Đầu tư thông minh hơn nhờ 5 yếu tố định hình chi phí ERP

Triển khai ERP là một bước chuyển mình lớn của doanh nghiệp đòi hỏi sự đầu tư, chuẩn bị kỹ lưỡng về ngân sách. Chi phí ERP không chỉ có giá bán từ nhà cung cấp mà bao gồm cả chi phí triển khai, vận hành. Bài viết này phân tích 5 yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến chi phí triển khai ERP, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách chi tiết và tránh những rủi ro không đáng có.

Chi phí ERP dành cho doanh nghiệp là bao nhiêu?

Trong thực tế, chi phí triển khai hệ thống ERP sẽ luôn cao hơn mức giá ban đầu mà nhà cung cấp đề xuất với doanh nghiệp. Chi phí ERP là tổng chi phí sở hữu bao gồm cả khoản phí trực tiếp và gián tiếp ảnh hưởng đến vòng đời của hệ thống trong suốt quá trình vận hành. Để dễ dàng nắm bắt, tính toán được tổng chi phí sở hữu ERP doanh nghiệp có thể tham khảo công thức đơn giản sau:

Việc tính toán kỹ càng tổng chi phí sở hữu ERP sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh khi lựa chọn các đề xuất hoặc giải pháp đến từ các nhà cung cấp khác nhau. 

Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Không có một con số cố định nào cho chi phí triển khai ERP. Tổng chi phí sở hữu ERP nhiều hay ít sẽ phụ thuộc chính vào 5 yếu tố gồm:

• Phí license;
• Cách thức triển khai;
• Khả năng tùy chỉnh, tích hợp;
• Cơ sở hạ tầng;
• Chi phí đào tạo, duy trì.

Để hiểu rõ hơn về tác động mạnh mẽ của 5 yếu tố trên doanh nghiệp hãy tiếp tục tham khảo kỹ lưỡng các thông tin được đề cập dưới đây.

Phí license

Trong lĩnh vực ERP, phí license được hiểu là khoản chi phí mà doanh nghiệp cần phải trả để có quyền sử dụng hệ thống hoặc phần mềm. Khoản phí này thường sẽ phát sinh với những doanh nghiệp lựa chọn sử dụng giải pháp ERP dạng SaaS tức là các phần mềm được đóng gói sẵn. Còn nếu doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp ERP tuỳ chỉnh thì sẽ không phải đau đầu về chi phí license. 

Phí license thường được tính dựa trên số lượng người dùng và các mô-đun chức năng mà doanh nghiệp sử dụng. Tuỳ vào loại phí license mà doanh nghiệp chọn sẽ quyết định đến phạm vi sử dụng, số lượng tính năng cũng như mức độ linh hoạt của hệ thống ERP. Có 2 loại phí license phổ biến được phần lớn các nhà cung cấp áp dụng: 

• Phí license vĩnh viễn: Đối với phí license vĩnh viễn doanh nghiệp chỉ cần mua phần mềm một lần và có quyền sử dụng nó mãi mãi và chỉ cần bỏ ra một khoản phí nhỏ cho việc bảo trì hàng năm. Đối với chi phí bảo trì doanh nghiệp có thể chọn mua thêm hoặc không. Tuy nhiên nếu cắt bớt khoản chi phí này thì sẽ khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc tiếp cận phiên bản mới hoặc sửa lỗi, hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật, chuyên gia.
• Phí license đăng ký: Khi sử dụng các hệ thống ERP được cấp phép theo dạng đăng ký doanh nghiệp sẽ phải trả một khoản phí định kỳ (theo tháng, quý, năm hoặc một khoảng thời hạn cụ thể) để được cấp phép sử dụng phần mềm. Phí license có thể được tính theo số lượng người dùng hoặc số lượng giao dịch.

Mỗi loại phí sẽ có đặc điểm khác nhau, hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn ở bảng so sánh bên dưới.

Cách thức triển khai hệ thống ERP

Một yếu tố khác cũng có tác động mạnh mẽ đến chi phí triển khai ERP chính là cách thức triển khai hệ thống. Có 2 cách triển khai phổ biến gồm: 

• Hệ thống ERP đóng gói (SaaS): Đây là các gói ERP đã xây dựng sẵn dựa trên các tiêu chuẩn, đặc điểm được xem là tốt nhất và phổ biến nhất của từng ngành. Hệ thống ERP đóng gói thường sử dụng cấu hình chuẩn, thống nhất về giao diện người dùng và có các mô-đun cố định được thiết lập từ trước. Nhờ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định mức phí và thời gian triển khai dự án. 
• Hệ thống ERP tùy chỉnh: Hệ thống ERP tùy chỉnh sẽ được xây dựng dựa theo những yêu cầu, đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. Khi triển khai ERP theo cách truyền thống thì chi phí sẽ được tính toán dựa trên mức độ phức tạp, số lượng mô đun, cấu hình,… mà doanh nghiệp cần. Cách triển khai này cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh sâu rộng, đáp ứng được mọi nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Khả năng tùy chỉnh và tích hợp của hệ thống ERP

Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng tính năng hoặc muốn tích hợp ERP vào hệ thống hiện có thì mức chi phí của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi so với dự trù ban đầu. Chi phí thay đổi xuất phát từ việc doanh nghiệp cần phải thiết kế lại luồng công việc, bổ sung thêm mô-đun hoặc tính năng. Tất cả những thay đổi này đều tiêu tốn rất nhiều nguồn lực của doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia cũng như các lập trình viên do phải dành nhiều thời gian phân tích, chỉnh sửa hệ thống.

Mức thay đổi của chi phí lớn hay nhỏ sẽ phụ thuộc lớn vào số lượng các tùy chọn mô-đun cũng như các trình kết nối. Việc điều chỉnh và tích hợp có thể mang lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và đảm bảo rằng những thay đổi này thực sự tạo ra giá trị lâu dài, xứng đáng với chi phí đầu tư. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nên cân nhắc kỹ lưỡng trong việc lựa chọn đối tác triển khai bởi vì kinh nghiệm và kỹ năng của họ sẽ ảnh hưởng lớn đến chi phí và hiệu quả của dự án.

Lưu trữ và cơ sở hạ tầng ERP

Khi triển khai ERP nếu doanh nghiệp chọn lưu trữ dữ liệu chung trên cơ sở hạ tầng đám mây của nhà cung cấp thì sẽ không phải lo lắng về chi phí lưu trữ cũng như việc lắp đặt cơ sở hạ tầng. Khoản phí liên quan đến việc lưu trữ đều đã được nhà cung cấp xử lý và tính luôn vào chi phí doanh nghiệp thanh toán ban đầu lúc đăng ký. Ngược lại nếu doanh nghiệp chọn giải pháp lưu trữ tại chỗ tức là cài đặt và vận hành hệ thống ERP trên máy chủ và cơ sở hạ tầng CNTT của riêng mình thì chi phí ban đầu sẽ cao hơn do cần phải mua phần cứng, phần mềm và xây dựng cơ sở hạ tầng cũng như các khoản phí phát sinh khác. 

Nếu muốn có sự cân bằng giữa chi phí và tối ưu cơ sở hạ tầng, khả năng lưu trữ thì doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây riêng. Đây là giải pháp trung gian, thay vì dùng chung và phải lo lắng về khả năng kiểm soát cũng như mức độ bảo mật hoặc xây dựng riêng hệ thống phức tạp, tốn kém thì doanh nghiệp có thể thuê một hệ thống máy chủ riêng và trả phí theo người dùng.

Chi phí đào tạo và duy trì hệ thống

Một hệ thống ERP muốn vận hành hiệu quả chắc chắn không phải chỉ cần thiết lập một lần rồi cứ thế sử dụng mà cần được duy trì và phát triển liên tục để bắt kịp nhịp điệu, tốc độ thay đổi của doanh nghiệp. Quá trình này cũng sẽ làm phát sinh một số khoản phí như:

• Chi phí bảo trì, tối ưu hệ thống: Để tận dụng được hết sức mạnh từ hệ thống ERP thì doanh nghiệp cần phải liên tục bảo trì cũng như tối ưu hoá hệ thống. Vì vậy đây cũng là khoản phí mà doanh nghiệp nên cân nhắc và lên kế hoạch khi có ý định tối ưu quy trình kinh doanh, sản xuất của mình.
• Chi phí nâng cấp phần mềm: Trong quá trình sử dụng chắc hẳn doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều nhu cầu mới từ đó phát sinh việc mở rộng, nâng cấp phần mềm đặc biệt là nhu cầu lưu trữ. Khoản phí này thường sẽ phát sinh với các hệ thống ERP tại chỗ hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây riêng còn hệ thống đám mây công cộng thì việc nâng cấp hệ thống đã có sẵn trong các lần nâng cấp của nhà cung cấp.
• Chi phí đào tạo: Đây cũng là một khoản phí cần thiết để toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp của doanh nghiệp có thể điều khiển, sử dụng hệ thống ERP một cách dễ dàng và hạn chế sai sót trong quá trình làm việc hàng ngày. Mỗi nhà cung cấp sẽ có cách tính phí cũng như triển khai hoạt động đào tạo khác nhau. Thông thường một số bên sẽ cung cấp khóa đào tạo theo dạng online và thu một khoản phí nhỏ hoặc một số bên khác thì lại đến tận nơi để triển khai.
• Hỗ trợ cao cấp: Ngoài gói hỗ trợ cơ bản đi kèm, các nhà cung cấp ERP thường có thêm gói hỗ trợ chuyên sâu. Chỉ cần thêm một khoản phí nhỏ doanh nghiệp có thể gia tăng thêm thời gian hỗ trợ, sự linh hoạt hoặc tốc độ phản hồi so với dịch vụ hỗ trợ thông thường.
• Bổ sung phần cứng, phần mềm: Hệ thống ERP có thể được mở rộng và tăng cường chức năng bằng cách kết nối với các phần mềm bổ sung hoặc sử dụng phần cứng chuyên dụng. Điều này giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống, nhưng cũng đồng nghĩa với việc phát sinh thêm chi phí.

Cách tối ưu chi phí ERP

Chi phí triển khai và vận hành hệ thống ERP luôn biến động và gần như không có một con số cụ thể. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có thể kiểm soát chi phí ERP bằng cách áp dụng các chiến lược thông minh, lên kế hoạch hoạch định kỹ lưỡng trước khi triển khai dự án.

Lựa chọn tính năng phù hợp

Cạm bẫy lớn nhất khiến nhiều doanh nghiệp sa chân trong quá trình đầu tư công nghệ chính là chi tiêu quá mức cho nhiều tính năng không cần thiết. Ví dụ như một số doanh nghiệp chuyên về sản xuất sẽ cần ưu tiên các mô-đun có chức năng thiết yếu như kế toán, quản lý tài chính hoặc quản lý kho còn CRM hoặc giao diện B2C sẽ không cần thiết. Để tránh việc quá sa đà khi lựa chọn tính năng, mô-đun cho hệ thống thì doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ thực trạng doanh nghiệp và liệt kê trước các tính năng cần thiết theo dạng danh sách, sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên để dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định.

Hoạch định kỹ lưỡng chi phí triển khai ERP

Để đảm bảo dự án triển khai thành công và mang lại hiệu quả tối ưu, việc xây dựng một bản hoạch định ngân sách chi tiết và phù hợp là yếu tố then chốt. Bản hoạch định này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương án triển khai phù hợp với tình hình hoạt động và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp từ đó có thể dễ dàng dự trù được những khoản chi phí tiềm ẩn, có khả năng phát sinh trong quá trình triển khai ERP.

Không vội vã trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp ERP

Ngay khi doanh nghiệp nhen nhóm suy nghĩ triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình thì đã có rất nhiều lời mời chào đến từ các nhà cung cấp khác nhau. Lúc này đây chính là lúc doanh nghiệp nên chậm rãi, đừng vội vã trong việc lựa chọn nhà cung cấp ERP. Triển khai ERP là một quyết định ảnh hưởng lớn đến chi phí và tương lai của doanh nghiệp vì vậy doanh nghiệp hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường, so sánh các nhà cung cấp dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. 

Sau đó hãy yêu cầu báo giá chi tiết và đàm phán kỹ lưỡng để đạt được mức giá tốt nhất. Lựa chọn nhà cung cấp không chỉ dựa trên giá cả mà còn dựa trên sự phù hợp về văn hóa và khả năng hỗ trợ lâu dài. Việc doanh nghiệp đầu tư thời gian vào quá trình tìm kiếm sẽ giúp doanh nghiệp của mình tránh được những sai lầm tốn kém và đảm bảo dự án ERP có khả năng triển khai thành công nhất.

Tối ưu chi phí ERP với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp DEHA:ERP 

Chi phí triển khai ERP không nên là rào cản cho sự phát triển của doanh nghiệp. Ngân sách cho việc triển khai ERP là một khoản đầu tư quan trọng quyết định tương lai của doanh nghiệp. Khi khoản đầu tư này được sử dụng hiệu quả thì quy trình làm việc của doanh nghiệp sẽ được tối ưu, nâng cao năng suất, hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định. 

Khi xét đến chi phí triển khai ERP, điều quan trọng là phải nhìn vào giá trị và lợi ích lâu dài mà hệ thống mang lại. DEHA:ERP cam kết mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp không chỉ tối ưu về chi phí mà còn đóng góp nhiều giá trị cho sự phát triển của doanh nghiệp từ đó tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. 

DEHA:ERP là hệ thống quản trị được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp sản xuất, thỏa mãn được mọi nhu cầu sử dụng và giải quyết triệt để các bài toán thực tế. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, DEHA:ERP giúp doanh nghiệp thuộc mọi quy mô tối ưu hóa quy trình sản xuất và tự động hóa các hoạt động cốt lõi, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động. Nền tảng công nghệ tiên tiến cùng các phân hệ kết nối liền mạch giúp DEHA:ERP hợp nhất dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định dựa trên thông tin chính xác. Đặc biệt, DEHA:ERP có khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc thù của nhiều ngành sản xuất với quy trình vận hành phức tạp.