Hệ thống ERP hoạt động như thế nào? Cần bao nhiêu chi phí?
Hệ thống ERP hoạt động như thế nào? Cần bao nhiêu chi phí?
Nội dung
Hệ thống ERP là một công cụ quản lý toàn diện giúp doanh nghiệp tích hợp và tối ưu hóa quy trình làm việc. Tuy nhiên, một trong những câu hỏi phổ biến là về chi phí triển khai. Qua bài viết này, Deha Việt Nam sẽ giúp bạn tìm hiểu cách giải pháp ERP hoạt động và xem xét các khoản chi phí quan trọng liên quan để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hoạt động với các module nào?
Hệ thống ERP gồm những gì?
Tài chính / Kế toán
Một phân hệ kế toán trong hệ thống ERP đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Thay vì phải thực hiện các tác vụ thủ công và mất thời gian nhập liệu vào bảng tính, phần mềm kế toán tích hợp trong ERP giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán.
Hơn nữa, hệ thống ERP cung cấp tính năng tự động hóa quan trọng. Nó có khả năng tự động gửi hóa đơn cho khách hàng có số dư còn lại mà chưa thanh toán, giúp cải thiện quá trình thu tiền và quản lý công nợ. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn duy trì tình hình tài chính ổn định và hiệu quả.
Nguồn nhân sự
Module quản lý nhân sự trong hệ thống ERP mang đến một loạt tính năng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Với sự tích hợp thông tin đầy đủ về nhân viên và quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp có khả năng cập nhật tự động các thông tin liên quan đến nhân sự.
Từ việc quản lý đơn đăng ký của ứng viên, tính tiền thưởng cho nhân viên, đến việc theo dõi thời gian nghỉ có lương (PTO – Paid Time Off), module nhân sự là một công cụ quan trọng giúp tự động hóa các hoạt động liên quan đến nhân sự.
Một tính năng quan trọng khác của module này là khả năng tích hợp với module kế toán. Việc này giúp tự động hoàn trả tiền lương PTO cho nhân viên còn dư lương. Module kế toán tính toán số tiền cần trả cho những nhân viên có ngày PTO còn lại và sau đó tự động thực hiện thanh toán vào tài khoản ngân hàng của nhân viên, thông qua thông tin đã được lưu trữ trong module nhân sự.
Với việc quản lý KPI của nhân viên, quản lý tuyển dụng, và việc chấm công sử dụng các phương tiện 4.0 như vân tay, khuôn mặt, hoặc thẻ từ. Module quản lý nhân sự trong hệ thống ERP giúp đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp và giải quyết những thách thức hiện tại trong quản lý nhân sự.
Sản xuất, chế tạo
Module này dành cho mọi công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc phân phối. việc triển khai hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Các công cụ và chức năng trong phần mềm ERP đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Chẳng hạn, nó hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, quản lý công việc của nhân viên, giám sát hiệu quả của kế hoạch sửa chữa cho máy móc và thiết bị.
Quản trị quan hệ khách hàng
Module CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) trong hệ thống ERP có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Nó đảm bảo rằng khách hàng có trải nghiệm tốt nhất với sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. CRM có khả năng phân tích lịch sử mua sắm và hoạt động web của khách hàng, từ đó gửi quảng cáo tùy chỉnh dựa trên sản phẩm mà họ đã xem.
Ngoài ra, tích hợp giữa CRM và hệ thống TMS (Transportation Management System – Hệ thống quản trị vận tải) giúp cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng giao hàng cho các đơn đặt hàng của khách hàng.
Module CRM, khi kết hợp với các hệ thống khác như thương mại điện tử (E-Commerce) và marketing tự động (Marketing Automation), tạo ra một hệ sinh thái toàn diện và thuận tiện nhất cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng.
Theo dõi tồn kho
Một tính năng quan trọng của hệ thống ERP là khả năng tự động theo dõi tồn kho của doanh nghiệp. Công cụ này giúp doanh nghiệp kiểm soát giá trị và số lượng của các vật tư và hàng tồn kho, giúp tránh thiệt hại trong quá trình lưu trữ.
Dựa trên dữ liệu theo dõi tồn kho, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình phân phối sản phẩm, lập kế hoạch nhập/xuất vật tư và hàng hóa cho quá trình sản xuất và phân phối.
Chi phí ERP system phát sinh gồm những gì?
Chi phí ERP gồm những gì?
Chi phí phát sinh khi triển khai hệ thống ERP có thể bao gồm:
Chi phí bản quyền
Đây là chi phí trực tiếp cho việc mua giấy phép (license) hoặc sử dụng dịch vụ ERP. Hình thức phát triển ERP cũng ảnh hưởng đến chi phí này. Hệ thống ERP trên nền tảng đám mây (SaaS) thường có chi phí thấp hơn so với phiên bản cài đặt riêng.
Chi phí triển khai
Bao gồm chi phí liên quan đến việc cài đặt và tùy chỉnh hệ thống ERP cho phù hợp với doanh nghiệp cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc đào tạo nhân viên, tích hợp với hệ thống hiện có và xây dựng các quy trình công việc.
Chi phí phần cứng
Đối với các hệ thống cài đặt riêng, doanh nghiệp cần phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng phần cứng để chạy hệ thống ERP. Điều này bao gồm máy chủ, lưu trữ và các thiết bị liên quan.
Chi phí bảo trì và hỗ trợ
Doanh nghiệp sẽ phải trả phí bảo trì hàng năm cho nhà cung cấp ERP để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và nhận các bản cập nhật phần mềm. Chi phí hệ thống ERP hỗ trợ cũng có thể phát sinh nếu doanh nghiệp cần sự giúp đỡ bổ sung từ nhà cung cấp.
Chi phí nhân lực
Điều này bao gồm chi phí cho nhân viên hoặc nhóm người dùng ERP, bao gồm việc đào tạo họ để sử dụng hệ thống và quản lý nó.
Những chi phí ERP này có thể biến đổi tùy theo loại và quy mô triển khai, cũng như nhà cung cấp ERP cụ thể. Quan trọng nhất là doanh nghiệp cần hiểu rõ các yếu tố chi phí này và xác định rõ nguồn tài chính cho việc triển khai hệ thống ERP.
Tóm lại, hệ thống ERP là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quy trình. Tuy nhiên, điều quan trọng không chỉ là bạn tìm hiểu về cách ERP system hoạt động mà còn phải đảm bảo bạn hiểu rõ nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và ngân sách như thế nào? Nếu bạn đang có mong muốn tìm hiểu về ERP, có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhé!
