Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) – hay quản lý doanh nghiệp tích hợp, không còn là một khái niệm xa lạ trong thế giới kinh doanh hiện đại. Nó giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa tài nguyên và tăng cường hiệu suất. Nhưng bạn đã hiểu rõ về thành phần cơ bản của một hệ thống ERP là gì và cách nó có thể tạo ra cơ hội cạnh tranh? Bạn hãy cùng Deha Việt Nam khám phá chi tiết để tận dụng tiềm năng mà ERP mang lại.
Tìm hiểu hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một tập hợp các ứng dụng và công cụ thiết yếu giúp tất cả thành viên trong doanh nghiệp làm việc cùng nhau trên một nền tảng thông tin thống nhất.
Thay vì nhân viên phải sử dụng các ứng dụng riêng lẻ và tách biệt với nhau thì đối với hệ thống ERP, các chức năng, ứng dụng cần thiết sẽ được tích hợp để vấn đề đến từ tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp vào một hệ thống toàn diện.
Ví dụ, nhân viên phòng marketing và lập kế hoạch có thể truy cập cùng một nguồn dữ liệu với những người đang làm việc trong phát triển kinh doanh, đáp ứng đúng nhu cầu cụ thể của họ.
Tóm lại, mô hình ERP phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tổng hợp và quản lý dữ liệu từ các lĩnh vực từ tài chính và kế toán, quản lý nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý sản xuất hay đến cả thương mại điện tử và quản lý chuỗi cung ứng và đặt chúng vào một hệ thống đồng nhất để thuận tiện và hiệu quả hơn. Như vậy, bạn đã hiểu hệ thống ERP là gì rồi chứ?
Các tính năng của ERP system là gì?
Hệ thống ERP bao gồm một loạt các tính năng quan trọng để hỗ trợ quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Một hệ thống ERP sẽ có những chức năng cơ bản như sau:
Hệ thống ERP sẽ bao gôm những chức năng nào?
Quản lý mua hàng
Hệ thống ERP sẽ có chức năng riêng biệt cho phép lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng và theo dõi tình trạng đơn hàng và hợp đồng mua. ERP cũng sẽ giúp theo dõi công nợ đối với nhà cung cấp hay là tạo các báo cáo liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.
Quản lý bán hàng
Việc hỗ trợ quản lý quá trình bán hàng trong một vài doanh nghiệp còn gặp rất nhiều khó khăn trong các bước bao gồm lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng bán hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng. Hệ thống ERP phù hợp sẽ hoàn toàn giải quyết được vấn đề ấy khi có thể giúp doanh nghiệp quản lý công nợ đối với khách hàng và tạo các báo cáo bán hàng.
Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là vấn đề nhức nhối đối với chính các doanh nghiệp sản xuất. Hệ thống ERP sẽ cho phép các nhà máy ấy dễ dàng hơn trong việc quản lý việc nhập, xuất, và tồn kho. Chức năng này cũng hỗ trợ quản lý kho theo nhiều tiêu chí khác nhau như kiểm tra theo dõi lô hàng, hạn sử dụng, vị trí, và tạo báo cáo liên quan đến tồn kho.
Quản lý kế toán – tài chính – kinh tế
Riêng đối với các công việc liên quan đến phòng tài chính, hệ thống ERP sẽ tích hợp những tính năng phù hợp liên quan đến kế toán mua hàng, kế toán vốn bằng tiền (quản lý các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay), kế toán bán hàng, quản lý kho hàng hay kế toán tài sản và công cụ cố định cũng như những thông tin liên quan đến giá thành, thuế hay tiền lương nội bộ trong chính doanh nghiệp của mình.
Lập kế hoạch sản xuất
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì việc lập kế hoạch sản xuất rõ ràng là chìa khóa mở cửa thành công cho nhà máy đó. Tuy nhiên việc này còn bị xem nhẹ nhưng với hệ thống ERP, với chức hỗ trợ việc lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu, và quản lý quá trình sản xuất thì vấn đề này sẽ dễ dàng được giải quyết.
Báo cáo quản trị
Báo cáo thông tin là việc làm khó tuy nhiên với Hệ thống ERP sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp tạo các báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh theo quý và năm, báo cáo hiệu quả bán hàng theo từng khách hàng, và nhiều báo cáo quản trị khác.
Các tính năng này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất, và quản lý toàn bộ tài chính và hoạt động sản xuất một cách hiệu quả.
Trường hợp nào thì doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm ERP?
Nâng cao hiệu quả với các chức năng của ERP
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Thế nhưng, việc cài đặt phần mềm ERP sẽ vô cùng hiệu quả đối với mong muốn giải quyết nhu cầu của doanh nghiệp trong các trường hợp sau:
Mở rộng quy mô hoạt động
Công ty đang trong giai đoạn phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô sẽ gặp những khó khăn nhất định trong việc nâng cao quản lý, định hình cũng như giám sát sản xuất thì việc sử dụng hệ thống ERP là điều vô cùng cần thiết khi sẽ giúp tối ưu hóa và quản lý quy trình kinh doanh hiệu quả hơn rất nhiều khi đã nâng cao hiệu quả và quản lý và chất lượng công việc với từng tình huống khác nhau.
Mong muốn sử dụng một hệ thống đồng nhất
Khi doanh nghiệp đang phụ thuộc vào nhiều phần mềm khác nhau mà không có tính tương thích thì việc các doanh nghiệp muốn sử dụng một hệ thống đồng nhất là điều đương nhiên sẽ diễn ra. Hệ thống ERP sẽ tạo ra một nền tảng tích hợp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đặc biệt chỉ gói gọn trong 1 hệ thống duy nhất, gói gọn và đồng nhất.
Giải quyết vấn đề trong quản lý
Khi doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý để giám sát và cải thiện các quy trình quản trị vận hành, hệ thống ERP sẽ cung cấp những công cụ và báo cáo cần thiết để có thể thực hiện nhu cầu ấy. Việc quản lý, giám sát hiệu quả cũng sẽ nâng cao hơn chất lượng của sản phẩm đầu ra, nâng cao hình ảnh của chính doanh nghiệp ấy.
Kế thừa và nâng cấp hệ thống
Khi hệ thống hiện tại không còn phù hợp hoặc không cung cấp đầy đủ các tính năng theo nhu cầu của doanh nghiệp, việc chuyển đổi sang hệ thống ERP mới sẽ là một sự lựa chọn hợp lý. Đối với các hệ thống ERP hiện đại, với các chức năng linh hoạt thì việc làm quen vô cùng dễ dàng, giúp các doanh nghiệp dễ dàng thích nghi đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất.
Cập nhật xu hướng quản lý mới
Khi doanh nghiệp muốn theo kịp xu hướng quản lý kinh doanh mới nhằm tối ưu hóa hiệu suất và tăng tính cạnh tranh thậm chí đối với những hệ thống mới và hiện đại, việc đi đầu trong lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hướng tới không phải là điều bất khả thi.
Nâng cao năng suất làm việc
Khi việc xử lý số liệu thủ công tiêu tốn quá nhiều thời gian và công sức của nhân viên nhưng vẫn gây ra nhiều sai sót không đáng có, phần mềm ERP sẽ giúp tự động hóa quy trình này, và có thể đảm bảo được lượng sai sót không đáng có từ đó tăng năng suất làm việc của doanh nghiệp.
Qua bài viết trên, chắc hẳn bạn cũng đã hiểu hệ thống ERP là gì, có những chức năng nào rồi phải không nhỉ. Nhìn chung thì ta thấy ERP không chỉ là một phần mềm quản lý mà nó còn là một cách để tạo sự liên kết và tích hợp mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thiết lập một hệ thống ERP hiệu quả có thể mất nhiều thời gian nếu không thực sự hiểu về nó.
Các bạn có thể liên hệ trực tiếp với Deha Vietnam để được tư vấn miễn phí. Sử dụng hệ thống ERP có thể thay đổi cách bạn quản lý, sản xuất và phục vụ khách hàng như thế nào. Hiểu rõ và và sử dụng sức mạnh của công nghệ tích hợp ở đây là hệ thống ERP sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn mạnh mẽ hơn.
