Phần mềm ERP khác với phần mềm kế toán như thế nào?

Khi nói đến phần mềm ERP cho doanh nghiệp và phần mềm kế toán, nhiều người có thể nhầm lẫn giữa chúng. Mặc dù cả hai đều liên quan đến quản lý tài chính trong doanh nghiệp nhưng chúng có những khía cạnh riêng biệt. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán và cách chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Tìm hiểu về ERP? Đặc điểm của ERP?

Phần mềm ERP là một giải pháp quản lý doanh nghiệp tích hợp được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý hiệu quả và tối ưu hóa tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Phần mềm ERP sẽ có đặc điểm như sau

Tích hợp toàn diện

ERP là một giải pháp tích hợp, cho phép tổng hợp toàn bộ thông tin và quá trình của một doanh nghiệp thành một hệ thống duy nhất. Thay vì sử dụng nhiều ứng dụng riêng lẻ, ERP kết hợp tất cả chức năng từ quản lý tài chính, quản lý nguồn lực, quản lý chuỗi cung ứng đến quản lý sản xuất và hơn thế nữa.

Tối ưu hóa quy trình

ERP giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách áp dụng quy tắc và quy trình chuẩn. Điều này giúp làm giảm thời gian và công sức cần thiết cho các công việc, cũng như giảm nguy cơ sai sót.

Tính linh hoạt

Phần mềm ERP có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Người dùng có thể điều chỉnh cấu trúc hệ thống và quy trình để phản ánh đúng mô hình hoạt động kinh doanh của họ.

Tích hợp dữ liệu

ERP cho phép tổng hợp và chia sẻ dữ liệu trực tiếp giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Điều này giúp loại bỏ sự tách rời giữa các bộ phận và tạo ra một nguồn thông tin duy nhất cho toàn bộ công ty.

Tăng hiệu suất

Bằng cách tối ưu hóa quy trình và tăng tích hợp, ERP có khả năng giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất và sự linh hoạt. Điều này giúp làm giảm thời gian tồn đọng, tăng sự thích ứng với thay đổi và cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên thông tin thời gian thực.

Bảo mật

ERP thường đi kèm với các tính năng bảo mật mạnh mẽ, đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng và nhạy cảm được bảo vệ khỏi các mối đe dọa mạng và truy cập trái phép.

Tóm lại, Phần mềm ERP chính một giải pháp quản lý toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, tăng cường tích hợp và tạo ra sự hiệu quả trong quản lý tài chính và hoạt động.

Điểm chung của phần mềm ERP và phần mềm kế toán

Phần mềm ERP và phần mềm kế toán đều có vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và tài chính của một doanh nghiệp. Vậy tại sao lại có nhiều người nhầm lẫn giữa chúng?

Quản lý tài chính

Cả ERP và phần mềm kế toán đều cho phép doanh nghiệp quản lý tài chính của họ. Chúng ghi nhận các giao dịch tài chính, bao gồm thu, chi, lập báo cáo tài chính, và theo dõi các khoản thu, nợ.

Tự động hóa quy trình kế toán

Cả ERP và phần mềm kế toán giúp tự động hóa nhiều quy trình kế toán, từ việc nhập dữ liệu cho đến xử lý các giao dịch kế toán. Điều này giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

Tạo báo cáo

Cả hai loại phần mềm này cho phép tạo ra các báo cáo quan trọng về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh. Chúng cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá hiệu suất doanh nghiệp.

Xác minh tuân thủ quy định kế toán

Cả ERP và phần mềm kế toán giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân theo các quy định và tiêu chuẩn kế toán hiện hành, giúp tránh việc vi phạm luật pháp và kiểm toán không đạt yêu cầu.

Tích hợp dữ liệu

Cả hai loại phần mềm này có khả năng tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này giúp làm cho thông tin dễ dàng truy cập và cập nhật.

Phần mềm ERP doanh nghiệp và phần mềm kế toán khác nhau như thế nào?

Cách thức hoạt động

Phần mềm kế toán hoạt động dựa trên các số liệu đầu vào, phản ánh tình hình kế toán và tài chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như giao dịch mua bán hàng hoá, quản lý tiền mặt, và ghi nhận giao dịch tiền gửi. Nó có thể bao gồm cả các chức năng của phần mềm quản trị kho.

Trong khi đó, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) thực hiện công việc lập kế hoạch và điều hành để tạo ra các hoạt động toàn diện của doanh nghiệp.

Quản lý số liệu

Phần mềm ERP không chỉ quản lý các số liệu trên phiếu xuất vật tư, mà còn liên quan đến việc xác định nguyên nhân và nguồn gốc của những số liệu này. Ví dụ, nó có thể theo dõi lý do tại sao có các số liệu trên phiếu xuất và tạo liên kết giữa các giao dịch. Trong khi đó, phần mềm kế toán thường chỉ sử dụng các số liệu có sẵn trên phiếu xuất để quản lý tồn kho và tạo các báo cáo thống kê.

Giải pháp ERP có khả năng kiểm soát các số liệu trên phiếu xuất vật tư theo một quy trình hoặc quy tắc nhất định, trong khi phần mềm kế toán thường không có tính năng này. 

Ví dụ, với giải pháp ERP, số lượng vật tư xuất phải nằm trong giới hạn định mức vật tư cho sản phẩm, và số lượng sản phẩm phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất. Trong khi đó, phần mềm kế toán kho chỉ quản lý số lượng vật tư dựa trên thông tin sẵn có trên phiếu xuất, mà không có kiểm soát nghiêm ngặt hơn về quy trình hoặc quy tắc.

Vì vậy, mặc dù cả hai loại phần mềm đều hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, phần mềm ERP có khả năng quản lý và tối ưu hóa mọi khía cạnh của hoạt động doanh nghiệp trong khi phần mềm kế toán tập trung vào khía cạnh tài chính và kế toán cụ thể. Sự lựa chọn giữa hai loại phần mềm phụ thuộc vào mục tiêu và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Nếu bạn cần giải đáp thêm thắc mắc, Deha Việt Nam sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn cho bạn giải pháp phù hợp nhất.

Xem thêm:

Mô hình ERP giúp nâng cao hiệu suất doanh nghiệp như thế nào?