Sẵn sàng hồ sơ audit khách hàng, truy xuất bằng chứng nhanh và có hệ thống
DEHA QC và DEHA MES hỗ trợ quản lý hồ sơ chất lượng, kết quả kiểm tra, thay đổi 4M, xử lý 8D và dữ liệu truy xuất lô theo phạm vi triển khai. Bộ phận chất lượng có thể tra cứu bằng chứng theo sản phẩm, lô hoặc thời gian, đồng thời đối chiếu với danh mục yêu cầu của từng khách hàng khi chuẩn bị đánh giá.
| Yêu cầu | Hồ sơ trên hệ thống | |
|---|---|---|
| Truy xuất lô thành phẩm | Truy xuất xuôi, ngược theo lô | Sẵn sàng |
| Hồ sơ thay đổi 4M | Sổ 4M, 12 thay đổi năm 2026 | Sẵn sàng |
| Báo cáo 8D đã đóng | 5 báo cáo, kèm bằng chứng | Sẵn sàng |
| Hồ sơ hiệu chuẩn dụng cụ đo | Phòng chất lượng đang giữ | Bổ sung |
Vì sao điều này quan trọng?
Khi hồ sơ được lưu trên giấy hoặc phân tán ở nhiều hệ thống, việc chuẩn bị audit thường mất nhiều thời gian và dễ thiếu bằng chứng. Tổ chức hồ sơ số theo yêu cầu đánh giá giúp bộ phận chất lượng chủ động kiểm tra mức độ sẵn sàng, xác định tài liệu còn thiếu và giảm công việc tổng hợp thủ công.
Dấu hiệu nhà máy cần triển khai
Mỗi đợt audit phải huy động nhiều bộ phận để tìm kiếm và tổng hợp hồ sơ.
Tập hợp hồ sơ từ nhiều bộ phận.
Hồ sơ giấy thất lạc
Không tìm lại được kết quả kiểm tra cũ.
Khó truy xuất đầy đủ hồ sơ khi khách hàng chọn ngẫu nhiên một lô sản xuất để kiểm tra.
Khách chọn ngẫu nhiên một lô để kiểm tra.
Khách mới, tiêu chuẩn cao hơn
Điều kiện để được chọn làm nhà cung cấp.
Cách làm
Thời gian được xác định sau khi rà soát danh mục yêu cầu của khách hàng; ưu tiên phần cần cho lần audit gần nhất.
Đặt lịch đánh giá nhà máy 3 ngày →Bàn giao
Danh mục yêu cầu audit được liên kết với hồ sơ và bằng chứng tương ứng, giúp theo dõi hạng mục còn thiếu.
Từng yêu cầu với bằng chứng tương ứng.
Hồ sơ số
Tra theo lô, sản phẩm, thời gian.
Quy trình lấy hồ sơ
Ai lấy, lấy ở đâu, trong bao lâu.
Tích hợp với hệ thống đang có
| Đang dùng | Cách làm |
|---|---|
| Excel, chưa có phần mềm | Bắt đầu với truy xuất lô trên DEHA MES; bổ sung DEHA QC cho hồ sơ kiểm tra |
| Phần mềm kế toán đang dùng | Giữ nguyên phần mềm kế toán; đồng bộ danh mục, đơn hàng, số liệu nhập xuất |
| ERP khác | Kết nối hai chiều theo phạm vi thống nhất khi đánh giá |
| IFS Cloud | Dùng chức năng sẵn có của IFS Cloud nếu đủ; bổ sung DEHA MES, DEHA QC ở xưởng khi cần |
Câu hỏi thường gặp
DEHA có làm thay phòng chất lượng không?
Không. DEHA cung cấp hệ thống và hỗ trợ, phòng chất lượng vẫn là chủ hồ sơ.
Lịch audit đã cận kề thì nên chuẩn bị gì trước?
Ưu tiên hạng mục khách hàng thường yêu cầu, phần còn lại thực hiện sau.
Có quản lý yêu cầu audit của nhiều khách hàng không?
Có, mỗi khách một bảng đối chiếu.
Xử lý hồ sơ giấy cũ thế nào?
Ưu tiên số hóa trước các hồ sơ mà đoàn đánh giá thường yêu cầu.
Hồ sơ hiệu chuẩn dụng cụ đo có trên hệ thống không?
Có. DEHA QC lưu lịch và chứng nhận hiệu chuẩn của từng dụng cụ đo, gắn với kết quả đo đã dùng dụng cụ đó.
Nhà máy cung cấp cho tập đoàn FDI?
Truy xuất lô, báo trước thay đổi 4M, trả lời 8D đúng hạn và chuẩn bị audit trên cùng một lộ trình.
Nhà cung cấp cho tập đoàn FDI
Nhà máy cung cấp cho tập đoàn FDI: truy xuất ngược lô lỗi về nguyên liệu, máy, ca.
Xem chi tiết →Chuẩn bị và người tham gia
- Danh mục yêu cầu audit của khách
- Báo cáo audit lần trước, nếu có
- Danh sách hồ sơ đang lưu giấy
- Lịch audit sắp tới
| Vai trò | Việc |
|---|---|
| Trưởng phòng chất lượng | Chủ hồ sơ |
| Thủ kho, sản xuất | Dữ liệu lô, công đoạn |
| Bảo trì | Hồ sơ thiết bị |
| IT | Phân quyền truy cập hồ sơ |
Chỉ số đo kết quả
Đo các chỉ số này trước khi triển khai và sau khi vận hành ổn định, cùng một cách tính. Mục tiêu cụ thể được thống nhất sau buổi đánh giá.
Nội dung cập nhật tháng 10/2026.
Bài toán này đang tốn của nhà máy bao nhiêu?
Đánh giá nhà máy 3 ngày: đo hiện trạng tại xưởng, xác định việc cần làm trước và chi phí ước tính.