Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp sản xuất SMEs thực sự mang lại những hiệu quả tích cực trong quản lý, giúp tăng trưởng doanh thu, cũng như quy mô hoạt động. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau bàn về việc một doanh nghiệp sản xuất quy mô 100 – 200 người sẽ nên ứng dụng ERP như thế nào thì hiệu quả.
Đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất quy mô 100 – 200 người
Ở Việt Nam, nhóm doanh nghiệp sản xuất có quy mô từ 100 – 200 nhân sự khá nhiều, ta gọi đây là nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc gia. Dưới đây là một vài đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất SMEs.
Về cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức vừa phải: Với quy mô 100 – 200 người, doanh nghiệp thường có một cơ cấu tổ chức vừa phải, không quá phức tạp như các tập đoàn lớn nhưng cũng không quá đơn giản như các doanh nghiệp nhỏ.
- Quản lý cấp trung: Có các cấp quản lý trung gian, bao gồm các trưởng phòng và quản lý bộ phận, giúp điều phối và quản lý công việc hàng ngày.
Về quy trình sản xuất
- Quy trình sản xuất tiêu chuẩn: Doanh nghiệp thường thiết lập các quy trình sản xuất tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động. Tuy vậy, mỗi doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau lại có một quy trình làm việc riêng. Thậm chí, mỗi một doanh nghiệp lại là một thế giới, nơi có những quy định, quy trình đặc thù.
- Sử dụng công nghệ: Các doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng các công nghệ sản xuất hiện đại để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, nhưng mức độ tự động hóa có thể chưa cao như các doanh nghiệp lớn.
Về nguồn nhân lực
- Đội ngũ nhân viên đa dạng: Bao gồm cả công nhân sản xuất trực tiếp và nhân viên văn phòng, kỹ thuật, quản lý.
- Chính sách đào tạo: Đào tạo và phát triển nhân viên là một yếu tố quan trọng, giúp nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc.
Về tài chính và nguồn vốn
- Nguồn vốn vừa phải: Doanh nghiệp có nguồn vốn không quá lớn, nhưng đủ để đầu tư vào công nghệ, thiết bị, và nhân lực cần thiết.
- Quản lý tài chính cẩn thận: Quản lý chi phí sản xuất và vận hành cẩn thận để đảm bảo lợi nhuận và khả năng cạnh tranh.
Về công nghệ thông tin và ERP
- Ứng dụng ERP: Doanh nghiệp có thể triển khai các hệ thống ERP để quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh, sản xuất, tài chính, và nhân sự.
- Hỗ trợ CNTT: Có một bộ phận hoặc đội ngũ IT hỗ trợ các hoạt động công nghệ thông tin trong doanh nghiệp hoặc hoàn toàn sử dụng dịch vụ của bên thứ ba.
Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp sản xuất quy mô từ nhỏ vừa
Như đã tìm hiểu về đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất quy mô nhỏ vừa, thì hẳn bạn đã nhìn thấy một toàn cảnh khi những vị trí lãnh đạo cần quản lý. Từ nhân sự, đến sản xuất, đến chất lượng, rồi kho hàng, tài chính… Chúng ta tìm thấy tất cả các vấn đề cần quản lý trong một doanh nghiệp sản xuất.
Do vậy, khi xây dựng chiến lược chuyển đổi số cho doanh nghiệp sản xuất, cần nhìn rộng ra để thấy hết được bài toán quản lý. Ứng dụng ERP lúc này cần lựa chọn đúng và đủ những phân hệ quản lý cần thiết. Xác định rõ những phân hệ nào cần sử dụng phần mềm riêng biệt. Ví dụ như quản lý về tài chính kế toán, có nên sử dụng một phần mềm riêng biệt sau đó tích hợp vào hệ thống ERP để đồng bộ dữ liệu hay không?
Dưới đây là những phân hệ quản lý một doanh nghiệp sản xuất quy mô 100 – 200 nhân sự nên sử dụng để việc quản lý được hiệu quả.
- Quản lý sản xuất
Thiết lập kế hoạch sản xuất, tạo lệnh, giám sát quá trình, kiểm soát chi phí, tính giá thành và lên lịch biểu cho máy móc và tổ đội sản xuất.
- Quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng trong cả quá trình sản xuất, phần loại, quản lý lỗi, gửi thông báo đến các bên liên quan.
- Quản lý bán hàng
Quản lý thông tin khách hàng, doanh số, đơn hàng, quản lý Marketing, tương tác với khách hàng, cung cấp các báo cáo và phân tích chuyên sâu. Module này có thể doanh nghiệp đã dùng một nhà cung cấp từ trước, nếu cảm thấy hiệu quả thì hoàn toàn có thể tích hợp vào hệ thống ERP để sử dụng đồng bộ. Ngoài ra các công ty chuyển đổi số cũng sẽ đủ năng lực để phát triển Module quản lý bán hàng riêng cho doanh nghiệp sản xuất của bạn.
- Quản lý kho hàng
Quản lý tình hình tồn kho, thiết lập tồn kho tối đa/tối thiểu, dự phòng tồn kho theo đơn bán – lệnh sản xuất, quản lý nguyên vật liệu theo lô và vị trí.
- Quản lý mua hàng
Quản lý thông tin nhà cung cấp, đơn đặt hàng, kiểm tra và xác nhận giao hàng, lập kế hoạch mua hàng và báo cáo, phân tích mua hàng.
- Tài chính – Kế toán
Tiếp nhận dữ liệu từ các phân hệ trong ERP, thống kê dữ liệu về xuất, nhập, tồn của kho, hạch toán giá vốn, theo dõi doanh thu, cảnh báo công nợ.
- Quản lý nhân sự
Quản lý thông tin nhân sự, hỗ trợ đa dạng và linh hoạt việc quản lý, đánh giá nhân sự, quản lý đào tạo, quản lý tuyển dụng.
Để đưa công nghệ vào quản lý những doanh nghiệp sản xuất có quy mô từ 100 – 200 nhân sự, bạn có thể sử dụng những hệ thống ERP đóng gói sẵn như Odoo. Hoặc có thể sử dụng dịch vụ phát triển phần mềm theo yêu cầu rất được ưa chuộng hiện nay nhờ vào tính phù hợp tuyệt đối với doanh nghiệp của bạn.
Doanh nghiệp sản xuất quy mô nhỏ vừa có thực sự cần ERP?
ERP giúp doanh nghiệp sản xuất quản lý nguồn lực tổng thể một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đó là lý do ERP là một hệ thống cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa nào mong muốn nâng cao doanh thu và mở rộng quy mô. Dưới đây là những lợi ích của một hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí
ERP giảm chi phí bằng cách hợp nhất một số (hoặc toàn bộ) các nền tảng quản lý doanh nghiệp thành một hệ thống duy nhất và tự động hóa các quy trình trong toàn tổ chức. Hệ thống ERP giảm thiểu hoặc loại bỏ nhiều chi phí hành chính và vận hành, ví dụ như nhập dữ liệu thủ công hoặc các quy trình dư thừa.
Điều này có nghĩa là có thể hoàn thành nhiều công việc hơn với ít thời gian hơn và sử dụng ít nguồn lực hơn, đồng thời nhân viên có thể dành thời gian cho các dự án sáng tạo hơn nhằm thúc đẩy tăng trưởng. Lấy một ví dụ, Blue Shield of California đã tiết kiệm được gần 500.000 USD chi phí bằng cách triển khai hệ thống ERP trên nền tảng đám mây.
Hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống ERP cung cấp cho người dùng cái nhìn toàn diện về hiệu suất tài chính và hoạt động, với các báo cáo có thể tùy chỉnh và thông tin chi tiết theo thời gian thực mà không cần báo cáo thủ công.
Nó cũng có thể giảm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiều nhiệm vụ bằng cách làm cho các quy trình trở nên đơn giản hơn và giảm thời gian tìm kiếm thông tin họ cần. Điều này, cùng với các quy trình tự động và hệ thống được kết nối, giúp các nhóm nhanh chóng nhận được thông tin chính xác cho những người ra quyết định, để họ có thể ứng phó với những điều kiện kinh tế và kinh doanh đang thay đổi.
Thúc đẩy hiệu suất
Các hệ thống ERP hiện đại sử dụng tự động hóa quy trình và trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại dễ xảy ra lỗi của con người. ERP cũng giúp các công ty bằng cách theo dõi tất cả nguyên vật liệu trong mọi giai đoạn của vòng đời tồn kho, cũng như tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng trên một hệ thống duy nhất. Điều này cải thiện khả năng trực quan hoá và lập kế hoạch chuỗi cung ứng, đồng thời giúp đưa sản phẩm phù hợp đến tay khách hàng đúng thời hạn.
Giảm thiểu rủi ro
Một hệ thống ERP đã được chứng minh có thể giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và thực thi các biện pháp kiểm soát tài chính. Với hệ thống tập trung và quyền truy cập dựa trên sự phân quyền, chỉ những nhân viên phù hợp mới có thể xem dữ liệu nhạy cảm, cải thiện quy trình kiểm toán và giảm rủi ro tài chính và hoạt động.
Khuyến khích sự hợp tác
Hệ thống ERP cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất và giao diện chung, cho phép người dùng từ các phòng ban dễ dàng chia sẻ thông tin và cải thiện các nhiệm vụ như lập kế hoạch tài chính, quản lý bán hàng và tồn kho, hậu cần, lập kế hoạch sản xuất và trải nghiệm khách hàng.
Thay vì các phòng ban làm việc với nhiều giải pháp phần mềm mà chỉ một nhóm có thể truy cập, thì khi sử dụng ERP, các nhóm có thể làm việc chủ động và truy cập thông tin một cách độc lập, không cần phải yêu cầu thông tin từ một bộ phận khác trong tổ chức.
Ví dụ, các nhóm nhân sự và tài chính có sự liên quan trong một số chức năng kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch nhân sự, bảng lương, thời gian và lao động, mua sắm và kế toán. Việc chia sẻ một hồ sơ nhân viên giữa các nhóm này có thể mang lại sự liên kết và giảm thiểu sai sót.
Những lưu ý khi ứng dụng ERP trong doanh nghiệp
Để nói về những lưu ý khi ứng dụng ERP trong doanh nghiệp nói chung, chúng tôi sẽ chia sẻ với 3 cặp nguyên tắc của chuyển đổi số. Nó sẽ rất hữu ích cho những ai đang cần thêm kiến thức và cả động lực để ứng dụng ERP trong doanh nghiệp của mình.
Nguyên tắc tổng thể và toàn diện
Nguyên tắc toàn diện có nghĩa là mọi hoạt động, mọi công việc của mỗi tổ chức đều phải chuyển đổi số. Đưa mọi hoạt động quản lý, quy trình làm việc lên hệ thống ERP, để tất cả đều được số hoá.
Còn với nguyên tắc tổng thể, có nghĩa là mọi bộ phận, mọi thành viên của bất kỳ phòng ban nào đều cần thực hiện chuyển đổi số, tức là không ai đứng ngoài, tất cả đều phải thay đổi cách sống và làm việc của mình.
Cặp nguyên tắc này được tóm lược bằng nội dung sau:
Mọi người, mọi bộ phận của tổ chức đều phải tham gia chuyển đổi số (Ứng dụng dụng ERP).
Mọi hoạt động của tổ chức đều phải được chuyển đổi số (Ứng dụng ERP).
Nguyên tắc đột phá và đồng bộ
Nguyên tắc đột phá dựa trên thực tế là việc chuyển đổi số một hoạt động có tác động lan tỏa đến các hoạt động khác. Theo nguyên tắc 20/80 (nguyên tắc Pareto) 20% nỗ lực có thể mang lại 80% kết quả. Chuyển đổi số một cách tổng thể, toàn diện không có nghĩa là dàn hàng ngang cùng tiến. Việc chọn ra các hoạt động của chuyển đổi số có thể mang lại hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất để làm điểm đột phá có một ý nghĩa quan trọng. Dưới tên gọi đột phá, nguyên tắc này được hiểu như sau:
- Chuyển đổi số là một quá trình thay đổi lâu dài và nhiều thách thức, do đó cần có lộ trình cho việc thực hiện tổng thể và toàn diện của chuyển đổi số, với kế hoạch việc trước việc sau. Nếu không có đột phá và ưu tiên thì không có những bước tiến mạnh mẽ.
- Những bài học về ưu tiên của chuyển đổi số ở nhiều nơi cho thấy nên bắt đầu từ những việc, những bộ phận, những lĩnh vực có nhiều khả năng thành công và có tác động lan tỏa, tạo tiền đề cho các hoạt động chuyển đổi số khác. Hơn nữa, chuyển đổi số là việc rất mới, chọn ra một số ít hoạt động để tiến hành chuyển đổi số trước sẽ giúp rút ra được những kinh nghiệm cần thiết cho tổ chức để thực hiện chuyển đổi số các hoạt động khác.
- Cần xác định được những bộ phận, những hoạt động của tổ chức – ở đó việc sử dụng năng lực dữ liệu và kết nối hứa hẹn mang lại hiệu quả cao để làm điểm đột phá trong chuyển đổi số.
Nguyên tắc đồng bộ cho thấy việc chuyển đổi số các hoạt động có tính chất đột phá không có nghĩa là chuyển đổi các hoạt động đó một cách độc lập với các nỗ lực chuyển đổi số khác. Việc chuyển đổi của mỗi bộ phận, mỗi quy trình của một tổ chức cần được thực hiện trong liên kết, trong tiến trình chuyển đổi số chung cùng với các bộ phận, các quy trình khác của tổ chức, cũng như đồng bộ với các bộ phận, các quy trình của tổ chức, cũng như đồng bộ với tiến trình chuyển đổi số môi trường bên ngoài tổ chức.
Muốn có hiệu quả nhanh thì cần đột phá. Muốn đột phá thành công phái tiến hành đồng bộ.
Nguyên tắc chính chủ và lãnh đạo
Nguyên tắc “chính chủ” nói rằng chuyển đổi số của ai, của tổ chức nào thì chính người đó, nơi đó phải tự tìm hiểu, tự xây dựng đề án và thực hiện. Nguyên tắc này bắt nguồn từ thực tế khi trong hơn một năm qua, đứng trước nhiệm vụ phải xây dựng đề án chuyển đổi số của mình, rất nhiều tổ chức đã nhờ hoặc đã “thuê” các chuyên gia hay các dịch vụ viết đề án chuyển đổi số cho mình.
Điều này không phù hợp với bản chất của chuyển đổi số và là cách làm không thể dẫn đến thành công. Có thể kể ra một vài lý do giải thích điều này.
Một là cách “nhờ” này đi ngược lại với yêu cầu về nhận thức của chủ thể, là vấn đề cốt lõi hàng đầu của chuyển đổi số: không hiểu rõ về chuyển đổi số thì không có động lực và quyết tâm thay đổi. Hai là chuyển đổi số là sự thay đổi của con người, mà để thay đổi thì việc thực sự hiểu mình là quan trọng đầu tiên, và không ai có thể hiểu về tổ chức, con người tổ chức, sự lao tâm khổ tứ vì ước vọng vươn lên của họ bằng chính họ. Ba là nguyên tắc chính chủ đòi hỏi tổ chức chuyển đổi số phải học tập, tìm hiểu các công nghệ số cần thiết cho mình chứ không phải dựa hoàn toàn vào các tư vấn của các nhà tư vấn giải pháp chuyển đổi số.
Nguyên tắc chính chủ không phủ định việc các tổ chức cần và có thể phối hợp với các chuyên gia, các dịch vụ để giúp chuẩn bị xây dựng đề án và thực hiện chuyển đổi số, như giúp đánh giá thực trạng hay tìm hiểu, tư vấn về công nghệ. Điều quan trọng là trong bất kỳ phương án nào, tổ chức làm chuyển đổi số cũng cần là người trực tiếp xây đề án chuyển đổi số của mình.
Nguyên tắc lãnh đạo khẳng định, ở đâu có lãnh đạo nhận thức sâu sắc, quyết tâm rất cao, có chiến lược và lộ trình rõ ràng, truyền được cảm hứng và động lực đến mọi thành viên của tổ chức thì ở đó chuyển đổi số mới có thể thành công.
3 cặp nguyên tắc cũng chính là những lưu ý khi ứng dụng ERP vào doanh nghiệp cần được lãnh đạo nhận thức sâu sắc. Đây sẽ là kim chỉ nam để hành trình đưa doanh nghiệp số hoá dẫu có gian nan nhưng sẽ luôn sáng rõ.
