Hệ thống ERP đã trở thành nền tảng không thể thiếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, hợp nhất dữ liệu và nâng cao năng suất. Tuy nhiên, việc đầu tư vào một hệ thống ERP tiên tiến chỉ là bước khởi đầu. ERP chỉ thực sự phát huy hết giá trị khi đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để vận hành nó một cách thành thạo. Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào lý do tại sao đào tạo ERP không chỉ là một yêu cầu kỹ thuật, mà là một khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi tức đáng kể.
Những thách thức trong việc triển khai ERP
Hệ thống ERP mang đến nhiều giá trị vượt trội cho doanh nghiệp, nhưng quá trình triển khai ERP không phải lúc nào cũng thuận lợi. Doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải các rào cản khiến cho hiệu suất triển khai hệ thống bị ảnh hưởng. Dưới đây là những rào cản chính doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai ERP cho quy trình sản xuất thông thường:
- Sự phức tạp của hệ thống: ERP trong lĩnh vực sản xuất thường tích hợp nhiều chức năng phức tạp. Đối với nhân viên chưa quen thuộc, việc làm chủ hệ thống có thể là một thách thức lớn.
- Kháng cự thay đổi: Việc chuyển đổi sang hệ thống mới đòi hỏi sự thay đổi trong thói quen làm việc. Nhân viên quen với quy trình cũ có thể phản kháng, làm chậm quá trình thích ứng và giảm hiệu quả triển khai.
- Vấn đề về dữ liệu: Độ chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố then chốt cho kết quả đáng tin cậy. Sai sót trong nhập liệu hoặc chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ có thể làm giảm tính toàn vẹn của dữ liệu và dẫn đến báo cáo sai lệch.
- Điểm nghẽn quy trình: Việc triển khai ERP có thể làm lộ ra các điểm nghẽn hoặc sự trùng lặp trong quy trình làm việc. Những điểm nghẽn này, nếu không được giải quyết, sẽ cản trở hiệu quả của ERP.
Những thách thức vừa nêu không chỉ làm chậm quá trình triển khai hệ thống ERP mà còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành và tận dụng tối đa giá trị mà ERP mang lại. Vậy đâu là chìa khóa để vượt qua những rào cản này và biến ERP thành công cụ đắc lực cho doanh nghiệp? Một trong những giải pháp hiệu quả và xuyên suốt để giải quyết phần lớn các vấn đề trên chính là đào tạo ERP. Việc đầu tư vào đào tạo không chỉ giúp nhân viên làm chủ công nghệ mà còn thúc đẩy quá trình thích nghi và đảm bảo chất lượng dữ liệu. Hãy cùng xem xét thêm các lợi ích đào tạo ERP mang lại và chiến lược xây dựng lộ trình đào tạo phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất.
Lợi ích của việc đào tạo ERP
Đầu tư vào các chương trình đào tạo chuyên sâu không chỉ giúp nhân viên vượt qua những khó khăn trên mà còn giúp doanh nghiệp khai thác toàn bộ tiềm năng của hệ thống ERP:
- Tăng cường khả năng sử dụng hệ thống: Đào tạo bài bản giúp nhân viên nhanh chóng làm chủ ERP, giảm thời gian xử lý công việc và nâng cao năng suất. Họ sẽ tự tin hơn trong việc khai thác các chức năng của hệ thống.
- Cải thiện quy trình làm việc: Đào tạo chuyên sâu giúp nhân viên hiểu rõ mối liên kết giữa các module ERP và quy trình kinh doanh. Từ đó, họ có thể nhận diện và đề xuất các giải pháp cải tiến, tối ưu hóa luồng công việc.
- Đảm bảo chất lượng dữ liệu: Khi nhân viên được hướng dẫn về tầm quan trọng của dữ liệu chính xác và cách nhập liệu chuẩn, chất lượng dữ liệu trong ERP sẽ được nâng cao đáng kể. Đây là nền tảng cho các báo cáo đáng tin cậy và quyết định đúng đắn.
- Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục: Một chương trình đào tạo và hỗ trợ liên tục sẽ nuôi dưỡng tinh thần học hỏi và sẵn sàng thay đổi trong tổ chức. Nhân viên sẽ chủ động tìm hiểu các tính năng mới và đóng góp ý tưởng để hệ thống cũng như quy trình ngày càng hiệu quả hơn.
Chiến lược đào tạo ERP hiệu quả
Để khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống ERP, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược đào tạo toàn diện. Chiến lược này không chỉ nâng cao năng lực mà còn giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế bền vững:
- Đánh giá nhu cầu đào tạo: Xác định rõ các chức năng ERP mà từng bộ phận và vai trò công việc sẽ sử dụng, từ đó xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, tập trung vào những kiến thức và kỹ năng cần thiết nhất.
- Phương pháp đào tạo đa dạng: Sử dụng kết hợp đào tạo trực tiếp, đào tạo trực tuyến và đào tạo tại chỗ để đáp ứng nhu cầu học tập đa dạng của nhân viên, đồng thời tăng tính linh hoạt và hiệu quả của các buổi học.
- Đào tạo liên tục: Đào tạo không chỉ dừng lại sau khi triển khai hệ thống. Cần cập nhật kiến thức thường xuyên và cung cấp các nguồn hỗ trợ để nhân viên luôn nắm bắt được các tính năng mới và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng ERP.
Đào tạo ERP tác động tích cực đến ROI như thế nào?
Thành công của việc triển khai ERP không chỉ được đánh giá qua việc hệ thống hoạt động như thế nào mà còn thông qua lợi tức đầu tư (ROI) mà nó mang lại. Một chiến lược đào tạo hiệu quả chính là chìa khóa để biến cam kết đầu tư thành kết quả thực tế, tác động tích cực đến ROI thông qua các khía cạnh sau:
- Tăng năng suất lao động: Khi nhân viên được trang bị kiến thức và kỹ năng để tận dụng tối đa ERP, các quy trình trở nên trơn tru hơn, năng suất lao động tăng lên rõ rệt.
- Giảm lỗi và sai sót trong quy trình: Đào tạo giúp nhân viên hiểu rõ quy trình làm việc trên ERP, từ đó giảm đáng kể các lỗi và sai sót phát sinh trong quá trình vận hành, tiết kiệm chi phí và thời gian khắc phục.
- Cải thiện chất lượng dữ liệu và báo cáo: Nhân viên được đào tạo sẽ biết cách nhập liệu chính xác và khai thác các tính năng phân tích, báo cáo của ERP, đảm bảo chất lượng dữ liệu đầu ra, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất và ra quyết định: Đào tạo giúp nhân viên tiếp cận công việc với tư duy dựa trên dữ liệu. Họ có thể sử dụng các tính năng phân tích và báo cáo của ERP để phát hiện vấn đề, tối ưu hóa kế hoạch sản xuất và cải tiến quy trình liên tục, góp phần tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành.
Quá trình triển khai ERP không chỉ là việc lắp đặt một phần mềm, mà là việc xây dựng một hệ sinh thái tri thức, nơi mỗi nhân viên đều là một mắt xích quan trọng. Chỉ khi đó, ERP mới thực sự trở thành đòn bẩy tăng trưởng, đưa doanh nghiệp sản xuất vươn lên tầm cao mới. Để đạt được thành công này, đặc biệt là trong giai đoạn Go-live – thời điểm hệ thống chính thức đi vào hoạt động thì doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.
Để quá trình go-live diễn ra thuận lợi ngoài chiến lược đào tạo đã đề cập ở trên thì doanh nghiệp có thể tham khảo thêm 10 lưu ý giúp doanh nghiệp Go-live ERP thành công.
DEHA Digital Solution, với tầm nhìn kiến tạo tương lai cho ngành sản xuất Việt Nam, mang đến giải pháp DEHA:ERP – một hệ thống ERP thông minh. DEHA:ERP không chỉ tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn mở ra cánh cửa cho sự đổi mới và sáng tạo. Được thiết kế dựa trên sự thấu hiểu sâu sắc đặc thù ngành sản xuất, tích hợp công nghệ tiên tiến và được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp.
