Sếp giao cho nhiệm vụ đi tìm một phần mềm ERP để ứng dụng cho hoạt động quản lý cho doanh nghiệp của bạn. Bạn chưa từng nghe thấy thuật ngữ này bao giờ, với nhiều sự hoang mang và lo lắng. Nếu đó là tình trạng của bạn thì thật vui, bài viết này ra đời dành riêng cho bạn. Không quá dài dòng hay sử dụng những thuật ngữ khó hiểu, DEHA Vietnam sẽ cung cấp tới bạn những thông tin cơ bản, đơn giản và hữu ích về ERP. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Thuật ngữ ERP là gì?
ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, tạm dịch là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là tên gọi của một phần mềm quản lý toàn diện các vấn đề của một doanh nghiệp từ hoạt động bán hàng, giao hàng, nhân sự, tài chính đến hoạt động sản xuất (nếu có), kiểm soát chất lượng…
Tuỳ thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn sẽ quyết định sử dụng cả một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện như ERP hay chỉ dùng 1 (vài) phần mềm nhỏ (phân hệ chức năng) nằm trong ERP như đã nêu ở phía trên.
Thuật ngữ ERP xuất hiện lần đầu tiên vào đầu thập kỷ 1990. ERP bắt nguồn từ các hệ thống quản lý sản xuất và tài chính được sử dụng trong các nhà máy sản xuất trong những năm 1960 và 1970. Ban đầu, các hệ thống này chủ yếu tập trung vào việc quản lý hàng tồn kho và sản xuất, và được gọi là MRP (Material Requirements Planning – Hoạch định nhu cầu vật liệu).
Vào những năm 1980, khái niệm MRP được mở rộng để bao gồm thêm các chức năng khác như quản lý sản xuất và điều hành, dẫn đến sự ra đời của MRP II (Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất). Tuy nhiên, đến đầu thập kỷ 1990, các nhà cung cấp phần mềm bắt đầu tích hợp thêm các chức năng quản lý tài chính, nhân sự, và các quy trình kinh doanh khác vào trong một hệ thống duy nhất, và từ đó thuật ngữ ERP được ra đời để phản ánh sự mở rộng này.
ERP hiện đại không chỉ giới hạn ở các nhà máy sản xuất mà còn được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau để tối ưu hóa quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Vì sao ERP lại được ưa chuộng trong quản lý?
Phần mềm ERP có nhiều đặc điểm nổi bật giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn lực và quy trình kinh doanh. Dưới đây là những đặc điểm chính của phần mềm ERP, những điều mà khiến doanh nghiệp nào cũng ưa thích lựa chọn nó trong hoạt động quản lý của mình:
Tích hợp
ERP tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý bán hàng và dịch vụ khách hàng. Sự tích hợp này giúp loại bỏ sự trùng lặp và mâu thuẫn dữ liệu, đồng thời cải thiện hiệu suất hoạt động và ra quyết định.
Tự động hóa
ERP tự động hóa các quy trình kinh doanh thông qua các luồng công việc (workflow), giảm thiểu sự can thiệp thủ công và tăng cường hiệu quả. Các quy trình tự động như tạo đơn đặt hàng, lập hóa đơn, quản lý tồn kho, giúp giảm lỗi và cải thiện năng suất.
Khả năng mở rộng
ERP có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng của doanh nghiệp. Các hệ thống ERP hiện đại có thể dễ dàng mở rộng chức năng và tích hợp với các ứng dụng khác.
Cơ sở dữ liệu tập trung
ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu tập trung, giúp dễ dàng quản lý và truy cập dữ liệu từ nhiều phòng ban khác nhau. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của doanh nghiệp đều sử dụng cùng một nguồn dữ liệu chính xác và cập nhật.
Báo cáo và phân tích
ERP cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Các báo cáo tùy chỉnh, bảng điều khiển (dashboard) và các công cụ phân tích giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của mình.
Tuân thủ và bảo mật
ERP giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn ngành bằng cách tích hợp các quy trình kiểm soát và bảo mật. Các tính năng bảo mật dữ liệu, quyền truy cập người dùng và theo dõi hoạt động giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Khả năng tương thích và linh hoạt
ERP có thể tương thích với nhiều hệ điều hành và nền tảng khác nhau, cho phép doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp với hạ tầng công nghệ hiện có. Tính linh hoạt của ERP cho phép tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Nhờ vào những đặc điểm này, phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, tăng cường hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Các loại phần mềm ERP hiện nay
Thị trường cung cấp phần mềm ERP hiện đang phân chia thành 3 loại chính như sau:
ERP Cloud (Đám mây)
Là một dịch vụ được cung cấp tới người dùng cuối dựa trên công nghệ đám mây. Để sử dụng dịch vụ này, chúng ta sẽ mua tài khoản, trả tiền theo tháng hoặc theo năm. Ví dụ như phần mềm SAP Business ByDesign. Những doanh nghiệp có quy mô dưới 50 nhân sự sẽ phù hợp sử dụng loại hình này.
Ưu điểm:
- Chi phí ban đầu thấp
- Thời gian tiếp nhận, sử dụng dịch vụ nhanh
- Ứng dụng này đã được nghiên cứu, thử nghiệm ở nhiều doanh nghiệp, nên nó là tiêu chuẩn
Nhược điểm:
- Đối với những doanh nghiệp đặc thù, không theo chuẩn, thì không dùng được ứng dụng này
- Nếu duy trì sử dụng trong thời gian dài khoảng 3 năm, thì chi phí cũng sẽ là rất lớn và sẽ là gánh nặng chi phí khi số user cần tăng lên.
- Vì ứng dụng này cung cấp cho nhiều bên nên họ không tuỳ chỉnh được theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp
- Có nguy cơ rò rỉ những dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng vì dữ liệu này không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, mà được lưu trữ trên đám mây, thuộc sở hữu của chủ ứng dụng.
On-premise ERP (tại chỗ)
Đây là các hệ thống ERP được triển khai và vận hành trên các máy chủ tại chỗ của doanh nghiệp. Các phần mềm này đã được phát triển sẵn, thường được mua từ các nhà cung cấp ERP và cài đặt tại cơ sở của doanh nghiệp. Ví dụ: SAP ERP, Oracle E-Business Suite.
Khi sử dụng loại ERP này, bạn sẽ cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp cho việc cài đặt, cấu hình và bảo trì. Một điểm vô cùng quan trọng mà bạn cần lưu ý đó là, Phần mềm On-premise ERP được phát triển sẵn với các tính năng tiêu chuẩn, các tùy chỉnh thường giới hạn trong khuôn khổ của phần mềm và phải tuân theo các hướng dẫn của nhà cung cấp.
Như vậy, On-premise ERP sẽ đáp ứng tốt cho các doanh nghiệp có quy trình chuẩn hoặc sẵn sàng điều chỉnh quy trình để phù hợp với phần mềm.
ERP Hybrid
Kết hợp cả giải pháp ERP Cloud và On-premise ERP, cho phép doanh nghiệp sử dụng các phần mềm ERP trên chính máy chủ của doanh nghiệp và kết nối với các dịch vụ đám mây. Ví dụ như phần mềm ERP Odoo hay SAP. Odoo là cái tên nổi bật trong lĩnh vực phát triển phần mềm ERP. Dưới đây là một số thông tin để bạn có thể tham khảo.
Phần mềm Odoo
Phần mềm Odoo còn được biết đến với cái tên OpenERP, là một hệ thống quản lý doanh nghiệp mã nguồn mở. OpenERP/Odoo cung cấp một bộ ứng dụng toàn diện cho các nhu cầu quản lý doanh nghiệp, từ quản lý tài chính, nhân sự, hàng tồn kho, bán hàng, mua hàng, sản xuất, đến các công cụ marketing, quản lý dự án, và nhiều hơn nữa.
Odoo có thể được triển khai trên đám mây (cloud) hoặc tại chỗ (on-premise), tùy thuộc vào yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp.Đối với các doanh nghiệp nhỏ, triển khai trên đám mây thường được ưa chuộng do chi phí thấp và dễ dàng quản lý. Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu bảo mật cao, triển khai tại chỗ có thể là lựa chọn tốt hơn.
Phần mềm SAP
Cùng giống như Odoo, SAP cũng là một phần mềm ERP có thể được triển khai trên cả 1 phương thức là Cloud và On-premise. SAP cung cấp các giải pháp linh hoạt để đáp ứng nhu cầu và điều kiện của các doanh nghiệp khác nhau.
Với phần mềm SAP ERP Cloud, bạn có thể tìm hiểu SAP ECC (ERP Central Component) hoặc AP S/4HANA On-premise. Còn nếu như bạn quan tâm đến SAP ERP Cloud, thì có thể tìm hiểu các phiên bản như SAP S/4HANA Cloud, SAP Business ByDesign hoặc SAP Business One Cloud.
ERP Custom Development (Tuỳ chỉnh)
Đây là một giải pháp thiết kế và xây dựng một hệ thống ERP theo nhu cầu và yêu cầu cụ thể của một doanh nghiệp. Thay vì sử dụng một giải pháp ERP thương mại sẵn có, doanh nghiệp quyết định tự phát triển một hệ thống hoàn toàn mới hoặc tùy chỉnh sâu một giải pháp mã nguồn mở để phù hợp với các quy trình kinh doanh và yêu cầu đặc thù của mình.
Công việc phát triển phần mềm ERP tuỳ chỉnh có thể do bộ phận IT của doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê một bên thứ 3 như các công ty chuyển đổi số để làm đối tác triển khai.
Ưu điểm:
- Đúng nhu cầu, đúng hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp
- Không giới hạn user
- Doanh nghiệp sở hữu hệ thống, dữ liệu, nên đảm bảo về bảo mật thông tin
- Tiết kiệm chi phí khi doanh nghiệp sử dụng trong thời gian dài, không bị gia tăng chi phí khi số lượng user tăng lên
Nhược điểm:
- Chi phí setup ban đầu cao
- Mất nhiều thời gian để triển khai, xây dựng hệ thống
- Vì sở hữu hệ thống nên doanh nghiệp cần duy trì chi phí trì hệ thống
Low code
Một phương pháp phát triển ứng dụng thông qua giao diện trực quan (kéo thả) để tạo ra ứng dụng nhanh chóng. Ví dụ như Zoho ERP.
Ưu điểm:
- Ai cũng có thể phát triển ứng dụng mà không cần biết về code
- Rút ngắn thời gian phát triển ứng dụng
Nhược điểm:
- Thiếu khả năng chịu tải, bảo trì, mở rộng
- Bị phụ thuộc vào một nền tảng cụ thể, mất kiểm soát về hệ thống, khó chuyển đổi sang nền tảng khác.
Một ERP có thể giúp doanh nghiệp quản lý những gì?
Được coi là siêu phần mềm quản lý toàn diện các vấn đề trong một doanh nghiệp, đặc biệt với những doanh nghiệp sản xuất. Bạn có thể hình dung những gì doanh nghiệp bạn cần, thì một ERP đều giúp bạn quản lý, trên 1 phần mềm duy nhất.
- Quản lý bán hàng (CRM)
- Quản lý kho, vật tư, nguyên vật liệu (WMS)
- Quản lý nhân sự (HRM)
- Quản lý tài chính, kế toán
- Quản lý sản xuất
- Quản lý vận chuyển, giao hàng
- Quản lý mua hàng
- Quản lý chất lượng
Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp mà một ERP có thể sẽ được thiết kế với đầy đủ các chức năng, Module trên. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chỉ có nhu cầu sử dụng 1 vài Module ở thời điểm hiện tại, thì các công ty cung cấp cũng hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu của bạn với một phiên bản ERP mini. Và khi có những nhu cầu mới, bạn muốn thêm Module quản lý, thì trên nền tảng ERP mini đang dùng, rất dễ dàng để tích hợp thêm, đồng bộ dữ liệu nhanh chóng và có tính kết nối.
Chi phí sử dụng phần mềm ERP
Vấn đề chi phí sử dụng phần mềm ERP chắc chắn là điều rất nhiều nhà quản mong muốn tìm hiểu khi có nhu cầu triển khai chuyển đổi số. Tuy nhiên, không hề dễ dàng để có được một con số chính xác khi yêu cầu, mong muốn của bạn cho một phần mềm chưa thực sự rõ ràng.
Bởi lẽ, chi phí sử dụng phần mềm ERP phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Ví dụ như số lượng người sử dụng, các tính năng quản lý mong muốn có, bạn muốn một phần mềm quản lý do bạn sở hữu hay là dạng đóng gói sẵn của một đơn vị khác cung cấp… Và còn rất nhiều điều cần phải đưa vào danh sách cân đối để có thể ra được một con số cụ thể về chi phí.
Với một doanh nghiệp nhỏ, chi phí có thể dao động từ $10,000 đến $150,000 cho một hệ thống ERP đơn giản với số lượng người dùng và mô-đun hạn chế. Đây là chi phí khi bạn sử dụng ERP dạng SaaS (đóng gói sẵn). Còn khi sử dụng ERP dạng Custom Development (tự thiết kế) thì chi phí sẽ giao động khoảng $30,000 (ERP bản mini) đến $85,000 (ERP bản đủ).
Với doanh nghiệp vừa và lớn: Từ $150,000 đến vài triệu đô la, bao gồm chi phí phần mềm, phần cứng, triển khai, và đào tạo. Và đến đây, hẳn bạn đã hiểu cơ bản về ERP rồi có đúng không? Tiếp theo đó, chắc chắn bạn sẽ cần tìm hiểu về những công ty đang cung cấp phần mềm này trên thị trường Việt Nam. Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay thông qua bài viết Top 10 công ty cung cấp phần mềm ERP uy tín.
