêu cầu dùng thử phần mềm để kiểm tra tính năng và đánh giá trải nghiệm sử dụng.
- Đánh giá nhóm: Tạo một nhóm thử nghiệm trong doanh nghiệp để thu thập phản hồi từ các bộ phận sử dụng phần mềm.
Bước 10: Ra quyết định và lập kế hoạch triển khai
- Ra quyết định: Dựa trên các tiêu chí đã đánh giá, chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch triển khai: Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm thời gian, nguồn lực và các bước cần thiết để triển khai phần mềm.
Các phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí
Các phần mềm doanh nghiệp miễn phí hầu hết đều là phần mềm mã nguồn mở, được công khai cho tất cả mọi người sử dụng và tùy chỉnh theo nhu cầu. Thông thường chúng sẽ miễn phí, nhưng do nhu cầu tuỳ chỉnh cao của các doanh nghiệp mà cần chi trả các khoản phí để làm công việc này.
Dưới đây là danh sách các nội dung chia sẻ về phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí đã được chúng tôi chia sẻ. Mời bạn tìm đọc:
Tổng hợp 4 phần mềm quản lý kho offline miễn phí và trả phí (mới nhất)
6 phần mềm quản lý sản xuất MES miễn phí và phân tích tính năng
