Việc thiết lập KPI cho dự án triển khai ERP không chỉ giúp các nhà quản trị theo dõi hiệu suất một cách chính xác mà còn hỗ trợ điều chỉnh tiến độ kịp thời và quản lý rủi ro hiệu quả, đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra. Những chỉ số này đóng vai trò như kim chỉ nam, mang lại cái nhìn rõ ràng về tình trạng dự án và tối ưu hóa nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện. Để hiểu sâu hơn về cách xây dựng KPI phù hợp và áp dụng chúng thành công, hãy cùng DEHA Digital Solution khám phá những nguyên tắc thiết lập KPI và 3 loại KPI quan trọng trong bài viết dưới đây!
3 nguyên tắc khi thiết lập KPI cho dự án triển khai ERP
Việc thiết lập KPI đóng vai trò then chốt trong việc đo lường hiệu quả và đảm bảo thành công của dự án triển khai ERP. Tuy nhiên, để xây dựng được hệ thống KPI hiệu quả, phù hợp với từng đặc thù của dự án ERP thì có 3 nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Xác định KPI ngay từ giai đoạn đầu
Các nhà quản trị nên xác định KPI ngay tại thời điểm hoạch định và lập kế hoạch cho việc triển khai ERP. Kế hoạch triển khai giống như một tấm bản đồ giúp các nhà quản trị định vị phương hướng, còn KPI chính là cột mốc đánh dấu giúp các nhà quản trị biết được hiện tại mình đang ở đâu trên hành trình đó. Với hệ thống KPI rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án, tinh chỉnh kế hoạch và giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai ERP.
Linh hoạt điều chỉnh KPI theo từng giai đoạn
Một bộ KPI cố định không thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của các giai đoạn khác nhau trong suốt vòng đời dự án ERP. Chẳng hạn, ở giai đoạn đầu, KPI có thể tập trung vào việc thiết lập và hoàn thiện nền tảng, giai đoạn sau lại tập trung mạnh vào việc kiểm thử, triển khai và đào tạo người dùng cuối. Vì vậy, KPI cũng cần thay đổi theo từng giai đoạn để phản ánh đúng mục tiêu và thách thức của từng thời điểm.
Trao quyền và thúc đẩy trách nhiệm
Thành công của dự án ERP không thể chỉ dựa vào một cá nhân hay một nhóm mà đòi hỏi sự tham gia đồng bộ từ mọi cấp bậc. Việc phân bổ KPI cụ thể cho từng nhóm từ ban lãnh đạo cấp cao, đến đội ngũ thực thi không chỉ tăng cường trách nhiệm mà còn khuyến khích sự chủ động của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Khi mỗi thành viên hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh tổng thể, dự án sẽ vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
Không chỉ có KPI về hiệu quả triển khai mà các nhà quản trị còn có thể tham khảo 12 loại KPI đánh giá về hiệu quả của hệ thống ERP.
3 loại KPI đánh giá hiệu quả triển khai ERP và cách đo lường
Để quản lý hiệu quả của dự án triển khai ERP, các nhà quản trị cần thông thạo 3 loại KPI đánh giá hiệu quả quản lý dự án, quản lý thay đổi tổ chức và cuối cùng là chỉ số về hiệu suất kinh doanh. Hãy cùng đi vào khám phá chi tiết hơn về 3 loại KPI này ở phần nội dung tiếp theo.
KPI quản lý dự án
Loại KPI này tập trung vào việc theo dõi và kiểm soát các yếu tố cốt lõi của dự án, thường được gọi là “tam giác sắt” gồm có:
- Lịch trình
- Ngân sách
- Phạm vi
KPI quản lý dự án giúp các nhà quản trị đảm bảo dự án đi đúng hướng, hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách cho phép và đáp ứng các mục tiêu đã đề ra.
Các KPI quản lý dự án được đo lường bằng cách so sánh tiến độ, chi phí và phạm vi thực tế so với kế hoạch ban đầu như:
- Tuân thủ lịch trình: Đo lường tiến độ hoàn thành các công việc so với kế hoạch đã định.
- Theo dõi ngân sách: So sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến ở từng giai đoạn.
- Kiểm soát phạm vi: Theo dõi xem dự án có phát sinh thêm công việc ngoài phạm vi ban đầu hay không.
- Tiến độ: Đánh giá việc hoàn thành các sản phẩm bàn giao quan trọng đúng thời hạn.
- Sử dụng tài nguyên: Đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực (nhân lực, vật lực) trong dự án.
Dựa vào kết quả đó các nhà quản trị có thể xác định được các sai lệch và đưa ra hành động điều chỉnh kịp thời.
Ví dụ thực tế:
Một công ty triển khai ERP nhận thấy tiến độ di chuyển dữ liệu bị chậm trễ do thiếu nhân sự. Họ sử dụng KPI “Tuân thủ lịch trình” để theo dõi khối lượng dữ liệu đã xử lý và so sánh với kế hoạch. Dựa trên số liệu này, họ trình bày với ban chỉ đạo và yêu cầu bổ sung nguồn lực để tránh ảnh hưởng đến giai đoạn kiểm thử hệ thống.
KPI quản lý thay đổi tổ chức (OCM)
KPI quản lý thay đổi tổ chức tập trung vào khía cạnh con người của dự án, đảm bảo rằng nhân viên sẵn sàng và có khả năng thích ứng với những thay đổi do hệ thống ERP mới mang lại. Thông qua các chỉ số này nhà quản trị sẽ theo dõi được mức độ chấp nhận của người dùng, hiệu quả đào tạo và sự liên kết của tổ chức với mục tiêu dự án.
Các KPI OCM được đo lường thông qua các khảo sát, đánh giá và theo dõi hành vi của người dùng như:
- Sự sẵn sàng thay đổi, truyền thông và tương tác: Đánh giá mức độ hiểu biết và sự đồng thuận của các bên liên quan về dự án.
- Hiệu quả đào tạo: Đo lường mức độ thành thạo của nhân viên sau khi được đào tạo về quy trình và hệ thống mới.
- Sự chấp nhận của người dùng: Theo dõi tỷ lệ người dùng sử dụng hệ thống mới và mức độ thành thạo của họ.
Ví dụ thực tế:
Sau khi triển khai ERP, một công ty nhận thấy tỷ lệ hủy đơn hàng bán hàng tăng cao. Họ sử dụng KPI “Sự chấp nhận của người dùng” để xác định nguyên nhân và phát hiện ra rằng nhân viên dịch vụ khách hàng gặp khó khăn trong việc sử dụng quy trình mới do thiếu đào tạo. Họ triển khai các biện pháp đào tạo bổ sung để cải thiện tình hình.
KPI hiệu suất kinh doanh
KPI này tập trung vào việc đo lường hiệu quả của hệ thống ERP mới trong việc cải thiện hiệu suất kinh doanh. Dựa vào chỉ số nhà quản trị có thể theo dõi việc đạt được các mục tiêu chiến lược và các lợi ích kinh doanh mong đợi.
Để đo lường, nhà quản trị sẽ so sánh các chỉ số hiệu suất trước và sau khi triển khai ERP từ đó đưa ra các đánh giá mức độ cải thiện về doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả quy trình và các lợi ích kinh doanh khác.
- Thành tựu kinh doanh chiến lược (SBA): Đo lường các chỉ số cấp cao liên quan đến mục tiêu chiến lược của công ty.
- Các yếu tố thành công có thể đo lường (MSF): Đo lường các chỉ số cấp hoạt động liên quan đến hiệu quả của các quy trình kinh doanh.
Ví dụ thực tế:
Một công ty phân phối đặt mục tiêu tăng doanh thu 10%. Họ sử dụng KPI “MSF” để theo dõi tỷ lệ thắng báo giá và nhận thấy rằng thời gian xử lý báo giá quá lâu khiến khách hàng chuyển sang nhà cung cấp khác. Họ cải tiến quy trình để giảm thời gian xử lý báo giá và tăng tỷ lệ thắng.
Xây dựng KPI hiệu quả cho dự án triển khai ERP không chỉ cần các nhà quản trị phải xác định sớm KPI, nhạy bén trong việc điều chỉnh KPI một cách linh hoạt và phân bổ trách nhiệm hợp lý, mà còn cần sự hỗ trợ từ các giải pháp phù hợp để đạt được mục tiêu theo cách tối ưu nhất. Hy vọng với những thông tin bài viết mang lại, doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng các chỉ số theo dõi hiệu suất vào quá trình triển khai ERP để dễ dàng theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành của hệ thống.
Bên cạnh việc áp dụng KPI cho quá trình triển khai ERP thì doanh nghiệp còn có thể áp dụng KPI để đánh giá hiệu quả sau khi đã triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Để tìm hiểu kỹ hơn về các chỉ số đo lường này các nhà quản trị có thể xem thêm ở bài viết: 12 KPIs đo lường hiệu quả triển khai ERP cho nhà máy sản xuất!
