Triển khai phần mềm ERP có thể xem như một bước tiến vượt bậc trong quá trình phát triển doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp tổ chức tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, mà còn mang lại sự hiệu quả và hiện đại hóa quy trình. Tuy nhiên, quy trình triển khai không hề đơn giản và đòi hỏi một kế hoạch rõ ràng. Trong bài viết này, Deha Việt Nam sẽ giúp bạn tìm hiểu về quy trình 7 bước triển khai phần mềm ERP doanh nghiệp và cách tiếp cận nó một cách chi tiết.
Bước 1: Tìm hiểu, xác định rõ doanh nghiệp cần gì
Tìm hiểu về vấn đề mắc phải
Bước đầu tiên trong quá trình triển khai ERP đòi hỏi một sự hiểu biết rõ ràng về tình hình kinh doanh hiện tại của tổ chức. Đây không chỉ đơn giản là việc đánh giá, mà còn cần thấu hiểu những thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt, khối lượng công việc cụ thể và nhu cầu cần phải giải quyết bởi các bộ phận trong công ty.
Bước quan trọng này không chỉ xác định mục tiêu của dự án, mà còn giúp thiết lập phạm vi cụ thể và hiểu rõ hơn về những điều doanh nghiệp cần từ giải pháp ERP. Triển khai ERP đúng cách có thể đem lại những lợi ích đáng kể nhưng nó còn yêu cầu một chuẩn bị cẩn thận và đầy đủ.
Bước 2: Chọn giải pháp phần mềm ERP doanh nghiệp phù hợp
Tìm hiểu và lựa chọn hệ thống ERP phù hợp
Việc chọn lựa nhà cung cấp phần mềm ERP là một quyết định quan trọng và nó đòi hỏi sự xem xét cẩn thận. Khi tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét một loạt các yếu tố quan trọng.
Quý doanh nghiệp hãy trả lời các câu hỏi như:
Giải pháp ERP này có thể định hình và nâng cao lợi thế cạnh tranh của công ty chăng?
Nó có khả năng giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
Điều này phù hợp với văn hóa của tổ chức và mô hình hoạt động kinh doanh hiện tại hay không?
Phần mềm ERP doanh nghiệp phù hợp chính là phần mềm có thể đáp ứng được các câu hỏi trên. Lựa chọn nhà cung cấp ERP là một quá trình quan trọng và nó nên được thực hiện dưới sự cân nhắc kỹ lưỡng của nhóm dự án và ban quản lý.
Bước 3: Cài đặt hệ thống ERP
Cài đặt phần mềm
Cài đặt phần mềm ERP là một trong những bước quan trọng của quá trình triển khai. Đây là giai đoạn mà phần mềm sẽ được tích hợp vào môi trường kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.
Việc này yêu cầu một sự cẩn trọng tối đa để đảm bảo tích hợp diễn ra suôn sẻ và không gây gián đoạn cho hoạt động kinh doanh. Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng hiện tại và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống trong tương lai.
Bước 4: Nạp dữ liệu hoặc dời dữ liệu
Di chuyển dữ liệu là một quá trình quan trọng trong việc chuyển đổi sang hệ thống ERP mới. Doanh nghiệp thường lưu trữ dữ liệu ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Trước khi di chuyển, bạn cần đảm bảo rằng dữ liệu đã được xem xét, đồng nhất, và loại bỏ thông tin không còn cần thiết. Sau đó, nhà cung ứng phần mềm sẽ đảm bảo việc di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới được thực hiện một cách chính xác và an toàn.
Bước 5: Chạy thử phần mềm
Sau khi hoàn thành việc cài đặt và di chuyển dữ liệu, quá trình thử nghiệm là bước quan trọng tiếp theo. Người dùng sẽ có cơ hội tham gia và kiểm tra xem các quy trình kinh doanh diễn ra đúng cách giữa các bộ phận hay chưa.
Những điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách chính xác trước khi triển khai chính thức, giúp tránh sai sót không đáng có và gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 6: Đào tạo sử dụng cho nhân viên
Đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho nhân viên
Trên thực tế, có đến 56% nguyên nhân gây ra sự gián đoạn trong hoạt động doanh nghiệp sau triển khai ERP có liên quan đến việc đào tạo. Khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, việc đào tạo cho đội ngũ nhân sự cách sử dụng ERP thực hành là vô cùng cần thiết.
Quá trình này đòi hỏi thời gian và nỗ lực từ cả doanh nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp phần mềm có thể cung cấp hỗ trợ đào tạo thông qua các khóa học trực tiếp hoặc trực tuyến. Phí đào tạo có thể được bao gồm trong gói mua phần mềm hoặc có thể là một khoản phí bổ sung. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả, nên thảo luận và thỏa thuận với nhà cung cấp về vấn đề đào tạo
Bước 7: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP
Hệ thống ERP chỉ thực sự hiệu quả và có giá trị lâu dài khi doanh nghiệp không ngừng đầu tư và cải thiện nó. Vì vậy, cần thiết phải định kỳ kiểm tra phần mềm, ít nhất mỗi năm một lần.
Điều này giúp doanh nghiệp xác định những điểm cần thay đổi và chức năng nào cần được bổ sung để tận dụng tối đa lợi ích từ phần mềm quản lý doanh nghiệp của mình. Điều này đồng nghĩa với việc duy trì sự linh hoạt và khả năng thích nghi với sự thay đổi liên tục trong môi trường kinh doanh.
Việc chọn lựa nhà cung cấp phần mềm ERP doanh nghiệp là một quyết định đúng đắn cho thời đại kỹ thuật số ngày nay. Bạn hãy thực hiện nghiên cứu cẩn thận và tham khảo nhiều tùy chọn trước khi đưa ra quyết định chọn nhà cung ứng ERP nào nhé. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhé!
