Giữa hàng trăm cái tên phần mềm quản lý doanh nghiệp doanh nghiệp sản xuất, hẳn những nhà quản lý sẽ vô cùng đau đầu khi tìm hiểu và lựa chọn. Bởi khi quyết định sử dụng một phần mềm nào đó, cần cân đối giữa rất nhiều yếu tố, từ khả năng đáp ứng yêu cầu, đến chi phí và sự an toàn dữ liệu.
Trong bài viết này, DEHA Vietnam sẽ cung cấp những chỉ dẫn dễ hiểu, để hướng dẫn nhà quản lý có thể dễ dàng lựa chọn một phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất đúng nhu cầu.
Doanh nghiệp sản xuất cần những phần mềm quản lý riêng biệt
Đây là một điều chắc chắn!
Khác với những doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp sản xuất có một đặc thù riêng về vận hành khiến nó cần một phần mềm quản lý chuyên biệt. Thậm chí, với từng doanh nghiệp sản xuất, quy trình vận hành cũng sẽ có điểm khác nhau, dẫn đến những phần mềm quản lý được thiết kế sẵn theo tiêu chuẩn sẽ khó đáp ứng vì khả năng tùy chỉnh bị hạn chế.
Khi hiểu được điều này, những nhà quản lý cũng sẽ có những góc tiếp cận thực tế hơn khi đi tìm hiểu những phần mềm quản lý. Và DEHA Vietnam sẽ cung cấp thêm những tiêu chí cần thiết để bạn có thể lựa chọn được một phần mềm quản lý sản xuất phù hợp.
Tiêu chí 1: Đáp ứng nhu cầu cụ thể
Phần mềm cần có các tính năng phù hợp với đặc thù ngành sản xuất của doanh nghiệp như quản lý sản xuất, kiểm soát chất lượng, quản lý kho, quản lý nhân sự, quản lý tài chính, và báo cáo phân tích. Khả năng tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, phần mềm nên có khả năng quản lý đa dạng sản phẩm. Hoặc rất nhiều những nhà máy sản xuất, có nhiều kho hàng đặt ở những nơi khác nhau, với bộ phận quản lý khác nhau, thì yêu cầu phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất phải có khả năng quản lý nhiều kho, trên cùng một hệ thống, kết nối dữ liệu, thuận tiện cho việc truy xuất thông tin và đồng bộ dữ liệu.
Tiêu chí 2: Tích hợp dễ dàng
Luôn luôn quan tâm đến khả năng tích hợp dễ dàng khi quyết định sử dụng bất kỳ một phần mềm nào đó. Nếu doanh nghiệp của bạn hệ đang sử dụng những hệ thống như ERP, CRM, phần mềm kế toán thì hãy luôn đặt câu hỏi phần mềm bạn định sử dụng có tích hợp dễ dàng với những hệ thống quản lý này hay không. Điều này rất quan trọng vì nó sẽ giúp bạn đồng nhất trong quản lý, quản lý trên một hệ thống duy nhất, từ đó giúp kết nối và đồng nhất dữ liệu, tránh sai sót.
Ngoài ra, phần mềm đó cần có thể hỗ trợ các API và giao thức kết nối để dễ dàng trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau, giúp doanh nghiệp tránh được việc phải nhập liệu thủ công.
Tiêu chí 3: Khả năng mở rộng
Đây là một tiêu chí vô cùng quan trọng mà bạn cần làm rõ trước khi quyết định sử dụng bất kỳ một phần mềm quản lý nào. Vì sao lại vậy?
Đầu tiên, bạn cần hiểu mở rộng tính năng của một phần mềm là khả năng mở rộng thêm tính năng mới mà không cần thay thế hệ thống hiện tại, giúp doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp khi có nhu cầu mới.
Tại thời điểm này, có thể doanh nghiệp của bạn chỉ đang có nhu cầu sử dụng những tính năng abc cho phần mềm quản lý doanh nghiệp. Nhưng sau vài năm hoạt động, do quy trình thay đổi mà cần bổ sung thêm các tính năng mới để phù hợp với thực tế… Lúc này, khả năng mở rộng của phần mềm ban đầu bạn sử dụng phải có khả năng mở rộng, bằng cách thiết lập thêm tính năng. Thông thường với những phần mềm dạng Custom Development (thiết kế riêng) sẽ rất linh hoạt trong việc mở rộng tính năng, vì nó được phát triển dành riêng cho một doanh nghiệp, không bị phụ thuộc vào hệ thống chung.
Ngoài ra, khi quy mô doanh nghiệp lớn dần theo thời gian, thì phần mềm bạn lựa chọn cũng cần phải có khả năng phục vụ được từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn. Đây được xem là lựa chọn mang tính tầm nhìn.
Tiêu chí 4: Hỗ trợ và bảo trì
Khi tìm kiếm một phần mềm quản lý nhà máy, bạn cần tìm hiểu rõ đơn vị cung cấp nó có một cơ chế hỗ trợ tốt cho mình hay không? Chế độ bảo trì tần suất như thế nào? Với mức chi phí hàng năm là bao nhiêu?
- Hỗ trợ kỹ thuật: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp, đảm bảo giải quyết các vấn đề kỹ thuật kịp thời.
- Cập nhật và bảo trì: Phần mềm cần được cập nhật thường xuyên để cải thiện hiệu năng, bảo mật và bổ sung tính năng mới. Dịch vụ bảo trì giúp đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định.
Tiêu chí 5: Chi phí hợp lý
Vậy thế nào là hợp lý khi đầu tư mua phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất. Con số sẽ rất khác nhau ở mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là một vài thông tin bạn có thể tham khảo khi đề cập tới vấn đề chi phí được phân chia theo quy mô.
Doanh nghiệp sản xuất nhỏ (SMEs):
- Ngân sách: Từ $10,000 đến $100,000 USD.
- Yếu tố: Tập trung vào các giải pháp cơ bản như website, ứng dụng di động, phần mềm quản lý khách hàng (CRM), và các công cụ tự động hóa quy trình cơ bản.
Doanh nghiệp sản xuất trung bình:
- Ngân sách: Từ $100,000 đến $1,000,000 USD.
- Yếu tố: Bao gồm hệ thống ERP, tích hợp dữ liệu, các giải pháp đám mây, an ninh mạng, và các dịch vụ tư vấn chiến lược.
Tập đoàn sản xuất lớn:
- Ngân sách: Trên $1,000,000 USD.
- Yếu tố: Các giải pháp toàn diện bao gồm trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), Internet of Things (IoT), và các dự án đổi mới công nghệ tiên tiến.
Chi phí để đưa một phần mềm quản lý sản xuất vào doanh nghiệp sử dụng sẽ bao gồm những loại chi phí sau, bạn cần tìm hiểu để có cái nhìn bao quát:
- Chi phí triển khai: Bao gồm chi phí mua bản quyền phần mềm, cài đặt và đào tạo nhân viên. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo chi phí hợp lý và phù hợp với ngân sách.
- Chi phí duy trì: Chi phí hàng tháng hoặc hàng năm cho việc duy trì và sử dụng phần mềm, bao gồm các chi phí liên quan đến hỗ trợ và bảo trì.
- Chi phí nâng cấp: Xem xét chi phí khi cần nâng cấp phần mềm để bổ sung tính năng mới hoặc mở rộng quy mô sử dụng.
Phân loại phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất
Dựa vào đặc thù về cách thức phát triển, cũng như đặc tính về sự tuỳ chỉnh mà phần mềm nói chung và phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất nói riêng trên thị trường đang cung cấp 3 loại sau đây:
Phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất dạng đóng gói sẵn (SaaS – Software as a Service)
Là một dịch vụ phần mềm đóng gói sẵn, được cung cấp tới người dùng cuối dựa trên công nghệ đám mây. Để sử dụng dịch vụ này, chúng ta sẽ mua tài khoản, trả tiền theo tháng hoặc theo năm. Những doanh nghiệp có quy mô dưới 50 nhân sự sẽ phù hợp sử dụng loại hình này.
Ưu điểm:
- Chi phí ban đầu thấp
- Thời gian tiếp nhận, sử dụng dịch vụ nhanh
- Ứng dụng này đã được nghiên cứu, thử nghiệm ở nhiều doanh nghiệp, nên nó là tiêu chuẩn
Nhược điểm:
- Đối với những doanh nghiệp đặc thù, không theo chuẩn, thì không dùng được ứng dụng này
- Nếu duy trì sử dụng trong thời gian dài khoảng 3 năm, thì chi phí cũng sẽ là rất lớn và sẽ là gánh nặng chi phí khi số user cần tăng lên.
- Vì ứng dụng này cung cấp cho nhiều bên nên họ không tuỳ chỉnh được theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp
- Có nguy cơ rò rỉ những dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng vì dữ liệu này không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, mà được lưu trữ trên đám mây, thuộc sở hữu của chủ ứng dụng.
Một vài phần mềm tiêu biểu:
- SAP ERP
- Odoo
- Microsoft 365
- SYSPRO
- Oracle NetSuite
Phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất dạng may đo riêng (Custom Development)
Là ứng dụng được thiết kế riêng, phát triển riêng cho một doanh nghiệp cụ thể. Với những doanh nghiệp có trên 50 nhân sự thì nên sử dụng loại hình này.
Ưu điểm:
- Đúng nhu cầu, đúng hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp
- Không giới hạn user
- Doanh nghiệp sở hữu hệ thống, dữ liệu, nên đảm bảo về bảo mật thông tin
- Tiết kiệm chi phí khi doanh nghiệp sử dụng trong thời gian dài, không bị gia tăng chi phí khi số lượng user tăng lên
Nhược điểm:
- Chi phí setup ban đầu cao
- Mất nhiều thời gian để triển khai, xây dựng hệ thống
- Vì sở hữu hệ thống nên doanh nghiệp cần duy trì chi phí trì hệ thống
Một vài đơn vị cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm dạng may đo tiêu biểu:
- CMC
- FPT
- Rikkeisoft
- TMA Solutions
- SotaTek
- Savvycom
- DEHA Vietnam
Để tìm hiểu kỹ hơn về từng đơn vị này, xem công ty mình sẽ nên lựa chọn công ty nào làm đối tác công nghệ, bạn có thể tham khảo bài viết Phân tích 10 công ty cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất ở mục số 4 mà chúng tôi đã cung cấp nhé!
Phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất dạng Lowcode
Một phương pháp phát triển ứng dụng thông qua giao diện trực quan (kéo thả) để tạo ra ứng dụng nhanh chóng.
Ưu điểm:
- Ai cũng có thể phát triển ứng dụng mà không cần biết về code
- Rút ngắn thời gian phát triển ứng dụng
Nhược điểm:
- Thiếu khả năng chịu tải, bảo trì, mở rộng
- Bị phụ thuộc vào một nền tảng cụ thể, mất kiểm soát về hệ thống, khó chuyển đổi sang nền tảng khác.
Với mỗi một loại phần mềm sẽ có những đơn vị cung cấp tiêu biểu. Dưới đây là những phân tích cụ thể để bạn có thêm cơ sở để lựa chọn.
Một vài phần mềm tiêu biểu:
- Zoho
- Appian
- Mendix
- OutSystems
Phần mềm quản lý sản xuất hiện đang có rất nhiều lựa chọn. Sẽ không bao giờ có một phần mềm tốt nhất mà chỉ có một phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn dựa trên 5 tiêu chí chúng tôi đã chia sẻ. Hãy tìm hiểu thật kỹ để có những lựa chọn chính xác nhé! Chúc bạn sớm tìm được một phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất phù hợp để nhanh chóng chuyển đổi số, bắt kịp xu hướng của thời đại 4.0.
