Lập kế hoạch sản xuất là gì? 5 chiến lược triển khai phổ biến

Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning) là quá trình chuyển đổi dự báo nhu cầu thị trường thành kế hoạch sản xuất thực tế. Đây là hoạt động giúp doanh nghiệp xác định cách thức tổ chức sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất. Tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhiều nội dung quan trọng liên quan tới khái niệm, vai trò, chiến lược lập kế hoạch sản xuất…

Lập kế hoạch sản xuất là gì?

Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning) là quá trình quản lý và điều phối các hoạt động sản xuất nhằm đảm bảo doanh nghiệp sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng thời điểm, đồng thời sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có như nguyên vật liệu, máy móc, nhân lực và năng lực sản xuất. Có thể xem lập kế hoạch sản xuất là cầu nối giữa mục tiêu kinh doanh và khả năng vận hành của nhà máy. Một mặt, doanh nghiệp cần đáp ứng mục tiêu bán hàng và nhu cầu của thị trường; mặt khác, nhà máy phải đảm bảo có đủ nguồn lực và năng lực để hiện thực hóa các mục tiêu đó.

Kết quả của quá trình lập kế hoạch sản xuất là một kế hoạch sản xuất theo từng giai đoạn thời gian (Time-phased Manufacturing Plan), trong đó xác định rõ: 

• Sản phẩm nào sẽ được sản xuất.
• Số lượng cần sản xuất của từng sản phẩm.
• Dây chuyền sản xuất hoặc trung tâm làm việc (Work Center) nào sẽ thực hiện.
• Trình tự thực hiện các lệnh sản xuất.
• Thời gian bắt đầu và hoàn thành của từng giai đoạn sản xuất.

Kế hoạch này sẽ trở thành nền tảng cho hàng loạt hoạt động vận hành tiếp theo, bao gồm: 

• Hoạch định và mua sắm nguyên vật liệu.
• Lập kế hoạch nhân sự và ca làm việc.
• Phân bổ máy móc và thiết bị.
• Xây dựng kế hoạch bảo trì.
• Triển khai sản xuất tại hiện trường (Shop Floor Execution).

Sự khác biệt giữa Lập kế hoạch sản xuất – Điều độ sản xuất – Kiểm soát sản xuất

Giá trị của Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning) thường không thể được phản ánh đầy đủ thông qua một chỉ số KPI riêng lẻ. Thay vào đó, hiệu quả của công tác lập kế hoạch sẽ thể hiện trên hầu hết các chỉ số vận hành quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm: 

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (On-time Delivery Rate).
• Mức độ khai thác năng lực sản xuất (Capacity Utilization).
• Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turns).
• Chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm (Manufacturing Cost per Unit).
• Tỷ lệ phế phẩm và tái gia công (Scrap & Rework Rate).
• Năng suất lao động (Labour Productivity).

Nếu công tác lập kế hoạch sản xuất không hiệu quả, doanh nghiệp thường sẽ gặp vấn đề đồng thời ở hầu hết các chỉ số trên. Điều này xảy ra ngay cả khi nhà máy sở hữu dây chuyền hiện đại hoặc đội ngũ nhân sự có trình độ cao. Nói cách khác, máy móc tốt và nhân lực giỏi cũng khó có thể phát huy hết năng lực nếu kế hoạch sản xuất được xây dựng thiếu chính xác hoặc không khả thi.

5 Chiến lược lập kế hoạch sản xuất phổ biến

Không có một mô hình Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning) nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Chiến lược phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đặc điểm của sản phẩm, mức độ ổn định của nhu cầu thị trường, quy trình sản xuất, khả năng chấp nhận thời gian giao hàng của khách hàng. Trong thực tế, phần lớn doanh nghiệp sản xuất áp dụng nhiều chiến lược song song cho các dòng sản phẩm khác nhau thay vì chỉ sử dụng một mô hình duy nhất. Cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ 5 chiến lược lập kế hoạch sản xuất phổ biến nhất hiện nay.

Make-to-Stock (MTS): Chiến lược sản xuất để tồn kho

Make-to-Stock (MTS) là chiến lược sản xuất trong đó doanh nghiệp sản xuất thành phẩm trước dựa trên dự báo nhu cầu thị trường, sau đó lưu kho và sẵn sàng giao ngay khi khách hàng đặt hàng. Đối với khách hàng, thời gian giao hàng gần như chỉ bao gồm thời gian vận chuyển vì sản phẩm đã có sẵn trong kho.

MTS phù hợp với những sản phẩm:

• Có nhu cầu tương đối ổn định và dễ dự báo.
• Có thời hạn bảo quản dài.
• Danh mục sản phẩm (SKU) không quá đa dạng.
• Khách hàng yêu cầu giao hàng ngay.

Một số ngành thường áp dụng MTS gồm:

• Hàng tiêu dùng nhanh (FMCG).
• Quần áo tiêu chuẩn.
• Linh kiện công nghiệp tiêu chuẩn.
• Đồ gia dụng phổ thông.

Ưu điểm

• Giao hàng rất nhanh.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Khai thác tốt năng lực sản xuất theo lô lớn.

Hạn chế 

Hiệu quả của MTS phụ thuộc gần như hoàn toàn vào độ chính xác của dự báo nhu cầu. Nếu dự báo sai, trong trường hợp thiếu hàng để bán thì doanh nghiệp sẽ mất doanh thu. Còn trường hợp dư hàng (một lượng lớn) thì sẽ tăng chi phí tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần giảm giá bán hoặc phải thanh lý hàng hóa, dẫn đến doanh thu sụt giảm.

Make-to-Order (MTO): Chiến lược sản xuất theo đơn đặt hàng

Với Make-to-Order (MTO), doanh nghiệp chỉ bắt đầu sản xuất sau khi đã nhận được đơn hàng xác nhận từ khách hàng. Do đó, doanh nghiệp không cần duy trì tồn kho thành phẩm. Khách hàng chấp nhận thời gian chờ lâu hơn để đổi lấy sản phẩm đúng theo yêu cầu hoặc được tùy biến theo nhu cầu riêng.

MTO phù hợp với:

• Sản phẩm có nhiều biến thể.
• Sản phẩm đặt theo yêu cầu riêng.
• Nhu cầu không ổn định.
• Thành phẩm có chi phí lưu kho cao.

Ví dụ:

• Máy móc công nghiệp.
• Nội thất theo thiết kế.
• Hóa chất chuyên dụng.
• Xe ô tô cao cấp đặt theo cấu hình.

Ưu điểm

• Không phát sinh tồn kho thành phẩm.
• Giảm rủi ro hàng tồn.
• Dễ cá nhân hóa sản phẩm.

Hạn chế

Thời gian giao hàng phụ thuộc hoàn toàn vào:

• Kế hoạch sản xuất.
• Khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
• Năng lực sản xuất.

Chỉ cần kế hoạch sản xuất chậm một bước thì cam kết giao hàng với khách hàng cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Assemble-to-Order (ATO): Chiến lược lắp ráp theo đơn hàng

Assemble-to-Order (ATO) là mô hình kết hợp giữa MTS và MTO. Doanh nghiệp sản xuất sẵn linh kiện, Module, Cụm bán thành phẩm. Nhưng chỉ tiến hành lắp ráp cuối cùng sau khi nhận được đơn đặt hàng. Nhờ đó khách hàng vẫn có thể lựa chọn cấu hình mong muốn mà không phải chờ toàn bộ quá trình sản xuất từ đầu.

ATO phù hợp với:

• Sản phẩm có cấu trúc module.
• Có nhiều cấu hình khác nhau.
• Thành phần dùng chung giữa nhiều sản phẩm.

Ví dụ:

• Máy tính lắp ráp.
• Xe ô tô tùy chọn cấu hình.
• Thiết bị công nghiệp dạng module.

Ưu điểm

• Giảm tồn kho thành phẩm.
• Thời gian giao hàng nhanh hơn MTO.
• Vẫn đáp ứng được nhu cầu tùy biến.

Giá trị chiến lược

ATO giúp doanh nghiệp trì hoãn điểm tùy biến (Postponement Strategy) đến giai đoạn cuối của quy trình sản xuất. Điều này mang lại hai lợi ích:

• Chỉ cần dự báo nhu cầu cho các module chung (dễ dự báo hơn).
• Vẫn đáp ứng được nhiều cấu hình sản phẩm khác nhau.

Engineer-to-Order (ETO): Chiến lược thiết kế theo đơn hàng

Đây là chiến lược có mức độ tùy biến cao nhất. Với Engineer-to-Order (ETO), mỗi đơn hàng đều phải trải qua giai đoạn:

• Thiết kế.
• Kỹ thuật.
• Phân tích.
• Xây dựng BOM.
• Sau đó quá trình sản xuất mới bắt đầu. Có thể xem đây là mô hình “thiết kế rồi mới sản xuất”.

5 bước xây dựng quy trình ETO hiệu quả

1. Xây dựng quy trình đánh mã sản phẩm/chi tiết nhất quán và hiệu quả: Thiết lập một quy trình đánh mã rõ ràng, thống nhất cho các chi tiết và sản phẩm, giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và kiểm soát dữ liệu trong suốt vòng đời sản phẩm.
2. Đảm bảo quy trình dự toán và thiết kế chặt chẽ: Xây dựng quy trình ước tính chi phí và thiết kế hiệu quả, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác yêu cầu của khách hàng, chi phí dự kiến và khả năng thực hiện trước khi bắt đầu sản xuất.
3. Xây dựng đầy đủ tài liệu và BOM cho từng cấu phần: Thiết lập đầy đủ BOM (Bill of Materials – định mức nguyên vật liệu) cho từng sản phẩm, chi tiết, bán thành phẩm, cụm lắp ráp và các cấu phần liên quan để phục vụ quá trình sản xuất.
4. Đảm bảo giao hàng theo đúng yêu cầu của khách hàng: Hoạt động giao hàng cần được tổ chức phù hợp với yêu cầu, thời gian và địa điểm nhận hàng của khách hàng, đặc biệt đối với các sản phẩm được thiết kế và sản xuất theo đơn hàng riêng.
5. Quản lý chặt chẽ các thay đổi trong thiết kế và kỹ thuật: Đảm bảo mọi thay đổi về thiết kế, thông số kỹ thuật và yêu cầu kỹ thuật (Engineering Changes) được kiểm soát và cập nhật chính xác, tránh ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, chi phí và tiến độ giao hàng.

ETO thường áp dụng cho:

• Máy móc công nghiệp cỡ lớn.
• Thiết bị dây chuyền.
• Dự án EPC.
• Hàng không vũ trụ.
• Quốc phòng.
• Thiết bị y tế chuyên dụng.

Đặc điểm 

• Chu kỳ sản xuất dài.
• Giá trị đơn hàng lớn.
• Sản lượng thấp.
• Mỗi dự án gần như là duy nhất.

Thành công của ETO phụ thuộc vào sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như Sales, Kỹ thuật, Mua hàng, Sản xuất ngay từ khi báo giá cho khách hàng.

Make-to-Availability (MTA): Chiến lược sản xuất theo mức tồn kho mục tiêu

Make-to-Availability (MTA) là chiến lược mới xuất hiện trong các phương pháp lập kế hoạch theo nhu cầu, nổi bật là DDMRP (Demand- Driven Material Requirements Planning). Khác với MTS hay MTO, MTA không kích hoạt sản xuất dựa trực tiếp trên dự báo nhu cầu và đơn đặt hàng. Thay vào đó, hệ thống sẽ theo dõi mức tồn kho đệm (Buffer Inventory). Khi lượng tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng đã thiết lập, hệ thống sẽ tự động kích hoạt lệnh bổ sung sản xuất.

MTA phù hợp với

• Nhu cầu biến động mạnh.
• Khó dự báo.
• Khách hàng vẫn yêu cầu hàng luôn sẵn có.

Ngày nay nhiều doanh nghiệp sử dụng MTA kết hợp với MTS hoặc ATO.

Ưu điểm

• Sản xuất dựa trên mức tiêu thụ thực tế.
• Giảm thiếu hàng.
• Giảm tồn kho dư thừa.
• Linh hoạt hơn so với MTS.

Hạn chế

Doanh nghiệp phải xây dựng:

• Mức tồn kho đệm phù hợp.
• Các ngưỡng cảnh báo chính xác.
• Cơ chế theo dõi và điều chỉnh mức tồn kho đệm liên tục.

Việc này đòi hỏi khả năng phân tích dữ liệu và hệ thống quản lý tương đối hiện đại.

Làm thế nào để lựa chọn chiến lược phù hợp?

Trong thực tế, rất ít doanh nghiệp chỉ áp dụng duy nhất một chiến lược sản xuất. Ví dụ, một doanh nghiệp hàng tiêu dùng có thể đồng thời triển khai:

• MTS cho các sản phẩm bán chạy với nhu cầu ổn định.
• MTO cho các sản phẩm đặc biệt hoặc sản xuất theo yêu cầu.
• MTA cho các mặt hàng có nhu cầu biến động mạnh hoặc các chương trình khuyến mãi theo mùa.

Việc lựa chọn chiến lược phù hợp cho từng dòng sản phẩm phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Khả năng dự báo nhu cầu.
• Mức độ chấp nhận thời gian giao hàng của khách hàng.
• Độ đa dạng của danh mục sản phẩm.
• Chi phí lưu kho thành phẩm.
• Đặc điểm của quy trình và công nghệ sản xuất.

Điều quan trọng là hệ thống lập kế hoạch sản xuất phải đủ linh hoạt để quản lý đồng thời nhiều chiến lược khác nhau, thay vì áp dụng một mô hình duy nhất cho toàn bộ sản phẩm. Đây cũng là lý do các hệ thống ERP, APS và MES hiện đại ngày càng chú trọng khả năng hỗ trợ đa chiến lược sản xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành trong nhiều bối cảnh kinh doanh khác nhau.

Dưới đây là bảng so sánh tổng quan về 6 chiến lược xây dựng kế hoạch sản xuất:

Nhìn ở góc độ quản trị sản xuất hiện đại, lập kế hoạch sản xuất (Production Planning) không đơn thuần là lập lịch sản xuất”, nó còn là trung tâm điều phối (Manufacturing Orchestrator) của toàn bộ hệ thống vận hành. Nó đảm bảo mọi nguồn lực, từ đơn hàng, nguyên vật liệu, máy móc, nhân lực đến năng lực sản xuất được đồng bộ và phối hợp nhịp nhàng để đạt mục tiêu cuối cùng: giao đúng sản phẩm, đúng thời điểm, với chi phí tối ưu và chất lượng ổn định. Đây cũng là lý do trong các doanh nghiệp áp dụng ERP, MES hay APS, lập kế hoạch sản xuất luôn được xem là “trái tim” của hoạt động quản lý sản xuất.