Phần mềm ERP là gì? Mang lại lợi ích nào cho doanh nghiệp?
Phần mềm ERP là gì? Mang lại lợi ích nào cho doanh nghiệp?
Nội dung
Đối mặt với sự phức tạp của môi trường kinh doanh ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp để cải thiện quản lý và tối ưu hóa hoạt động. Phần mềm ERP nổi lên như một công cụ mạnh mẽ để giải quyết những thách thức này. Vậy ERP là gì? và chúng sẽ đem lại gì cho doanh nghiệp. Qua bài viết này, Deha Việt Nam sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng và lợi ích của ERP là gì với doanh nghiệp.
ERP là gì?
ERP, hay còn gọi là “Enterprise Resource Planning” là một mô hình công nghệ toàn diện, là một hệ thống tích hợp nhiều công cụ phụ trách toàn diện những chức năng theo nhu cầu của doanh nghiệp bao gồm quản lý nhân sự, tự động hóa thu thập, lưu trữ hay phân tích dữ liệu cũng như tạo liên kết ứng dụng với module có các chức năng khác nhau nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể trong doanh nghiệp.
Khi sử dụng một hệ thống ERP phù hợp sẽ tạo sự thống nhất trong việc lưu trữ dữ liệu từ nhiều lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp từ quản lý nhân sự, sản xuất, hàng tồn kho, điểm bán hàng (POS), quản lý chuỗi cung ứng cho tới cả việc quản lý tài chính, ngân sách.
Các dữ liệu được thu thập sẽ được tập trung lại, giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận cũng như thực hiện những hành động tương tác với dữ liệu cũng như tạo sự tương tác giữa các phòng ban và chức năng khác nhau trong doanh nghiệp.
Phân tích dữ liệu vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.
ERP system có các đặc điểm như thế nào?
Khả năng đồng bộ
ERP có khả năng kết nối và đồng bộ với các phòng ban và quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp với nhau.Điều này có nghĩa rằng mọi thông tin sẽ được đồng nhất theo cùng một quy chuẩn, giúp các nhân viên có thể dễ dàng sử dụng để vận hành trong công việc.Tính hiệu quả sẽ được đánh giá qua ba khía cạnh: công nghệ thông tin (IT), liên kết giữa các phòng ban, và hoạt động doanh nghiệp.
Sự linh hoạt
Hệ thống ERP giúp các phòng ban cập nhật thông tin nhanh chóng để đưa ra các điều chỉnh hợp lý theo thời gian thực tế.Điều này đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc cụ thể và hơn nữa, cơ sở dữ liệu của phần mềm có khả năng chỉnh sửa và được thiết kế linh hoạt để phù hợp với các mô hình sản xuất đặc thù khác nhau.
Kế hoạch cụ thể
Nhờ hoạt động dựa trên nguyên tắc có kế hoạch cụ thể và rõ ràng, từng nhân viên chỉ cần tập trung vào nhiệm vụ chuyên biệt của mình.ERP sẽ có danh sách kế hoạch linh hoạt và được sắp xếp hợp lý nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ theo thời gian được đề ra.
ERP bao gồm những chức năng gì?
Purchase Control (Quản lý mua hàng)
Quản lý mua hàng là cả quá trình vô cùng quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào nhưng vẫn trên thực tế vẫn còn nhiều vấn đề tồn đọng, Hệ thống ERP có thể giải quyết những khó khăn khi có thể lập và quản lý báo giá, hợp đồng, đơn giá trên phần mềm.Nó cũng giúp quản lý công nợ khách hàng và lập báo cáo bán hàng, quản lý công nợ nhà cung cấp và lập báo cáo mua hàng, từ đó có thể tối đa hóa hiệu suất của kế hoạch kinh doanh.
Stock Control (Quản lý hàng tồn kho)
Đối với việc quản lý hàng tồn kho, đây là vấn đề nhức nhối vô cùng đối với các doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng khi có rất nhiều vấn đề còn đó trong kế hoạch quản lý gây ảnh hưởng lớn tới chuỗi cung ứng.ERP có nhiệm vụ quản lý nhập/xuất/tồn kho, tạo báo tại chỗ hay có thể quản lý kho bằng nhiều tiêu chí khác nhau sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết được vấn đề đó.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả với ERP.
Accounting – Finance – Economy (Quản lý kế toán – tài chính – kinh tế)
ERP cũng đem đến những giải pháp đối với việc quản lý tài chính, quản lý các dòng tiền đối với doanh nghiệp.Tuy có một số sự khác biệt so với phần mềm kế toán thông thường, nhưng các phần mềm ERP vẫn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách rõ ràng trong mua bán, tiền lương cũng như các công việc liên quan.
Production Planning (Lập kế hoạch sản xuất)
Đối với việc tự động hóa sản xuất, ERP có chức năng riêng biệt hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu và sản xuất, giúp doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất một cách hiệu quả từ đó có thể đánh giá rồi đưa ra phương án sử dụng nguyên liệu, nguồn lực một cách tối ưu nhằm mang lại nhiều hiệu quả nhất.
Management Reporting (Báo cáo quản trị)
Khi mà việc tạo báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng, báo cáo lợi nhuận gộp và lợi nhuận trước thuế cho các sản phẩm hay báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh theo quý hoặc năm đối với các doanh nghiệp còn gặp rất nhiều khó khăn và bất cập.ERP mang đến giải pháp toàn diện cho tình trạng ấy với khả năng tự động hóa thu thập thông tin, phân tích dữ liệu thông minh và rõ ràng.Với giải pháp ERP phù hợp, từ đó có thể tập trung hơn với các công việc khác từ đó có thể nâng cao được hiệu quả sản xuất và kinh doanh của mình.
Ưu/Nhược điểm của ERP?
Cũng như nhiều giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp khác, ERP cũng có các ưu và nhược điểm nhất định. Deha Việt Nam xin trình bày như sau:
Ưu điểm của ERP là gì?
Hệ thống ERP vô cùng toàn diện khi được tích hợp nhiều phần mềm và chức năng khác nhau nhưng chỉ gói gọn trong một nền tảng duy nhất.Điều này giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình kinh doanh từ mua hàng, sản xuất, đến quản lý tài chính và kế toán trên cùng một hệ thống vậy nên vẫn đảm bảo được tính nhất quán trong quản lý
Thông tin được cập nhật theo thời gian thực điều này giúp doanh nghiệp theo dõi các hoạt động và quy trình ngay lập tức.Điều này giúp cải thiện quá trình ra quyết định và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Không chỉ vậy, ERP cũng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách loại bỏ các hoạt động không cần thiết, giảm thời gian và nguồn lực cần thiết cho từng quy trình.
ERP cung cấp dữ liệu lịch sử và thông tin thời gian thực, giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, tồn kho và sản xuất một cách chính xác hơn.
Nhược điểm của ERP là gì?
Nhưng triển khai và vận hành hệ thống ERP có thể gặp phải một vài khó khăn nhất định về tài chính và thời gian.Doanh nghiệp sẽ cần phải chi trả cho việc mua bản quyền phần mềm, tùy chỉnh cũng như đào tạo nhân viên.
Triển khai hệ thống ERP tuy không quá phức tạp nhưng cũng yêu cầu một chút sự tương tác giữa nhân viên và quản lý và việc thiếu sự chuẩn bị và quản lý triển khai có thể không tận dụng được tối đa được những lợi ích ERP mang lại.
Và cuối cùng hệ thống ERP chứa nhiều thông tin quan trọng về doanh nghiệp.Bảo mật thông tin trở thành mối quan tâm lớn khi đây chính là lỗ hổng mà các hacker hướng đến ở những hệ thống ERP cũ.Nhược điểm này có thể được khắc phục đối với hệ thống ERP thông minh như Syspro. Đối với Syspro, hệ thống ERP này được trang bị hệ thống bảo mật, bảo vệ thông tin dữ liệu một cách cá nhân hóa và có thể thay đổi linh hoạt đảm bảo tính an toàn của thông tin đặc biệt với cấp quản lý.
Syspro là giải pháp cho vấn đề bảo mật cho doanh nghiệp.
Trên đây là các thông tin tổng quát để trả lời câu hỏi “ERP là gì” giúp cho bạn dễ hình dung nhất đặc biệt là trong cuộc cách mạng công nghệ hiện nay, việc sử dụng hệ thống ERP là một bước vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình và tăng cường hiệu suất. Tuy nhiên, kỷ luật và cẩn thận trong việc triển khai ERP cũng vô cùng nhạy cảm và tối quan trọng.Deha Việt Nam luôn luôn đề cao trải nghiệm của khách hàng, nếu có thắc mắc, bạn có thể liên hệ trực tiếp để được các chuyên gia tư vấn miễn phí nhé!
