Tổng hợp các phương pháp quản lý hàng tồn kho được ưa chuộng
Tổng hợp các phương pháp quản lý hàng tồn kho được ưa chuộng
Nội dung
Việc quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Điều này đặt ra câu hỏi về cách tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa để phục vụ khách hàng mà không bị thiếu hoặc thừa. Trong bài viết này, Deha Việt Nam sẽ tổng hợp các phương pháp quản lý hàng tồn kho được ưa chuộng nhất hiện nay, bạn hãy tham khảo nhé.
Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa
Có bao nhiêu phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện nay?
Mức tồn kho tối thiểu đề cập đến số lượng hàng hóa tối thiểu mà bạn nên luôn sẵn sàng cung cấp cho khách hàng bất kể lúc nào. Nó giúp bạn dễ dàng xác định thời điểm cần nhập thêm hàng và số lượng cần thêm. Mức tồn kho tối đa, ngược lại, là số lượng hàng hóa tối đa trong kho mà bạn cần hạn chế để tránh việc thừa hàng và tiêu tốn vốn không cần thiết.
Mức tồn kho lý tưởng không phải là một con số cố định mà sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại sản phẩm, tần suất bán hàng và khoảng thời gian giữa các đợt nhập hàng. Để thiết lập mức tồn kho hiệu quả, bạn cần tiến hành phân tích và nghiên cứu kỹ lưỡng.
Điều này cũng đòi hỏi sự giám sát thường xuyên, kiểm tra và điều chỉnh định kỳ trong suốt năm để đảm bảo rằng mức tồn kho luôn phù hợp với tình hình thời điểm và nhu cầu của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước xuất trước
Phương pháp nhập trước xuất trước
Trong việc quản lý hàng tồn kho, nguyên tắc “Nhập trước Xuất trước” (FIFO) đóng một vai trò quan trọng và đặc biệt cần thiết, đặc biệt đối với những ngành nghề có sản phẩm dễ hư hỏng như thực phẩm, mỹ phẩm, và dược phẩm. FIFO đơn giản là việc sử dụng sản phẩm được nhập trước đầu tiên trước khi sử dụng sản phẩm mới.
Một ví dụ đơn giản về cách FIFO hoạt động là khi bạn sắp xếp hàng hóa trong kho của mình theo thứ tự theo nguyên tắc nhập trước. Điều này đảm bảo rằng sản phẩm có ngày sản xuất sớm nhất và hạn sử dụng còn lâu nhất sẽ được sử dụng trước. Điều này giúp tránh lãng phí hàng hóa bởi vì sản phẩm cũ sẽ không bị hết hạn hoặc bao bì hỏng trước khi được sử dụng.
Nguyên tắc FIFO không chỉ giúp quản lý nguồn hàng và giá cả tốt hơn mà còn giảm thiểu sự lãng phí và giúp duy trì chất lượng hàng hoá. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ lợi ích tài chính và danh tiếng của doanh nghiệp, đặc biệt khi sản phẩm phụ thuộc vào yếu tố thời gian và bảo quản.
Quản lý kho hàng hiệu quả nhờ kiểm kê thường xuyên
Kiểm kê thường xuyên đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình kiểm kê được chia thành các dạng khác nhau:
Kiểm kê vật lý
Kiểm kê vật lý là việc đếm tất cả hàng tồn kho của bạn cùng một lúc, thường diễn ra vào cuối năm, liên quan đến kế toán và nộp thuế thu nhập của doanh nghiệp. Ưu điểm của kiểm kê vật lý là tính xác thực cao, giúp xác định số lượng hàng tồn kho một cách chính xác. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, và việc này rất tốn thời gian và công sức.
Kiểm kê tại chỗ
Kiểm kê tại chỗ là việc chọn một sản phẩm cụ thể và tiến hành kiểm kê số lượng, sau đó so sánh với số lượng thực tế. Kiểm kê tại chỗ thường được thực hiện để xác định liệu hàng hoá có được bán chạy hay không.
Ưu điểm của phương pháp này là xác định lượng hàng tồn kho liên tục, bất kỳ thời điểm nào. Tuy nhiên, nó đòi hỏi nhiều nhân sự, thời gian, và tăng khối lượng công việc của bộ phận kế toán.
Kiểm kê theo chu kỳ
Kiểm kê theo chu kỳ là việc lên kế hoạch thời gian kiểm hàng một cách cụ thể, ví dụ từng quý, nửa năm, hoặc cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp. Ưu điểm của phương pháp này là công việc tập trung vào một thời điểm nhất định, giúp giảm thời gian và công sức so với kiểm kê vật lý. Tuy nhiên, nhược điểm là thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kê khá lâu, dẫn đến khó khảo sát tình hình và phát hiện vấn đề sơ sót nếu có.
Mã hóa vật tư/ hàng hóa
Mã hóa vật tư và hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong quản lý hàng tồn kho của mọi doanh nghiệp, bất kể ngành nghề nào. Lý do cho điều này là rất đơn giản: một sản phẩm có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau, và việc thống nhất bộ mã giúp tránh trùng lặp và sai sót không cần thiết.
Tuy nhiên, việc mã hoá không phải lúc nào cũng đơn giản. Nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm mức độ chi tiết yêu cầu trong quản lý thông tin, thói quen của người sử dụng, và cơ chế kiểm soát việc sử dụng mã hoá.
Không có một bộ mã hoá khoa học có thể áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Thay vào đó, mỗi doanh nghiệp cần phải nắm vững yêu cầu quản lý của riêng họ và đặc tính của sản phẩm để xác định tính khoa học của bộ mã hoá.
Sự linh hoạt và sáng tạo trong việc thiết lập mã hoá là điều quan trọng. Mã hoá không chỉ giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà còn đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ và truy xuất một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh trong thị trường.
Quy trình quản lý kho hiệu quả bằng thiết lập thứ tự ưu tiên
Một trong những cách quản lý kho hiệu quả là thiết lập thứ tự ưu tiên cho các loại hàng hoá và vật tư khác nhau. Điều này là cực kỳ quan trọng bởi vì mỗi loại sản phẩm thường có thời hạn sử dụng khác nhau, yêu cầu chất lượng và giá trị khác nhau, cũng như tần suất bán hàng khác nhau.
Một cách thông thường để thiết lập thứ tự ưu tiên là sử dụng hệ thống phân loại ABC:
Loại A: Sản phẩm giá trị cao với tần suất bán hàng thấp. Loại này đòi hỏi sự chú ý thường xuyên vì chúng tác động lớn đến tài chính doanh nghiệp và cần được quản lý một cách cẩn thận.
Loại B: Sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán hàng vừa phải. Đây có thể là loại trung bình mà bạn cần theo dõi để đảm bảo rằng không có sự trễ trong cung cấp hoặc sự thiếu hụt.
Loại C: Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán hàng cao. Loại này có tác động tài chính thấp hơn và thường được quay vòng nhanh chóng.
Thiết lập thứ tự ưu tiên giúp doanh nghiệp quyết định nơi tập trung sự chú ý và tài nguyên của mình. Nó giúp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho bằng cách đảm bảo rằng những sản phẩm quan trọng nhất luôn có sẵn, trong khi cắt giảm lãng phí cho những sản phẩm ít quan trọng hơn.
Quản lý hàng tồn kho bằng phương pháp dự báo
Dự báo là một phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Để đảm bảo rằng bạn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của thị trường, bạn cần xác định một số yếu tố quan trọng như sau:
Xu hướng trên thị trường
Theo dõi xu hướng trên thị trường giúp bạn dự đoán sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng. Nắm bắt xu hướng sẽ giúp bạn điều chỉnh tồn kho dựa trên sự thay đổi này.
Doanh số bán hàng so sánh trong cùng thời kỳ giữa các năm
So sánh doanh số bán hàng trong các kỳ trước giúp bạn xác định sự biến động trong nhu cầu và ước tính sự tăng trưởng hoặc suy giảm trong tương lai.
Tốc độ tăng trưởng
Đánh giá tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp và thị trường sẽ giúp bạn dự đoán cung cầu trong tương lai.
Đảm bảo đơn hàng
Phương pháp này giúp đảm bảo bạn luôn có hàng sẵn sàng để đáp ứng đơn hàng là quan trọng. Dự báo đơn hàng dựa trên lịch sử đặt hàng trước có thể giúp bạn cân nhắc số lượng tồn kho cần thiết.
Tính thời vụ và nền kinh tế nói chung
Các yếu tố thời vụ và tình hình kinh tế tổng quan có thể ảnh hưởng đến cung cầu hàng hóa. Ví dụ, hàng hóa mùa hè và mùa đông có nhu cầu khác nhau.
Chương trình khuyến mãi và kế hoạch quảng cáo
Các chương trình khuyến mãi và quảng cáo có thể tạo ra đợt tăng cầu tạm thời. Dự đoán các chiến dịch quảng cáo và khuyến mãi có thể giúp bạn điều chỉnh tồn kho một cách hiệu quả.
Quản lý hàng tồn kho là một phần không thể thiếu của kinh doanh, và cách bạn tiếp cận nó có thể làm sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn. Việc tổng hợp các phương pháp quản lý hàng tồn kho như trên có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tối ưu hóa hoạt động của mình. Deha Việt Nam khuyên bạn đừng ngần ngại học hỏi và sử dụng tri thức để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
